會(huì)計(jì)電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑

1、會(huì)計(jì)電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑 【摘要】文章在分析會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來(lái)新影響的基礎(chǔ)上，指出了完善企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效途徑。【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；企業(yè)管理 所謂內(nèi)部控制制度是一個(gè)單位為了完成單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，保護(hù)市場(chǎng)物資的安全性，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性以及財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性等而制定的一系列具有控制職能的方法、措施、程序并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化，使之成為一個(gè)嚴(yán)密的較之為完整的體系。其最基本目標(biāo)是確保單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效率性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟(jì)信息和財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性。會(huì)計(jì)電算化大大提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性、完整性，為會(huì)計(jì)人員參與經(jīng)營(yíng)決策創(chuàng)造了有利條件。但在充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)

2、的同時(shí)，也給企業(yè)的內(nèi)部控制制度帶來(lái)了一定的影響。 一、會(huì)計(jì)電算化給內(nèi)部控制制度提出了新的要求 (一)控制操作人員的職能 授權(quán)、批準(zhǔn)、控制是一種常見(jiàn)的基礎(chǔ)的內(nèi)部控制制度。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限的人員的核算和簽章。但會(huì)計(jì)電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化，因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識(shí)的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，特別是會(huì)計(jì)人員的職能開(kāi)始從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。某些人既可以從事數(shù)據(jù)的輸入，也可以負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制制度，就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了計(jì)算

3、機(jī)出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。 (二)確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度 在電算化會(huì)計(jì)中，電子計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對(duì)輸入的數(shù)據(jù)源自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上。所有記賬，分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)輸入必須由人工事先進(jìn)行審核并輸入計(jì)算機(jī)。一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)將無(wú)法識(shí)別，只能將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算機(jī)工作，而且核算自身的復(fù)核機(jī)制蕩然無(wú)存，加之有些企業(yè)人員少，人工審核機(jī)制不完善、不規(guī)范等原因，內(nèi)部校核大大削弱，甚至消失。正因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的這一固有弱點(diǎn)，所以對(duì)內(nèi)部控制提出了新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法核過(guò)程都必須規(guī)范化并保持準(zhǔn)確

4、性和相對(duì)的穩(wěn)定性。這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。 (三)避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn) 在手工方式下信息以賬、證等表現(xiàn)形式儲(chǔ)存在不同紙質(zhì)上，增刪、修改都可以從筆記和印章上分清責(zé)任。但實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)后有形記錄較傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)大大減少。憑證給經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說(shuō)明和賬薄等大多要依賴計(jì)算機(jī)等可錄入閱讀或查詢，數(shù)據(jù)的載體也有了很大的改善和改變，信息來(lái)源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開(kāi)始就存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)中，有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來(lái)，只有依賴電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制那么未經(jīng)批準(zhǔn)的擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就會(huì)明顯增大，而且數(shù)據(jù)改變之后不留任何痕跡

5、。電磁介質(zhì)也容易受損壞。且有丟失或毀損的危險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案的形成提出了更高的要求，不僅要保持介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料，而且要保存保管好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他 會(huì)計(jì)資料。 (四)避免軟件缺陷及硬件設(shè)備的可靠性與穩(wěn)定性 會(huì)計(jì)電算化是借助于計(jì)算機(jī)軟件和硬件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的，而計(jì)算機(jī)是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)，組成計(jì)算機(jī)的各個(gè)構(gòu)件，操作系統(tǒng)，應(yīng)用軟件，其中任何一個(gè)部分都有可能出現(xiàn)問(wèn)題，加之隨時(shí)可能出現(xiàn)的病毒入侵等。這些都會(huì)使手工會(huì)計(jì)工作陷入癱瘓，數(shù)據(jù)消失，不可修復(fù)。給財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、連續(xù)性構(gòu)成威脅。可能給國(guó)家造成難以挽回的經(jīng)濟(jì)損失。而且。會(huì)計(jì)

6、數(shù)據(jù)的處理是在一個(gè)封閉的、人們無(wú)法看到的系統(tǒng)中由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)它是一個(gè)“黑箱”，難以判定會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性。因而，與電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相適應(yīng)必須建立起一套獨(dú)特的內(nèi)部控制措施體系。 因此嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約。而且，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度有利于違法行為的發(fā)生。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身出錯(cuò)的幾乎為零，但人為造成出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象有增無(wú)減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大，因此強(qiáng)化內(nèi)部控制管理提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)部要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。 二、會(huì)計(jì)

