OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目建議書(shū)

1、OAOA 辦公系統(tǒng)項(xiàng)目建議書(shū)一、OAOA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目的啟動(dòng)思路隨著公司不斷發(fā)展壯大，內(nèi)部信息化建設(shè)逐步提升，管理的要求也越來(lái)越高，現(xiàn)有的手工管理體系已經(jīng)不能滿足目前的管理需求。以全面提升運(yùn)營(yíng)速度、管理質(zhì)量、快速反應(yīng)能力和降低運(yùn)營(yíng)成本為目標(biāo)，建議采用現(xiàn)代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促進(jìn)內(nèi)部企業(yè)文化、知識(shí)的積累，為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的業(yè)務(wù)發(fā)展贏得有利時(shí)間。辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱 O OA A實(shí)現(xiàn)后，可將各類審批、各種通知、報(bào)表、工作任務(wù)的安排及完成情況匯報(bào)等在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)，不但能節(jié)約數(shù)目可觀的辦公費(fèi)用，更為重要的是能為領(lǐng)導(dǎo)提供隨時(shí)隨地的辦公條件，各種信息的掌握和各種工作指令的發(fā)布及接受不再受到

2、地域的限制，將大大提高工作效率。在此目標(biāo)的指引下，建議選擇適合我公司管理情況的通達(dá) OAOA 系統(tǒng)，并提交結(jié)果給公司領(lǐng)導(dǎo)參考審批。二、OAOA 系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的總體目標(biāo)1 1、充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一個(gè)覆蓋公司辦公場(chǎng)所及所屬分支機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為各部門(mén)、各辦事處提供信息交換平臺(tái)，有效協(xié)調(diào)、處理各部門(mén)及辦事處之間的工作，提高內(nèi)部處理事務(wù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，全面提升日常辦公效率。2 2、在 OAOA 系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、協(xié)同辦公、信息發(fā)布、知識(shí)文檔共享等工作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。3 3、OAOA 系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)方式訪問(wèn)，為各辦事處及異地辦公用戶提供遠(yuǎn)程辦公支持4 4、OAOA 系統(tǒng)

3、支持大并發(fā)用戶同時(shí)在線使用，為以后擴(kuò)展提供基礎(chǔ)。三、OAOA 系統(tǒng)項(xiàng)目應(yīng)用價(jià)值OAOA 系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值具體體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：（一）整合單位資源1 1、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的資源（如人、物、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、制度、文件等）集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用。2 2、有效積累優(yōu)秀員工的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、心得并向所有員工開(kāi)放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達(dá)到事半功倍的效果。3 3、將行政各種辦公用品等資源進(jìn)行分類管理，更加方便、可靠、透明，發(fā)揮他們最大的功效。4 4、建立正規(guī)、科學(xué)、開(kāi)放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障內(nèi)部的健康持續(xù)發(fā)展。（二）加快了信息流通1 1、下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同

4、時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員，無(wú)任何中間環(huán)節(jié)。2 2、員工的意見(jiàn)和建議都可以暢通無(wú)阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)過(guò)程和發(fā)現(xiàn)人才。3 3、所有員工都可以在第一時(shí)間知道單位的最新動(dòng)態(tài)和政策，更加關(guān)注單位發(fā)展。4 4、下屬可以在第一時(shí)間將工作進(jìn)度和市場(chǎng)信息反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以快制勝。5 5、員工們能在 OAOA 平臺(tái)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系和單位文化（三）規(guī)范辦公流程1 1、建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制，讓單位內(nèi)部充滿活力，促進(jìn)持續(xù)發(fā)展。2 2、使員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。3 3、辦公流程變得規(guī)范、有序，效率大

5、大提高，執(zhí)行力大大提高。4 4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。5 5、領(lǐng)導(dǎo)層可以清晰、準(zhǔn)確的了解員工對(duì)某一事件的傾向性以做出正確的決策。6 6、離職員工無(wú)法帶走自己的客戶資源，避免人員流動(dòng)帶來(lái)的客戶流失的風(fēng)險(xiǎn)。7 7、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來(lái)詢問(wèn)項(xiàng)目進(jìn)度，從而節(jié)省大量時(shí)間、精力和電話費(fèi)。8 8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時(shí)關(guān)注下屬的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不會(huì)因?yàn)槭杪┒鴣G掉重要的工作。9 9、員工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。1010、單位可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時(shí)間用于核心業(yè)

