管理信息系統(tǒng)的開發(fā)案例1(助友會計事務所)-學生用

1、管理系統(tǒng)的開發(fā)實踐案例1助友會計事務所管理信息系統(tǒng)將有在開發(fā)管理信息系統(tǒng)的過程中，人們不斷歸納和總結成功經驗或者吸取失敗教訓,效的開發(fā)方法逐步理論化，從而形成了管理信息系統(tǒng)的根本理論和方法。這些根本理論和方法又被運用到新的管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程當中，使得管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程和方法越來越標準化、高效化，使得實施成功率也變得越來越高。經歷過實踐的不斷檢驗，管理信息系 統(tǒng)的理論和方法也逐步被更新、補充，從而愈加完善。所以說管理信息系統(tǒng)是一門理論與實踐息息相關的學科：管理信息系統(tǒng)理論來自于實踐又回歸實踐并在實踐中得到檢驗和升華。這里提供一個較為完整的管理信息系統(tǒng)的實用案例，目的是將比擬抽象的管理信息

2、系統(tǒng)理論具體化，將管理信息系統(tǒng)的理論和方法用實例來加以說明，使學生通過閱讀這個案例， 能夠了解如何運用管理信息系統(tǒng)的知識和方法實現(xiàn)系統(tǒng)調研、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、以及系統(tǒng)實施的過程，形象的學習有關理論和方法，為今后自身的學習和實踐活動打下良好根底。一、企業(yè)信息系統(tǒng)的構成在了解了系統(tǒng)開發(fā)人員構成以及系統(tǒng)開發(fā)過程之后，我們還需了解一般的企業(yè)信息系統(tǒng)的類別和構造特點。只有掌握了這些信息，才能更加清楚的定位我們即將構建的信息系統(tǒng)。通常一個企業(yè)信息系統(tǒng)由以下子系統(tǒng)構成：圖1客f管理k力賽源-ITtmrnet圖1企業(yè)信息系統(tǒng)構成1. 按效勞的對象劃分：面向外部 用戶 的信息系統(tǒng) 面向內部職工的信息系統(tǒng)2.

3、按處理數(shù)據(jù)的類型劃分：業(yè)務處理信息系統(tǒng)管理信息系統(tǒng) 決策支持系統(tǒng) 專家系統(tǒng) 辦公自動化系統(tǒng)3. 按處理業(yè)務的類型劃分：營銷信息系統(tǒng) 人力資源信息系統(tǒng) 財務信息系統(tǒng) 生產信息系統(tǒng) 庫存信息系統(tǒng)在中國， 現(xiàn)階段十分成功的企業(yè)信息化案例卻不多見。 其原因在于企業(yè)信息化是一個循 序漸進，并貫穿于企業(yè)開展的動態(tài)過程。而中國的許多企業(yè)過于急于求成，總想一蹴而就。 企業(yè)信息化的根本是管理的現(xiàn)代化， 它需要以管理理念、 方法、企業(yè)文化和職工素質為根底。 而管理現(xiàn)代化的過程不可能一步到位， 因此信息化也不可能一步到位。 企業(yè)信息化方案應該 依據(jù)整體規(guī)劃、 分步實施的原那么進行。尤其是中小企業(yè)， 在開展信息化中應

4、該量力而行，如 可以先通過建立網(wǎng)站發(fā)布企業(yè)信息， 對職工進行電腦操作培訓， 使他們逐步建立使用電腦的 技能和習慣。 企業(yè)也要根據(jù)自身的特點和能力， 找到信息化工作的切入點， 如重點實施財務 管理信息系統(tǒng)、 采購管理信息系統(tǒng)、 營銷管理信息系統(tǒng)、 質量管理信息系統(tǒng)、辦公自動化等 事務處理系統(tǒng)TPS ,使人們的一局部辦公業(yè)務借助于各種設備，并由這些設備與辦公人員構成， 形成效勞于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)， 到達高效優(yōu)質的完成工作的目的。 在具 備了一定的根底之后，盡可能充分地利用信息系統(tǒng)來標準管理、建立標準、實施控制、 提高工作效率、輔助決策、最終要以提高企業(yè)經濟效益為最高目的。?助友會計師事務

5、所辦公費用管理系統(tǒng)?案例背景介紹在當今社會中無論你身處任何職業(yè)場所，都一定會與管理信息系統(tǒng)息息相關，并在其中扮演一定的角色。你也許會是一個管理信息系統(tǒng)的客戶、一個使用者、甚至是一個開發(fā)者。以下通過介紹?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?這個案例，使讀者能夠看到一個小型信息系統(tǒng)開發(fā)過程。在這個案例中，你可以觀察到不同的角色在開發(fā)一個信息系統(tǒng)過程 中所處的地位和所承當?shù)呢熑魏腿蝿?。為了便于讀者能夠更好的理解這個案例，在這里先把要做分析的對象：助友公司的背景情況，包括公司歷史規(guī)模、主業(yè)、人員組織機構、要進行 信息化建設的目的和要求等做一個介紹。助友會計師事務所是一家民營的小型企業(yè)，管理體制是董事會監(jiān)