7、電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑 (一)加強(qiáng)程序操作控制 為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生的差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定操作規(guī)程，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理方法等。具體內(nèi)容方法可從以下幾點(diǎn)來(lái)實(shí)施： 1無(wú)關(guān)人員不能進(jìn)入機(jī)房操作； 2各種錄入的數(shù)據(jù)均須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批并具有完整真實(shí)的原始憑證； 3數(shù)據(jù)錄入人員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)核對(duì)，不能擅自修改； 4機(jī)房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)； 5輸入內(nèi)容有誤時(shí)，必須按系統(tǒng)提供的功能加以改正； 6開(kāi)機(jī)后操作人員不能擅自離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)； 7要做好數(shù)據(jù)的日備份，同時(shí)還要有周備份，月備份。 (二)加強(qiáng)人員控制職能 由于會(huì)計(jì)電算

8、化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確分工，加強(qiáng)組織控制，一項(xiàng)完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須分配給具有相互制約關(guān)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的職位，分別完成。即在橫向關(guān)系上，至少要由彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門(mén)或人員辦理以便該部門(mén)或人員的工作接受另一個(gè)部門(mén)的檢查和制約；在縱向關(guān)系上，至少要經(jīng)過(guò)互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以便使下級(jí)受上級(jí)監(jiān)督，上級(jí)受下級(jí)牽制。授權(quán)、執(zhí)行、記錄、保管、核對(duì)是需要分離的職責(zé)，如果不能很好的解決操作人員的身份類(lèi)別以及分工授權(quán)控制等問(wèn)題，有可能為不法分子提供犯罪的機(jī)會(huì)。但是，在保證職責(zé)分開(kāi)的同時(shí)，各部門(mén)或人員相互配合，各崗位和環(huán)節(jié)都應(yīng)協(xié)調(diào)同步，各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序和

9、辦理手續(xù)需要緊密銜接，從而避免扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象，減少矛盾和內(nèi)耗，以保證經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的聯(lián)系性和有效性。 (三)加強(qiáng)系統(tǒng)的安全控制 這項(xiàng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致了系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。這主要從三個(gè)方面： 1接觸控制：這是為了防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項(xiàng)資源的正確性，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)和程序的修改在沒(méi)有控制的情況下，完全可以不留任何痕跡的進(jìn)行，這將對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性構(gòu)成嚴(yán)重的威脅，而且計(jì)算機(jī)容易受到黑客的入侵和病毒的侵蝕，特別是利于計(jì)算機(jī)犯罪的條例眾多，說(shuō)明它不僅是信息處理的有效工具，而且也是犯罪舞弊的絕妙手段。 2環(huán)境保護(hù)：這是為了盡量減少外界因素所導(dǎo)

10、致的計(jì)算機(jī)故障。以保證機(jī)器正常運(yùn)行。 3安全控制；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的技術(shù)以保護(hù)系統(tǒng)。一個(gè)會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)劣。內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效與否，關(guān)鍵在于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程。因此，為了保護(hù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制的有效和審查線索的清晰，防止系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和偏差，必須對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程進(jìn)行控制，以避免因軟件缺陷而造成財(cái)務(wù)核算錯(cuò)誤的發(fā)生。 (四)加強(qiáng)內(nèi)部控制稽核 內(nèi)部稽核既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中，由”人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，而對(duì)內(nèi)部稽核提出了更高，更嚴(yán)格的要求。具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行稽核： 1對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行稽核。 2審計(jì)

11、機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的報(bào)表處理后應(yīng)及時(shí)調(diào)整。 3監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全，合法性。防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。 4對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。 5提高會(huì)計(jì)人員，內(nèi)審人員的素質(zhì)。 (五)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用控制 眾所周知，同步使用的會(huì)計(jì)電算化軟件在整個(gè)核算過(guò)程中，真正由計(jì)算機(jī)完成的工作，是從憑證錄入開(kāi)始到財(cái)務(wù)報(bào)表的輸出結(jié)束的，整個(gè)過(guò)程也可分為輸入、處理和輸出三個(gè)部分。與之相應(yīng)的控制可以分為輸入、處理、輸出控制。 1輸入的控制：主要是對(duì)錄入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行控制，主要靠人工進(jìn)行，如有關(guān)如責(zé)任人員簽章、憑證復(fù)核及修改數(shù)據(jù)的控制。 2處理的控制：數(shù)據(jù)處理的計(jì)

12、算正確與否，主要取決于軟件本身是否有問(wèn)題，此部分的控制工作，大部分在軟件開(kāi)發(fā)后期及正式使用前進(jìn)行，主要包括數(shù)據(jù)有效性、完整性測(cè)試、斷電技術(shù)控制、設(shè)置、工作日志等，而硬件的控制只能依賴于計(jì)算機(jī)的制造廠家。 3輸出的控制：主要是對(duì)輸出的結(jié)果要進(jìn)行的控制，以保輸出數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、實(shí)用主要依靠人工對(duì)其進(jìn)行效驗(yàn)。 (六)認(rèn)真貫徹實(shí)施會(huì)計(jì)法，規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 會(huì)計(jì)法為建立規(guī)范的會(huì)計(jì)工作秩序，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，為促進(jìn)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展提供了保證。會(huì)計(jì)法同時(shí)也明確了單位負(fù)責(zé)人在內(nèi)部控制中的職責(zé)。會(huì)計(jì)法突出強(qiáng)調(diào)了負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性，完整性負(fù)責(zé)，并規(guī)定：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部管理，指導(dǎo)監(jiān)督有關(guān)部門(mén)

