某企業(yè)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)分析

1、安徽大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院課程實(shí)驗(yàn)報(bào)告課程名稱(chēng)管理信息系統(tǒng)班級(jí)軟件2班實(shí)驗(yàn)日期姓名江昊學(xué)號(hào)E01114053實(shí)驗(yàn)成績(jī)實(shí)驗(yàn)名稱(chēng)某企業(yè)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)分析實(shí)驗(yàn)?zāi)康募耙髮?duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查、研究、剖析，明確問(wèn)題所在，認(rèn)識(shí)解決這些問(wèn)題的必要性。在本試驗(yàn)中，針對(duì)某企業(yè)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)進(jìn)行分析，提吃一些可行性意見(jiàn)，并進(jìn)行改進(jìn)。實(shí)驗(yàn)環(huán)境計(jì)算計(jì)機(jī)房。實(shí)驗(yàn)內(nèi)容選擇一個(gè)組織中的某一個(gè)部門(mén)，對(duì)其信息系統(tǒng)進(jìn)行分析，按系統(tǒng)分析中的四個(gè)階段進(jìn)行。要求有初步調(diào)查的內(nèi)容與結(jié)論，可行性研究?jī)?nèi)容與結(jié)論，詳細(xì)調(diào)查報(bào)告，新系統(tǒng)邏輯方案。實(shí)驗(yàn)步驟一 初步調(diào)查根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計(jì)算機(jī)，大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作知識(shí)知之甚

2、少，企業(yè)沒(méi)有采用任何管理信息系統(tǒng)，基本工作大多由人工完成，計(jì)算機(jī)僅僅進(jìn)行文字錄入、處理，導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)性大，企業(yè)發(fā)展滯后。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的主要功能停留在核算統(tǒng)計(jì)方面，無(wú)法應(yīng)用到各個(gè)管理部門(mén)。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)幾乎都是手工操作方式，數(shù)據(jù)量大，使得工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，效率低下。另外，一些供需的信息不能及時(shí)的傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決策者進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)判斷決策，無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)的瞬息萬(wàn)變。企業(yè)現(xiàn)在采用的是金字塔式的組織結(jié)構(gòu)。基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問(wèn)題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟(jì)效益不高。許多繁瑣、經(jīng)常性、重復(fù)性的工作本可以用計(jì)算機(jī)解決的問(wèn)題卻困擾著工作

3、人員，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)業(yè)務(wù)逐漸增多，各個(gè)部門(mén)的工作人員工作量就會(huì)加大。該企業(yè)銷(xiāo)售完產(chǎn)品后，沒(méi)有提供相應(yīng)的售后服務(wù)，由于數(shù)據(jù)處理都由人手工操作，資金方面沒(méi)有合理計(jì)劃，拖欠款的情況沒(méi)有能得到及時(shí)有效的控制，影響資金周轉(zhuǎn)。這樣企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和企業(yè)目前管理存在的問(wèn)題的矛盾就會(huì)更加激化，企業(yè)的發(fā)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問(wèn)題以及企業(yè)未來(lái)發(fā)展。在對(duì)該公司原系統(tǒng)的運(yùn)行、實(shí)踐進(jìn)行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是收集、存儲(chǔ)了不少銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)等信息，但都是以WORD 文檔的形式存儲(chǔ)的，其功能僅停留在查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等一般功能，而沒(méi)有充分利用其豐富的信息

4、資源為企業(yè)服務(wù)。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，為加強(qiáng)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理，開(kāi)發(fā)一個(gè)對(duì)企業(yè)銷(xiāo)售情況進(jìn)行全面管理的管理信息系統(tǒng)已勢(shì)在必行了。目前，企業(yè)還存在這一些管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的有利因素。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計(jì)算機(jī)硬件的高端人才，為信息系統(tǒng)的管理應(yīng)用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺(tái)計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)安裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)的應(yīng)用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無(wú)阻，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。二 可行性研究（1） 技術(shù)可行性該系統(tǒng)對(duì)軟件沒(méi)有太高的要求，市場(chǎng)上存在的系統(tǒng)軟件足以滿(mǎn)足系統(tǒng)各個(gè)方面的要求。

