費(fèi)用報(bào)銷與借款管理制度

1、費(fèi)用報(bào)銷與借款審管理制度文件編號： CW18-10-02 版 本： V1.0 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 生效日期： 2018.12.01 受文部門： 文 件 修 訂 記 錄更改文件號更改標(biāo)識更改處數(shù)更改人更改日期1 目的規(guī)范公司的費(fèi)用銷費(fèi)行為及流程，達(dá)到降低成本費(fèi)用以及資金有效使用的目的，特制定本制度。2 范圍適用于公司差旅費(fèi)報(bào)銷付款、費(fèi)用報(bào)銷付款、員工借款付款之管理。3 定義 差旅費(fèi)報(bào)銷長途交通費(fèi)指縣縣以上（含）發(fā)生的長途交通費(fèi)，如：飛機(jī)票（含機(jī)場巴士費(fèi)用）、火車票、輪船票、長途汽車票交通補(bǔ)貼指公司給予市內(nèi)交通車票、縣鎮(zhèn)交通車票、鎮(zhèn)鎮(zhèn)交通車票等在內(nèi)的交通費(fèi)的包干補(bǔ)貼費(fèi)用報(bào)銷銷售費(fèi)用指運(yùn)費(fèi)

2、、廣告費(fèi)、參展費(fèi)、招投標(biāo)費(fèi)、彩頁印刷等。研發(fā)經(jīng)費(fèi)指產(chǎn)品研發(fā)過程中需要對外支付的各項(xiàng)費(fèi)用，包括樣品費(fèi)、檢測費(fèi)、計(jì)量費(fèi)等。管理費(fèi)用辦公費(fèi)、房租水電費(fèi)、電話費(fèi)、汽車費(fèi)、招待費(fèi)、招聘費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、福利支出等。財(cái)務(wù)費(fèi)用指手續(xù)費(fèi)、匯兌損益、利息支出等。員工借款因公借款公司員工因工作原因需要出差外地或其他公務(wù)之需要，方可向公司借款；個(gè)人借款公司員工確實(shí)有個(gè)人經(jīng)濟(jì)困難的，特批后，可向公司借款；4 職責(zé)申請付款人按規(guī)定填寫各類報(bào)銷及付款申請單據(jù)。各部門審核報(bào)銷及付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性。財(cái)務(wù)部1、復(fù)核報(bào)銷及付款是否真實(shí)，是否符合規(guī)定；2、根據(jù)審批后的單據(jù)予以付款；3、歸檔以上審批后的單據(jù)，并進(jìn)行帳務(wù)處理；董事長最終審批各

3、項(xiàng)費(fèi)用5 內(nèi)容5.1差旅費(fèi)報(bào)銷：5.1.1差旅費(fèi)分為：長途交通費(fèi)、出差補(bǔ)貼（包括交通補(bǔ)貼和膳食補(bǔ)貼）、住宿費(fèi)。5.1.2 差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：5.1.2.1國內(nèi)差旅給付標(biāo)準(zhǔn) (幣別：人民幣)國內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)： 級別費(fèi)用類別總裁、董事長副總裁總監(jiān)、副總監(jiān)部門經(jīng)理、主管普通員工長途交通費(fèi)實(shí)支實(shí)支實(shí)支實(shí)支實(shí)支住宿標(biāo)準(zhǔn)（元）省會、特區(qū)、直轄市實(shí)支250210170160其他實(shí)支200140120110膳食及交通補(bǔ)貼（元）實(shí)支606060605.1.2.2國際差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) (幣別：人民幣)城市，國家住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)膳食及交通標(biāo)準(zhǔn)（元人民幣/天）出境地房間標(biāo)準(zhǔn)元人民幣/間/天Dubai, UAE杜拜，阿聯(lián)酋單人間1

4、090200香港Dar-Es-Salaam,Tanzania 達(dá)累斯薩拉姆,坦桑尼亞雙人間1100200香港Istanbul,Turkey伊斯坦布爾,土耳其單人間700320香港Tashkent, Uzbekistan塔什干，烏茲別克斯坦雙人間860200烏魯木齊Hanoi, Vietnam河內(nèi)，越南雙人間620200廣州Sao Paulo,Brazil圣保羅，巴西雙人間620320香港Bangkok,Thailand曼谷,泰國雙人間780200香港Cairo,Egypt開羅,埃及雙人間700320香港Dusseldorf, Germany杜塞爾多夫，德國雙人間1250320香港Moscow,

