戴德梁行物業(yè)管理檔案建立與管理講義課件

1、物業(yè)管理檔案的建立與管理物業(yè)管理檔案的建立與管理一、用戶檔案的建立一、用戶檔案的建立Page 21 1、產權備案、產權備案p什么是產權備案？p為什么要進行產權備案？p產權備案與權屬登記的區(qū)別？Page 3什么是產權備案？什么是產權備案？答：答：由物業(yè)管理公司對每個產權人擁有的房地產產權范圍及比例進行備案登記Page 4為什么要進行產權備案？為什么要進行產權備案？p為準確界定每個產權人擁有產權的范圍和比例，維護其合法權益，應建立產權備案制度p物業(yè)管理就是使產權人的權利得到保障，并承擔應承擔的義務p物業(yè)中的公共設施和房屋公共部位，是多個產權人共有財產，其維修養(yǎng)護費用應由共有人按產權比例分擔Page

2、 5產權備案和權屬登記的區(qū)別？產權備案和權屬登記的區(qū)別？權屬登記：權屬登記：是政府行政部門（深圳市規(guī)劃與國土資源局）的行業(yè)管理，包括土地使用權的出讓、房地產開發(fā)、房地產轉讓、房地產租賃，以及房地產抵押等等，目的是為了保護產權人的權益，促進房地產市場公開化，規(guī)范房地產市場行為，加強房地產行業(yè)的管理產權備案：產權備案：是物業(yè)管理中十分重要的一個管理環(huán)節(jié)，是實施物業(yè)管理前必須做且要做好的一項工作Page 62 2、建立業(yè)主檔案、建立業(yè)主檔案p業(yè)主檔案包括哪些內容？p業(yè)主檔案的分類Page 7業(yè)主檔案包括哪些內容？業(yè)主檔案包括哪些內容？p業(yè)主姓名、年齡等p家庭成員情況p工作單位p聯系電話、聯系地址p收

3、繳管理費情況p物業(yè)的使用和維修養(yǎng)護情況Page 8業(yè)主檔案業(yè)主檔案基本資料部分示例基本資料部分示例房號房號戶型戶型建筑面積建筑面積管理費管理費/ /月月業(yè)主姓名業(yè)主姓名證件號碼證件號碼國籍國籍/ /戶戶籍籍民族民族家庭電話家庭電話移動電話移動電話辦公電話辦公電話圖文傳真圖文傳真工作單位工作單位職務職務電子信箱電子信箱聯系地址聯系地址郵政編碼郵政編碼入伙日期入伙日期家庭成員家庭成員姓名姓名稱謂稱謂性別性別戶籍戶籍工作單位工作單位職務職務聯系電話聯系電話車輛資料車輛資料車牌號碼車牌號碼廠牌型號廠牌型號車身顏色車身顏色授權駕駛授權駕駛出入證號出入證號車位號車位號其他其他特殊要求特殊要求服務時間服務時

4、間民族習慣民族習慣信仰信仰忌諱忌諱來訪登記來訪登記寵物登記寵物登記其他其他Page 9業(yè)主檔案的分類業(yè)主檔案的分類p 組團按柜p 每棟按位p 每單元按盒p 每戶按冊Page 10用戶檔案的建立用戶檔案的建立是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的Page 11人名索引人名索引p 人名索引是揭示檔案中所涉及的任務并指明其檔案出處的檢索工具p 人名索引一般由人名和檔案兩部分組成p 借助人名索引可以查到記載某一人物的材料p 人名索引一般按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序等方法排列二、物業(yè)檔案的建立二、物業(yè)檔案的建立Page 131 1、什么是物業(yè)檔案資料

5、？、什么是物業(yè)檔案資料？答：答：指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件Page 142 2、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機制凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)，有關人員都要進行及時性、經常性、完備性的動態(tài)記錄Page 153 3、物業(yè)檔案資料的兩個作用、物業(yè)檔案資料的兩個作用憑證作用憑證作用參考作用參考作用Page 164 4、資料的收集、資料的收集p檔案室p資料收集的兩種方式Page 17檔案室專人負責檔案室專人負責p物業(yè)管理企業(yè)應設立專門的檔案

6、室，由專人負責管理p在資料收集時應保證內容豐富內容豐富及渠道廣泛渠道廣泛p收集來源按不同的標準有不同的分類p按時間順序來收集p按物業(yè)管理參與者的各方面來收集Page 18按時間順序來收集按時間順序來收集設計規(guī)劃階段信息施工及驗收階段信息委托管理階段信息招商階段信息用戶入戶信息日常管理信息Page 19按物業(yè)管理參與者的各方面來收集按物業(yè)管理參與者的各方面來收集p在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設產權及工程技術資料等原始資料p在業(yè)主入伙，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料p在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相