6、務(wù)。1111、員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進(jìn)行交流，通過(guò)正確的手段而不是憑個(gè)人交際能力來(lái)溝通。（四）提高辦事效率1 1、有效協(xié)調(diào)多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。2 2、信息流通速度成倍提高，帶來(lái)員工反應(yīng)速度的成倍提高。3 3、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時(shí)查看分配過(guò)的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。4 4、員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項(xiàng)任務(wù)狀態(tài)以合理安排時(shí)間。5 5、員工之間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時(shí)時(shí)溝通，節(jié)省時(shí)間，提高效率。6 6、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點(diǎn)對(duì)點(diǎn)，傳遞一指通。7

7、 7、隨時(shí)隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來(lái)，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費(fèi)掉的大量時(shí)間。OAOA 系統(tǒng)即對(duì)工作流、信息流和知識(shí)管理的規(guī)范管理和增值利用，為用戶提供了一個(gè)先進(jìn)、高效的信息化工作平臺(tái)。對(duì)管理層而言降低管理成本，提高管理力度；對(duì)員工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。OAOA 系統(tǒng)將人從繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來(lái)處理更有價(jià)值、更重要的事務(wù)，整體提高了辦事效率和對(duì)信息的可控性，使管理趨于完善，提高執(zhí)行力，最終實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力全面提升的目標(biāo)。四、OAOA 系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施運(yùn)行及規(guī)劃（一）實(shí)施的價(jià)值1 1、通過(guò) OAOA 供應(yīng)商專業(yè)化的實(shí)施服務(wù)，幫助我們優(yōu)化進(jìn)而固化業(yè)務(wù)流

8、程，規(guī)范、完善管理模式；2 2、通過(guò) OAOA 供應(yīng)商規(guī)范化的實(shí)施服務(wù)，保證項(xiàng)目的順利推進(jìn)，降低應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，縮短實(shí)施時(shí)間；3 3、幫助單位培養(yǎng)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力兼?zhèn)涞南到y(tǒng)管理和應(yīng)用管理人才;(二)OAOA 目規(guī)劃第一階段共性應(yīng)用(15-25(15-25 個(gè)工作日)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公環(huán)境，順利完成組織行為的一次革命?？焖偻瓿刹块T(mén)的協(xié)同信息、文件審批、公文、信息發(fā)布、綜合辦公、知識(shí)管理等諸多標(biāo)準(zhǔn)功能的實(shí)現(xiàn)，滿足所有關(guān)鍵應(yīng)用和部分?jǐn)U展應(yīng)用，迅速建立起單位的工作平臺(tái)，降低期初全員使用風(fēng)險(xiǎn)。第二階段局部深化階段，通過(guò)半年或 1 1 年以上的協(xié)同工作的磨合，讓協(xié)同平臺(tái)中的使用者評(píng)估應(yīng)用價(jià)值，并規(guī)劃內(nèi)部協(xié)同的進(jìn)一步

9、提升和管理優(yōu)化，通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)級(jí)互聯(lián)，成功滲透到業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，形成鞏固的應(yīng)用。五、OAOA 系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)原則要求1 1、實(shí)用性與可擴(kuò)展性(1)OA(1)OA 系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，能滿足各部門(mén)日常辦公業(yè)務(wù)工作需要。(2)OA(2)OA 系統(tǒng)應(yīng)盡可能為本單位將來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展預(yù)留空間，因此應(yīng)做到：A,A,各子系統(tǒng)模塊化，可移植性較好；B.B.接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，為其他后續(xù)的信息化產(chǎn)品預(yù)留充分余地；C.C.流程可定制，可實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜條件流程設(shè)計(jì)，可由系統(tǒng)管理者根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況自行設(shè)計(jì)表單。2 2、可靠性與穩(wěn)定性O(shè)AOA 系統(tǒng)必須具備較高的可靠性與穩(wěn)定性。(1)(1)系統(tǒng)應(yīng)對(duì)用戶數(shù)據(jù)輸入的合法性進(jìn)行