5、 Russia莫斯科，俄羅斯單人間940320北京注： 以上國際差旅中，乘船至香港過境時(shí)其中船票部分的退稅金額為HK$120.00/人，國際出差人應(yīng)將退返的稅金部分在報(bào)銷時(shí)予以注明，并全額交還公司； 由香港過境補(bǔ)助為60.00/次，如果香港過境日期與離開/到達(dá)深圳日期及國際航班起飛/回程降落日期一致，則補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)以60.00/次為準(zhǔn)，不再重復(fù)計(jì)算該日國內(nèi)給付的膳食補(bǔ)助及國外給付的膳食及交通補(bǔ)貼； 以上住宿標(biāo)準(zhǔn)為當(dāng)?shù)刈∷拗罡邩?biāo)準(zhǔn)，當(dāng)實(shí)際發(fā)生費(fèi)用低于住宿標(biāo)準(zhǔn)者，按照實(shí)際發(fā)生予以報(bào)銷，實(shí)際住宿費(fèi)用超過以上住宿標(biāo)準(zhǔn)，以住宿標(biāo)準(zhǔn)金額報(bào)銷；若出差的城市未包括在上述表格之內(nèi)，則于國際業(yè)務(wù)部門給出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的建

6、議，由財(cái)務(wù)部審核后經(jīng)董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.1.3差旅費(fèi)相關(guān)說明:5.1.3.1長途交通費(fèi)說明:（1）長途交通費(fèi)原則上必須以電腦打印票據(jù)認(rèn)定(特殊地區(qū)無電腦打印車票，出差人必須在車票上注明清楚出差起始地點(diǎn)和出差日期并在車票背面簽字)，無相應(yīng)單據(jù)者或使用公司交通工具者交通費(fèi)一律不予以報(bào)銷；（2）公司主管級以下（含）因業(yè)務(wù)外出，原則上應(yīng)搭乘火車（最高標(biāo)準(zhǔn)為硬臥）、汽車、輪船（經(jīng)濟(jì)倉）等公共交通工具（含駐外人員）；（3） 公司主管級以上（不含）總監(jiān)級以下（含），原則上選擇對公司最有利的交通工具；（4）公司副總裁及以上（含）出差，交通工具可自行決定；（5）乘坐火車，從晚上8時(shí)至次日晨7時(shí)之間，在車上過夜

7、6小時(shí)以上的，可購硬席臥鋪票，且可同時(shí)報(bào)銷50%的住宿費(fèi)（按普通城市標(biāo)準(zhǔn)），不用提供住宿發(fā)票；（6）工作日出差人員就近回家省親辦事的按請假處理，需走請假審批手續(xù)，其間多發(fā)生的車船費(fèi)用，個(gè)人自理，若少于正常車船費(fèi)的，按實(shí)報(bào)銷?；丶沂∮H期間不報(bào)銷出差補(bǔ)貼和住宿費(fèi)。（7）長期在外出差的客服類人員（一年內(nèi)出差超過180天以上），每年度可報(bào)銷四次單程回家車票；（8）特殊情況，需要提升交通工具的，應(yīng)事先征得董事長同意，應(yīng)在釘釘通用審批，逐級報(bào)董事長審批，并抄送財(cái)務(wù)部，報(bào)銷時(shí)將釘釘審批完的頁面打印附報(bào)銷單后面。備注：飛機(jī)需選擇經(jīng)濟(jì)艙，火車需選擇硬臥以下，高鐵需選擇二等座，高于此標(biāo)準(zhǔn)者財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。5.1.3

