建設(shè)工程資料歸檔規(guī)范60653VIP

1、建設(shè)工程檔案歸檔整理規(guī)范第一章 建設(shè)工程文件歸檔的基本職責(zé)一、建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。二、在與工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中,建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：(一)在與工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí),應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；(二）收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并進(jìn)行立卷歸檔；（三）負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;（四）收集和

2、匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；（五）在組織工程竣工驗(yàn)收前,應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收;(六)對(duì)列入城建檔案館接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi),向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。三、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交.四、建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交;各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工

3、程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。五、城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo).在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。第二章 工程文件的歸檔范圍一、對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。二、工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合下列目錄要求：工程準(zhǔn)備階段文件見(jiàn)附錄1,建設(shè)工程竣工驗(yàn)收文件見(jiàn)附錄2，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收文件見(jiàn)附錄3，建筑安裝工程施工文件共分為樁基、土建、給排水、電氣、幕墻、電梯、鋼結(jié)構(gòu)分別見(jiàn)附錄4。14。7，建設(shè)工程竣工圖見(jiàn)附錄5,市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施

4、工文件見(jiàn)附錄6，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖見(jiàn)附錄7，監(jiān)理文件見(jiàn)附錄8.第三章 歸檔文件的質(zhì)量要求一、歸檔的工程文件應(yīng)為原件.二、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程.三、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。四、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如:紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。五、工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。六、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210 mm).圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七、工程文件的紙張應(yīng)采用

5、能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張.圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。八、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。1、竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。2、竣工圖章示例如下：3、竣工圖章尺寸為:50 mm×80 mm。4、竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。九、利用施工圖改繪竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。十、不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

6、(GB/10609。389）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210 mm)，圖標(biāo)欄露在外面。 第四章 立卷的原則和方法一、立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用.二、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。三、立卷可采用如下方法：1、工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分;2、工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；3、監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段組卷;5、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6、

7、竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷；7、立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：（1)案卷不宜過(guò)厚,一般不超過(guò)30mm。（2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件;不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。第五章 卷內(nèi)文件的排列一、文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi),并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后,印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列.二、圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列.三、既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前，圖紙排后。第六章 案卷的編目案卷的編目是指卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面的編制規(guī)定和要求。一、編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：(一）頁(yè)

8、號(hào)編號(hào)卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。1、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)以獨(dú)立卷為單位.所謂獨(dú)立卷就是由案卷封面、卷內(nèi)目錄、文件（圖紙）材料部分,卷內(nèi)備考表組成的案卷。2、有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào).3、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)用黑墨印油打字機(jī)。（二）頁(yè)號(hào)編寫(xiě)的位置卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角;雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。1、文字材料頁(yè)號(hào)位置的編寫(xiě)規(guī)定為：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角,小于A4幅面的文件，應(yīng)托裱成A4幅面后再按規(guī)定編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。2、圖紙。凡大于A4幅面的圖紙一律折疊成A4

9、幅面,并要求折疊后圖標(biāo)露在外面，頁(yè)號(hào)就編寫(xiě)在圖標(biāo)的右下角。 （三)成套圖紙和印刷成冊(cè)的工程文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)成套圖紙或印刷的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼.1、成套的圖紙和印刷成冊(cè)的文件必須分成兩卷或兩卷以上。此時(shí)應(yīng)根據(jù)從新分成的案卷，編寫(xiě)卷內(nèi)目錄,按編號(hào)規(guī)定編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。原目錄應(yīng)當(dāng)做卷內(nèi)文件材料對(duì)待,放在第一卷卷內(nèi)目錄后.2、需重新編寫(xiě)卷內(nèi)目錄的案卷,應(yīng)重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3、增加圖紙的情況。成套圖紙補(bǔ)充了若干張圖紙后，仍組成一卷時(shí)，補(bǔ)充的圖紙補(bǔ)充在本套圖紙末頁(yè)之后,并在原目錄上增加補(bǔ)充圖紙的圖號(hào)、圖名。對(duì)成套圖紙新增加的圖紙須編寫(xiě)頁(yè)號(hào).4、減少圖紙的情況.成套圖紙中減少

10、了其中若干張圖紙?jiān)谠夸浿袘?yīng)去掉已作廢的圖紙,頁(yè)次將隨之改變。由于頁(yè)次的改變修改了卷內(nèi)目錄,應(yīng)重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。(四）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào).二、 編制卷內(nèi)目錄應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。工程檔案卷內(nèi)目錄除文件題名外，還包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、頁(yè)次、備注等內(nèi)容。（工程前期準(zhǔn)備文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄1、建筑安裝施工文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄4、市政工程施工文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄6、監(jiān)理文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄8、圖紙卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄9)。（一）序號(hào)序號(hào)是以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。（二）責(zé)任者責(zé)任者填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí),選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，

