《營(yíng)銷部應(yīng)收賬款管理辦法》

1、營(yíng)銷管理部應(yīng)收賬款管理辦法XXX機(jī)械有限公詞營(yíng)銷管理部2012年7月目錄第一章總則1第二章應(yīng)收帳款管理范疇2第三章應(yīng)收帳款監(jiān)控管理3Z0+120+120+70m 連續(xù)梁橋 及80+JL40+140+80m 連續(xù)剛構(gòu)橋施工方塞第四章催收管理5第五章應(yīng)收帳款法律事務(wù)管理6第六章附則7應(yīng)收帳款日常管理制度7第一章總則第1條 應(yīng)收帳款管理原則1. 實(shí)事求是，公平合理。2. 平等互利，利益共存。第2條 應(yīng)收帳款管理目標(biāo)1. 有效控制在途應(yīng)收帳款的額度，加快資金周轉(zhuǎn)。2. 降低應(yīng)收帳款的管理成本，提高銷售利潤(rùn)。第二章應(yīng)收帳款管理范疇第3條 即期應(yīng)收帳款，是指自XXX公司發(fā)貨之日起，合同約定付款期限 內(nèi)應(yīng)回

2、款的應(yīng)收帳款。第4條 逾期應(yīng)收帳款，是指自XXX公司發(fā)貨之日起，合同約定付款期限 以后仍未回款的應(yīng)收帳款。按期限分為1個(gè)月、2個(gè)月、3個(gè)月以上。第5條 其他應(yīng)收帳款，包括壞帳損失、短缺丟失等。第三章應(yīng)收帳款監(jiān)控管理第6條對(duì)即期應(yīng)收帳款，用戶、代理店和經(jīng)銷商須按合同約定日期，不 能按時(shí)回款，應(yīng)及時(shí)向XXX公司銷售部、財(cái)務(wù)部提交書面報(bào)告書核定。第7條 對(duì)屬逾期應(yīng)收帳款，用戶、代理店和經(jīng)銷商須向XXX公司銷售部、 財(cái)務(wù)部提交逾期書面報(bào)告書，同時(shí)提供有關(guān)客戶詳細(xì)材料，包括客戶名稱、地 址、法人代表姓名、聯(lián)系電話、逾期應(yīng)收帳款情況等。第8條 其他應(yīng)收帳款，包括壞帳損失、短缺等，如屬XXX公司責(zé)任，由 X

3、XX公司承擔(dān)；如屬代理店和經(jīng)銷商責(zé)任，由代理店和經(jīng)銷商按廠價(jià)承擔(dān)賠償責(zé) 任。第9條日常管理1. 做好應(yīng)收帳款的日常記錄。每周對(duì)用戶、代理店和經(jīng)銷商全部接近到期的應(yīng)收帳款記錄進(jìn)行分析1次, 并提出相關(guān)處理意見(jiàn)。2. 客戶信息收集。由銷售人員、代理店和經(jīng)銷商做好客戶基本信息的收集（地址、電話、負(fù) 責(zé)人、資金狀況、有關(guān)負(fù)債等情況，如本部人力有限則要求客戶親自填寫），反 饋給XXX銷售部；法律憑證（要求一切原始憑證，主要是合同、退貨申請(qǐng)單等, 因?yàn)樯婕耙院蠓杉m紛，要求財(cái)務(wù)部有一份留檔）收集。3臺(tái)帳管理。發(fā)貨之日起10日內(nèi)，及時(shí)做好用戶、代理店和經(jīng)銷商收貨情況的核査工作, 并做好臺(tái)帳記錄，月度歸檔管理

4、。4. 發(fā)票管理。用戶、代理店和經(jīng)銷商在發(fā)票開(kāi)出按合同約定回款；逾期未回款的，由業(yè) 務(wù)員、代理店和經(jīng)銷商向XXX公司銷售部、財(cái)務(wù)部提交書面報(bào)告書，陳述相關(guān) 理由，并提供有關(guān)客戶詳細(xì)材料，包括客戶名稱、地址、法人代表姓名、聯(lián)系 電話、逾期應(yīng)收帳款情況等。5. 發(fā)貨憑證管理。主要是各種發(fā)貨憑證、回執(zhí)單（因其是訴訟最主要的證據(jù)），由XXX公司銷 售部門回收整理、歸檔。用戶、代理店和經(jīng)銷商收到貨后一定要有回執(zhí)單，若 無(wú)回執(zhí)單，XXX公司銷售部要發(fā)出收貨確認(rèn)書。若非代理店和經(jīng)銷商經(jīng)理簽收回 執(zhí)單，他人代簽收的，須代理店和經(jīng)銷商經(jīng)理的授權(quán)委托書。6. 往來(lái)帳目核對(duì)工作。每月底，XXX公司與代理店和經(jīng)銷商對(duì)