6、督下的主任負責制。主營業(yè)務是受各類大中型企業(yè)委托，為其提供會計效勞，事務所的核心業(yè)務是審計業(yè)務。事務所領導希望能夠建立一個電腦信息系統(tǒng)，起到對公司本錢的監(jiān)督和控制作用，以到達控制和節(jié)約本錢、提高企業(yè)經濟效益的目的。一系統(tǒng)開發(fā)人員構成系統(tǒng)開發(fā)人員組成：業(yè)務咨詢聯(lián)絡人：趙總，事務所總經理其承當?shù)慕巧仁窃撓到y(tǒng)擁有者，也是系統(tǒng)使用者，主管經營以及信息化建設。技術支持人員：小李，信息管理室技術人員其擔任的角色，是偏重網(wǎng)絡和硬件系統(tǒng)的系統(tǒng)分析員和系統(tǒng)設計員，系統(tǒng)維護員，主管事務所電腦網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)維護工作。系統(tǒng)分析與設計員： 實習生佳萌其擔任的角色，是偏重應用軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)分析員，系統(tǒng)設計員，及程序員

7、佳萌同學為某高校信息專業(yè)畢業(yè)的實習生，已經學習了有關管理信息系統(tǒng)以及相關學科的知識，包括：數(shù)據(jù)庫理論、軟件開發(fā)工具、網(wǎng)絡技術、系統(tǒng)分析與設計等課程。從事過一 些小型的信息系統(tǒng)的調研和局部開發(fā)工作，有一定的理論和實踐根底。這次的主要任務是參與助友會計師事務所的?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?的系統(tǒng)調研系統(tǒng)分析、系統(tǒng) 設計、以及系統(tǒng)實施的工作。二公司背景資料介紹公司名稱：助友會計師事務所公司地址：北京公司主業(yè)：為企業(yè)提供會計和審計效勞公司規(guī)模：中小型企業(yè)，人員在 80人左右公司組織機構圖 2：人員結構表1：Mfl圖2 助友會計師事務組織結構圖表1 人員結構表序號部門名稱主宮業(yè)務人員數(shù)1事務所領

8、導層根據(jù)董事會制定的經營和管理方針，制定工作 方案，執(zhí)行事務所的高層經營及管理工作，組 織、監(jiān)督、協(xié)調各下屬部門的工作。22辦公室輔助企業(yè)領導執(zhí)行日常管理工作，信息室也是 辦公室下屬科室43財務部公司財務管理34質量檢驗部質量檢驗55行政后勤部后勤事物管理56業(yè)務一部審計107業(yè)務二部審計108業(yè)務三部審計109業(yè)務四部審計1010業(yè)務五部審計1011業(yè)務六部審計1012稅務部稅務513咨詢部咨詢614國際業(yè)務部國際業(yè)務6三調研訪談錄佳萌同學作為系統(tǒng)分析員，首先對對事務所的根本情況進行了調查和了解，然后又對與系統(tǒng)開發(fā)有關的人員進行了比擬深入的訪談和調研。調研的主題圍繞著與財務本錢管理的有關制度

9、、存在的問題、以及解決問題的設想而展開。參加調研的人員包括事務所總經理趙總、 技術支持人員小李和實習生佳萌。以下是調研訪談的局部內容：佳萌，問：首先我想對助友會計師事務所的機構設置、工作概況，以及現(xiàn)階段信息管理的狀況進行一定的了解；另外，就是希望對貴單位對信息系統(tǒng)所寄予的期望， 以及對信息系 統(tǒng)的規(guī)劃進行初步了解。趙總，答：我在這個會計師事務所里工作多年，主管事務所的財務管理工作。這一次，我們主要是想針對行政辦公費用進行電腦化管理。因為在我們的管理本錢中，行政辦公費用占有很大比例，而我們以往對它的管理主要是以手工方式進行，在引入了費用預算控制方法后，這種手工管理方式的弊端就充分顯示出來了。我們

10、的企業(yè)人員規(guī)模在80100人，共有4個管理部門和9個業(yè)務部門。對每個部門辦公費用預算進行審核、監(jiān)督的工作就已經相當 繁瑣，而由于不能有效的執(zhí)行事先的方案審批過程，對預算執(zhí)行的動態(tài)過程也不能進行有效地跟蹤，所以只能做到預算費用的事后核算，而無法做到事先和事中控制。所以我們希望建造一套 ?辦公費用管理控制系統(tǒng)?。在這個系統(tǒng)中，能夠建立一套完整、 科學的辦公費用申報、審批、控制、報警的體系，還能讓相關人員方便的對已發(fā)生費用、剩 余預算費用的額度便利的查詢功能，這將大大提高各層管理人員的工作效率，減少不必要的辦公費用，把錢用在明處、用在實處。我們認為辦公費用管理和控制是減少支出，提高企業(yè)經濟效益的重要

11、途徑，企業(yè)經濟效 益又決定企業(yè)的生死存亡，因此辦公費用控制管理是我們事務所管理的極為重要的一局部工 作內容。佳萌，問：為什么選擇?辦公費用管理控制系統(tǒng)?作為信息化的重點建設工程？趙總， 答：建立齊全的申報控制系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)。 一套完整、 科學的申報控制和查詢系 統(tǒng)將大大提高各層管理人員的工作效率。 在商場上有這樣一種說法： 企業(yè)的核心業(yè)務系統(tǒng)及 流程是企業(yè)競爭力所在代表著企業(yè)管理模式合理和先進性。 在會計事物所中， 主要的業(yè)務成 本除了人職工資本錢以外，就是部門辦公費用。 因此對部門辦公費用進行控制管理是極為 重要的一局部內容。佳萌，問：你能否更具體的說明一下您對這個系統(tǒng)的功能需求？趙總， 答