5、開(kāi)發(fā)人員具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，已成功開(kāi)發(fā)了一些復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，而現(xiàn)在要開(kāi)發(fā)的銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是比較簡(jiǎn)單的，在開(kāi)發(fā)技術(shù)上不存在難題。雖然企業(yè)中大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)知之不多，但是在企業(yè)的銷(xiāo)售部門(mén)和庫(kù)存部門(mén)的大多數(shù)員工有定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能夠?qū)θ粘５墓ぷ鳂I(yè)務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作和管理，并能自行排除日常工作中隨時(shí)可能遇到的計(jì)算機(jī)故障。（2） 經(jīng)濟(jì)可行性公司的銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是比較簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)和維護(hù)費(fèi)用都不是很高，企業(yè)現(xiàn)有的設(shè)備已能滿(mǎn)足系統(tǒng)的需要。企業(yè)所需投資較少，在公司可接受的范圍。系統(tǒng)投入運(yùn)行后會(huì)給企業(yè)帶來(lái)可觀(guān)的經(jīng)濟(jì)效益：一方面解決了手工操作帶來(lái)的工作效率低、容易出錯(cuò)等問(wèn)題，為企業(yè)在業(yè)務(wù)上縮短了時(shí)間，

6、增加了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。另一方面，使得信息流動(dòng)得更快，能為各層管理者提供多的高質(zhì)量的信息。使得管理者有更多的時(shí)間和信息為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展做準(zhǔn)備。（3） 環(huán)境上的可行性由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者已認(rèn)識(shí)到企業(yè)存在的問(wèn)題和對(duì)系統(tǒng)需求的迫切性，對(duì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是大力支持的，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)走信息化的戰(zhàn)略對(duì)企業(yè)的成長(zhǎng)是有利的，并且有助于企業(yè)長(zhǎng)期健康持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。企業(yè)現(xiàn)有的管理方式和方法存在一定的缺陷，領(lǐng)導(dǎo)和職工都有改變相應(yīng)管理制度的要求，企業(yè)現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程都較簡(jiǎn)單，實(shí)行相應(yīng)的改革是可行的。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，大部分原始數(shù)據(jù)都將由計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)和處理，數(shù)據(jù)的正確性和準(zhǔn)確性都會(huì)提高。（4） 可行性結(jié)論根據(jù)上面可行性分析，企業(yè)進(jìn)行系

7、統(tǒng)開(kāi)發(fā)的條件已成熟，可以立即進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。三 詳細(xì)調(diào)查（1） 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：總經(jīng)理下設(shè)開(kāi)票室、結(jié)算室、財(cái)務(wù)室、倉(cāng)庫(kù)管理室4 個(gè)部門(mén)。明確分工，各行其職，各用其權(quán)，各盡其責(zé)，把責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，4 個(gè)部門(mén)既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系?？傮w目標(biāo)分解到4 個(gè)部門(mén)后，相互協(xié)調(diào)把單個(gè)目標(biāo)串聯(lián)起來(lái)，共同實(shí)現(xiàn)。圖1 給出了該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)情況。各部門(mén)主要功能：(1) 經(jīng)理：主要負(fù)責(zé)銷(xiāo)售計(jì)劃的制定和計(jì)劃的落實(shí)。他們需要經(jīng)常了解和掌握銷(xiāo)售情況，為他們指導(dǎo)銷(xiāo)售工作和制定新的銷(xiāo)售計(jì)劃提供依據(jù)。(2) 票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)票。顧客購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品首先到票務(wù)部去開(kāi)票，開(kāi)票人員根據(jù)顧客所有的購(gòu)貨單(包括商品名稱(chēng)、

