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文檔簡介

1、費(fèi)用報(bào)銷與借款審管理制度文件編號: CW18-10-02 版 本: V1.0 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 生效日期: 2018.12.01 受文部門: 文 件 修 訂 記 錄更改文件號更改標(biāo)識更改處數(shù)更改人更改日期1 目的規(guī)范公司的費(fèi)用銷費(fèi)行為及流程,達(dá)到降低成本費(fèi)用以及資金有效使用的目的,特制定本制度。2 范圍適用于公司差旅費(fèi)報(bào)銷付款、費(fèi)用報(bào)銷付款、員工借款付款之管理。3 定義 差旅費(fèi)報(bào)銷長途交通費(fèi)指縣縣以上(含)發(fā)生的長途交通費(fèi),如:飛機(jī)票(含機(jī)場巴士費(fèi)用)、火車票、輪船票、長途汽車票交通補(bǔ)貼指公司給予市內(nèi)交通車票、縣鎮(zhèn)交通車票、鎮(zhèn)鎮(zhèn)交通車票等在內(nèi)的交通費(fèi)的包干補(bǔ)貼費(fèi)用報(bào)銷銷售費(fèi)用指運(yùn)費(fèi)

2、、廣告費(fèi)、參展費(fèi)、招投標(biāo)費(fèi)、彩頁印刷等。研發(fā)經(jīng)費(fèi)指產(chǎn)品研發(fā)過程中需要對外支付的各項(xiàng)費(fèi)用,包括樣品費(fèi)、檢測費(fèi)、計(jì)量費(fèi)等。管理費(fèi)用辦公費(fèi)、房租水電費(fèi)、電話費(fèi)、汽車費(fèi)、招待費(fèi)、招聘費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、福利支出等。財(cái)務(wù)費(fèi)用指手續(xù)費(fèi)、匯兌損益、利息支出等。員工借款因公借款公司員工因工作原因需要出差外地或其他公務(wù)之需要,方可向公司借款;個(gè)人借款公司員工確實(shí)有個(gè)人經(jīng)濟(jì)困難的,特批后,可向公司借款;4 職責(zé)申請付款人按規(guī)定填寫各類報(bào)銷及付款申請單據(jù)。各部門審核報(bào)銷及付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性。財(cái)務(wù)部1、復(fù)核報(bào)銷及付款是否真實(shí),是否符合規(guī)定;2、根據(jù)審批后的單據(jù)予以付款;3、歸檔以上審批后的單據(jù),并進(jìn)行帳務(wù)處理;董事長最終審批各

3、項(xiàng)費(fèi)用5 內(nèi)容5.1差旅費(fèi)報(bào)銷:5.1.1差旅費(fèi)分為:長途交通費(fèi)、出差補(bǔ)貼(包括交通補(bǔ)貼和膳食補(bǔ)貼)、住宿費(fèi)。5.1.2 差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn):5.1.2.1國內(nèi)差旅給付標(biāo)準(zhǔn) (幣別:人民幣)國內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn): 級別費(fèi)用類別總裁、董事長副總裁總監(jiān)、副總監(jiān)部門經(jīng)理、主管普通員工長途交通費(fèi)實(shí)支實(shí)支實(shí)支實(shí)支實(shí)支住宿標(biāo)準(zhǔn)(元)省會、特區(qū)、直轄市實(shí)支250210170160其他實(shí)支200140120110膳食及交通補(bǔ)貼(元)實(shí)支606060605.1.2.2國際差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) (幣別:人民幣)城市,國家住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)膳食及交通標(biāo)準(zhǔn)(元人民幣/天)出境地房間標(biāo)準(zhǔn)元人民幣/間/天Dubai, UAE杜拜,阿聯(lián)酋單人間1

4、090200香港Dar-Es-Salaam,Tanzania 達(dá)累斯薩拉姆,坦桑尼亞雙人間1100200香港Istanbul,Turkey伊斯坦布爾,土耳其單人間700320香港Tashkent, Uzbekistan塔什干,烏茲別克斯坦雙人間860200烏魯木齊Hanoi, Vietnam河內(nèi),越南雙人間620200廣州Sao Paulo,Brazil圣保羅,巴西雙人間620320香港Bangkok,Thailand曼谷,泰國雙人間780200香港Cairo,Egypt開羅,埃及雙人間700320香港Dusseldorf, Germany杜塞爾多夫,德國雙人間1250320香港Moscow,