5、當(dāng)月發(fā)貨情況進(jìn)行對(duì)帳核實(shí)，發(fā)出對(duì) 帳單，并由代理店和經(jīng)銷商填寫月度產(chǎn)品動(dòng)態(tài)表及時(shí)寄回XXX公司財(cái)務(wù)部。第四章催收管理第10條 建立發(fā)貨、應(yīng)收帳款信息網(wǎng)絡(luò)，即XXX公司銷售部、財(cái)務(wù)部間的 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程，建立應(yīng)收帳款信息庫(kù)。第口條 主要通過(guò)電話、傳真等方式，由XXX公司銷售部專人負(fù)責(zé)催收工 作。根據(jù)XXX公司催收工作程序，開(kāi)展對(duì)用戶、代理店和經(jīng)銷商貨款催收工作。 每34天催收1次，并做好日常催收臺(tái)帳記錄。第12條 做好月度催收匯報(bào)工作。由XXX公司催收人員編寫催收書面報(bào)告 書，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報(bào)銷售副總經(jīng)理簽字確認(rèn)。第13條 對(duì)催收無(wú)效的逾期應(yīng)收帳款，由XXX公司催收人員編寫催收書面 報(bào)告書

6、并提出相關(guān)處理意見(jiàn)（停止發(fā)貨、計(jì)罰利息等），交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈 報(bào)銷售副總經(jīng)理及總經(jīng)理審定。第14條 對(duì)有以下情況之一者，列入重點(diǎn)催收對(duì)象，由財(cái)務(wù)部派員進(jìn)一步 核査，并提出催收意見(jiàn)書。1. 貨款逾期，經(jīng)多次催收仍不回款的。2. 拖欠、挪用貨款的。3. 發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有破產(chǎn)、解散跡象，可能形成破產(chǎn)債權(quán)的。4. 發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有騙貨、逃債跡象，可能形成非常債權(quán)的。第五章應(yīng)收帳款法律事務(wù)管理第15條訴訟準(zhǔn)備1. 由XXX公司法律事務(wù)部對(duì)拖欠貨款時(shí)間較長(zhǎng)的進(jìn)行審査，初步擬定是否 要采取法律手段。2. 收集準(zhǔn)備起訴的相關(guān)訴訟材料（各種法律證據(jù)），包括發(fā)貨申請(qǐng)單、合 同副本、對(duì)帳單等。第16條訴訟階段對(duì)逾期應(yīng)收

7、帳款，確實(shí)催收無(wú)效，在完成訴訟準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上，由XXX 公司法律事務(wù)部編寫訴訟文書，呈報(bào)副總經(jīng)理及總經(jīng)理審定，提交司法機(jī)關(guān)， 參與訴訟工作。第17條 其他法律事務(wù)由XXX公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)開(kāi)展對(duì)內(nèi)對(duì)外的起訴應(yīng)訴等法律事務(wù)工作，同 時(shí)為代理店和經(jīng)銷商提供相關(guān)法律協(xié)助。第六章附則應(yīng)收帳款日常管理制度為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對(duì)應(yīng)收 帳款在銷售的事前、事中、事后進(jìn)行有效控制，特制定本管理規(guī)范。一、預(yù)備事件建立客戶檔案，進(jìn)行有效的信用評(píng)估和跟蹤記錄：二、事前控制（簽約到發(fā)貨）從初識(shí)客戶到維護(hù)老客戶，業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員都應(yīng)全面 了解客戶的資信情況，選擇信用

8、良好的客戶進(jìn)行交易。對(duì)客戶的審査內(nèi)容（5W）：K wh。人員素質(zhì)，銷售業(yè)績(jī)，社會(huì)關(guān)系2、where地理位置，物流配送情況3、when從事本行業(yè)的時(shí)間，何時(shí)開(kāi)始合作，有否合作經(jīng)歷4、what信用檔案，有無(wú)不良紀(jì)錄5、why關(guān)鍵點(diǎn)，為什么要合作，合作原因，合作動(dòng)機(jī)，合作前景對(duì)客戶的評(píng)定等級(jí)A類客戶，回款1個(gè)月內(nèi)B類客戶，回款2個(gè)月內(nèi)（最好預(yù)付一部分貨款）C類客戶，回款3個(gè)月內(nèi)（必須預(yù)付一部分貨款）D類客戶，回款時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)，不可靠（必須貨款兩清）簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審査核對(duì)，合同的每一項(xiàng)內(nèi)容， 都有可能成為日后產(chǎn)生信用問(wèn)題的憑證。合同是解決應(yīng)收帳款追收的根本依據(jù)。在銷售合同中應(yīng)明確的