8、規(guī)格及數(shù)量等)開(kāi)票。所開(kāi)票據(jù)至少四聯(lián)，即提貨聯(lián)、發(fā)票聯(lián)等。發(fā)票分兩種，即增值發(fā)票和普通發(fā)票。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，票務(wù)部還要負(fù)責(zé)退貨的處理，即開(kāi)具相應(yīng)的紅字發(fā)票。票務(wù)部需將發(fā)票的存根交財(cái)務(wù)部處理。(3) 結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，保證開(kāi)票、結(jié)算分開(kāi)。開(kāi)票之后，顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、托收及電信匯結(jié)算等。顧客付款之后，結(jié)算人員在提貨聯(lián)上蓋上“已結(jié)算”印章，說(shuō)明結(jié)算手續(xù)已辦。結(jié)算人員每天都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。(4) 財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)部根據(jù)開(kāi)票及結(jié)算情況負(fù)責(zé)銷(xiāo)售核算及制作核算報(bào)表。銷(xiāo)售報(bào)表主要包括產(chǎn)品銷(xiāo)售明細(xì)日?qǐng)?bào)表、銷(xiāo)售回款明細(xì)目報(bào)表、銷(xiāo)售回款匯總?cè)請(qǐng)?bào)表

9、、顧客欠款表及銷(xiāo)售計(jì)劃完成情況分析表等。由于手工操作效率低，財(cái)務(wù)人員隔34 天向銷(xiāo)售企業(yè)及主管廠(chǎng)長(zhǎng)報(bào)一次日?qǐng)?bào)表。各種日?qǐng)?bào)表都包含有月累計(jì)情況。因此月末的日?qǐng)?bào)表就是該月的月報(bào)表。(5) 倉(cāng)庫(kù)保管部：倉(cāng)庫(kù)保管部主要負(fù)責(zé)產(chǎn)成品的入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)。顧客辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨聯(lián)到倉(cāng)庫(kù)取貨。此時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員檢查提貨聯(lián)及發(fā)票無(wú)誤后，便給予提貨，即出庫(kù)。出庫(kù)之后登記入賬。 （2） 管理功能調(diào)查通過(guò)對(duì)企業(yè)的調(diào)查，了解了企業(yè)的基本組織結(jié)構(gòu)，這些部門(mén)的存在是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的銷(xiāo)售目標(biāo)，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都是為了完成一定的管理功能而設(shè)立的，通過(guò)調(diào)查，我們了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門(mén)的管理功能如圖（2） 業(yè)務(wù)流程調(diào)查公司主要業(yè)

10、務(wù)就是圍繞產(chǎn)品所進(jìn)行的采購(gòu)和銷(xiāo)售。企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程較簡(jiǎn)單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過(guò)程是：顧客為購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品先到開(kāi)票部填寫(xiě)購(gòu)貨單(包括商品名稱(chēng)、種類(lèi)、數(shù)量等)，開(kāi)票人員根據(jù)購(gòu)貨單，首先查閱庫(kù)存賬，如有貨，開(kāi)出發(fā)票，如庫(kù)存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉(cāng)庫(kù)。開(kāi)票人員還要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，開(kāi)出紅字發(fā)票。顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)顧客的訂貨單和結(jié)算完的發(fā)票進(jìn)行出庫(kù)處理，并根據(jù)庫(kù)存情況決定是否訂貨。根據(jù)出貨情況和采購(gòu)情況更新庫(kù)存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷(xiāo)售計(jì)劃編制各種銷(xiāo)售報(bào)表和銷(xiāo)售分析。根據(jù)上述業(yè)務(wù)過(guò)程的描述，