8、.2住宿費(fèi)說明:（1）對于出差者因商務(wù)單位有提供住宿的，不支付住宿補(bǔ)費(fèi)；（2）對于因參加外訓(xùn)或到外地參加活動由舉辦單位統(tǒng)一安排食宿，不支付住宿補(bǔ)貼；（3）如本公司備有住宿場所時(shí)，不支付住宿補(bǔ)貼，在家或是親友家住宿不發(fā)生住宿費(fèi)的，可按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷50%住宿費(fèi)；（4）國內(nèi)出差人員在報(bào)銷住宿補(bǔ)貼時(shí)，需提供與出差地點(diǎn)、出差時(shí)間相符真實(shí)有效的發(fā)票，報(bào)銷天數(shù)以實(shí)際住宿天數(shù)為準(zhǔn)；（5）不同報(bào)銷級別人員一起出差的，可按同行最高標(biāo)準(zhǔn)限額據(jù)實(shí)報(bào)銷；（6）出差期間請假或是調(diào)休的，不報(bào)銷該期間的住宿費(fèi)和出差補(bǔ)貼，但客服類人員在出差當(dāng)?shù)卣{(diào)休可報(bào)銷住宿費(fèi)（限兩天），不報(bào)出差補(bǔ)貼，回家調(diào)休不報(bào)住宿及補(bǔ)貼；（7）出差人員如果出差

9、城市和地區(qū)如因節(jié)假日、任何盛典導(dǎo)致當(dāng)?shù)鼐频陜r(jià)格上漲，應(yīng)事先征得董事長同意，應(yīng)在釘釘通用審批，逐級報(bào)董事長審批，并抄送財(cái)務(wù)部付款會計(jì)，報(bào)銷時(shí)將釘釘審批完的頁面打印附報(bào)銷單后面；（8）國內(nèi)出差期間合計(jì)發(fā)生的住宿費(fèi)低于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的，節(jié)約部分給予出差人員50%補(bǔ)貼；（9）國內(nèi)出差，可預(yù)估在同一地點(diǎn)出差時(shí)間較長的，可選擇短租公寓等較為經(jīng)濟(jì)的住宿方式，節(jié)約部分給予出差人員50%補(bǔ)貼；（10）國際出差，限額內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷。5.1.3.3膳食及交通補(bǔ)貼說明：（1）膳食及交通補(bǔ)貼共60元，包括膳食補(bǔ)貼40元，市內(nèi)交通補(bǔ)貼20元；（2）膳食及交通補(bǔ)貼計(jì)算時(shí)以離開駐地城市長途交通票據(jù)記載時(shí)間到返回駐地長途交通票據(jù)記載時(shí)間

10、為準(zhǔn)，如出差人到武漢乘火車出差，離開深圳時(shí)間為2006年1月5日22：00，返回到達(dá)深圳時(shí)間為2006年1月8日09：00，則計(jì)算膳食補(bǔ)貼天數(shù)為4天；（3）客服類人員在外出差期間，當(dāng)天有工作安排才有出差補(bǔ)貼（60元/天），公交票不另外報(bào)銷；（4）膳食及交通補(bǔ)貼在報(bào)銷的過程中不需提供相關(guān)票據(jù)；（5）出差人員出差到達(dá)目的地至住地往返可自行選擇合適的交通工具，據(jù)實(shí)報(bào)銷，不扣減當(dāng)天市內(nèi)交通補(bǔ)貼。5.1.4 差旅費(fèi)報(bào)銷的其他相關(guān)規(guī)定：5.1.4.1特殊費(fèi)用的規(guī)定：（1）出差期間發(fā)生招待費(fèi)的，應(yīng)事先通過釘釘通用審批逐級審批至董事長，并抄送財(cái)務(wù)，報(bào)銷時(shí)應(yīng)打印審批表附在報(bào)銷單后面；（2）出差補(bǔ)貼包括了20元交