7、關資料，并將檔案的收集形成制度化p通過政府主管部門獲取的相關信息Page 205 5、資料的整理和分類、資料的整理和分類p資料整理要求p根據工作的內容整理和分類p根據文件、檔案連貫性整理和分類Page 21資料整理要求：資料整理要求：收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索Page 22根據工作的內容整理和分類根據工作的內容整理和分類辦公室上級文件、內部發(fā)文、計劃總結工程部工程圖紙、設備檔案、承包合同服務部租賃合同、顧客投訴、業(yè)主檔案財務部各類帳冊、發(fā)票存根、預算報告保安部巡查記錄、緊急事件、車輛檔案Pa

8、ge 23按文件、檔案連貫性分類按文件、檔案連貫性分類實際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴格區(qū)分，另外歸檔時可照顧到從文件到檔案的連貫性，進行分類（見表2-2-1）Page 24表表2-2-12-2-1產權與工程技術資料?。ㄓ茫魴n案裝修檔案維修資料治安交通管理資料設備設施管理資料（包括消防）綠化清潔資料社會文化資料員工管理資料業(yè)主反饋行政文件資料業(yè)主管理委員會資料Page 25圖圖指在實地查丈的基礎上，對照1:500房地產分幅平面圖，根據管理需要繪制的各類房屋平面圖檔檔指在管理活動過程中形成的各種文字資料，由于其數量大、種類多，因此成為物業(yè)檔案的主要成分成為物業(yè)檔案的主要成分卡卡指根據管理工

9、作需要而制作的目錄卡、保養(yǎng)卡等，特點：內容濃縮、內容濃縮、檢索方便檢索方便冊冊指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設備手冊、房屋使用手冊、業(yè)主手冊等表表指根據管理工作需要而設立的各類表格建立標準化的圖、檔、卡、冊、表建立標準化的圖、檔、卡、冊、表Page 26進行科學的合理的分類存檔進行科學的合理的分類存檔分類存檔按照檔案資料本身內在的規(guī)律進行科學的劃分一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖樹形圖歸檔要及時，分類要合理檔案的分類方法有很多：年度分類法、組織機構分類法、問題分類法、作者年度分類法、組織機構分類法、問題分類法、作者分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法等；一

10、般采用兩種以上的分類方法結合使用三、物業(yè)檔案的管理三、物業(yè)檔案的管理Page 281 1、什么是物業(yè)檔案的管理？、什么是物業(yè)檔案的管理？答：答：指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動中，對物業(yè)的原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用，為物業(yè)管理提供客觀依據和參考資料Page 29檔案管理的注意事項檔案管理的注意事項p 強調原始記錄的重要性p 數據準確、資料詳實p 不錯不漏、帳實相符p 妥善保管、查閱方便p 保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全Page 302 2、檔案的建立的四個環(huán)節(jié)、檔案的建立的四個環(huán)節(jié)2 2、整理、整理1 1、收集、收集3 3、歸檔、歸檔4 4、使用、使用Page 31收集收

11、集收集是將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的文件資料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作收集的關鍵是盡可能完整盡可能完整Page 32完整的檔案收集體現在三個方面完整的檔案收集體現在三個方面從規(guī)劃設計到工程竣工從規(guī)劃設計到工程竣工從地下到樓頂從地下到樓頂從主體到配套的技術資料從主體到配套的技術資料Page 33整理整理整理的重點是去偽存真去偽存真留下物業(yè)管理有用的資料Page 34歸檔歸檔歸檔歸檔指按照資料本身的內在規(guī)律進行科學地分類與保存，可按每一建筑每一建筑分類分類，也可按系統(tǒng)項目分類系統(tǒng)項目分類形式在物業(yè)管理中可采用原始資料原始資料與計算機檔案管理計算機檔案管理雙軌制，以

12、確保儲存方式的多元化盡可能將資料轉化為計算機磁盤儲存計算機磁盤儲存以便于查找錄象帶、錄音帶、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化Page 35歸檔管理歸檔管理對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應加以保存檔案管理人員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄檔案分類說明書及檔案總目錄，并按部門內容、部門、年度、保存期及保密程度的分類順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存為保證檔案的安全與完善，檔案室檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮Page 36歸檔作用歸檔作用“十清十清”物業(yè)來源清物業(yè)數量清物業(yè)質量清物業(yè)價值清結構類型清設備設施清綠化苗木清租金費用清使用情況清維修更新清Page 37使用使用檢索計算機網絡技術審批按檔案的不同密級由相關負責人批準后方可借閱手續(xù)借閱手續(xù)的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時間規(guī)定等）Page 38銷毀銷毀根據檔案的保存期限和性質，定期對過期或作廢的文檔過期或作廢的文檔進行剔除和