11、其余用“等”代替。1、所謂責(zé)任者是直接形成的文件材料的單位或個(gè)人。2、工程準(zhǔn)備階段文件除專家建議、領(lǐng)導(dǎo)講話外均為單位形成,施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件基本上也為單位形成，責(zé)任者為形成單位.3、竣工圖責(zé)任者為竣工圖的編制單位。4、有二個(gè)以上責(zé)任者時(shí)，選二個(gè)主要責(zé)任者，其余用等代替。（三)文件編號(hào)文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào).1、文件填寫(xiě)工程文件的文號(hào)應(yīng)為發(fā)文號(hào).2、圖紙應(yīng)填寫(xiě)圖號(hào).因?yàn)槊繌垐D紙為一份文件，每張圖紙只有一個(gè)圖號(hào)。（四）文件題名文件題名填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。1、文件材料一定要有題名。2、圖紙題名，即本張圖紙的圖名.3、全稱,按規(guī)定文件題名一定要寫(xiě)全稱，不能隨意改寫(xiě)成簡(jiǎn)稱或

12、其他名稱，應(yīng)與卷內(nèi)文件或圖紙的名稱相一致。（五）日期日期填寫(xiě)文件形成日期。文件的形成日期為文件的發(fā)文日期,填寫(xiě)年、月、日，但有兩點(diǎn)值得注意：1、文件形成日期可能為某日或某一個(gè)階段。2、竣工圖,填寫(xiě)本張竣工圖形成日期，即竣工圖章（標(biāo)）上的日期。（六）頁(yè)次頁(yè)次填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào).卷內(nèi)目錄上已編寫(xiě)頁(yè)號(hào)的每一份文件所在頁(yè)次已經(jīng)確定,但填寫(xiě)時(shí)仍須注意:1、除最后一份文件外,填寫(xiě)起始頁(yè)號(hào),每份文件無(wú)論是單項(xiàng)還是多頁(yè)，都只填寫(xiě)首頁(yè)上的頁(yè)號(hào).2、最后一份文件，填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)，即本份文件首頁(yè)和尾頁(yè)。(七）備注備注項(xiàng)要填寫(xiě)本份文件須說(shuō)明的問(wèn)題。三、   編制卷

13、內(nèi)備考表應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀態(tài)的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。（一）卷內(nèi)備考表式樣及內(nèi)容 工程檔案卷內(nèi)備考表選用的是檔案要求的格式,又結(jié)合工程檔案的實(shí)際情況，加些具體內(nèi)容。（見(jiàn)附錄10)（二)卷內(nèi)備考表內(nèi)容的填寫(xiě)卷內(nèi)備考表內(nèi)容中所列卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)，各類文件的頁(yè)數(shù)（照片的張數(shù)），以及立卷人（或?qū)徍巳?對(duì)案卷組卷情況填寫(xiě)的說(shuō)明(或?qū)彶?要準(zhǔn)確和實(shí)事求是的填寫(xiě).1、案卷文件頁(yè)數(shù)。本案卷已編寫(xiě)的尾頁(yè)號(hào)數(shù)中,分別標(biāo)明文字材料、圖樣材料的頁(yè)數(shù),對(duì)于照片樣片，應(yīng)標(biāo)明張數(shù)(一頁(yè)內(nèi)可能有幾張照片），規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。2、說(shuō)明,是對(duì)本案卷完整、準(zhǔn)確情況的說(shuō)明。主要是對(duì)卷內(nèi)文件復(fù)印情況、頁(yè)碼

14、錯(cuò)誤情況、文件的更換情況、主要文件缺少情況等的說(shuō)明。如沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫(xiě)。（三）立卷責(zé)任人簽字立卷人、審核人是本案卷立卷責(zé)任人，應(yīng)對(duì)本案卷立卷負(fù)責(zé)。因此要立卷人、審核人簽字并注明日期，以示責(zé)任.四、編制案卷封面應(yīng)符合下列規(guī)定：案卷封面是本案卷名稱和案卷內(nèi)容有關(guān)事項(xiàng)的說(shuō)明,以及保存單位特征項(xiàng)的標(biāo)注。案卷封面的編制應(yīng)符合以下規(guī)定。（一）案卷封面的形式案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄11的要求。1、案卷封面。案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面,稱為案卷封面，也稱為案卷外封面.2、案卷內(nèi)封面。放在檔案裝具內(nèi)案卷一般也應(yīng)有案卷封面,稱為案卷內(nèi)封面，案

