公司證照管理制度

1、公司證照管理制度一、目的為加強(qiáng)所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時(shí)年檢，特制訂本制度。二、借閱原則一事一借、用畢歸還、再用再借、誰(shuí)用誰(shuí)借。三、證照資料的種類1證照原件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、外商批準(zhǔn)證書、稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證、土地使用證、房產(chǎn)證、統(tǒng)計(jì)證、社保登記證、專利證書、商標(biāo)證書、貸款證、外匯管理登記證、章程等證照原件及其申辦原始資料。2所有資信類文件：如驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、工商聯(lián)合年檢報(bào)告等。3重要文件，如合作項(xiàng)目合同書、投資項(xiàng)目合同書、公司成立合同書、董事會(huì)任命文件、政府部門公文批復(fù)等。4經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理指定要求專管的文件資料。四、證照

2、資料的保管歸檔1、證照原件（除貸款證、外匯管理登記證歸財(cái)務(wù)總監(jiān)保管外）歸行政中心專人統(tǒng)一保管；2、所有資信類、重要文件由財(cái)務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一保管；3、證照原件的電子檔由行政中心專人統(tǒng)一保管、更新和傳送；五、證照資料的使用管理1、各部門因工作需要，借閱、借用、復(fù)印證照資料，須到行政中心填寫公司證照使用申請(qǐng)單寫明事由及擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)部門主管及行政總監(jiān)同意并簽字確認(rèn)后，可到行政中心專人保管處辦理相應(yīng)手續(xù)；2、行政中心專人保管處僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請(qǐng)書辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理；3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請(qǐng)日期內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的應(yīng)申請(qǐng)

3、延期，手續(xù)與上述1相同，但最長(zhǎng)不得超過(guò)15天；4、公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)；5、不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保；6、電子檔證件的保存和對(duì)外使用規(guī)范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在對(duì)外辦理業(yè)務(wù)時(shí)需按照公司規(guī)定并結(jié)合客戶需要傳送文件。六、證照的年審、到期、變更證照的年審、變更、延期等相關(guān)手續(xù)，行政類證照（如工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、外商投資證等）由行政中心專人負(fù)責(zé)辦理，財(cái)務(wù)類證照（如稅務(wù)登記證、統(tǒng)計(jì)證、外匯登記證、貸款卡、開(kāi)戶許可證等）由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理，其他證件由最初

4、辦理證件的部門辦理年審、變更、延期等手續(xù)，證件歸屬部門負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成手續(xù)辦理和申報(bào)的具體工作。七、相關(guān)責(zé)任1、證件管理人管理的所有證件都應(yīng)有清單和目錄，確保證件數(shù)量的準(zhǔn)確性，對(duì)于借閱和歸檔都應(yīng)有相應(yīng)人員的簽字確認(rèn)，證件管理人負(fù)有登記的及時(shí)性和完整性的責(zé)任；2、證件借閱人負(fù)責(zé)借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔。借閱，不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。公司證照使用申請(qǐng)單申請(qǐng)人申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間證照類別原件借閱 復(fù)印件 電子檔證照名稱（份數(shù)）使用時(shí)間歸還時(shí)間用途說(shuō)明部門主管審 核行政主管審 批保管人公司證照使用申請(qǐng)單申請(qǐng)人申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間證照類別原件借閱 復(fù)印件 電子檔證照名稱（份數(shù)