5、 Russia莫斯科,俄羅斯單人間940320北京注: 以上國際差旅中,乘船至香港過境時(shí)其中船票部分的退稅金額為HK$120.00/人,國際出差人應(yīng)將退返的稅金部分在報(bào)銷時(shí)予以注明,并全額交還公司; 由香港過境補(bǔ)助為60.00/次,如果香港過境日期與離開/到達(dá)深圳日期及國際航班起飛/回程降落日期一致,則補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)以60.00/次為準(zhǔn),不再重復(fù)計(jì)算該日國內(nèi)給付的膳食補(bǔ)助及國外給付的膳食及交通補(bǔ)貼; 以上住宿標(biāo)準(zhǔn)為當(dāng)?shù)刈∷拗罡邩?biāo)準(zhǔn),當(dāng)實(shí)際發(fā)生費(fèi)用低于住宿標(biāo)準(zhǔn)者,按照實(shí)際發(fā)生予以報(bào)銷,實(shí)際住宿費(fèi)用超過以上住宿標(biāo)準(zhǔn),以住宿標(biāo)準(zhǔn)金額報(bào)銷;若出差的城市未包括在上述表格之內(nèi),則于國際業(yè)務(wù)部門給出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的建

6、議,由財(cái)務(wù)部審核后經(jīng)董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.1.3差旅費(fèi)相關(guān)說明:5.1.3.1長途交通費(fèi)說明:(1)長途交通費(fèi)原則上必須以電腦打印票據(jù)認(rèn)定(特殊地區(qū)無電腦打印車票,出差人必須在車票上注明清楚出差起始地點(diǎn)和出差日期并在車票背面簽字),無相應(yīng)單據(jù)者或使用公司交通工具者交通費(fèi)一律不予以報(bào)銷;(2)公司主管級以下(含)因業(yè)務(wù)外出,原則上應(yīng)搭乘火車(最高標(biāo)準(zhǔn)為硬臥)、汽車、輪船(經(jīng)濟(jì)倉)等公共交通工具(含駐外人員);(3) 公司主管級以上(不含)總監(jiān)級以下(含),原則上選擇對公司最有利的交通工具;(4)公司副總裁及以上(含)出差,交通工具可自行決定;(5)乘坐火車,從晚上8時(shí)至次日晨7時(shí)之間,在車上過夜

7、6小時(shí)以上的,可購硬席臥鋪票,且可同時(shí)報(bào)銷50%的住宿費(fèi)(按普通城市標(biāo)準(zhǔn)),不用提供住宿發(fā)票;(6)工作日出差人員就近回家省親辦事的按請假處理,需走請假審批手續(xù),其間多發(fā)生的車船費(fèi)用,個(gè)人自理,若少于正常車船費(fèi)的,按實(shí)報(bào)銷?;丶沂∮H期間不報(bào)銷出差補(bǔ)貼和住宿費(fèi)。(7)長期在外出差的客服類人員(一年內(nèi)出差超過180天以上),每年度可報(bào)銷四次單程回家車票;(8)特殊情況,需要提升交通工具的,應(yīng)事先征得董事長同意,應(yīng)在釘釘通用審批,逐級報(bào)董事長審批,并抄送財(cái)務(wù)部,報(bào)銷時(shí)將釘釘審批完的頁面打印附報(bào)銷單后面。備注:飛機(jī)需選擇經(jīng)濟(jì)艙,火車需選擇硬臥以下,高鐵需選擇二等座,高于此標(biāo)準(zhǔn)者財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。5.1.3

