淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施

1、淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施             摘要:隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。 關鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動人員 引言 在中國豐富的檔案財富中,企業(yè)人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業(yè)

2、人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業(yè)人事檔案工作的改革,對促進中國經(jīng)濟發(fā)展、社會進步具有重大的現(xiàn)實意義。 一、人事檔案實現(xiàn)信息化管理 在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動人員人事檔案管理也是如此?，F(xiàn)代化技術的核心是計算機、網(wǎng)絡通訊等現(xiàn)代信息技術,利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理,是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手: 一是檔案庫管理現(xiàn)代化

3、。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網(wǎng)絡化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立起來后,還要有一定的專門網(wǎng)絡和專門網(wǎng)站才能實現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。 二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

4、 1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。 一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進行規(guī)范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡,根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗收時,如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟

5、失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動服務機構創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人

6、員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內(nèi)送交人才市場,并由其根據(jù)國家有關流動人員人事檔案管理的規(guī)定進行審核歸檔。 嚴格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關的規(guī)定與政策,其關鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價值。 國家人事部流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔

7、函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務機構。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務機構經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃諜C構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內(nèi)容。”并且,檔案的轉(zhuǎn)遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對無誤后,立

8、即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。 優(yōu)化檔案內(nèi)容構成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。 一要創(chuàng)建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將企業(yè)流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據(jù)。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動人員自身誠信狀況的管

9、理,重點記載政治自律、專業(yè)技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業(yè)流動人員的選拔和培養(yǎng),人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產(chǎn)生。 三、拓展人事檔案管理方式 在社會主義市場經(jīng)濟條件下,人事代理是適應中國企業(yè)流動人員管理的新方式,是一種促進人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現(xiàn)人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等

10、,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現(xiàn)與發(fā)展,人事代理制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現(xiàn)勞動關系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。 實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務的開展,可以有效地促進地區(qū)人力資源的社會共享。三是準確選人,規(guī)避用人風險。中介機構根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人

11、選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。          對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績情況、培訓、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構代理。其工齡連續(xù)計算,并可繼續(xù)為代理人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事代理服務。 小結 人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本