物業(yè)檔案的保管

1、物業(yè)檔案的保管一、物業(yè)檔案保管工作概論(一)檔案保管、物業(yè)檔案保管工作的含義及意義檔案保管是指按照一定的原則，采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)，改善檔案的存藏環(huán)境與保管條件，以便最大限度地延長檔案壽命的過程(檔案出版社1993年檔案管理小百科)。物業(yè)檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對物業(yè)檔案實行科學(xué)保管和保護，防止和減少物業(yè)檔案的自然或人為損毀的工作。物業(yè)檔案保管工作在物業(yè)檔案工作中處于特殊地位，具有十分重要的意義。1.物業(yè)檔案保管工作是延長檔案壽命，維護歷史真實面貌的根本保證。物業(yè)檔案是物業(yè)公司歷史活動的真實記錄，是國家檔案的一部分。物業(yè)檔案是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在的，由于種種因素的作用和影響，

2、檔案處在不斷老化蛻變和損毀的過程之中，直至最后消失。只有加強物業(yè)檔案保管工作，采取一切科學(xué)技術(shù)措施和方法，有效地防止和減少檔案的自然和人為損壞，才能最大限度的延長物業(yè)檔案的壽命，保證物業(yè)檔案的完整與安全，更好地維護物業(yè)公司的歷史真實面貌。2.物業(yè)檔案保管工作是物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，對整個物業(yè)檔案工作具有重大影響，在一定條件下甚至有決定性影響。檔案保管得好，就為整個物業(yè)檔案檔案工作提供了物質(zhì)對象，這是物業(yè)檔案工作最起碼、最基本的前提；如果檔案保管得不好，雜亂無章，乃至霉?fàn)€損毀，就會影響其他檔案業(yè)務(wù)工作的正常進行，甚至無法進行。如火災(zāi)、失盜或人為破壞，造成檔案實體的不復(fù)存在，其損失都是無法

3、補救的，以后的利用工作便無法開展。1998年云南某縣檔案館發(fā)生大火，部分檔案即刻化成灰土，就是最有教訓(xùn)意義的例子。所以，保管工作在物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作中居于特殊地位，具有極其重要的意義。(二)物業(yè)檔案保管工作的任務(wù)物業(yè)檔案保管的任務(wù)，概括來說，就是維護物業(yè)檔案的完整與安全，有效地延長物業(yè)檔案的壽命。它的具體任務(wù)是：1.防止物業(yè)檔案的損毀掌握物業(yè)檔案損壞的原因和規(guī)律，采取有效的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除可能導(dǎo)致檔案損毀的各種自然的或人為的因素，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度。2.延長物業(yè)檔案的壽命采取積極有效的措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不利于耐久性的因素，增強物業(yè)檔案

4、對外界不利因素的抵抗力，緩解檔案的老化趨勢，并提高檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)，盡可能地延長檔案的壽命。3.維護物業(yè)檔案的安全包括兩方面：一方面是指物業(yè)檔案作為一種物質(zhì)存在形態(tài)，必須保證其安全、完整地存在下去，不損毀丟失；另一方面是指物業(yè)檔案作為一種社會現(xiàn)象，要建立切實可行的嚴(yán)格的安全保密制度，防止失盜和失密、泄密事件的發(fā)生，保證物業(yè)檔案的信息安全。(三)物業(yè)檔案保管工作的基本原則1.分類保管物業(yè)檔案機構(gòu)對各部門移交的檔案應(yīng)分類進行保管，要保持檔案文件的有機聯(lián)系，做到檔案存放條理化，排列系統(tǒng)化，保管科學(xué)化，便于檔案的調(diào)閱提還，并有利于物業(yè)檔案的保護管理。對于聲像檔案，由于其制作材料的特殊性，更應(yīng)分庫保