11、我們繪制出了該企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖四 線(xiàn)現(xiàn)行系統(tǒng)分析隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，其原有的手工操作系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿(mǎn)足其業(yè)務(wù)流量的需求，成為嚴(yán)重影響企業(yè)繼續(xù)提高效益的因素。其存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)。 (1) 效率方面：原有系統(tǒng)流程僅僅注意銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)處理，對(duì)起輔助作業(yè)的庫(kù)存處理的管理力度不夠。在倉(cāng)管部門(mén)中，職工職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒(méi)有對(duì)倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)空間進(jìn)行有效利用。而且，采購(gòu)貨物的不及時(shí)減少了企業(yè)的訂單數(shù)量。倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的低效率明顯落后于整個(gè)銷(xiāo)售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費(fèi)。(2) 決策方面：手工報(bào)表制作費(fèi)時(shí)，降低了時(shí)效性，而且在繁多的登記賬本和分析統(tǒng)計(jì)中，極容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤，在賬本中查

12、詢(xún)企業(yè)所需要的信息的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。人工對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析的難度較大，而且準(zhǔn)確率不高。(3) 分工方面：各部門(mén)的分工不均衡，財(cái)務(wù)部要花很多時(shí)間在銷(xiāo)售分析上，企業(yè)只有財(cái)務(wù)部和經(jīng)理了解企業(yè)的銷(xiāo)售情況，而與銷(xiāo)售直接有關(guān)的部門(mén)對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃和銷(xiāo)售分析并不是很了解。(4) 市場(chǎng)方面：面對(duì)越來(lái)越大的市場(chǎng)，過(guò)去在家等客戶(hù)上門(mén)的銷(xiāo)售模式受到了沖擊，對(duì)于貿(mào)易型的企業(yè)，銷(xiāo)售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應(yīng)的調(diào)整。五新系統(tǒng)的邏輯方案1.新系統(tǒng)的目標(biāo)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是提高系統(tǒng)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，為各部門(mén)快速提供高質(zhì)量的信息，為決策提供信息支持，為客戶(hù)提供更便利、更全面的服務(wù)。2.新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)和

13、對(duì)企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的分析，對(duì)企、比的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重新的設(shè)計(jì)和定位，由于企、是個(gè)貿(mào)易公司，銷(xiāo)售是企業(yè)的生命線(xiàn)，原有系統(tǒng)雖然一直是圍繞著銷(xiāo)售進(jìn)行工作的，但對(duì)銷(xiāo)售的管理沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化和集中化。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上增加了市場(chǎng)部門(mén)，使得銷(xiāo)售工作更便于開(kāi)展，也使得部門(mén)分工較為明確。原有系統(tǒng)的各部門(mén)工作量上存在著嚴(yán)重的不平衡，因此，對(duì)原有各部門(mén)的職能做一些調(diào)整，并加強(qiáng)了薄弱環(huán)節(jié)的管理，如加強(qiáng)了倉(cāng)庫(kù)管理的職能。圖4 給出了新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖。經(jīng)過(guò)改變后的新系統(tǒng)各部門(mén)的主要職責(zé)如下。(1) 市場(chǎng)部：主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品定價(jià)和客戶(hù)服務(wù)。·定價(jià)：價(jià)格是市場(chǎng)銷(xiāo)售組合中重要的變動(dòng)因素，價(jià)格的確定對(duì)企業(yè)的銷(xiāo)售額和利潤(rùn)有很

14、大的影響。定價(jià)是必須考慮的兇素，包括：成本、需求量、競(jìng)爭(zhēng)、政府的影響和干預(yù)。目標(biāo)是：爭(zhēng)取最高利潤(rùn)，獲取較高的市場(chǎng)份額，排除競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)，避免不利于政府的行為。主要的定價(jià)方法有：成本定價(jià)法、需求定價(jià)法等。·客戶(hù)服務(wù)：現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)在能否贏得客戶(hù)(消費(fèi)者)，客戶(hù)服務(wù)已成 為企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)的重要任務(wù)。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。主要通過(guò)促銷(xiāo)、良好的售后服務(wù)等方法來(lái)贏得客戶(hù)。(2) 票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開(kāi)銷(xiāo)售發(fā)票和退貨發(fā)票，并對(duì)訂購(gòu)單進(jìn)行相應(yīng)的管理。(3) 結(jié)算部：負(fù)責(zé)各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)表(4) 財(cái)務(wù)部：根據(jù)銷(xiāo)售報(bào)表進(jìn)行銷(xiāo)售分析。(5) 倉(cāng)管部：倉(cāng)