10、嚴(yán)格校驗(yàn)。系統(tǒng)不會(huì)因用戶非法輸入而造成程序中止；(2)OA(2)OA 系統(tǒng)應(yīng)在資源占用、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面設(shè)計(jì)合理，不應(yīng)對(duì)服務(wù)器造成過(guò)高壓力而導(dǎo)致死機(jī)或服務(wù)器操作系統(tǒng)崩潰等情況。(3)OA(3)OA 系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)采用目前為業(yè)界認(rèn)可的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。OAOA 系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)對(duì)未來(lái)辦公信息容量具有充分的把握，確保系統(tǒng)運(yùn)行較長(zhǎng)時(shí)間(如兩年以上)后不會(huì)因信息過(guò)多、數(shù)據(jù)庫(kù)容量不足而導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的崩潰。3 3、標(biāo)準(zhǔn)性與開(kāi)放性O(shè)AOA 系統(tǒng)在總體設(shè)計(jì)、模型設(shè)計(jì)、程序代碼設(shè)計(jì)中應(yīng)選用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù)，使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可移植性。4 4、先進(jìn)性與兼容性(1)OA(1)OA 系統(tǒng)應(yīng)選用當(dāng)前較為先進(jìn)的軟件技術(shù)編寫(xiě)；(2

11、)(2)軟件的體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)先進(jìn)合理；(3)(3)具有較好的兼容性，主要從硬件條件、服務(wù)器軟件平臺(tái)、客戶端環(huán)境以及程序和數(shù)據(jù)庫(kù)與其他程序的接口方面等。5 5、美觀性與易用性軟件界面美觀大方，色彩搭配合理，界面的設(shè)計(jì)清晰明了，易于掌握。系統(tǒng)安裝調(diào)試簡(jiǎn)便。6 6、保密性與安全性(1)(1)完善的身份認(rèn)證功能；(2)(2)具備完善的用戶權(quán)限控制機(jī)制；(3)(3)重要信息應(yīng)以加密方式存儲(chǔ)，防止超級(jí)用戶從數(shù)據(jù)庫(kù)中竊取信息；(4)(4)完善的日志及跟蹤功能，對(duì) OAOA 系統(tǒng)內(nèi)主要事件需做相應(yīng)的記錄，記錄中應(yīng)包括用戶名、日期時(shí)間、客戶端 IPIP 地址等；(5)(5)具備方便的數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)能力，可在

12、服務(wù)器系統(tǒng)崩潰后最短時(shí)間內(nèi)使系統(tǒng)恢復(fù)正常運(yùn)行；7 7、兼顧傳統(tǒng)模式OAOA 的實(shí)施不可一蹴而就，在較長(zhǎng)一段時(shí)期，應(yīng)充分考慮紙介質(zhì)文檔與電子文檔同時(shí)并存的情況，因此 OAOA 軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮系統(tǒng)實(shí)施初級(jí)階段的特點(diǎn)。六、OAOA 系統(tǒng)應(yīng)具備的功能1 1、協(xié)同辦公內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺(tái)（包括異地協(xié)同），設(shè)置新建、待發(fā)、已發(fā)事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)，是辦公中最常用、最重要的部分。通常的辦公事項(xiàng)，如工作請(qǐng)示、匯報(bào)、審批、工作安排、信息傳遞等實(shí)際事務(wù)、事件等均可借助于協(xié)同事項(xiàng)功能完成。并支持流程管理，時(shí)間節(jié)點(diǎn)考核管理等，為績(jī)效提供支持。2 2、公文管理要求必須符合內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)程序及格式；便于操作，

13、簡(jiǎn)單易學(xué)；通用性較好，兼容性較強(qiáng)。能實(shí)現(xiàn)外部收文的登記、分辦（轉(zhuǎn)辦）、擬辦、閱批、承辦、督辦、反饋、歸檔，內(nèi)部發(fā)文、呈批件的起草、會(huì)簽、核稿、簽批、編號(hào)、制發(fā)、督辦、反饋、歸檔等。3 3、文檔管理系統(tǒng)提供對(duì)個(gè)人檔案和單位檔案進(jìn)行集中式信息管理，并通過(guò)授權(quán)下級(jí)部門(mén)的檔案管理員，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)或下級(jí)單位的多檔案員管理。并按權(quán)限設(shè)置讀權(quán)限（查看）、寫(xiě)權(quán)限（歸檔）新建權(quán)（可建子目錄并擁有該子目錄管理權(quán)）、管理權(quán)（讀/寫(xiě)/增/刪/更名/移動(dòng)/授權(quán)）。文檔管理還應(yīng)該具有文檔、郵件、協(xié)同、公告、計(jì)劃會(huì)議、本地文檔互相通聯(lián)，并且實(shí)現(xiàn)分級(jí)權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)辦公人員資料的存放、共享和轉(zhuǎn)發(fā)。4 4、日程、計(jì)劃、會(huì)議

