淺談房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設

1、淺談房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設    關鍵詞：房地產(chǎn)檔案 檔案管理 信息化建設 隨著我國房地產(chǎn)業(yè)以前所未有的規(guī)模向前發(fā)展，檔案管理在房地產(chǎn)企業(yè)管理中日益重要。然而傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案工作的觀念和方法已不能適應新時代檔案工作的要求，房地產(chǎn)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。而以計算機技術為核心的現(xiàn)代信息處理技術對房地產(chǎn)檔案管理必將產(chǎn)生深遠影響，打破了多年來房地產(chǎn)檔案手工記錄、實物管理的傳統(tǒng)模式；而以信息技術為基礎的現(xiàn)代檔案科學管理方法，具有占用空間小、檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點。在房地產(chǎn)管理領域中，通過先進的科技手段，可以極大地

2、促進房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，使房地產(chǎn)檔案管理科學化、標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。這樣就提高了檔案管理的水平和利用質量，對房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展起到重大的促進作用。針對房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理這一必然趨勢，筆者就房地產(chǎn)檔案信念化建設談些粗淺的認識。 1 加速網(wǎng)絡信息化進程是提高房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件 房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在直管公房、私房登記和管理過程中，經(jīng)過收集、整理、鑒定、保管，按照一定的程序和手續(xù)形成的反映房地產(chǎn)權屬關系和狀況的有保存價值的文件材料，是房地產(chǎn)產(chǎn)權歷史和現(xiàn)狀的真實歷史記錄。從業(yè)務內(nèi)容和形成上看，房地產(chǎn)信息管理具有量大、復雜、

3、更新快、用途廣的特點。而傳統(tǒng)的檔案管理方法是依靠人工收集，消耗大、紙質存儲占據(jù)空間大、易磨損、手工檢索費力費時，無法滿足動態(tài)管理的需要，也無法滿足信息共享，已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展。 房地產(chǎn)檔案之所以實行網(wǎng)絡化管理，其優(yōu)點在于：獲取信息快，而且途徑多樣化；實現(xiàn)了圖文的有機結合；查詢檢索、修改、復查的速度是過去的傳統(tǒng)操作所無法比擬的；信息儲存能力強；保密性好、壽命長、成本低等。 2 房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡信息化建設遵循的原則 在進行檔案網(wǎng)絡信息化建設過程中，不能盲目蠻干，要把有限的人力、物力、財力等資源合理配置，這就要求遵循一定的原則： 2.1 便捷性 隨著城市房地產(chǎn)交易的日趨火爆，對房地產(chǎn)檔案的查閱要求

4、也日益增多，因此，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)首先應該做到滿足日益查閱的各項要求，遵循快捷、準確、方便、易操作的原則，以方便廣大用戶。 2.2 系統(tǒng)性 房地產(chǎn)檔案管理與房產(chǎn)權屬登記管理同屬房地產(chǎn)管理部門的兩個職能，如何將這兩部分更好地結合起來，提高效率，是房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的一個極其重要的環(huán)節(jié)。房產(chǎn)權屬登記的現(xiàn)代化是房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎和前提。在房地產(chǎn)產(chǎn)權交易的管理中要充分利用計算機，對房地產(chǎn)產(chǎn)權登記的收件、初審、復審、審批、發(fā)證和財務結算實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，使產(chǎn)權登記過程中收集產(chǎn)生的各種證明直接登記進錄入計算機，再利用其強大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復查功能來建立完善的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。 2.3

5、規(guī)范性 要訂立統(tǒng)一的規(guī)范和標準貫徹始終，以指導具體工作的實施。諸如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內(nèi)容、掃描好在電腦中的保存格式等等，這對以后提供利用的效率和準確度起著決定性的作用。 2.4 安全性 計算機網(wǎng)絡管理帶來工作效率的提高，同時也對其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服務器機房的配置，防火、防雷措施到位；訂立詳盡的責任制度、安全保密制度;完善權限分級體系，設置網(wǎng)絡防火墻，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)信息損失；做好防病毒工作等。只有保證系統(tǒng)的安全順利進行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)。 3 信息時代房地產(chǎn)檔案工作的新思路 針對房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設，我們以科學發(fā)展的觀

6、點，開拓創(chuàng)新，獨辟蹊徑，要以新思路對其進行規(guī)劃： 3.1 加大投入建立信息化建設的支撐體系。要保證房產(chǎn)檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)，政府應有計劃、有步驟地投入，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟、硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。 3.2 做好檔案的編研工作，檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務為主題，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機地編制起來，以利于檔案資料源的開發(fā)利用。 3.3 培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質。建設一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔

7、案管理現(xiàn)代化的關鍵。知識經(jīng)濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這樣的人才有著很強的適應性和更好的穩(wěn)定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作內(nèi)涵的需要，因此，必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質創(chuàng)造良好環(huán)境。這就要求從以下幾方面入手：一是培訓前，做好需求調(diào)研，按需要設計內(nèi)容，將培訓課程內(nèi)容與工作相密切結合；二是制定科學系統(tǒng)的培訓計劃，注重提高教、學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合；三是增加檔案工作者之間，相關專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀管理經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代科學的技術手段和方法，更新知識儲備；四是應加大培訓內(nèi)容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡知識的運用，注重信息能力、技術應用能力的的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。        綜上所述，房產(chǎn)檔案信息化建設，改變了房產(chǎn)檔案的管理手段，使房產(chǎn)檔案信息順利地與最新技術接軌，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案跨越