8、.2住宿費(fèi)說明:(1)對于出差者因商務(wù)單位有提供住宿的,不支付住宿補(bǔ)費(fèi);(2)對于因參加外訓(xùn)或到外地參加活動由舉辦單位統(tǒng)一安排食宿,不支付住宿補(bǔ)貼;(3)如本公司備有住宿場所時(shí),不支付住宿補(bǔ)貼,在家或是親友家住宿不發(fā)生住宿費(fèi)的,可按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷50%住宿費(fèi);(4)國內(nèi)出差人員在報(bào)銷住宿補(bǔ)貼時(shí),需提供與出差地點(diǎn)、出差時(shí)間相符真實(shí)有效的發(fā)票,報(bào)銷天數(shù)以實(shí)際住宿天數(shù)為準(zhǔn);(5)不同報(bào)銷級別人員一起出差的,可按同行最高標(biāo)準(zhǔn)限額據(jù)實(shí)報(bào)銷;(6)出差期間請假或是調(diào)休的,不報(bào)銷該期間的住宿費(fèi)和出差補(bǔ)貼,但客服類人員在出差當(dāng)?shù)卣{(diào)休可報(bào)銷住宿費(fèi)(限兩天),不報(bào)出差補(bǔ)貼,回家調(diào)休不報(bào)住宿及補(bǔ)貼;(7)出差人員如果出差

9、城市和地區(qū)如因節(jié)假日、任何盛典導(dǎo)致當(dāng)?shù)鼐频陜r(jià)格上漲,應(yīng)事先征得董事長同意,應(yīng)在釘釘通用審批,逐級報(bào)董事長審批,并抄送財(cái)務(wù)部付款會計(jì),報(bào)銷時(shí)將釘釘審批完的頁面打印附報(bào)銷單后面;(8)國內(nèi)出差期間合計(jì)發(fā)生的住宿費(fèi)低于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的,節(jié)約部分給予出差人員50%補(bǔ)貼;(9)國內(nèi)出差,可預(yù)估在同一地點(diǎn)出差時(shí)間較長的,可選擇短租公寓等較為經(jīng)濟(jì)的住宿方式,節(jié)約部分給予出差人員50%補(bǔ)貼;(10)國際出差,限額內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷。5.1.3.3膳食及交通補(bǔ)貼說明:(1)膳食及交通補(bǔ)貼共60元,包括膳食補(bǔ)貼40元,市內(nèi)交通補(bǔ)貼20元;(2)膳食及交通補(bǔ)貼計(jì)算時(shí)以離開駐地城市長途交通票據(jù)記載時(shí)間到返回駐地長途交通票據(jù)記載時(shí)間

10、為準(zhǔn),如出差人到武漢乘火車出差,離開深圳時(shí)間為2006年1月5日22:00,返回到達(dá)深圳時(shí)間為2006年1月8日09:00,則計(jì)算膳食補(bǔ)貼天數(shù)為4天;(3)客服類人員在外出差期間,當(dāng)天有工作安排才有出差補(bǔ)貼(60元/天),公交票不另外報(bào)銷;(4)膳食及交通補(bǔ)貼在報(bào)銷的過程中不需提供相關(guān)票據(jù);(5)出差人員出差到達(dá)目的地至住地往返可自行選擇合適的交通工具,據(jù)實(shí)報(bào)銷,不扣減當(dāng)天市內(nèi)交通補(bǔ)貼。5.1.4 差旅費(fèi)報(bào)銷的其他相關(guān)規(guī)定:5.1.4.1特殊費(fèi)用的規(guī)定:(1)出差期間發(fā)生招待費(fèi)的,應(yīng)事先通過釘釘通用審批逐級審批至董事長,并抄送財(cái)務(wù),報(bào)銷時(shí)應(yīng)打印審批表附在報(bào)銷單后面;(2)出差補(bǔ)貼包括了20元交

11、通補(bǔ)貼,原則上不再另報(bào)銷交通費(fèi)。若特殊情況需要搭乘出租車等費(fèi)用較高的交通工具,且費(fèi)用顯著高于交通補(bǔ)貼時(shí),應(yīng)事先經(jīng)得部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并提供真實(shí)有效的發(fā)票按實(shí)報(bào)銷,當(dāng)天不再另報(bào)交通補(bǔ)貼;(3)出差期間發(fā)生其他費(fèi)用的,應(yīng)事先經(jīng)得公司批準(zhǔn),單次金額在100元以下且累計(jì)300元以下,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);單次金額在200元以下且累計(jì)在500元以下,由分管副總裁或是總裁批準(zhǔn);單次金額超過200元,或是累計(jì)超過500元,由董事長批準(zhǔn)。申請人應(yīng)事先通過釘釘通用審批提交審批并抄送財(cái)務(wù)部。報(bào)銷時(shí)需打印審批單附在單據(jù)后面。5.2 其他費(fèi)用報(bào)銷:5.2.1費(fèi)用的事前報(bào)批:(1)預(yù)算內(nèi)費(fèi)用,若預(yù)算已經(jīng)過公司批準(zhǔn),則無需另外