11、通補(bǔ)貼，原則上不再另報(bào)銷交通費(fèi)。若特殊情況需要搭乘出租車等費(fèi)用較高的交通工具，且費(fèi)用顯著高于交通補(bǔ)貼時(shí)，應(yīng)事先經(jīng)得部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并提供真實(shí)有效的發(fā)票按實(shí)報(bào)銷，當(dāng)天不再另報(bào)交通補(bǔ)貼；（3）出差期間發(fā)生其他費(fèi)用的，應(yīng)事先經(jīng)得公司批準(zhǔn)，單次金額在100元以下且累計(jì)300元以下，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；單次金額在200元以下且累計(jì)在500元以下，由分管副總裁或是總裁批準(zhǔn)；單次金額超過200元，或是累計(jì)超過500元，由董事長批準(zhǔn)。申請人應(yīng)事先通過釘釘通用審批提交審批并抄送財(cái)務(wù)部。報(bào)銷時(shí)需打印審批單附在單據(jù)后面。5.2 其他費(fèi)用報(bào)銷:5.2.1費(fèi)用的事前報(bào)批：（1）預(yù)算內(nèi)費(fèi)用，若預(yù)算已經(jīng)過公司批準(zhǔn)，則無需另外

12、事前報(bào)批；（2）或是預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目，但超出原預(yù)算金額的，應(yīng)事前報(bào)批；（3）預(yù)算外費(fèi)用在發(fā)生前需要事先報(bào)批，單次金額在100元以下且月累計(jì)300元以下，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；單次金額在200元以下且月累計(jì)在500元以下，由分管副總裁或是總裁批準(zhǔn)；單次金額超過200元，或是累計(jì)超過500元，由董事長批準(zhǔn)。申請人應(yīng)事先通過釘釘通用審批提交審批并抄送財(cái)務(wù)部。報(bào)銷時(shí)需打印審批單附在單據(jù)后面。5.2.2報(bào)銷費(fèi)用的類別：（1）銷售部門發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、廣告費(fèi)、參展費(fèi)、招投標(biāo)費(fèi)、彩頁印刷費(fèi)等；（2）公司發(fā)生的辦公費(fèi)、房租水電費(fèi)、行政事業(yè)費(fèi)、固定資產(chǎn)維護(hù)費(fèi)、汽車費(fèi)、通訊費(fèi)、活動經(jīng)費(fèi)、審計(jì)費(fèi)、人員工資、招聘費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、體檢費(fèi)等

13、；（3）產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)、產(chǎn)品注冊費(fèi)、檢測費(fèi)、計(jì)量費(fèi)、年審費(fèi)等；（4）招待費(fèi)用；（5）其他雜費(fèi)。備注：從公司賬上直接扣款的費(fèi)用無需報(bào)銷，如下列費(fèi)用，只須報(bào)批： （1）各月應(yīng)發(fā)的員工社會保險(xiǎn)以及公司座機(jī)電話費(fèi)； （2）各種應(yīng)交稅費(fèi)（不包括印花稅、車船使用稅）。5.2.4 福利性費(fèi)用報(bào)銷：福利性費(fèi)用的報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)另外規(guī)定，由行政人力資源部擬定名單，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后抄送財(cái)務(wù)部。5.3 員工借款及備用金:5.3.1借款用途的規(guī)定：5.3.1.1因公借款及備用用途的規(guī)定：借款必須是用于工作之需要，不得將借款用作私用；5.3.1.2個(gè)人借款用途的規(guī)定：借款必須是用于個(gè)人經(jīng)濟(jì)困難，不得套用公司借款。5.3.2借款額度

14、的規(guī)定：5.3.2.1因公借款額度的規(guī)定：（1）駐外銷售人員的最高借款額度定為3000元/人，特殊情況，需要超出借款額的借款人員，必須申請?zhí)嘏?，說明借款的用途和需要借款的原因，報(bào)總裁審批后，方可借款；（2）非駐外人員需要出差的，可視出差的時(shí)間、出差的地點(diǎn)、出差的目的來申請相應(yīng)的借款額度；（3）其他因公借款額度的規(guī)定，根據(jù)公務(wù)之需要，視實(shí)際情況，申請相應(yīng)的借款額度。（4）部門備用金根據(jù)需要申請，額度不超過10000元，備用金具體管理人由部門負(fù)責(zé)人指定，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。5.3.2.2個(gè)人借款額度的規(guī)定：最高限額不超過個(gè)人月固定工資額度，由其上級領(lǐng)導(dǎo)提供擔(dān)保；5.3.4借款的償還：（1）借款

