勝意TMC系統(tǒng)OA對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)方案

1、OA 對(duì)接方案修訂記錄日期修訂版本修改章節(jié)修改描述作者2016-04-18V1.0新增易言1、 業(yè)務(wù)背景 當(dāng)企業(yè)的出差費(fèi)用達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，一般都需要與差旅服務(wù)商合作實(shí)行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服務(wù)商能夠解決行程預(yù)訂及服務(wù)方面的問題，但企業(yè)本身對(duì)于員工出差和報(bào)銷都有內(nèi)部流程管控，并且都有一套標(biāo)準(zhǔn)的OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)出差申請(qǐng)和審批，由于企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)與差旅服務(wù)商的預(yù)訂系統(tǒng)分別獨(dú)立，員工出差的信息無法實(shí)時(shí)在線地通知服務(wù)商，在實(shí)施差旅服務(wù)的過程中，還需要進(jìn)行線下溝通，導(dǎo)致雙方的工作成本增加；另一方面，由于出差計(jì)劃沒有進(jìn)入到服務(wù)商的系統(tǒng)，實(shí)際的行程預(yù)訂是否按照出差申請(qǐng)的計(jì)劃來執(zhí)行，也無法管控；

2、再者由于出差計(jì)劃與實(shí)際行程沒有關(guān)聯(lián)，員工在報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)無法判斷員工的此次報(bào)銷是否合理。 如果能夠?qū)⒊霾畹挠?jì)劃（OA）與實(shí)際的行程預(yù)訂(差旅服務(wù)商)進(jìn)行無縫對(duì)接，將極大的減少雙方人工成本，并徹底解決出差計(jì)劃與實(shí)際行程脫節(jié)所帶來的各種問題。2、 對(duì)接的好處1、 減少雙方線下溝通和人力成本；1.1原來員工出差申請(qǐng)審批通過之后，還需要把出差申請(qǐng)通過郵件或附件的方式傳遞給服務(wù)商，再電話通知服務(wù)商預(yù)訂。對(duì)接之后，出差審批信息直接對(duì)接到服務(wù)商的系統(tǒng)，員工也可以直接單點(diǎn)登錄到服務(wù)商的系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。1.2 企業(yè)差旅相關(guān)信息的異動(dòng)，如組織架構(gòu)、人員、成本中心、項(xiàng)目等。如果不進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接，這些信息如果有變化，都需要

3、線下通知服務(wù)商來進(jìn)行維護(hù)，一是不及時(shí)，二是維護(hù)成本太大。2、 出差行為得到管控； 實(shí)現(xiàn)OA對(duì)接之后，員工的預(yù)訂行為受出差計(jì)劃的控制，不會(huì)出現(xiàn)行程與計(jì)劃不符的情況。 3、 財(cái)務(wù)報(bào)銷清楚，有憑有據(jù)； 對(duì)接之后，員工每一次的預(yù)訂和出票信息都能夠返回到OA系統(tǒng)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)實(shí)際的行程費(fèi)用與出差計(jì)劃進(jìn)行綁定，財(cái)務(wù)核銷時(shí)，可以結(jié)合計(jì)劃與實(shí)際行程來判斷員工報(bào)銷的真實(shí)性。4、信息實(shí)時(shí)同步，確保服務(wù)順暢。 包括部門人員信息、成本中心、項(xiàng)目等信息的實(shí)時(shí)同步； 4.1員工的入離職是頻繁發(fā)生的行為，這些信息需要及時(shí)地通知到服務(wù)商，否則及容易產(chǎn)生損失，比如員工已經(jīng)離職，但服務(wù)商不知道，可能還會(huì)按公司欠款進(jìn)行出票；或者

4、是新入職的員工，服務(wù)商這邊不知道的情況下不給出票，影響到員工的出行。 4.2 成本中心、項(xiàng)目等其他信息也需要及時(shí)地同步，員工每筆出差費(fèi)用都能明確的歸屬，確認(rèn)財(cái)務(wù)能夠清楚地核銷。3、 技術(shù)對(duì)接方案1、業(yè)務(wù)流程圖：2、 組織架構(gòu)及員工信息同步方案 組織架構(gòu)和員工信息需要維護(hù)到TMC系統(tǒng)中?？梢园匆韵路桨高M(jìn)行實(shí)施： 2.1 系統(tǒng)初始化時(shí) 可以將組織架構(gòu) 和員工信息 整理成標(biāo)準(zhǔn)的excel文檔格式，在TMC系統(tǒng)中執(zhí)行導(dǎo)入 2.2 上線運(yùn)行過程中 員工信息可以隨時(shí)發(fā)生變動(dòng)，需要通過員工信息修改接口來實(shí)現(xiàn)員工信息的同步（需對(duì)接）3、 出差標(biāo)準(zhǔn)方案 行政需要確定公司的出差標(biāo)準(zhǔn)，一般公司都有出差管理制度，服務(wù)

