置業(yè)有限公司文檔管理辦法.docx

1、置業(yè)有限公司文檔管理辦法一、目的規(guī)范公司內(nèi)文檔的簽批、流轉(zhuǎn)和落實。二、適用范圍本辦法適用于除公司紅頭文件以外的請示、報告、會議 紀(jì)要等其它各種文檔和外來文電的簽批流轉(zhuǎn)。紅頭文件的產(chǎn) 生、簽批、流轉(zhuǎn)適用于文件發(fā)文處理程序。三、定義3.1公司級文檔分為公司對外交流的非正式公函（包括傳真文件），主要指 告知性公函。公司級會議紀(jì)要。3. 2外來文件主要指上級公司、政府部門、設(shè)計單位、同業(yè)公司等機 構(gòu)發(fā)至我公司的文件、函件（包括傳真文件、電子郵件）。3. 3公司內(nèi)部往來文檔包括各部門上報公司高層的報告、請示和部門之間往來 的函件等。四、職責(zé)4.1行政助理負(fù)責(zé)各部門上報公司高層文檔的簽收、傳簽，跟蹤督 請

2、高層的簽批情況，公布文檔簽批情況，傳送高層己審簽的 文檔并歸檔。4. 2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將本部門上報公司高層的文檔交行政助理統(tǒng)一簽 呈。五、管理辦法5. 1文檔流水號5.1.1某部門完成的文檔或收到的外來文件如須報送高 層審簽、閱簽，則必須以本部門為單元按公司統(tǒng)一規(guī)定編制 文檔流水號。5.1.2公司高層收到的外來文件，如該高層認(rèn)為此份文 件須存至檔案室，則應(yīng)將此份文函交由行政助理編制文檔流 水號。公司高層的文檔流水號編制以每一位高層為單元。5. 1.3公司高層和各部門的文檔流水號以年度為排序周 期，起始號分配及統(tǒng)一命名如下：公司高層：某總（工/助/監(jiān)）2007-001 o行政人事部：行政200

3、7-001 o財務(wù)管理部：財務(wù)2007-001 o項目開發(fā)部：開發(fā)2007-00lo市場營銷部：營銷2007-001 o設(shè)計管理部：設(shè)計2007-001 o工程管理部：工程2007-00lo成本管理部：成本2007-001 o5. 2傳簽單5.2. 1各管理程序中沒有明確工作流程或者參考表格的 事項而同時需要上報公司高層的文檔、提案等必須附有傳 簽單，文檔流水號印制在傳簽單的右上角。本辦法所 適用的所有文檔在上報公司高層時，如不在文檔前附印有流 水號的內(nèi)部簽呈，則將不被行政助理接收上傳，如因此導(dǎo)致 工作延誤，則責(zé)任由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。5. 3文檔的簽發(fā)5. 3. 1上報政府部門和集團(tuán)公司的材料

4、、正式函件（均包 括對外發(fā)送傳真），由總經(jīng)理簽發(fā)。5.3.2 一般性工作往來的材料可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)（由 各部門自行存檔）。5. 4文檔簽批時限5. 4. 1高層簽批文檔時限各部門呈報公司高層的各類文檔（含財務(wù)票據(jù)），公司高 層通常應(yīng)在兩個工作日內(nèi)審簽完畢，發(fā)還行政助理。對公司 高層已閱知而暫緩處理的文檔（含票據(jù)），行政助理在需要時 可同有關(guān)經(jīng)辦人員溝通。5. 4. 2各部門負(fù)責(zé)人簽批文檔時限除財務(wù)管理部外，各部門負(fù)責(zé)人須在一日內(nèi)審簽完畢。5. 4.3在文檔（包括財務(wù)票據(jù)）傳簽過程中簽署意見的相 關(guān)責(zé)任人，原則上應(yīng)即時審核并簽署意見。如簽署意見人認(rèn) 為需要研究或需要討論而不能即時簽署的，應(yīng)即刻

5、確定出可 能簽發(fā)的時間，便于報告人（部門）或請示人（部門）安排工作。5. 5文檔的反饋5.5.1對公司高層的批示，行政助理要立即傳至文檔經(jīng) 辦人（部門）簽收。文檔經(jīng)辦人（部門）又提出意見或建議的， 需再次將文檔交行政助理簽收并傳簽。5. 5.2如果高層批示的內(nèi)容涉及到其他部門或人員，行 政助理應(yīng)將復(fù)印件送交其他部門或人員簽收。5. 6文檔的歸檔上報公司高層的各種文檔，經(jīng)審簽后，原件一律由行政助理立即交檔案室歸檔。5.7部門間文檔的傳送公司內(nèi)各部門之間的往來文檔由經(jīng)辦人直接傳送。如經(jīng) 辦人（發(fā)送人）認(rèn)為文件重要可以通過行政助理傳文，接受人 須簽收。5. 8接收傳真的處理方法前臺文員在接到工作傳真后，應(yīng)首先識別傳真的內(nèi)容。 對屬于宣傳品、廣告等無需公司高層處理的傳真件，交至相 關(guān)部門備用。對屬于公司工作內(nèi)容的傳真件，應(yīng)即刻填寫接 收傳真登記表，將傳真件原件交行政助理，行政助理根據(jù) 明示的接收人員、部門或按照內(nèi)容判斷接收人員、部門，將 傳真件原件交收件人，并向傳真件上指定的抄送人員發(fā)放復(fù) 印件。對于應(yīng)由公司高層接收的傳真，由行政助理填寫內(nèi)部 簽呈并編制文檔流水號后交高層批示。各部門接收的傳真， 如收件人認(rèn)為應(yīng)將此件報高層審閱，則應(yīng)填寫傳簽單并 編制文檔流水號后交行政助理上傳公司高層，是否需要