12、：采用這套系統(tǒng)可以提供部門辦公費用預算、各部門費用的使用狀況、公司經 費分配狀況、可用資金余額查詢和上限控制等功能。我們所期望的辦公費用控制管理系統(tǒng)能實現(xiàn)的主要功能有： 可以制定部門辦公費用定額在電腦上執(zhí)行辦公費用申請和審批工作流程 可以自動生成部門可用費用結存表 可以查出費用支出的原因及明細 全面的辦公費用查詢統(tǒng)計功能 用戶管理及系統(tǒng)平安及維護功能佳萌，問：目前能夠支持事務所的信息系統(tǒng)的根底設施情況如何？作為事務所信息系統(tǒng) 的主要管理人員，你認為事務所要建立信息系統(tǒng)的重點、實施步驟是什么？小李， 答：目前我們還未實現(xiàn)整個事務所內部延伸到各個部門的綜合網(wǎng)絡系統(tǒng)。 想要真 正的實施辦公費用控制管

13、理系統(tǒng)，必須擁有延伸至各個部門的電腦網(wǎng)絡。從網(wǎng)絡的規(guī)劃上要具有一定的前瞻性， 要從會計事務所全局出發(fā)， 依據(jù)企業(yè)的方針目標， 為以后公司的內、外部聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)共享打下堅實的根底， 要為以后的財務、 人事、 辦公自動 化等系統(tǒng)的建設以及與 Internet 等的掛接留下接口。在實施過程中，要以系統(tǒng)工程思想為 指導整體規(guī)劃，分步實施。從前期的調研看來， 圍繞部門辦公費用控制管理這個根底， 建立集財務、 管理為一體的 電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)， 使事務所有關費用的信息能夠準確、及時、迅速、暢通地為各級管理人員的 日常管理和相關決策提供可靠的依據(jù)。采用科學化和現(xiàn)代化的管理技術， 特別是電腦網(wǎng)絡技術來提高信息傳播速度

14、、 減少數(shù)據(jù) 冗余、 實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、逐步實現(xiàn)無紙辦公、提高管理經營的效率。 能用電腦來代替大量繁瑣的統(tǒng)計核算登記工作提高工作效率，將管理人員的工作重心轉移到分析控制上來，以提高管理人員的整體素質加強管理的廣度和深度。四問題整理結果在進行調研的過程中， 要及時發(fā)現(xiàn)用戶存在的問題，分析問題產生的原因， 然后提出相應的解決對策，對系統(tǒng)存在的約束條件也要進行分析，然后，把以上的信息及時的文檔化。表2就是佳萌在進行調研過后，整理出的問題分析表。表2助友會計師事務所業(yè)務問題分析表冋題、對策、目標和約束條件工程名稱：助友會計師事務所辦公費用管 理系統(tǒng)工程負責人：佳明創(chuàng)立者：佳明最后修改日期：5/20/200

15、7因果分析系統(tǒng)改進目標問題原因和結果分析新系統(tǒng)目標系統(tǒng)約束條件對辦公費用只能做到 事后登記，無法到達 事前和事中控制。手工處理辦公費用 審核和報銷過程， 造成對不合理辦公 費用無法事先控 制。通過實施電腦化的?助 友會計師事務所辦公費 用管理系統(tǒng)?，能做到對 辦公費用進行事前和事 中控制。需要制定相應的制 度，先通過電腦網(wǎng)絡 進行費用申請、費用 審批的過程，才能花 費。事務所領導以及各部 門領導對已花銷的辦 公費用的總費用情況 和花費的名目不清 楚。對花銷的費用距 費用預算的差額不清 楚。造成糊涂賬，導致 部門費用申請不合 理，也導致領導對 費用審批不合理。通過電腦化的管理，對 辦公費用方便快

16、捷的進 行統(tǒng)計和查詢。事務所領導以及每個 部門都要具有一個網(wǎng) 絡站點，以方便查詢。沒有很好的執(zhí)行辦公 費用必須事先申請、 經審核、批準才能發(fā) 生的工作流程。造成不合理費用化 費已經既成事實。通過電腦化的?助友會 計師事務所辦公費用管 理系統(tǒng)?，執(zhí)行申請、審 批過程，才能再發(fā)生費 用的工作流程。需要制定相應的制 度，先通過電腦網(wǎng)絡 進行費用申請、費用 審批的過程，才能花 費。對即將或已經花超費 用的部門，沒有預警 提示系統(tǒng)，也沒有強 制控制系統(tǒng)。造成在不知情的情 況下辦公費用超 支。通過?助友會計師 事務所辦公費用管理系 統(tǒng)?，制定預算體系，將 各部門預算值存入電 腦；系統(tǒng)要具備預算和 已發(fā)生費

17、用實時比照的 功能，能實時的進行費 用預警和報警功能。需要制定相應的制 度，制定對待預警或 報警的分級別的處理 方式，比方僅僅報警， 或者是允許調整預 算，或者是系統(tǒng)強制 不允許費用發(fā)生。電腦網(wǎng)絡設施不建全在目前的網(wǎng)絡環(huán)境 條件下，不能滿足?助友會計師事務 所辦公費用管理系 統(tǒng)?運行要求。需新規(guī)劃電腦網(wǎng)絡系 統(tǒng)，不僅滿足?助友會 計師事務所辦公費用管 理系統(tǒng)?的要求，還要 有一定的前瞻性，使得 在近期內般 3-7 年內無需大量調整而能 滿足其他新系統(tǒng)建設的 要求電腦網(wǎng)絡的性能是與 投資規(guī)模成正比的， 必須要有一定大的投 資金額才能滿足要 求。三、系統(tǒng)分析局部一系統(tǒng)分析在開發(fā)系統(tǒng)前，佳萌同學對事

