會(huì)議流程規(guī)范

1、會(huì)議流程規(guī)范一、適用范圍1、凡本公司組織的各類綜合性和業(yè)務(wù)性會(huì)議、銷售會(huì)議、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、專業(yè)會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議（以下簡稱會(huì)議）等，均適用本流程規(guī)范。2、綜合性會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會(huì)議由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，其他部門配合。原則上“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”，特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。二、會(huì)前工作規(guī)范1、召開準(zhǔn)備會(huì)議。組織會(huì)務(wù)人員，明確工作職責(zé)。主辦部門負(fù)責(zé)制訂詳細(xì)的會(huì)議工作方案。2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。3、印制會(huì)議日程。編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。4、會(huì)務(wù)籌備。n 酒店：根據(jù)會(huì)議類型確定酒店。n 會(huì)場(chǎng)：主會(huì)場(chǎng)及分會(huì)場(chǎng)的選擇預(yù)定，設(shè)計(jì)、布置方案

2、。n 印刷制作：會(huì)議日程、宣傳資料（單頁、海報(bào)、手冊(cè)）、會(huì)議憑證、橫幅、引導(dǎo)牌、席簽、出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。n 設(shè)備：投影儀、X支架、易拉寶、背景板、展架、充氣模型、舞臺(tái)燈光、同聲傳譯、攝影器、錄音器、顯示器、樂器、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備。n 車隊(duì)：按實(shí)際情況進(jìn)行用車安排等。n 用品：筆記本電腦、簽字筆、資料袋、筆記本、曲別針、訂書機(jī)、水果、礦泉水等。n 禮品：根據(jù)要求制定。n 餐廳住宿：根據(jù)要求協(xié)調(diào)餐廳菜品、口味、宴會(huì)等（附菜單）。合理安排男女住宿。5、會(huì)場(chǎng)布置。n 懸掛標(biāo)語橫幅、張貼指示牌等。n 設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。n 確定會(huì)議

3、桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。n 保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。n 迎賓區(qū)入口處有醒目的引導(dǎo)牌n 簽到區(qū)設(shè)置在會(huì)場(chǎng)路口處，要求干凈、整潔，最好有臺(tái)布。n 咨詢處桌子正上方懸掛印有“咨詢區(qū)”的展示牌6、食宿安排。綜合性會(huì)議由行政部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會(huì)議由行政部門或主辦部門負(fù)責(zé)。7、會(huì)前協(xié)調(diào)。綜合性會(huì)議由行政部門負(fù)責(zé)安排。各類業(yè)務(wù)會(huì)議由主辦部門負(fù)責(zé)安排，其他科室協(xié)助配合。主辦部門在會(huì)議前檢查、協(xié)調(diào)、落實(shí)好會(huì)務(wù)籌備工作。三、會(huì)中工作規(guī)范按照會(huì)議流程規(guī)范分工責(zé)任要求，各相關(guān)部門做好以下工作：1、會(huì)前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品。2、會(huì)前檢查。會(huì)務(wù)人員提前1小

4、時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。3、會(huì)議招待。會(huì)議報(bào)到、發(fā)放會(huì)議資料、食宿安排、車輛使用等接待工作。4、機(jī)場(chǎng)、車站接站。專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的接站服務(wù)。5、安排就座。按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。6、核實(shí)人員。落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。7、維持會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)。8、會(huì)議記錄。9、組織照相。四、會(huì)后工作規(guī)范主辦部門要做好以下工作：1、檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡。整理出席簽到情況。2、提前安排車輛。會(huì)議根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間。3、信息整理。會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、攝影圖片等資料的匯總、整理。4、文件的

5、清退、收集、歸檔。5、宣傳報(bào)道。向行政部門、相關(guān)部門報(bào)送與會(huì)議精神有關(guān)的信息和新聞圖片，向各級(jí)媒體進(jìn)行投稿6、會(huì)議相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。五、會(huì)議流程制定主辦部門協(xié)助部門備注會(huì)務(wù)籌備禮品用品車隊(duì)設(shè)備印刷制作會(huì)場(chǎng)酒店印刷會(huì)議日程發(fā)出會(huì)議通知召開準(zhǔn)備會(huì)議餐廳住宿會(huì)場(chǎng)布置組織照相會(huì)議記錄維持秩序核實(shí)人員安排就座接站服務(wù)會(huì)議招待會(huì)前檢查會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后工作向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，等待下一步工作安排檢查會(huì)場(chǎng)車輛安排文件收回會(huì)議記錄整理召開會(huì)議總結(jié)會(huì)前協(xié)調(diào)食宿安排協(xié)調(diào)配合協(xié)調(diào)配合完成主辦部門交代任務(wù)需要協(xié)助的部門會(huì)議報(bào)到、發(fā)放會(huì)議資料、食宿安排、車輛使用等接待工作。參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)接站。落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。會(huì)議流程責(zé)任分工表會(huì)議名稱 主辦部門 主持人會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn)事 項(xiàng)內(nèi) 容責(zé)任人事 項(xiàng)內(nèi) 容責(zé)任人會(huì)議通知會(huì)場(chǎng)布置1桌椅擺放2鮮花布置邀 請(qǐng)出席領(lǐng)導(dǎo)會(huì)標(biāo)橫幅1會(huì)標(biāo)內(nèi)容2制作、懸掛邀請(qǐng)、接待新聞媒體座位安排1座次表2桌簽會(huì)議議程禮儀服務(wù)1. 人員選定2. 分工安排會(huì)議材料1起草音響設(shè)備1背景音樂2審閱2話筒3印刷、裝袋、分發(fā)3投影儀用餐安排1時(shí)間、地點(diǎn)攝 影1器材準(zhǔn)備2座次安排表3用餐標(biāo)準(zhǔn)2視頻、照片整理4酒水等住宿安排