14、實(shí)現(xiàn)了較為完善的日程、會(huì)議、計(jì)劃管理，支持個(gè)人日程、部門(mén)日程、項(xiàng)目日程的安排。在日常辦公中對(duì)于各種計(jì)劃進(jìn)行有效可控，實(shí)現(xiàn)中下級(jí)向上級(jí)報(bào)計(jì)劃，上級(jí)進(jìn)行計(jì)劃的回復(fù)和批示；通知各種會(huì)議的召開(kāi)，確定召開(kāi)時(shí)間和參加人員；安排個(gè)人的每日的事件等等。5 5、審批管理具備嚴(yán)密的審批權(quán)限控制并靈活的表樣制作權(quán)限。完成內(nèi)部各種文件、單據(jù)的審批流程應(yīng)用，如：新聞審核流程/稿件審核流程/市場(chǎng)費(fèi)用申請(qǐng)/特價(jià)申請(qǐng)/費(fèi)用報(bào)銷/業(yè)務(wù)差旅申請(qǐng)/報(bào)告流程/合同審批/客戶投訴處理/采購(gòu)申請(qǐng)/固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)/公務(wù)聯(lián)絡(luò)/辦公用品申報(bào)/公章借用/客戶接待申請(qǐng)/用車申請(qǐng)/員工培訓(xùn)申請(qǐng)/部門(mén)用人申請(qǐng)/人員調(diào)動(dòng)申請(qǐng)/員工獎(jiǎng)勵(lì)審批/員工違紀(jì)處

15、罰報(bào)批員工轉(zhuǎn)正審批/加班申請(qǐng)/考勤匯總/出勤補(bǔ)登/請(qǐng)假申請(qǐng)單/工作交接/重要工作請(qǐng)示等涉及所有日常工作審批應(yīng)用。6 6、行政辦公(1)(1)信息發(fā)布具有相應(yīng)權(quán)限的用戶可通過(guò) OAOA 系統(tǒng)將本單位相關(guān)信息發(fā)布，軟件應(yīng)提供按照不同類型發(fā)布，并可以選擇發(fā)布范圍。(2)(2)調(diào)查具有相應(yīng)權(quán)限人員可在 OAOA 中發(fā)布調(diào)查， 通過(guò) OAOA 的在線調(diào)查系統(tǒng)可及時(shí)了解員工對(duì)某事件的意見(jiàn)和看法。(3)(3)討論為內(nèi)部工作人員提供一個(gè)交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對(duì)不同版塊中的文章進(jìn)行管理和維護(hù)， 還應(yīng)提供精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章并可對(duì)重要文章置頂處理，要求：支持 FLASFLAS

16、 等口討論區(qū)版主。(4)(4)行政辦公輔助功能行政辦公等流轉(zhuǎn)程序，會(huì)議室管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書(shū)借閱功能,6 6、電子簽章OAOA 軟件應(yīng)具備電子簽章功能。電子圖章的管理、簽蓋須嚴(yán)格按照印章使用制度實(shí)施。電子圖章的使用必須具備較高的保密性、安全性及防偽性。7 7、其他：關(guān)聯(lián)其他系統(tǒng)8 8、公眾信息查詢辦事程序、天氣預(yù)報(bào)、列車時(shí)刻、郵編區(qū)號(hào)、日歷、論壇等。9 9、系統(tǒng)管理OAOA 系統(tǒng)應(yīng)提供完善的后臺(tái)管理功能。通過(guò)后臺(tái)系統(tǒng)，管理員可對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限劃分、用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、流程定義以及系統(tǒng)日志查看等。七、OAOA 系統(tǒng)投資預(yù)算項(xiàng)目說(shuō)明備注金額(元)IPIP 專線租用服務(wù)器機(jī)架高 1.61.