15、庫(kù)在控制產(chǎn)品成本上占有很大的一塊。嚴(yán)格進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)管理可以有效地降低產(chǎn)品價(jià)格、提高利潤(rùn)。根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)的管理，使得倉(cāng)庫(kù)各管理人員職責(zé)明晰：·倉(cāng)庫(kù)管理員：負(fù)責(zé)入庫(kù)管理，庫(kù)存物資保管、養(yǎng)護(hù)，庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、分析，庫(kù)存控制。·采購(gòu)員：保證日常庫(kù)存量滿(mǎn)足顧客需求，以及應(yīng)付某些意外情況，及時(shí)補(bǔ)貨，進(jìn)行貨物入庫(kù)時(shí)的一些處理。·發(fā)貨員：根據(jù)發(fā)貨單，進(jìn)行貨物出庫(kù)管理。3.新系統(tǒng)的管理功能由于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，相應(yīng)的管理功能也發(fā)生了變化，根據(jù)新的組織結(jié)構(gòu)圖和實(shí)際的要求，我們對(duì)新系統(tǒng)的管理功能做了相應(yīng)的改變，新系統(tǒng)各部門(mén)的管理功能如下。1) 倉(cāng)庫(kù)管理充分利用分布式的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各子企業(yè)的

16、貨物的出庫(kù)、入庫(kù)的統(tǒng)計(jì)，管理貨物的盤(pán)點(diǎn)，形成日出入庫(kù)報(bào)表匯總，提高庫(kù)存的利用率。其次，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商以及所供應(yīng)貨物進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)初步形成供應(yīng)商企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)與供應(yīng)商的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求和市場(chǎng)的供求，及時(shí)地調(diào)整庫(kù)存和庫(kù)存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)市場(chǎng)的適應(yīng)能力。2) 市場(chǎng)管理通過(guò)市場(chǎng)部的銷(xiāo)售活動(dòng)，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據(jù)的活動(dòng)置于企業(yè)的內(nèi)部，實(shí)行“一票到底”的服務(wù)方式，提高顧客的滿(mǎn)意度，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。其次，通過(guò)銷(xiāo)售部門(mén)的活動(dòng)，初步建立企業(yè)顧客的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，充分了解市場(chǎng)的需求和消費(fèi)者的愛(ài)好，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出長(zhǎng)遠(yuǎn)決策提供依據(jù)。3) 報(bào)表分析管

17、理根據(jù)市場(chǎng)部和倉(cāng)管部提供的報(bào)表和匯總表，對(duì)顧客、供應(yīng)商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計(jì)資料，及時(shí)準(zhǔn)確地上報(bào)，以輔助決策；其次根據(jù)市場(chǎng)部、倉(cāng)管部、結(jié)算部的單據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類(lèi)事務(wù)的核查，防止企業(yè)內(nèi)部蛀蟲(chóng)的出現(xiàn)。4.新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程由于組織結(jié)構(gòu)的變化和管理功能的調(diào)整，新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了相應(yīng)的變化。下圖給出了新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為：顧客根據(jù)銷(xiāo)售部提供的報(bào)價(jià)單確定是否購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品，如有購(gòu)買(mǎi)意向與銷(xiāo)售部簽訂銷(xiāo)售合同，銷(xiāo)售部根據(jù)銷(xiāo)售合同發(fā)出銷(xiāo)貨通知給票務(wù)部，票務(wù)部查閱庫(kù)存賬，如有貨，開(kāi)出發(fā)票給結(jié)算部，如庫(kù)存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員。票務(wù)部還要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，開(kāi)出紅字發(fā)票。結(jié)算部根據(jù)發(fā)票要求顧