9、主要內(nèi)容：1、明確交易條件，如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價(jià)格、付款方式、 付款日期、運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任；3、確定合同期限；4、簽訂時(shí)間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個(gè)人行為的私 章、單一簽字或其它代用章）；5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。合同的簽訂必須經(jīng)過(guò)副總經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。三、事中控制：（發(fā)貨到收款）1、發(fā)貨査詢，貨款跟蹤。每次發(fā)貨前XXX公司客服部必須與銷售合同保持 核對(duì)；XXX公司在銷售貨物后，就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序，根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施 不同的收賬策略，在貨款形成的早期進(jìn)行適度催收，同時(shí)注意維持跟客戶良好 的合作關(guān)系。（由銷

10、售人員、代理店和經(jīng)銷商人員與XXX公司客服中心進(jìn)行全程 跟蹤）收帳策略如下：A類客戶，按常規(guī)合同B類客戶，最好預(yù)付一部分貨款C類客戶，必須預(yù)付一部分貨款D類客戶，必須貨款兩清2、回款記錄，帳齡分析。XXX公司財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)帳制度，每隔一個(gè) 月或一季度必須同顧客核對(duì)一次帳目，形成定期的對(duì)帳制度，不能使管理脫節(jié), 以免造成帳目混亂互相推諉、責(zé)任不清；并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況， 經(jīng)常進(jìn)行帳齡分析。有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。1產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格；2、產(chǎn)品的回款期限不同，或同種產(chǎn)品回款期限不同；3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí)；4、客戶不能夠按單對(duì)單（銷售單據(jù)或發(fā)票）回款；

11、以上情況會(huì)給應(yīng)收帳款的管理帶來(lái)困難，定期對(duì)帳避免雙方財(cái)務(wù)上的差距 像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)帳之后要形成具有法律 效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。四、事后控制：（欠款到追收）1、欠款到追收。對(duì)拖欠帳款的追收，要釆用多種方法清討，催收帳款責(zé)任 到位。由代理店和經(jīng)銷商負(fù)責(zé)催收回款，由XXX直銷的由銷售人員負(fù)責(zé)催收， 由XXX財(cái)務(wù)部協(xié)助與客戶溝通、催付。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收帳款，可按其帳齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出 拖欠原因，明確落實(shí)催討責(zé)任。對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)，應(yīng)采取訂 立還款計(jì)劃，限期清欠，采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收帳款的最后期限，不能超過(guò) 回款期限的城（如期限是60

12、天，最后收款期限不能超過(guò)80天）：如超過(guò)，即馬 上采取行動(dòng)追討。2、總量控制，分級(jí)管理。XXX公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的計(jì)劃、控制和 考核。代理店、經(jīng)銷商、銷售人員是應(yīng)收帳款的直接責(zé)任人，XXX公司對(duì)銷售人 員考核的最終焦點(diǎn)是回款指標(biāo)。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人, 預(yù)知其結(jié)款日期，并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪。追款3步驟： 、聯(lián)系：電話聯(lián)系溝通債務(wù)分析分析拖款征兆代理店和經(jīng)銷商或XXX要適時(shí)與客戶保持電話聯(lián)系，隨時(shí)了解客戶的經(jīng)營(yíng) 狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶拖款征兆。 、信函：期限實(shí)地考察保持壓力確定追付方式銷售人員、代理店和經(jīng)銷商要對(duì)客戶進(jìn)行全程跟進(jìn)，與客戶接觸率與成功 回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開(kāi)誠(chéng)布公的溝通，被拖欠的機(jī)會(huì) 就會(huì)越低。并且給予客戶一個(gè)正確的觀念，我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的， 是不能夠容忍被拖欠的。 、走訪：資信調(diào)査合適的催討方式代理店和經(jīng)銷商要定期探訪客戶，客戶到期付款，應(yīng)按時(shí)上門收款，或電 話催收。即使是過(guò)期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險(xiǎn) 時(shí)，釆取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和時(shí)時(shí)、層層上報(bào)制，在某個(gè)責(zé)任人充分了解、調(diào)査、詳細(xì) 記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問(wèn)題給 予指導(dǎo)和協(xié)助。3、對(duì)已拖