合同管理規(guī)定講課稿

1、合同管理規(guī)定一、目的為規(guī)范合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，制定本規(guī)定。二、適用范圍1本規(guī)定適用于集團(tuán)、各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、事業(yè)部對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各 類合同等，包括但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、 資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同。2、本規(guī)定所指合同均采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、附件及補(bǔ)充協(xié)議等均視 為合同的有效組成部分。3、 本規(guī)定所指合同包括公司業(yè)務(wù)合同及非業(yè)務(wù)合同。業(yè)務(wù)合同泛指公司因業(yè)務(wù)經(jīng)營的需要，與客戶簽訂的各類勞務(wù)派遣、業(yè)務(wù)流程外包或委托招聘等各類合同，非業(yè)務(wù)合同泛指公司為保障業(yè)務(wù)順利開展及經(jīng)營管理有序?qū)嵤?/p>

2、，與對方所簽訂的包括租賃、買賣、運(yùn)輸倉管等非公司經(jīng)營業(yè)務(wù)類合同。4、本規(guī)定所稱之合同不包括公司各類勞動(dòng)及勞務(wù)合同，勞動(dòng)及勞務(wù)合同之管理，參見集團(tuán) 人事管理相關(guān)規(guī)定。三、職責(zé)1集團(tuán)總裁、各分管副總裁、事業(yè)部總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司各類合同的最終審批。2、集團(tuán)及各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的職能部門負(fù)責(zé)各類合同的管理工作，具體為：1）集團(tuán)各職能部門及產(chǎn)業(yè)集團(tuán)各事業(yè)部的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)各類合同的談判及簽訂，并負(fù)責(zé)對 合同的商務(wù)條款（如合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式）進(jìn)行審核；2）法務(wù)負(fù)責(zé)對各類合同的合法性、可行性審查；并負(fù)責(zé)各類合同糾紛的處理；3）集團(tuán)財(cái)務(wù)部對各類合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查；4）集團(tuán)人事部負(fù)責(zé)各類合同原件的歸檔及管

3、理；5）集團(tuán)審計(jì)部負(fù)責(zé)本規(guī)定的監(jiān)督執(zhí)行。四、合同的簽訂1合同的主體1 ）訂立合同的主體必須是集團(tuán)及所屬公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等未經(jīng)允許不得擅自簽訂合同。2 ）訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的合同。2、合同的形式1） 訂立合同，除即時(shí)履行的簡單小額（500元以下）交易外，必須采用書面形式。2）“書面形式”是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件，除情況緊急或條件限制外，必須采用 正式的合同書形式訂立合同。3）非業(yè)務(wù)合同由各級經(jīng)辦人與合同

4、相對方協(xié)商擬稿，必要時(shí)請法務(wù)協(xié)助。合同內(nèi)容包括標(biāo)的（指貨物、服務(wù)、工程項(xiàng)目等），數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金，履行的 期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。4）業(yè)務(wù)合同一般根據(jù)公司發(fā)布的格式樣本簽訂，客戶有特殊要求或客戶堅(jiān)持提供合同合作文本的，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人報(bào)請各事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后，再進(jìn)入合同簽訂流程；5）公司對相對固定的業(yè)務(wù)及非業(yè)務(wù)合同由法務(wù)整理后，形成標(biāo)準(zhǔn)文本發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)共享平臺 上，合同簽訂相關(guān)部門可參照標(biāo)準(zhǔn)文本由經(jīng)辦人按實(shí)際要求填寫。3、合同的內(nèi)容1）當(dāng)事人的名稱、住所、落款、公章與對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、 住所應(yīng)保持一致。2）合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、確定性，合同

5、內(nèi)應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對 合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。3）數(shù)量：合同應(yīng)約定標(biāo)的物的數(shù)量，無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如實(shí)際 發(fā)生數(shù)、現(xiàn)場確認(rèn)單、傳真、電子郵件等）。4）質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號；可以用指 標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求。5）價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的 支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日 期或約定在一定條件成就后多長期限內(nèi)支付。4、合同的簽訂審批流程1）簽訂合同前，合同經(jīng)辦人應(yīng)按照本制度第四條第一款對對方當(dāng)事

6、人的有關(guān)情況進(jìn)行審查， 并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資質(zhì)證件留存。2）合同經(jīng)辦人按照第四條第二款及第三款確定合同文本后，應(yīng)填寫合同審核流轉(zhuǎn)單且將合 同文本附后一并交法務(wù)審核。3）法務(wù)根據(jù)法律要求及潛在風(fēng)險(xiǎn)對合同進(jìn)行初審并簽署意見，然后由經(jīng)辦人轉(zhuǎn)至集團(tuán)財(cái)務(wù) 部，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽署審核意見。4）合同經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽署意見后由經(jīng)辦人轉(zhuǎn)至各事業(yè)部總經(jīng)理，各事業(yè)部總經(jīng)理須對法 務(wù)及財(cái)務(wù)的意見進(jìn)行回復(fù)，如同意則簽署“同意簽訂”，并繼續(xù)流轉(zhuǎn)至各分管副總裁審 核，否決則退回至經(jīng)辦人修改相關(guān)問題條款。5）各分管副總裁根據(jù)業(yè)務(wù)需求及風(fēng)險(xiǎn)防控需要對合同文本進(jìn)行審核并簽署意見，同意則簽 署“同意簽訂”，否決則