15、卷內(nèi)封面的形式和內(nèi)容與案卷封面相同。（二)案卷封面的內(nèi)容案卷封面的內(nèi)容包括檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。檔號(hào)、檔案館代號(hào)、密級(jí)、保管期限由城建檔案館填寫(xiě).（三)案卷題名案卷題名是本案卷的名稱，案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。工程名稱為建設(shè)工程項(xiàng)目名稱和單位工程名稱.專業(yè)名稱指的是工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖。卷內(nèi)文件內(nèi)容，指的是本案卷文件或竣工圖內(nèi)容的具體名稱.根據(jù)案卷組成的具體情況,案卷題名可以簡(jiǎn)化,以清楚為準(zhǔn)。（四）編制單位編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形

16、成單位或主要責(zé)任者。工程檔案編制單位有二類:一是形成單位,二是責(zé)任者.1、文件形成單位:工程準(zhǔn)備階段的文件為建設(shè)單位，監(jiān)理文件為監(jiān)理單位,施工文件為施工單位，竣工驗(yàn)收單位為建設(shè)單位，因此可以認(rèn)為文件形成單位和收集匯集責(zé)任單位為編制單位。2、竣工圖形成單位。一般情況下竣工圖的編繪為施工單位，允許施工單位、設(shè)計(jì)單位承擔(dān),也允許有編制能力的其他單位編繪,誰(shuí)編繪竣工圖，誰(shuí)就是竣工圖的形成單位。3、主要責(zé)任者.工程項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任部門(mén)為建設(shè)單位，組卷單位是負(fù)責(zé)本案卷立卷的責(zé)任單位。工程檔案的編制單位也可認(rèn)為是檔案的立卷單位。(五）編制日期編制日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期.具體是：1、文件材料卷.起

17、止日期為：本案卷所有文件中最早形成的文件日期，終止日期為本案卷文件中最晚形成的文件日期。2、竣工圖卷。竣工圖卷起止日期為本案卷竣工圖章（標(biāo))上的最早日期為起,最晚日期為止。 3、編制日期的書(shū)寫(xiě).編制日期書(shū)寫(xiě)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，具體形式為:××××年××月××日××××年××月××日。第七章 案卷裝訂與裝具整理立卷的案卷應(yīng)當(dāng)進(jìn)行裝訂，并放置在合適的裝具內(nèi).一、案卷裝訂 案卷的裝訂是將已整理立卷的檔案裝訂成冊(cè)，也是工程檔案立卷的最后一道工序。（

18、一）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式.文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。1、裝訂的規(guī)定施工單位資料文字材料卷必須裝訂成冊(cè),文字材料卷和圖紙組成一卷時(shí)也應(yīng)裝訂成冊(cè).圖紙卷可以散裝在裝具內(nèi)。 2、裝訂方法裝訂成冊(cè)的工程檔案其裝訂方法應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法.具體做法是裝訂線距左側(cè)20，上、下兩孔距中孔80,線繩的結(jié)打在背面。不裝訂的案卷要注意頁(yè)號(hào)的編寫(xiě),按編號(hào)順序排列好后裝盒。并將卷內(nèi)目錄和備考表一起，裝入盒內(nèi).3、裝訂成冊(cè)的案卷質(zhì)量要求裝訂成冊(cè)的案卷,一是要整齊、牢固、便于裝進(jìn)裝具內(nèi)和從裝具內(nèi)取出,并

19、在使用時(shí)減少案卷破損和掉頁(yè)；二是便于保管和利用。（二）剔除金屬物案卷內(nèi)不能有金屬物和塑料制品,因此在案卷裝訂前必須剔除金屬物和塑料制品，裝訂用的物品也不得使用金屬和塑料制品。（三）襯托凡立卷的工程文件（包括文字材料和圖紙)小于A4幅面的，一律采用A4幅面的白紙襯托,襯托一般采用5點(diǎn)襯托法，即四角和非裝訂的中點(diǎn).第八章 建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定一、歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：(一)歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程.文件材料的質(zhì)量符合歸檔文件質(zhì)量的要求。(二）歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷.二、歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：（一)根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。(二）勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位移交。(三）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查.審查合格后