18、務所的各個部門進行了實地考察。在考察過程中廣泛征求用戶的意見，特別是部門經理的意見， 制定出用戶對辦公費用管理系統(tǒng)的總體需求報告，以便使將要建造的系統(tǒng)能滿足公司的不同層次人員的需要。作為一個會計師事務所， 除了根本的行政工作以外，還有其自身的業(yè)務特點。首先，會 計師事務所從事的是社會審計工作，業(yè)務性質比擬單一，大致可分為4局部業(yè)務內容：1審計審計業(yè)務這一項又可分為以下幾局部：1針對國內企業(yè)的每年 4月工商年檢所出具的審計報告，或是企業(yè)內部自用的審計 報告。2針對上市公司所出具的審計報告，根據(jù)使用對象不同， 審計的側重點也不盡相同。3根據(jù)需要，出具的驗資報告，比方，企業(yè)剛成立時要出具驗資報告，或

19、是企業(yè)發(fā)生資產變更時也要出具驗資報告。2. 企業(yè)管理咨詢從會計角度出發(fā)根據(jù)財務報表綜合公司業(yè)務狀況提出改進措施。3. 企業(yè)納稅申報及納稅審計幫助企業(yè)進行納稅申報及納稅審計業(yè)務4. 提供一般的會計效勞在以上4項業(yè)務當中，審計業(yè)務所占份額是最大的， 這從公司的部門構成中就可以看出。根據(jù)調查表的反應信息， 系統(tǒng)分析員佳萌發(fā)現(xiàn)， 在整個事務所中， 審計是最為重要的一 局部。其業(yè)務部門最多，工作人員也最多，從業(yè)務一部到業(yè)務六部，每個部門均為 10 人， 共計 60 人；而其他部門，如稅務部 5 人，咨詢部為 6 人，國際業(yè)務部 6 人，后勤行政部 4 人，質量檢驗部 6 人。各部門也因規(guī)模的不同、業(yè)務性

20、質的不同，定額也有所不同。其中業(yè)務部門的定額是50 萬元，國際業(yè)務部 50 萬元，咨詢部門 25 萬元，稅務部門 10 萬元，行政后勤部門，財務 部和質量檢驗部是效勞于其他部門的，因此這幾個部門沒有業(yè)務定額。為了事務所的長久開展，同時也為了大家共同的利益，事務所鼓勵職工積極拓展業(yè)務， 除了保存住老客戶外， 還要積極爭取新客戶。 因此也有了相應的獎懲機制。 業(yè)務量的多少與 部門辦公費用預算掛鉤，也就是說根據(jù)業(yè)務量來決定部門的費用預算。部門費用控制系統(tǒng)是以上個年度各個部門所完成的業(yè)務額度為根底，并乘以一定的系 數(shù)，得到本年度的各個部門可以自由支配的數(shù)額。 根據(jù)調查可以得知， 在以往幾年中， 一般

21、來說各個部門均能完成自己的業(yè)務定額， 幾個業(yè)務部門有時還能超出二三十萬。 參照以前年 度各部門所發(fā)生的年度辦公費用，確定部門年度辦公費用預算撥款如下：對于業(yè)務一部到業(yè)務六部，年度費用為定額的6%，即根本的費用額度為 3萬元 /年；對于超額完成的業(yè)務量，按其 5%記入部門可支配費用。比方，超額 20萬可增加 1 萬元費用額 度。國際業(yè)務部的年度費用為定額的 5%，根本的費用額度為 2.5 萬元 /年；對于超額完成的 業(yè)務量，按其 5%記入部門可支配費用。咨詢部的年度定額為 25 萬元，年度費用為定額的 6%，即，根本的費用額度為 1.5 萬元 / 年；對于超額完成的業(yè)務量，按其 5%記入部門可支

22、配費用。而稅務部門相對來說業(yè)務量少， 每筆業(yè)務也大多以代理納稅， 稅務咨詢?yōu)橹鳎?相對收入 較低；其業(yè)務定額僅為 10萬元。稅務部的年度費用那么按 10%提取，即年度費用為 1萬元/ 年； 對于超額完成的業(yè)務量，也是按照5%的比例提取為可支配的部門費用。行政后勤部門， 財務部和質量檢驗部是效勞于其他部門的， 自身并不創(chuàng)造利潤， 因此這 幾個部門的費用都是固定的， 而不象上述那些部門， 依賴于完成業(yè)務定額的多少。 但因為分 工不同， 效勞對象不同， 部門的費用也有所不同。 質量檢驗部是審計整個過程中的必然環(huán)節(jié)， 是不可缺少的，另外在審計工作極為繁忙的季節(jié)中，質量檢驗部同仁也要同舟共濟，因此， 質

23、檢部的部門費用較另外 2 個效勞部門來說，是比擬多的，年度費用為 1萬元/ 年；而行政 后勤部門和財務部的部門費用都是5000元/ 年。費等。每個部門的辦公費用類別根本為差旅費、辦公用品費、餐費、招待費、財務部是收集各部門報銷憑證、登記、審核、報銷的主管理部門，同時也是對費用進行控制的部門。在以往的情形下，這種控制是事后的，而不是事前或事中的，這就造成費用可能超支的情況發(fā)生。本系統(tǒng)的設計思想，是能夠對部門的費用申請在電腦網(wǎng)絡上進行， 對費用進行實時控制 和綜合分析處理，信息的統(tǒng)計分析結果能及時地傳遞到各管理層和決策層，使每個部門領導對本部門的費用流量心中有數(shù)，并且能對超支局部進行限制。本系統(tǒng)可