7、退回至經(jīng)辦人修改相關(guān)問題條款。6）各分管副總裁同意簽訂后應(yīng)由法務(wù)進(jìn)行終審，法務(wù)認(rèn)為存在巨大法律風(fēng)險(xiǎn)、有必要由集 團(tuán)總裁簽署意見的合同，最終須由集團(tuán)總裁同意后交由總經(jīng)辦蓋章，總裁否決的，退回 至經(jīng)辦人修改相關(guān)問題條款。7）采用公司標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)合同經(jīng)法務(wù)審核并經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理同意簽訂后可直接交由總裁 辦申請蓋章。8）各審批人的審核意見簽署在合同流轉(zhuǎn)單上，作為各部門審核流轉(zhuǎn)的依據(jù)，隨合同文本一并保存。9）若雙方協(xié)商變更、解除合同，合同經(jīng)辦人應(yīng)按正常合同審批流程辦理協(xié)議簽訂手續(xù)。簽訂的協(xié)議作為原合同的附件由相關(guān)人員進(jìn)行管理。10）公司合同一般加蓋合同專用章，如客戶有特殊要求（如要求加蓋公章、法定代表人

8、章 等），合同經(jīng)辦人需在合同審批單中注明。合同經(jīng)辦人應(yīng)在需要蓋章處用鉛筆或標(biāo)簽做 出標(biāo)記。11簽訂合同部門應(yīng)在業(yè)務(wù)合同經(jīng)總裁辦蓋章后一個(gè)月內(nèi)將合同返回，否則視為該部門事業(yè)部總經(jīng)理出現(xiàn)工作失誤，并納入其績效考核。12）各合同審批人的審批時(shí)限為兩個(gè)工作日，如遇特殊情況，合同經(jīng)辦人可報(bào)事業(yè)部總經(jīng) 理或產(chǎn)業(yè)集團(tuán)總裁與相關(guān)審批人協(xié)調(diào)適當(dāng)縮短審批時(shí)限。13）合同有電子版的，提交法務(wù)審核時(shí)必須先提交電子版，法務(wù)審核時(shí)應(yīng)保留修改痕跡，審核完成后發(fā)至合同經(jīng)辦人處，由合同簽訂部門保存。五、合同的日常管理1合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)守合同秘密并及時(shí)進(jìn)行歸檔。2、公司

9、實(shí)行二級合同管理，集團(tuán)人事部全面負(fù)責(zé)公司合同的管理；集團(tuán)財(cái)務(wù)部及各事業(yè)部 負(fù)責(zé)自己部門的合同管理。3、各相關(guān)人員應(yīng)妥善保管與合同有關(guān)的資料，包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及流轉(zhuǎn) 單等，不得隨意處置、銷毀、遺失。4、合同由雙方蓋章后，原件由合同簽訂部門人員返回總裁辦，業(yè)務(wù)部門應(yīng)復(fù)印一份隨同業(yè)務(wù)資料一并保管，總裁辦應(yīng)將合同原件交由集團(tuán)人事部保存?zhèn)洳?，并掃描一份交?cái)務(wù)部。5、集團(tuán)總裁辦收到合同文本原件后，予以編號后匯編連同合同審批流轉(zhuǎn)單副欄一并存檔。6、各部門如需借用合同原件，經(jīng)辦人員應(yīng)填寫合同借用申請單，交由部門主管業(yè)務(wù)經(jīng)理及事業(yè)部總經(jīng)理簽字后至集團(tuán)人事部辦理借用手續(xù)。借用部門須自借用之日起 7

10、日內(nèi)返還合同原件，如有特殊事由，向集團(tuán)人事部作書面說明后可適當(dāng)延長借用時(shí)間。7、 合同經(jīng)辦人員與公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)集團(tuán)人力資源部和事業(yè)部有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理離職手續(xù)。8、有關(guān)合同訂立、變更、解除等事宜使用印章，須遵照公司有關(guān)印章管理辦法規(guī)定。9、集團(tuán)人事部及各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同的業(yè)務(wù)類型、是否過期分別將合同原件和復(fù)印件整 理歸檔并建立臺賬。10、為保證每個(gè)客戶、每個(gè)項(xiàng)目必須與客戶簽訂合同， 各業(yè)務(wù)部門應(yīng)每月定期查看合同臺賬，對于即將到期的合同，業(yè)務(wù)人員應(yīng)至少在到期前15日與客戶商談并進(jìn)行合同續(xù)簽事宜。集團(tuán)人事部每月應(yīng)根據(jù)合同臺賬提醒各業(yè)務(wù)部門簽

11、訂近一個(gè)月應(yīng)續(xù)簽的合同。六、考核與獎(jiǎng)懲1、全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。2、對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì) 損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，按照員工手冊規(guī)定予以 獎(jiǎng)勵(lì)。3、出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償：1）未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；2）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；3）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。4）因工作過失致使公司被詐騙；5）公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)；6）遺失有關(guān)合同的重要資料；7）發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