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文檔簡介
1、電子郵件格式培訓(xùn)運營管理部E-mail format training內(nèi)容提綱一、郵件主題二、稱呼與問候三、正文四、附件五、結(jié)尾簽名六、回復(fù)技巧七、正確使用發(fā)送、抄送主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領(lǐng),使用有意義的主題,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。01郵件主題 Mail subject主題可以是郵件的內(nèi)容概括或項目名稱一、主題內(nèi)容二、主題要求1.不要空主題2.主題要簡潔3.主題要真實反映郵件的主要內(nèi)容或重要性4.一個主題一封信,不可大雜燴5.標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯別字02稱呼與問候 The title and greetings1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度a、郵件
2、的開頭要稱呼收件人。在多個收件人情況下可以稱呼大家、ALL。b、如果對方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對方c、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高于自己的人也不宜稱呼英名 ,英文名前可加“Dear”以表敬意。d、關(guān)于格式,稱呼是第一行頂格寫。2、 Email開頭最好要有問候語 英文開頭寫 “HI”,中文開頭寫 “上午好” 或“您好”,問候語是稱呼換行空兩格寫03正文 The text1、Email正文要簡明扼要,行文通暢;2、合理提示重要信息;4、一次郵件交待完整信息;5、要寫明需解決的問題;6、合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述;7、如果事情復(fù)雜,最好1 1、2 2、3 3的列幾個段落進行清晰明確的
3、說明;8、不能出現(xiàn)拼寫錯誤和錯別字,這是書面化能力的基本要求。04附件 Attachment1、如果郵件帶有附件,請在正文里面提示收件 人查看附件;2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名,最好能夠 概括附件的內(nèi)容,方便收件人下載后管理;3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明,特別是帶 有多個附件時;4、附件數(shù)目不宜超過4個,數(shù)目較多時應(yīng)打包 壓縮成一個文件;5、特殊格式文件,應(yīng)注明打開方式,以免影響 使用;6、如果附件過大(不宜超過10MB),應(yīng)分割成 幾個小文件分別發(fā)送或壓縮后發(fā)送。05結(jié)尾簽名The end of the signature1、簽名檔信息不宜過多電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名
4、、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息。對方如果需要更詳細的信息,自然會與你聯(lián)系。2、簽名字體規(guī)格簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。06回復(fù)技巧 Reply skills1、及時回復(fù)Email2、進行針對性回復(fù)3、回復(fù)內(nèi)容要具體有效。4、不要就同一問題多次回復(fù)討論5、要區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體6、主動控制郵件的來往07正確使用發(fā)送、抄送The correct use of sending, CC收件人是要受理這封郵件,理應(yīng)對郵件予以回應(yīng)。而 CC 的 則只是需要知道這回事,CC 的 人 沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng),當(dāng) 然 如 果CC 的 人 有建議,當(dāng)然 可 以 回mail。只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源。不不濫濫轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)、發(fā)、發(fā)郵件郵件!123結(jié)束語:通過以上內(nèi)容,大家對電子郵件的使用應(yīng)該有了更深的認識!歸結(jié)到底,只發(fā)有效郵件
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