5、管。2.以保護為宗旨，以利用為目的檔案館(室)的工作可概括為“管好”和“用好”兩項?！肮芎谩笔菫榱恕坝煤谩?。不能片面地強調(diào)保護檔案，而不考慮到利用的方便；同時，也不能只遷就一時的利用方便，而不顧檔案的保護，影響長遠(yuǎn)的利用。在實際工作中，“管好”和“用好”既有具體的矛盾，又有總體的一致性。所以，物業(yè)檔案保管工作應(yīng)在保護措施、制度、方法和具體技術(shù)處理各方面，做到既能保護檔案不受損害，以利于延長檔案的壽命和長遠(yuǎn)的利用，又能積極創(chuàng)造條件，保證當(dāng)前利用的需要。目前，很多單位采用計算機技術(shù)和縮微技術(shù)將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫或?qū)n案原件拍成縮微平片后提供給用戶使用，這樣既有效保護了檔案實體，延長了檔案壽命，又方

6、便利用，真正實現(xiàn)了“保管是為了利用”的目的。3.以防為主，防治結(jié)合物業(yè)檔案保管中最為憂患的是火、水、盜、蟲、霉等“五害”。對這“五害”，必須以防為主，防治結(jié)合。特別是前“三害”，一旦事發(fā)，損失將無法挽回，尤應(yīng)預(yù)防。在防、治兩方面，防是關(guān)鍵，是主導(dǎo)方面。從總體上講，以防為主，“防患于未然”，是積極主動的治本方法。二、物業(yè)檔案保管工作的物質(zhì)條件做好物業(yè)檔案保管工作，除要求配備具有一定專業(yè)知識、熟悉檔案自然損毀規(guī)律的專職管理人員外，還必須有一定的物質(zhì)條件。(一)檔案庫房具備相當(dāng)容量和適宜條件的庫房，是物業(yè)檔案保管的首要物質(zhì)條件。根據(jù)保管檔案的特點和檔案庫房的合理要求，選擇檔案庫房要注意堅固耐用，經(jīng)濟

7、美觀，能夠抗震、保溫、隔熱、防潮、防蟲、防霉、防塵、防光、防火、防盜、防鼠。檔案庫房是存放檔案的專用房間，它有別于物資倉庫、辦公室和技術(shù)用房，有其自身獨特的要求。在設(shè)計上考慮與周圍環(huán)境協(xié)調(diào)的情況下，應(yīng)以利于檔案的安全保護為根本前提。因此，在新建或改建、裝修檔案庫房時，要以加強庫房圍護結(jié)，提高其保溫、隔熱、防潮性能為主，以空調(diào)設(shè)備的造型、利用為輔。一般情況下，檔案庫房建筑的基本要求有以下六點：1.加厚庫房墻體。具體厚度，可依據(jù)使用材料性能、墻體結(jié)構(gòu)形式進行熱工計算，以達到保溫、隔熱性能良好為度。2.庫房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。每開間的窗戶面積與外墻面積之比，不應(yīng)大于1:10。有條件采取全部空

8、調(diào)的檔案部門，庫房可不設(shè)窗戶，這有利于庫房保溫、隔熱、防潮、防塵、防蟲和節(jié)約能源。3.庫房的外觀式樣，應(yīng)以利于檔案保護為前提，適當(dāng)考慮檔案室專業(yè)功能的獨特風(fēng)格及當(dāng)?shù)刂車h(huán)境的和諧。4.庫房地面單位面積的承重，應(yīng)大于其他用房。庫房排放一般的木質(zhì)、金屬柜架，每平方米荷載不應(yīng)小于500；采用密集架，每平方米荷載不應(yīng)小于1200。5.庫房的開間大小、層高、門窗的結(jié)構(gòu)和形式，都應(yīng)不同于其他用房，以有利于柜架排放、管理及安全為原則。庫房開間面積，應(yīng)根據(jù)存儲檔案的類別、數(shù)量等情況的不同，一般小庫60100m2，中庫1002002，大庫2003002。庫房層高一般以2.52.8為宜。6.檔案庫房應(yīng)集中，自成一

9、體，不與其他辦公、技術(shù)用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。(二)檔案裝具檔案裝具是保管檔案必須的基本設(shè)備。主要有檔案柜、檔案箱、檔案架等，一般有鐵制、木制兩種。鐵制的防火、耐久，便于機械加工，做成組合構(gòu)件，有可調(diào)節(jié)性和機動性，便于運輸、組裝，便于使用，但造價較高。檔案裝具種類很多，各有所長，應(yīng)按庫房特點、檔案價值以及規(guī)格的不同，合理使用，靈活配置。物業(yè)公司檔案室在庫房面積不是很寬敞的條件下，可選用新型的檔案密集架，既節(jié)省空間又美觀方便。對于圖紙檔案多的單位，為了避免紙張的折疊影響物業(yè)檔案的利用及其壽命，最好選購專門的圖紙柜。(三)包裝材料檔案包裝材料既能防止光線、灰塵和有害氣體對檔