12、事前報(bào)批;(2)或是預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目,但超出原預(yù)算金額的,應(yīng)事前報(bào)批;(3)預(yù)算外費(fèi)用在發(fā)生前需要事先報(bào)批,單次金額在100元以下且月累計(jì)300元以下,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);單次金額在200元以下且月累計(jì)在500元以下,由分管副總裁或是總裁批準(zhǔn);單次金額超過200元,或是累計(jì)超過500元,由董事長批準(zhǔn)。申請人應(yīng)事先通過釘釘通用審批提交審批并抄送財(cái)務(wù)部。報(bào)銷時(shí)需打印審批單附在單據(jù)后面。5.2.2報(bào)銷費(fèi)用的類別:(1)銷售部門發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、廣告費(fèi)、參展費(fèi)、招投標(biāo)費(fèi)、彩頁印刷費(fèi)等;(2)公司發(fā)生的辦公費(fèi)、房租水電費(fèi)、行政事業(yè)費(fèi)、固定資產(chǎn)維護(hù)費(fèi)、汽車費(fèi)、通訊費(fèi)、活動經(jīng)費(fèi)、審計(jì)費(fèi)、人員工資、招聘費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、體檢費(fèi)等

13、;(3)產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)、產(chǎn)品注冊費(fèi)、檢測費(fèi)、計(jì)量費(fèi)、年審費(fèi)等;(4)招待費(fèi)用;(5)其他雜費(fèi)。備注:從公司賬上直接扣款的費(fèi)用無需報(bào)銷,如下列費(fèi)用,只須報(bào)批: (1)各月應(yīng)發(fā)的員工社會保險(xiǎn)以及公司座機(jī)電話費(fèi); (2)各種應(yīng)交稅費(fèi)(不包括印花稅、車船使用稅)。5.2.4 福利性費(fèi)用報(bào)銷:福利性費(fèi)用的報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)另外規(guī)定,由行政人力資源部擬定名單,經(jīng)董事長批準(zhǔn)后抄送財(cái)務(wù)部。5.3 員工借款及備用金:5.3.1借款用途的規(guī)定:5.3.1.1因公借款及備用用途的規(guī)定:借款必須是用于工作之需要,不得將借款用作私用;5.3.1.2個(gè)人借款用途的規(guī)定:借款必須是用于個(gè)人經(jīng)濟(jì)困難,不得套用公司借款。5.3.2借款額度

14、的規(guī)定:5.3.2.1因公借款額度的規(guī)定:(1)駐外銷售人員的最高借款額度定為3000元/人,特殊情況,需要超出借款額的借款人員,必須申請?zhí)嘏?,說明借款的用途和需要借款的原因,報(bào)總裁審批后,方可借款;(2)非駐外人員需要出差的,可視出差的時(shí)間、出差的地點(diǎn)、出差的目的來申請相應(yīng)的借款額度;(3)其他因公借款額度的規(guī)定,根據(jù)公務(wù)之需要,視實(shí)際情況,申請相應(yīng)的借款額度。(4)部門備用金根據(jù)需要申請,額度不超過10000元,備用金具體管理人由部門負(fù)責(zé)人指定,部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。5.3.2.2個(gè)人借款額度的規(guī)定:最高限額不超過個(gè)人月固定工資額度,由其上級領(lǐng)導(dǎo)提供擔(dān)保;5.3.4借款的償還:(1)借款