24、以提供部門費用預算、各部門費用的使用狀況、公司經費分配狀況、 可用資金余額查詢和上限控制等功能。本系統(tǒng)應該在輔助實現(xiàn)優(yōu)化企業(yè)管理、降低本錢、改善內部費用控制狀況和使公司結構合理化等一系列公司管理目標方面，起到積極的作用。在進行了以上的辦公費用方面的業(yè)務分析之后，畫出該業(yè)務流程圖3。卄化母i*屮新t n f帯人從貸瓚用冷穴詛ifU< n 曲人 *蝦赴慚用fit記審機*is過麵Ml圖3?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?業(yè)務流程圖二數(shù)據(jù)建模本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型建模，采用目前應用最廣泛的關系型數(shù)據(jù)庫設計。根據(jù)系統(tǒng)分析中建立的系統(tǒng)設想，以及調研分析的結果，系統(tǒng)分析員佳萌建立的系統(tǒng)數(shù)據(jù)實體關系圖，整個

25、系統(tǒng)由5個表組成。 每個數(shù)據(jù)庫表都在數(shù)據(jù)存儲中起到存儲某類數(shù)據(jù)的作用，另外，表之間 還存在一定的數(shù)據(jù)關系，表3對?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?數(shù)據(jù)實體關系圖中 的每個表進行了說明。序號表名表所起的作用主鍵外鍵關系表名關系類型1部門信息表存放部門和部門負責人 信息，以登錄密碼和權 限信息。部門信息表主 要用于系統(tǒng)維護。部門編號無費用申請表；一對多無費用支出明細表一一對多2費用申請表存放辦公費用申請信 息，在對辦公費用進行 審核后，存放審核結果。序號部門編號部門信息表多對一3費用支出明細表存放每筆支出的辦公費 用明細賬。序號部門編號部門信息表多對一費用類別編號費用類別表多對一4費用類別存放費

26、用類別信息。費用編號無費用支出明細表一對多5費用控制表存放辦公費用預算信 息，還存放累計支出信 息。年份部門編號部門編號部門信息表多對一三系統(tǒng)流程建模建立數(shù)據(jù)模型，也就僅僅完成了系統(tǒng)分析的一半工作內容，另一半內容，就是要建造系統(tǒng)流程模型。通過畫數(shù)據(jù)流程圖即可完成這個過程。下面是經過了業(yè)務調研，并且讓用戶認可了所畫的費用管理和控制的業(yè)務流程圖之后，根據(jù)用戶認可的在新的工作模式下也就是信息系統(tǒng)建成后 的數(shù)據(jù)流程圖，圖4為頂層圖,5為第二層圖。辦公費用審機1 辦公費用申請財務主管韶門主管A辦公瞬用百理/辦公?由檢通知*4Fr4.T&F fl71i：.J,J憶4電H叭H林辦腔餐用申審隹毎審II

27、審F"怖,-.st辦;：弊川書拡咕皐/時占卞：thi .r«*L帯用卅尊信總證期拄*|4圈閨佶'. »丨£飛吏i( ri z-kwmrt1*:;林叫叩仁心般=i *址生窮貯盤用信息普記U牛齣辦處圖5?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?數(shù)據(jù)流程圖第二層圖四編寫系統(tǒng)說明書系統(tǒng)說明書是系統(tǒng)分析過程的最終成果。 它是供用戶和專家對系統(tǒng)分析結果進行評審的 文檔，也是下一步進行系統(tǒng)設計的依據(jù)。 系統(tǒng)說明書在整個系統(tǒng)開發(fā)過程中起到綱領性文件 的作用。系統(tǒng)說明書的核心內容是數(shù)據(jù)模型和數(shù)據(jù)流圖，它們構成了新系統(tǒng)的邏輯模型。在經過了對以上對助友會計師事務所的系統(tǒng)調研

28、和分析之后，就要將其寫成格式標準，內容充實的系統(tǒng)說明書。編寫系統(tǒng)說明書時，要注意非越全面越復雜就越好，應視要創(chuàng)立系統(tǒng)的規(guī)模和實際情況 而定。由于助友會計師事務所這個系統(tǒng)從規(guī)模上不算太大，費用也不會太高，所以在寫系統(tǒng)說明書時，無需填寫一般教科書中、 或國標中有關系統(tǒng)說明書的所有內容，而著重于系統(tǒng)說明書的簡捷、清晰，既能說明現(xiàn)有系統(tǒng)運行的情形、存在的問題，也能清楚說明新系統(tǒng)的構建模型。另外就是說明系統(tǒng)的實施方案。還可以把系統(tǒng)可行性分析方面的局部內容也加到系統(tǒng)說明書里。構：1 引言 說明工程名稱、目標、功能、背景、引用資料等。2 工程調研情況 1 工程的主要工作內容簡要說明本工程在系統(tǒng)分析階段所進行

29、的各項工作的主要內容。 這些是建立新系統(tǒng)邏輯 模型的必要條件。 2 現(xiàn)行系統(tǒng)的調查情況新系統(tǒng)是在現(xiàn)行系統(tǒng)根底上建立起來的。 設計新系統(tǒng)之前， 必須對現(xiàn)系統(tǒng)調查清楚， 掌 握現(xiàn)行系統(tǒng)的真實情況，了解用戶的需求和問題所在。 3 改進之處及帶來的影響 說明建議系統(tǒng)對現(xiàn)行系統(tǒng)的改進。指出這些改進將對以下各個方面帶來的改變： 說明在建立所建議系統(tǒng)時，預期將帶來的影響，包括：對設備的影響： 說明新提出的設備要求及對現(xiàn)存系統(tǒng)中尚可使用的設備須做出的修 改。對軟件的影響：說明為了使現(xiàn)存的應用軟件和支持軟件能夠同所建議系統(tǒng)相適應。 而需要對這些軟件所進行的修改和補充。對用戶單位機構的影響：說明為了建立和運行所建