10、案直接損害，又能減少機械磨損，對檔案有保護作用。目前我國檔案包裝材料一般有卷皮、卷盒和包裝紙。聲像檔案、縮微膠片則有相冊、磁帶盒等保護。(四)溫濕度調(diào)節(jié)裝置及其他庫房設(shè)施1.溫濕度計根據(jù)我國的實際情況，檔案庫房溫濕度的正常要求是：溫度為攝氏1424，相對濕度為4560。為了掌握庫房溫濕度是否符合正常要求，庫房應(yīng)設(shè)有對溫濕度進行測試的儀表。目前有一種專門為檔案庫房設(shè)計的溫濕度計，可以很直觀的了解庫房的溫濕度狀況。2.空調(diào)和抽濕機為有效的控制和調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，最好的措施是安裝空調(diào)和抽濕機。3.窗簾光線對檔案紙張和字跡能造成很大的危害，其中破壞作用最大的是太陽光中的紫外線。除了

11、在庫房建筑和檔案裝具排放上考慮減少陽光直射外，庫房窗戶上應(yīng)安裝防光和防火的窗簾。4.滅火器檔案庫房應(yīng)放有消防器材。有條件的單位可安裝煙感報警裝置和自動滅火裝置。三、物業(yè)檔案庫房的管理(一)檔案分庫的一般原則檔案如何分庫存放，是庫房管理的重要一環(huán)。這一步考慮周全了，就為以后的庫房管理奠定了基礎(chǔ)，會省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是，不同載體的檔案要盡量分庫存放，聲像檔案和檔案縮微膠片應(yīng)單獨存放。(二)檔案裝具的排放要求檔案裝具在庫內(nèi)排放，應(yīng)本著便于檔案的提調(diào)、運送、采光、空氣流動、整齊美觀的要求。庫房門應(yīng)對著庫內(nèi)的主通道，主通道的凈寬不少于1.5。固定式的裝具，相鄰兩排之間的凈寬應(yīng)不少于0.8

12、。為便于通風(fēng)和防潮，裝具不能緊貼墻壁，與墻壁的距離應(yīng)不少于8cm，裝具于墻壁之間的通道不少于0.6m。有窗戶的庫房，裝具的行排應(yīng)與窗戶垂直，利于通風(fēng)和避免室外光線直射檔案。各排裝具靠近主通道的一端，應(yīng)有整齊統(tǒng)一的側(cè)板，以便于貼插標(biāo)簽。(三)檔案的排列次序和方法檔案在庫內(nèi)的排放次序，包括檔案裝具的編排次序、全宗內(nèi)各類項檔案之間的排列次序，以及同一類項檔案在柜架上的排放次序。裝具在庫內(nèi)的編排次序，應(yīng)根據(jù)庫房的形狀、裝具的排放方式而定。無論是固定式柜架還是活動式柜架，其編排次序一般是：人站在庫內(nèi)主通道上，面對各排行柜架，左起第一排為首排，右起第一排為末排。全宗內(nèi)檔案的排放要保持相互之間的聯(lián)系，按照分

13、類方案逐類排放。每類檔案排完后預(yù)留一定的空間。檔案在柜架內(nèi)的排放次序，應(yīng)先左后右，先上后下。對于一個檔架來說，起始卷號在架的左上角，終止卷號在架的右下角。一個排面的檔案排放滿后，轉(zhuǎn)到背面的柜架，仍是按前一排面的方式次序排列。檔案在裝具內(nèi)不應(yīng)放得過緊過擠，以免給提取和存放帶來困難，并因此造成卷皮和卷盒的損傷。此外，每一類項的排尾，要空留一定數(shù)量的裝具空間，以備以后檔案增補、修復(fù)或改裝卷盒卷皮時的體積增大。(四)檔案柜架貼插標(biāo)簽檔案柜架貼插標(biāo)簽，是庫房管理中的一項必須工作。其作用在于：使庫房管理人員明了檔案存放位置，便于提還檔案，便于新來工作人員熟悉環(huán)境、業(yè)務(wù)，便于檢查、參觀。具體做法是，在每一排