13、建立健全內(nèi)部控制制度，督促有關(guān)人員做好工作，以減少違規(guī)，違法行為的發(fā)生，同時(shí)要求單位負(fù)責(zé)人不得授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員違法辦理會(huì)計(jì)事項(xiàng)。 貫徹實(shí)施會(huì)計(jì)法是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的任務(wù)，加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制制度，是會(huì)計(jì)法賦予單位領(lǐng)導(dǎo)人和會(huì)計(jì)工作者的一項(xiàng)職責(zé)，只有會(huì)計(jì)工作規(guī)范了，會(huì)計(jì)信息才不會(huì)失真，企業(yè)的內(nèi)部控制制度政策的制訂就有了堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)。 總之，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)行。會(huì)計(jì)制度中的新問(wèn)題和新課題還會(huì)不斷出現(xiàn)，我們應(yīng)按“內(nèi)部控制”的原則，建立健全內(nèi)部控制制度，防患于未然。然而，在完善內(nèi)部控制制度的同時(shí)，它的實(shí)施也與其他的會(huì)計(jì)制度環(huán)節(jié)有很大的聯(lián)系，我們應(yīng)該正確處理好其中

14、的各種關(guān)系，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的最大效應(yīng)。 三、完善內(nèi)部制度的同時(shí)必須正確處理好的關(guān)系 (一)正確處理好控制成本與控制效益的關(guān)系 每一個(gè)控制環(huán)節(jié)都是有益的，然而每一個(gè)控制環(huán)節(jié)必然會(huì)發(fā)生控制成本。在建立內(nèi)部控制制度時(shí)必須充分衡量控制的成本與效益關(guān)系。內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的效益表現(xiàn)在：由于某一控制而直接帶來(lái)的效益和某一控制看上去似乎沒(méi)有多大作用，但它能夠使整個(gè)控制系統(tǒng)加強(qiáng)，或者更好的發(fā)揮作用而帶來(lái)間接效益。內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的成本表現(xiàn)在：增加某一控制環(huán)節(jié)必然會(huì)消耗人力、物力等直接控制成本和過(guò)多的控制環(huán)節(jié)影響單位處理業(yè)務(wù)速度會(huì)到來(lái)不利影響的見(jiàn)解控制成本。加強(qiáng)與完善內(nèi)部控制，必須充分權(quán)衡這種成本效益關(guān)系。 （二）正確

15、處理好傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式與新型內(nèi)部控制方式的關(guān)系。 隨著電算會(huì)計(jì)的普及，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式如會(huì)計(jì)處理中的核對(duì)、計(jì)算、存儲(chǔ)等手段都已經(jīng)被這個(gè)新型的內(nèi)部控制方式所代替，但這并不是說(shuō)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式不發(fā)揮作用。正因?yàn)閭鹘y(tǒng)的內(nèi)部控制方式源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，如植物分離、授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)程序控制等手段仍有其自身生存發(fā)展的土壤，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入并不能完全倒替它們所發(fā)生的積極作用，關(guān)鍵是各單位要結(jié)合自身實(shí)際情況，采用新型控制方式時(shí)，使傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式仍能最大的發(fā)揮作用，不但能防止與發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的錯(cuò)誤和舞弊，而且能防止與發(fā)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新型舞弊與犯罪。 (三)正確處理好內(nèi)部控制制度與職業(yè)道德自律的關(guān)系 內(nèi)部控制

16、制度與職業(yè)道德自律在評(píng)價(jià)要求，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)方面是不同的，內(nèi)部控制制度是硬性規(guī)定，各職能人中都必須做到。而職業(yè)道德自律則是軟性的約束，是各職能人員必須做到的，但做到的程度如何則完全靠傳統(tǒng)觀念與個(gè)人素質(zhì)決定。落實(shí)強(qiáng)化內(nèi)部控制制度，不能僅依靠外部的強(qiáng)制力量，而要盡可能發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，使每個(gè)職員都能遵循職業(yè)道德，去主動(dòng)落實(shí)內(nèi)部控制制度。 綜上所述，完善健全內(nèi)部控制制度對(duì)企業(yè)來(lái)講是非常重要的，對(duì)現(xiàn)在企業(yè)有著深刻的意義。保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，是鞏固改革成果，提高企業(yè)效益的需要，也是制止經(jīng)濟(jì)犯罪，遏制腐敗現(xiàn)象的需要。同時(shí)，加強(qiáng)和完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，建設(shè)對(duì)推動(dòng)和普及會(huì)計(jì)電算化工作的進(jìn)程，逐步建立以會(huì)計(jì)電算化為核心的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)