5、商需要根據(jù)公司的差旅制度提煉出 適用于機(jī)票和酒店的出差標(biāo)準(zhǔn)，然后維護(hù)到系統(tǒng)中。 這里面涉及到兩部分信息的提煉和維護(hù)，一是員工的職級(jí)，二是每一個(gè)職級(jí)對(duì)應(yīng)的出差標(biāo)準(zhǔn)。如果對(duì)出差標(biāo)準(zhǔn)提煉之后，發(fā)現(xiàn)所有員工走的都是同一標(biāo)準(zhǔn)，那么就可以不用區(qū)分員工職級(jí)，直接走公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 還可能碰到的問題是，各分子公司差旅標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，有可能總部的三級(jí)員工與子公司的三級(jí)員工的出差標(biāo)準(zhǔn)不一致，這種情況在系統(tǒng)中維護(hù)的時(shí)候，總部的三級(jí)與子公司的三級(jí)，就需要分別建立兩個(gè)職級(jí)。 4、 審批流程的確定及建立 先要確定哪些環(huán)節(jié)需要走審批，如果在OA系統(tǒng)已經(jīng)做過審批，在預(yù)訂環(huán)節(jié)是否還需要走審批，需要與客戶確認(rèn)。建議的流程是，如果違背了

6、差旅標(biāo)準(zhǔn)，需要走審批，如果未違背，不需要走審批。 行政人員必須事先確定各部門人員的審批關(guān)系，然后提前在TMC系統(tǒng)中做設(shè)置。目前系統(tǒng)中支持以下兩種審批方式：a 郵件回復(fù)審批 給領(lǐng)導(dǎo)（審批人）郵箱發(fā)送一封員工預(yù)訂待審的郵件，例：（截圖） b短信回復(fù)審批 給領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)上發(fā)送一條 員工預(yù)訂待審 的短信，可以直接回復(fù)短信進(jìn)行審批，例：（截圖） c 第三種審批方案，在OA系統(tǒng)中進(jìn)行審批。（需對(duì)接）， 訂單信息通知回 OA系統(tǒng)中后，如果是需要審批的訂單，訂單的狀態(tài)是“待審核”的狀態(tài)，調(diào)用接口文檔中提供的訂單審批接口進(jìn)行審批。 5、 成本中心同步方案 需要與財(cái)務(wù)討論并確定 結(jié)算單位 與 組織架構(gòu)（分子公司部門

7、）的對(duì)應(yīng)關(guān)系，然 后在TMC系統(tǒng)中做好設(shè)置，確保員工預(yù)訂之后的每一筆訂單都能歸屬到正常的成本中心， 便于后期財(cái)務(wù)結(jié)算。 由于成本中心確定好之后，不會(huì)頻繁變動(dòng)，可以不用做對(duì)接。如有變動(dòng)，可以登錄TMC系統(tǒng)維護(hù)，或者通知服務(wù)商進(jìn)行維護(hù)。 另外，也可以進(jìn)行接口對(duì)接，通過接口來更新成本中心的數(shù)據(jù)。 6、 項(xiàng)目同步方案 有的企業(yè)需要關(guān)注項(xiàng)目的信息，有的企業(yè)不關(guān)注。如果需要訂單數(shù)據(jù)中需要關(guān)注項(xiàng)目，那么就需要跟企業(yè)收集項(xiàng)目的相關(guān)信息。項(xiàng)目的對(duì)接方案如下： 一、將企業(yè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目，手工維護(hù)到TMC系統(tǒng)。 二、接口對(duì)接，項(xiàng)目如有變更或新增，通過接口實(shí)時(shí)更新到TMC系統(tǒng)。 7、 訂單數(shù)據(jù)同步 員工預(yù)訂產(chǎn)生的訂單