30、議系統(tǒng)， 對用戶單位機構、 人員的數(shù)量和技術水平等方面的全部要求。對系統(tǒng)運行過程的影響：說明所建議系統(tǒng)對運行過程的影響，如： 用戶的操作規(guī)程；運行中心的操作規(guī)程；運行中心與用戶之間的關系；源數(shù)據(jù)的處理；數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)的過程；對數(shù)據(jù)保存的要求，對數(shù)據(jù)存儲、恢復的處理；輸出報告的處理過程、存儲媒體和調度方法； 系統(tǒng)失效的后果及恢復的處理方法。對開發(fā)的影響：說明對開發(fā)的影響，如：為了支持所建議系統(tǒng)的開發(fā)，用戶需進行的工作；為了建立一個數(shù)據(jù)庫所要求的數(shù)據(jù)資源；為了開發(fā)和測驗所建議系統(tǒng)而需要的電腦資源;所涉及的保密與平安問題。對地點和設施的影響：說明對建筑物改造的要求及對環(huán)境設施的要求。對經費開支的影響：

31、扼要說明為了所建議系統(tǒng)的開發(fā)，設計和維持運行而需要的各項經費開支。3 .新系統(tǒng)的邏輯模型4 .實施方案四、案例系統(tǒng)設計局部一系統(tǒng)功能模塊體系在完成了對?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?的系統(tǒng)分析之后，經過領導及有關人員評審認可之后，就開始進行系統(tǒng)設計工作了。1. 功能模塊圖第一步，是在系統(tǒng)分析的根底上，完成系統(tǒng)功能模塊設計?；谛畔⑾到y(tǒng)的理論，系統(tǒng)是可以逐級分解的，畫出來就是功能模塊結構圖。依據(jù)系統(tǒng)說明書中的系統(tǒng)邏輯模型描述，可以把助友會計師事務所辦公費用管理控制系統(tǒng)做如下分解：圖6載用控制羸統(tǒng)乘塔毎護廠-"1鴦用普記r1 H禮/JJ圖6?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?功能模塊

32、圖在面向對象的系統(tǒng)設計中，一個功能模塊一般是對應一個用戶界面的。所以系統(tǒng)詳細設計也就演化成用戶界面設計。功能的類型包括輸入、處理、查詢、及輸出。2. 功能模塊描述對功能模塊的功能、特點以及主要處理過程進行說明。如表4。序號功能模塊名稱功能模描述1系統(tǒng)維護是系統(tǒng)平安性的保障。主要有以下假設干功能：1登記部門和用戶信息到“部門信息表中。2設置用戶級別、登錄密碼。3對不同類別的用戶進行分級權限設置，比方，系統(tǒng)管理員 具有進入所有功能模塊的權力；財務主管具有進入費用審核模塊 的權力；部門負責人能進入費用申請模塊；一般人員能進入費用 查詢模塊等。4根據(jù)事務所部門調整或人事的變動進行部門及用戶信息的 增、

33、刪、改、查。只有系統(tǒng)管理員具有這項權限。2系統(tǒng)登錄執(zhí)行用戶身份驗證的功能。用戶需填寫用戶名，所在部門，密碼等信息，如果全部正確， 才能進入?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?主界面。3費用申請執(zhí)行費用申請人一般是部門負責人進行費用申請的功能。 費用申請人要填寫部門編號、費用類別、申請費用金額等信 息，系統(tǒng)能將這些信息自動存入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的“費用申請庫表中。4費用審核執(zhí)行費用審核人對費用申請人提出的費用申請進行審核的 功能。分別調用“費用申請表中費用申請信息，再由系統(tǒng)自動調 用“費用控制表中相應部門的費用控制信息，系統(tǒng)自動計 算：費用控制表本年預算-費用控制表本年累計支出-費 用申請表費用金額-

34、判定值當判定值0時，審核不能通過；當判定值=0時，審核可以通過；但也有可能因為費用 類別等其他因素不符合要求，而審核不能通過，這是由 審核人決定的。5費用登記執(zhí)行對所發(fā)生的費用進行登記的功能。 費用發(fā)生后，由費用登記人將發(fā)生費用進行登記，系統(tǒng)調用“費用支出明細表，費用登記人逐項登記部門編碼，費用 類別，費用金額等信息；系統(tǒng)還會自動調用“費用控制表 進行更新：費用控制表本年累計支出+費用支出明細表費用金額一 費用控制表.本年累計支出6費用統(tǒng)計查詢執(zhí)行按部門查詢費用控制信息以及費用支出明細信息的功能。二軟件運行環(huán)境設計根據(jù)用戶的實際情況，工程開發(fā)小組主要成員佳萌和小李決定采用MS Access 2

35、003作為軟件開發(fā)環(huán)境。因為它是微軟公司推出為面向中小型用戶的靈活的數(shù)據(jù)庫管理軟件，MSAccess 2003提供了一個信息系統(tǒng)的集成開發(fā)環(huán)境，它包括了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、用戶界面設 計、報表、WEB頁面等的設計和運行環(huán)境。它的優(yōu)點是系統(tǒng)多處提供了開發(fā)向導，非常便于 開發(fā)者開發(fā)和用戶使用。工程采用C/SClient/Server丨模式進行數(shù)據(jù)訪問，客戶端采用Access設計的用戶界面，運行在 Windows 2000 Professional 上；效勞器端采用 Access設計的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)， 運行在 Windows 2000 Server 上。作為備選方案，也可以采用B/S(Browser/S