14、柜架靠近主通道的一端，在適當(dāng)高度位置統(tǒng)一貼插字體工整醒目的標(biāo)簽，每一柜架內(nèi)的各個隔層，也要標(biāo)明檔案類項名稱和案卷起止號，以便查找和提還案卷。檔案裝具標(biāo)簽內(nèi)容包括全宗名稱、全宗號、分類號、項目號、案卷起止號、年度、保管期限、箱柜號。(五)物業(yè)檔案存放位置索引為了便于保管工作人員和提供利用工作人員全面掌握檔案存放情況，迅速地提還檔案，物業(yè)檔案分庫分類排好之后，應(yīng)該編制檔案存放位置索引(或稱檔案存放地點索引)。依其作用分為兩種：其一，是指明檔案存放位置的，以檔案類項為單位，標(biāo)明存放處所。其二，是指明各檔案庫房保存檔案情況的，以檔案庫房和檔案架(柜)為單位，標(biāo)明所存放的是何種檔案。上述兩種索引，按形式

15、又可分為書本式和卡片式兩種。第二種并可采取圖表形式，把每個庫房(樓、層、房間)內(nèi)檔案的存放情況繪成示意圖，懸掛在醒目的地方，以便隨時參看。這兩種索引的詳略程度和項目，可根據(jù)檔案館(室)的具體情況決定。(六)庫房衛(wèi)生檔案庫房衛(wèi)生是庫房管理中的經(jīng)常性工作，是檔案保護技術(shù)中諸多內(nèi)容的一個重要項目，關(guān)系到檔案的生蟲、長霉、污染、磨損等問題。庫房衛(wèi)生的要求是：(1)地板、門窗、墻壁、燈具及頂棚保持光潔明亮；(2)檔案柜架各部位及所放檔案和包裝材料清潔無土；(3)檔案放置整齊，其他器材物品放置有序；(4)與庫房管理無關(guān)的器材、雜物一律不準(zhǔn)存放等。為保證庫房衛(wèi)生清潔，還應(yīng)采取以下措施：(1)新建或改建庫房時

16、，地板應(yīng)為水磨石；(2)在資金允許的條件下，將墻壁四周和頂棚粘貼墻布或涂刷涂料；(3)窗戶要嚴(yán)實，最好少設(shè)或不設(shè)窗戶；(4)對新增添的裝具，接收或征集來的檔案、出庫利用較久的檔案，入庫前必須進行擦洗、除塵和消毒；(5)管理人員入庫必須穿工作服、換鞋，非庫房管理人員禁止入庫，盡量少接待或不接待庫房參觀；(6)堅持經(jīng)常和定期進行清掃衛(wèi)生和維護工作。(七)檔案安全檢查定期和不定期地對檔案進行安全檢查，是庫房管理工作中的一項重要內(nèi)容，是維護檔案安全和完整的一項重要措施。1.檢查的內(nèi)容和目的主要從三個方面進行檢查：一是從政治安全方面出發(fā)，檢查檔案有無被盜、被損和泄密等情況，及時發(fā)現(xiàn)不安全的因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全；二是從保護技術(shù)方面檢查，看檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現(xiàn)象，以便采取相應(yīng)措施，積極防治；三是從檔案管理方面檢查檔案是否缺少、案卷有否錯位。并應(yīng)檢查庫房是否進水、門窗是否牢固、消防設(shè)備是否齊全、有無異常變化等情況，以便分析原因，改進工作，加強管理，防止意外事故的發(fā)生。2.檢查方式和方法定期檢查一般一年或兩年一次，按檔案目錄逐卷檢查。不定期檢查一般在庫房發(fā)生水火災(zāi)害、檔案被盜或懷疑被盜、發(fā)現(xiàn)蟲蛀、鼠咬和霉?fàn)€等現(xiàn)象以及檔案保管人員調(diào)換工作等情況時進行?？上染植繖z查，發(fā)現(xiàn)問題再全面檢查。檢查時必須做檢查記錄，以一