8、數(shù)據(jù)，需要同步到OA系統(tǒng)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的出差申請(qǐng)單與實(shí)際的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，出差申請(qǐng)中的計(jì)劃行程與實(shí)際的預(yù)訂記錄進(jìn)行對(duì)應(yīng)。 實(shí)現(xiàn)訂單數(shù)據(jù)同步有兩種方案： 一、調(diào)用“獲取訂單數(shù)據(jù)接口”進(jìn)行拉取。根據(jù)申請(qǐng)單號(hào)拉取到跟此申請(qǐng)單相關(guān)的訂單記錄。 二、接收“預(yù)訂通知/出票通知”，TMC系統(tǒng)中產(chǎn)生訂單后，會(huì)主動(dòng)通知回OA, OA系統(tǒng)需要對(duì)接收到的訂單信息做處理，將實(shí)現(xiàn)訂單與出差申請(qǐng)單的綁定。8、 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接方案 財(cái)務(wù)核銷一般都需要按成本中心、部門、預(yù)訂人、項(xiàng)目等來篩選數(shù)據(jù)，查看數(shù)據(jù)的方案有以下三種： 1、給財(cái)務(wù)開一賬號(hào)，登錄TMC系統(tǒng)查看賬單，并導(dǎo)出。 數(shù)據(jù)中有財(cái)務(wù)所需要的 成 本中心、部門

9、、項(xiàng)目、預(yù)訂人等信息。 2、實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，在OA系統(tǒng)中增加一操作“查看賬單”， 點(diǎn)擊之后，可以直接跳轉(zhuǎn)到TMC系統(tǒng)的賬單查看模板進(jìn)行操作。（需對(duì)接） 3、在OA系統(tǒng)中查看賬務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)方案，通過接口每天定時(shí)獲取當(dāng)天產(chǎn)生的交易記錄，保存到OA系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)中需要開發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查看及導(dǎo)出的功能。（需對(duì)接）4、 開發(fā)任務(wù)清單 黃色部分為技術(shù)開發(fā)部分。OA對(duì)接事項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)說明責(zé)任部門備注1組織架構(gòu)（部門）同步按標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式準(zhǔn)備組織架構(gòu)(部門)，并導(dǎo)入TMC系統(tǒng)人事部人工處理對(duì)接部門維護(hù)接口，實(shí)際部門信息的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)2員工信息同步按標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式準(zhǔn)備員工信息，并導(dǎo)入TMC系

10、統(tǒng)人事部人工處理對(duì)接員工信息維護(hù)接口，實(shí)際員工信息的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)3差旅標(biāo)準(zhǔn)的建立確定員工職級(jí) ，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)行政部人工處理確定差旅政策事項(xiàng) ，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)行政部人工處理4審批流程的建立基于已導(dǎo)入的員工信息，設(shè)定審批人。行政部人工處理確定審批流程，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理5成本中心的建立確定財(cái)務(wù)核算的成本中心，并維護(hù)在TMC系統(tǒng)中財(cái)務(wù)部人工處理對(duì)接成本中心維護(hù)接口，實(shí)現(xiàn)成本中心的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)6項(xiàng)目的建立確定公司目前進(jìn)行的項(xiàng)目，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理對(duì)接項(xiàng)目維護(hù)接口，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)7財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接確定財(cái)務(wù)對(duì)帳的報(bào)表具體需要哪些信息。財(cái)務(wù)部人工處理財(cái)務(wù)人員單點(diǎn)登錄，直接從OA中跳轉(zhuǎn)到指定的財(cái)務(wù)模塊技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)對(duì)接財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)接口（一天獲取一次即可）技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)8出差申請(qǐng)審批信息同步需要將員工出差申請(qǐng)單審批通過的信息傳遞到TMC ，TMC根據(jù)出差申請(qǐng)來約束員工的預(yù)訂技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)9單點(diǎn)登錄出差申請(qǐng)審批通過之后，從OA系統(tǒng)中單點(diǎn)登錄到TMC系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)訂技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)10機(jī)票訂單數(shù)據(jù)對(duì)接TMC系統(tǒng)中生成訂單之后，將訂單信息通知回OA技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)11出票數(shù)據(jù)對(duì)接訂單出票成功后，將出票信息通