18、客付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明以辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票的提貨聯(lián)給倉(cāng)管員，倉(cāng)管員查閱庫(kù)存賬，如有貨開(kāi)出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒(méi)有貨則須填寫(xiě)補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員。另外，倉(cāng)管員還要根據(jù)庫(kù)存情況開(kāi)出補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員，采購(gòu)員根據(jù)補(bǔ)貨通知單填寫(xiě)采購(gòu)單給供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，當(dāng)貨到時(shí)，供應(yīng)商給出提貨通知單給采購(gòu)員，采購(gòu)員填寫(xiě)入庫(kù)單辦理入庫(kù)手續(xù)。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫(xiě)出庫(kù)單，出庫(kù)單一份給倉(cāng)管員登記入賬，一份給顧客。倉(cāng)管員根據(jù)出貨情況和采購(gòu)情況更新庫(kù)存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部，并編寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)表給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷(xiāo)售報(bào)表編制銷(xiāo)售分析給經(jīng)理，經(jīng)

19、理根據(jù)以前的銷(xiāo)售報(bào)表和銷(xiāo)售分析表編制銷(xiāo)售計(jì)劃，并把計(jì)劃下達(dá)給銷(xiāo)售部。5.新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖頂層圖：第一層數(shù)據(jù)流圖：第二層數(shù)據(jù)流圖：6.數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的補(bǔ)充，由于項(xiàng)目較多，這里只寫(xiě)幾個(gè)范例。1）數(shù)據(jù)項(xiàng)描述數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I01數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：顧客號(hào)別名：顧客代碼簡(jiǎn)述：某一顧客的代碼類(lèi)型及寬度：字符型，4 位取值范圍：00019999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I03-02數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：商品代碼別名：商品編碼簡(jiǎn)述：某種商品的代碼類(lèi)型及寬度：字符型，3 位取值范圍：001999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I03-03數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：供應(yīng)商別名：供應(yīng)商代號(hào)簡(jiǎn)述：某供應(yīng)

20、商代碼類(lèi)型及寬度：字符型，6 位取值范圍：00000 1999999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I03-04數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：銀行賬號(hào)別名：銀行賬號(hào)簡(jiǎn)述：用于公司與顧客進(jìn)行非現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，提供的代表本公司在銀行收支情況的號(hào)碼。類(lèi)型及寬度：字符型，18 位取值范圍：數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I03-05數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：采購(gòu)單編號(hào)別名：采購(gòu)單編碼簡(jiǎn)述：采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)是為采購(gòu)單進(jìn)行的編號(hào)類(lèi)型及寬度：字符型，4 位取值范圍：000l99992) 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：D03-01數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：報(bào)價(jià)單簡(jiǎn)述：向顧客提供產(chǎn)品的價(jià)格和相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 規(guī)格 + 單價(jià) + 產(chǎn)地?cái)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS03-02數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)

21、：顧客訂貨單簡(jiǎn)述：顧客所填顧客情況及訂貨要求等信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標(biāo)志 + 用戶(hù)情況 + 商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS03-05數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：退款通知單簡(jiǎn)述：出庫(kù)處理時(shí)由于某種意外情況不能給貨，而填寫(xiě)的關(guān)于退款的信息。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：日期 + 用戶(hù)情況 + 商品情況 + 銷(xiāo)售情況 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：D03-08數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：采購(gòu)單簡(jiǎn)述：所需采購(gòu)商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 規(guī)格 + 單位 + 數(shù)量 + 單價(jià) + 金額 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS03-10數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：提貨通知單簡(jiǎn)述：供應(yīng)商向采購(gòu)員發(fā)出的貨物已到的通知數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：供貨日期 + 供貨地點(diǎn) + 商品名