36、erver) 結構設計，即用戶在前端使用IE瀏覽器；B/S與C/S模式不同之處是，B/S對效勞器端的硬件要求比擬高，除了要建立數(shù)據(jù)庫 效勞器外，還要建立 WEB效勞器和應用效勞器。三數(shù)據(jù)庫物理模型設計數(shù)據(jù)庫物理模型設計，是將建好的數(shù)據(jù)庫邏輯模型轉換到選定的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)環(huán)境下，在這個案例中，工程開發(fā)小組選定了Access 2003作為數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。四系統(tǒng)代碼設計由于?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?的數(shù)據(jù)庫設計采用的是關系型的數(shù)據(jù)庫，所以代碼設計非常重要，這是為了保證數(shù)據(jù)庫充分發(fā)揮作用，延長數(shù)據(jù)信息的使用壽命。在這個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，有兩個重要的代碼，一個是部門編碼，一個是費用編碼。 部門編

37、碼要能滿足現(xiàn)在設定部門的層次、個數(shù)等要求，也要能夠滿足在將來假設干年內，也要滿足部門變更和部門增設的需要。費用編碼也要能滿足用戶要區(qū)分費用類別，進行分類統(tǒng)計和查詢的需要。下面是代碼設計表 5表5?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?代碼設計表編碼名稱編碼方式舉例說明部門編號5位層次碼，第1位代表部門大類，第2-3位代表部門小類，第4-5位為序號10001，財務20221，業(yè)務一部20221，稅務部滿足現(xiàn)在設定部門的要求，將來機構有所變動時也能滿足要求費用編號3位順序碼101，辦公費用102,差旅費用這個編碼起的作用，是可 以按不同的財務編碼對費 用進行分門別類的查詢和 統(tǒng)計五系統(tǒng)界面設計系統(tǒng)的輸

38、入、輸出以及人機對話設計， 在面向對象的設計中，已被封裝在一個個用戶界面中，自然也就演化為用戶界面設計。界面設計的重要性在于，它直接面向用戶，關乎到用戶對系統(tǒng)的評價，所以，界面設計時，要保證能夠容易看懂、容易操作、而且在字體、顏色 搭配上要和諧，整個系統(tǒng)的界面應做到風格統(tǒng)一，還要盡可能的提供用戶幫助信息。界面設計說明是面向程序設計人員的，總原那么是要使程序設計人員能夠看懂，參照此文檔，能編程。在Access 2003中，界面是由窗體組成的。在設計界面時，要給窗體以及窗體中的控件起一個能說明其意義的名稱。寫界面設計說明與設計界面可以同步進行，注意在更改界面的同時， 也要更改相應的界面設計說明文檔

39、。界面設計說明用下面的 6表格來做，一個窗體對應一個表格。界面設計可以直接利用 Access 2003的窗體設計功能完成。表6?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?界面設計說明樣例窗體名稱有意義，符合 Access 2003命名標準，還要表達出子系統(tǒng)名稱一要清楚，二要窗體不至重名窗體類型MDI/Mai n/Popup/Respo nse 對選中項加邊框并畫黑 窗體功能類型輸入/對話/輸出/查詢/打印對選中項加邊框并畫黑，可能選中多項。如有其他新內容，添加到打印項的后面窗體功能描述寫明本窗體完成的主要功能。序號控件名稱功能1要求用有意義的符合Access2003標準的中文或英文名稱。女口：保存，刪

40、除寫明事件名稱，事件功能描述。女口：雙擊， 保存數(shù)據(jù)至XXX庫表中。當要對數(shù)據(jù)庫表進行操作時，還要說明被 操作的數(shù)據(jù)源名稱庫表名，當取多個數(shù) 據(jù)庫表或取單個數(shù)據(jù)庫表的局部字段時， 注明庫表名稱和所取字段名。23在表6中，窗體名稱指的是 Access窗體對象的名稱；窗體類型中的 MDI Multi-DocumentIn terface丨多文檔界面是指能夠同時被翻開多個的窗體；Main指主體窗；Popup指彈出式窗體，比方錯誤提示；Response指應答式的窗體，比方對話框?？丶Q是指在窗體設計時，窗體界面上所布置的命令按鈕、文本框等對象，對作用于每個主要控件上的事件比方,單擊、雙擊事件進行功能

41、說明后，界面的主要功能也就說清楚了，這是程序號進行編程的 設計依據(jù)。下面就是工程小組成員對?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?的界面設計的一局部：圖7?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?主窗體界面表7?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?主窗體界面設計說明七悴ST休壯型ti| POEMM KmBMIU*11 1 咽ftil fcSl (1 *li冷入襯品 橫Hl査對 打印 £對璉叩耳1期13宿井冊- m 刖:乩中：桿n：:m1吃腑膽啊存uhvl rm'由侔型,BL足 J1L一入r? ®* fKr瞿#一卞界dti序兮命令掖幀 帕由F 逍入 創(chuàng)疇用中：青" 霑r

42、frf2* J n i*箭?令抽皿.ii. yt入 "費對+帔“面3命令烷創(chuàng).Tt； . iff人“冊忡制廣4® ajm ii *ifO曲令推業(yè)護擊"進人“玲用境訂盤 向"wf-an5前仔險CiL 爐ffi* 血入“St址常滬“ nn0j>S 出i.承佈警按牡聲" 興閉井3凰血主殲曲圖8 ?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用申請界面表8?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用申請界面設計說明窗飾名稱費用申請窗體葵型MD1 Miin Popup Respouse 對選中項加邊権并廁窗體功聽 類型網(wǎng)對話 可能選申多鳥輸出 萱詢 打印站遶申