15、人員在報(bào)銷時(shí)應(yīng)先沖減借款。(2)備用金、駐外人員等需長期保留的借款,報(bào)銷時(shí)可不沖減或是部分沖減,保持余額和規(guī)定的限額相近。(3)個(gè)人借款申請書或是借條等憑據(jù),財(cái)務(wù)將裝訂入憑證,不歸還借款人,借款人以報(bào)銷單沖抵借款的,會在報(bào)銷單上注明沖借款,以現(xiàn)金歸還的,財(cái)務(wù)將會開具收據(jù)。(4)財(cái)務(wù)會定其編制對賬單與借款人核對,至少每年一次。(5)年度結(jié)束時(shí),借款人應(yīng)結(jié)清借款,及時(shí)處理報(bào)銷單,若報(bào)銷的費(fèi)用不夠沖抵借款的應(yīng)歸還現(xiàn)金,備用金也需先歸還,再借出。5.4單據(jù)填寫及附件規(guī)定:5.4.1出差填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單,其他費(fèi)用填寫費(fèi)用報(bào)銷單,借款填寫借款申請單,直接支付給第三方的填寫付款申請單。5.4.2填寫要求:所

16、有單據(jù)必須用黑色鋼筆填寫,字跡清楚,不得涂改,大小寫一致;5.4.3粘貼要求:報(bào)銷單據(jù)應(yīng)按照報(bào)銷性質(zhì)等進(jìn)行粘貼,如發(fā)票與收據(jù)應(yīng)分開粘貼報(bào)銷;5.4.4票據(jù)要求:所有報(bào)銷發(fā)票應(yīng)以實(shí)際發(fā)生的發(fā)票為依據(jù),報(bào)銷發(fā)票不得相互沖抵;報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)若在報(bào)銷單上寫不全內(nèi)容的,應(yīng)另填寫差旅費(fèi)報(bào)銷清單,客戶部等長期出差人員還應(yīng)附上工作報(bào)告。5.4.6各種請示、請購等事前批準(zhǔn)類文件應(yīng)附在報(bào)銷單后,如差旅費(fèi)報(bào)銷單后面應(yīng)付出差申請,辦公用品后面應(yīng)附請購單或請購單匯總表等。若報(bào)銷的費(fèi)用需由其他部門承擔(dān)的,則應(yīng)在單據(jù)上列明或是另做表格列明,并經(jīng)費(fèi)用承擔(dān)部門簽字確認(rèn)。5.5審批流程及時(shí)間5.5.1審批流程逐級審批至分管總裁/副

17、總裁,然后交財(cái)務(wù)部復(fù)核后,呈董事長審批。5.5.2報(bào)銷時(shí)間各類費(fèi)用應(yīng)于費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)交財(cái)務(wù)審核,長期駐外的或是月底費(fèi)用,于次月10日內(nèi)交財(cái)務(wù)審核。5.5.3付款時(shí)間經(jīng)審批完成的單據(jù),財(cái)務(wù)于每周一和周四安排付款。5.6制度之相容性規(guī)定:5.6.1若在相關(guān)文件描述的與本制度相抵觸,則以本制度為準(zhǔn);5.6.2本制度未提及而在相關(guān)文件中有明確規(guī)定時(shí),則以該規(guī)定為準(zhǔn);5.6.3本制度及相關(guān)文件均未涉及的,須上報(bào)董事長決定。5.7獎(jiǎng)懲說明:(1)公司對貨幣資金支付的審批,建立以 “誰批準(zhǔn),誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度,費(fèi)用發(fā)生部門審核人、批準(zhǔn)人要對由本人審核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任,以防范貨幣資金風(fēng)險(xiǎn),保證貨幣資金的安全。對于違反公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù),而引起的不良后果,由審核人、批準(zhǔn)人本人負(fù)連帶責(zé)任;(2)報(bào)銷人營私舞弊、弄虛作假,不予報(bào)銷不真實(shí)不合理部分。對已經(jīng)報(bào)銷的,除退回違規(guī)報(bào)銷金額外,同時(shí)對報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào)銷金額20%-100%但不低于100元的罰款,并通報(bào)人事處理,對于情節(jié)嚴(yán)重的,考慮移至司法機(jī)關(guān)處理。 (3)審核、審批負(fù)責(zé)人,在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷的,對其給予違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%但不低于200元的罰款。 (4)財(cái)務(wù)人員在收到報(bào)銷單

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