22、稱(chēng) + 商品規(guī)格 + 采購(gòu)數(shù)量3) 數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號(hào)：F03-02數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：需先付款的訂貨單簡(jiǎn)述：根據(jù)用戶(hù)信用，要求先付款的訂貨單。數(shù)據(jù)流來(lái)源：訂貨處理數(shù)據(jù)流去向：顧客數(shù)據(jù)流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 商品單價(jià) + 銷(xiāo)售數(shù)量 + 顧客代碼數(shù)據(jù)流量：約 10 次/日高峰流量：約 15 次/日數(shù)據(jù)流編號(hào)：F03-07數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：退款通知單簡(jiǎn)述：根據(jù)顧客的退貨，開(kāi)出的退款通知。數(shù)據(jù)流來(lái)源：出庫(kù)處理數(shù)據(jù)流去向：開(kāi)票部數(shù)據(jù)流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 銷(xiāo)售金額 + 顧客代碼數(shù)據(jù)流量：約 1 次/月高峰流量：約 5 次/月數(shù)據(jù)流編號(hào)：F03-03數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：入庫(kù)單簡(jiǎn)述

23、：采購(gòu)員把購(gòu)買(mǎi)來(lái)的商品入庫(kù)時(shí)所填寫(xiě)的單據(jù)數(shù)據(jù)流來(lái)源：采購(gòu)處理數(shù)據(jù)流去向：入庫(kù)處理數(shù)據(jù)流組成：入庫(kù)單編號(hào) + 商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 商品單價(jià) + 入庫(kù)數(shù)量 + 入庫(kù)日期數(shù)據(jù)流量：約 10 次/月高峰流量：約 15 次/月數(shù)據(jù)流編號(hào)：F03-04數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：出庫(kù)單簡(jiǎn)述：發(fā)貨員把商品交給顧客時(shí)所填寫(xiě)的單據(jù)，表示貨物已從倉(cāng)庫(kù)發(fā)出。數(shù)據(jù)流來(lái)源：采購(gòu)處理數(shù)據(jù)流去向：出庫(kù)處理數(shù)據(jù)流組成：出庫(kù)單編號(hào) + 商品代碼 + 商品名稱(chēng) + 商品單價(jià) + 銷(xiāo)售數(shù)量 + 出庫(kù)日期數(shù)據(jù)流量：約 10 次/日高峰流量：約 15 次/日4) 處理邏輯定義處理邏輯編號(hào)：P2.0處理邏輯名稱(chēng)：開(kāi)票處理簡(jiǎn)述：開(kāi)出各種發(fā)票。輸入的數(shù)據(jù)流：合格的訂貨單、退款通知單。處理描述：根據(jù)合格訂貨單和退款通知單開(kāi)出發(fā)票，把訂購(gòu)單進(jìn)行匯總，轉(zhuǎn)給結(jié)算部作賬款結(jié)算。輸出的數(shù)據(jù)流：發(fā)票聯(lián)、訂單數(shù)據(jù)處理頻率：50 次/日處理邏輯編號(hào)：P處理邏輯名稱(chēng)：入庫(kù)處理簡(jiǎn)述：將入庫(kù)數(shù)據(jù)記入庫(kù)存賬輸入的數(shù)據(jù)流：入庫(kù)單處理描述：根據(jù)商品入庫(kù)單，將入庫(kù)數(shù)據(jù)記入庫(kù)存臺(tái)賬，并更新相應(yīng)商品的庫(kù)存數(shù)量和金額。輸出的數(shù)據(jù)流：補(bǔ)貨通知單處理頻率：10 次/日處理邏輯編號(hào)：P3.0處理邏輯名稱(chēng)：結(jié)算處理簡(jiǎn)述：結(jié)算銷(xiāo)售金額，并出提貨聯(lián)。輸入的數(shù)據(jù)流：發(fā)票聯(lián)，訂貨單處理描述：根據(jù)發(fā)票和訂貨單，結(jié)算