15、人員在報(bào)銷時(shí)應(yīng)先沖減借款。（2）備用金、駐外人員等需長期保留的借款，報(bào)銷時(shí)可不沖減或是部分沖減，保持余額和規(guī)定的限額相近。（3）個(gè)人借款申請書或是借條等憑據(jù)，財(cái)務(wù)將裝訂入憑證，不歸還借款人，借款人以報(bào)銷單沖抵借款的，會在報(bào)銷單上注明沖借款，以現(xiàn)金歸還的，財(cái)務(wù)將會開具收據(jù)。（4）財(cái)務(wù)會定其編制對賬單與借款人核對，至少每年一次。（5）年度結(jié)束時(shí)，借款人應(yīng)結(jié)清借款，及時(shí)處理報(bào)銷單，若報(bào)銷的費(fèi)用不夠沖抵借款的應(yīng)歸還現(xiàn)金，備用金也需先歸還，再借出。5.4單據(jù)填寫及附件規(guī)定：5.4.1出差填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，其他費(fèi)用填寫費(fèi)用報(bào)銷單，借款填寫借款申請單，直接支付給第三方的填寫付款申請單。5.4.2填寫要求:所

16、有單據(jù)必須用黑色鋼筆填寫，字跡清楚，不得涂改,大小寫一致；5.4.3粘貼要求:報(bào)銷單據(jù)應(yīng)按照報(bào)銷性質(zhì)等進(jìn)行粘貼,如發(fā)票與收據(jù)應(yīng)分開粘貼報(bào)銷；5.4.4票據(jù)要求:所有報(bào)銷發(fā)票應(yīng)以實(shí)際發(fā)生的發(fā)票為依據(jù)，報(bào)銷發(fā)票不得相互沖抵；報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)若在報(bào)銷單上寫不全內(nèi)容的，應(yīng)另填寫差旅費(fèi)報(bào)銷清單，客戶部等長期出差人員還應(yīng)附上工作報(bào)告。5.4.6各種請示、請購等事前批準(zhǔn)類文件應(yīng)附在報(bào)銷單后，如差旅費(fèi)報(bào)銷單后面應(yīng)付出差申請，辦公用品后面應(yīng)附請購單或請購單匯總表等。若報(bào)銷的費(fèi)用需由其他部門承擔(dān)的，則應(yīng)在單據(jù)上列明或是另做表格列明，并經(jīng)費(fèi)用承擔(dān)部門簽字確認(rèn)。5.5審批流程及時(shí)間5.5.1審批流程逐級審批至分管總裁/副

17、總裁，然后交財(cái)務(wù)部復(fù)核后，呈董事長審批。5.5.2報(bào)銷時(shí)間各類費(fèi)用應(yīng)于費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)交財(cái)務(wù)審核，長期駐外的或是月底費(fèi)用，于次月10日內(nèi)交財(cái)務(wù)審核。5.5.3付款時(shí)間經(jīng)審批完成的單據(jù)，財(cái)務(wù)于每周一和周四安排付款。5.6制度之相容性規(guī)定：5.6.1若在相關(guān)文件描述的與本制度相抵觸，則以本制度為準(zhǔn);5.6.2本制度未提及而在相關(guān)文件中有明確規(guī)定時(shí)，則以該規(guī)定為準(zhǔn);5.6.3本制度及相關(guān)文件均未涉及的，須上報(bào)董事長決定。5.7獎(jiǎng)懲說明：（1）公司對貨幣資金支付的審批，建立以 “誰批準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度，費(fèi)用發(fā)生部門審核人、批準(zhǔn)人要對由本人審核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任，以防范貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，而引起的不良后果，由審核人、批準(zhǔn)人本人負(fù)連帶責(zé)任；（2）報(bào)銷人營私舞弊、弄虛作假，不予報(bào)銷不真實(shí)不合理部分。對已經(jīng)報(bào)銷的，除退回違規(guī)報(bào)銷金額外，同時(shí)對報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào)銷金額20%-100%但不低于100元的罰款，并通報(bào)人事處理，對于情節(jié)嚴(yán)重的，考慮移至司法機(jī)關(guān)處理。 （3）審核、審批負(fù)責(zé)人，在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷的，對其給予違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%但不低于200元的罰款。 （4）財(cái)務(wù)人員在收到報(bào)銷單