43、項加邊椎井軸1如有其他新內容薜如封打印期的后面窗體功能 描述是綸人圖用申請的界面序號控稈名稱功能1M用申請裁體.涮用 誦用巾誦袤數(shù)據(jù)2費用編號下拉列表選杵不同的費用編號.塡 寫費用金額等內容,保存至“費囲申iw«r事nsm-| unsHi麗廠冠三J曬|£OiT+rB&聞l/Q(L阿#年矍y辛航1lr71l-VB *1|搭；w* will I7 * 丨 *1丄：圖9?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用綜合查詢界面表9?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用綜合查詢界面設計說明窗體笆稱賀用綜含魚向Mnin Popup Response (對i壬小 顧如達 帥八 ii

44、i商體功能 類型窗殊功魁 描謎打印".對逃屮頂卯邊松.4 ail可能選屮寒頂如有其施新內洋.添如釗打印項的后面A時辦公規(guī)41丁負詢的牡廁功艇I衣；鄒門 信總從農：帶用明幷1annsrts子荷體*部門信思閉出“部門館息k亍窗休.起門費用曬細.調出*班用 明細我“下妙I表柩，中選屮某個需門編呂時* 會在界血的b h顯朮出ia能門的他算怙 祝墨訃支岀楠呪.費則禺- 工熨已戻生fet"門號»n&« »ri«AAin拱電懵3ODQ21WDC3ZQIQI業(yè)等T20222皿二珥昊五?T2D1O3LOIO®0Fi朝巧f I Ni_i

45、 litnarig1! ji«ruaj erg u“ifccdl*23<52O1Wj2O1OC2OK12OXJI2O44J112311232123311J L *rfj 1 KX'k. Cfthruxqitiif.dijiqxtuL ton123451234S1234S523E12WJb jutij 1 -Hj i e«n ci.in >. «：-£iJJ> COBifr*tUixktytrj14iw12345I234S12M5IE7T3238l?345l!345Sttfr 也菁瑋 琴11用戶 晉両甲戶習酬尸 SUSP SLlf

46、fl.h IMF 譽II用尸 II書戶 11 用二表10?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?部門信息維護界面設計說明簡體占稱沏門茁思淮忙INfDI Main Popup R«$poiK#苛選叩項加邊槽 I* SF炸功起 類型少IfrAlrrfp' -j.l i- '-.'i - W' j i川牝ii屮塞唄-hi啟具他搐內密，添抑到打闡頊的啟耐描述是劉制門v怠出和錄入、輸出、繪告詢的界血.只肴 住統(tǒng)骨理貝具有迄確權限a庁號挖件名稱功能1醉門佰息表窗休，鄙門倍且*調川嚴瑚門倍息養(yǎng)二斑帕戍flSt兇用戶仁總“再佻存入“祁門伎 總表*費用控制表：W3NS號年&

47、#187;本年預算本年JR計支出Loioi200340, 000.001,731.0020222200330, 500.0020223200331? 000.0020224200330? 000.0020225200336, 000 0020226200330, 000.000, 0020030.000.00圖11?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用控制界面表11?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用控制界面設計說明I窗體名稱臂壓持曲1科而窗體類型bfPXfIlL Po.ll. Rvspulhi宅小型II 心卅卜：li輿輸入'鵡.可箭JX屮電地打印，的誦叩血師訥柄：井：厲如有其仙

48、新內容.沛如到打印頂前后血描謹足對軒益員用過廳挖列ffj喬曲功fifeL1S體，tEjftfrWfflWffli時.嬪縊會自 功謂|此費川擰制古；來:i先壯門動席比 "豐年度拔境"和"本年IftJR計支出“值. 當起現(xiàn)費用扼超圖療埶會白功報警，坯 能対小iA部門垢一岀1由-戰(zhàn)*訕燦1迪知： 著創(chuàng)審擠人可M對申哺部門炭岀"審核 己通過* iiE知*序號I燙用鬢號費用全廉1郡門需號發(fā)主日期卜3 idL?30 00Z0L01?OCG-lO-5.2 102153 00301012003-10-T3 103翎00Z0L01ZO03-11M04 10470.0020

49、2212&D3-10-24*L 目軸號0 00圖12?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用控制界面表12?助友會計師事務所辦公費用管理系統(tǒng)?費用控制界面設計說明費用支出叩細min Popup Response 規(guī)不中項加左卜外:仃或體功能 類型T)打印£對選川項抓邊機井丁ii愉入對話黒.可龍選中塞項。如有其他新內容.瓶加到打印項的后血窗體功能 描述是對辦公費用支出明細進廿査向的界fii序號捲件名稱功能費用支出明 細表窗體，調用“費用支出明細表，井進 行顯示.該窗體中的撿據(jù)是只讀的，不能 對數(shù)據(jù)進行修改.六網(wǎng)絡環(huán)境設計想要真正的實施辦公費用控制管理系統(tǒng)，必須擁有能實現(xiàn)有關信息的輸入、傳遞、存儲、處理及共享的電腦網(wǎng)絡。設計目的：實現(xiàn)整個事務所的各種數(shù)據(jù)的準確性，及時性，實現(xiàn)各站點間的數(shù)據(jù)共享，保障電腦網(wǎng)絡高效、準確、穩(wěn)定地運行。設計原那么：利用成熟的電腦網(wǎng)絡和通信技術實現(xiàn)高度的信息共享，保證整個系統(tǒng)的可靠性、平安性、實用性。網(wǎng)絡技術方案里包括以下幾方面的內容：局域網(wǎng)拓樸結構選擇； 站點的設置；通過對數(shù)據(jù)流量和數(shù)據(jù)存儲量的分析預