寫字樓外來人員接待管理流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政服務(wù)管理部文件行管字【2005】02 號 簽發(fā)人： 外來人員接待管理流程目的：為減少天成員工全程接待陪同外來人員所需的在途時間，提高接待效率，加強供應(yīng)商/合作商進入受控區(qū)域的管理及審批，建立公司外來人員來訪數(shù)據(jù)庫，特制定本流程。參考制度：天成司發(fā)【1998】368號供應(yīng)商/合作商接待管理辦法流程概述： 一、外來人員定義分類：外來人員定義：因業(yè)務(wù)或其他需要，臨時到天成公司來訪的非天成員工，長期合作的持“臨時通行證”的供應(yīng)商/合作商員工以及持“培訓(xùn)學(xué)員證”的學(xué)員除外?？蛻艄こ滩?、外事部及采購部接待的高級別來訪仍執(zhí)行原接待流程，不受此流程之限。根據(jù)來訪性質(zhì)，可將來訪人員

2、分為兩類，1） 預(yù)約來訪人員：計劃內(nèi)來訪，指公司相關(guān)接待部門事先已明確來訪人員的相關(guān)信息（單位、姓名及人數(shù)等）、來訪時間及來訪事由的情況。2） 臨時來訪人員：計劃外來訪，指即公司接待部門事先不清楚來訪人員的相關(guān)信息、來訪時間及來訪事由的情況。二、接待流程：1）預(yù)約來訪人員：（通過接待申請電子流實現(xiàn)）：子流程A：來訪人員不需進入辦公或生產(chǎn)區(qū)天成接待人員填寫接待申請電子流來訪人員到各中心外圍安全崗，保安員核實身份后發(fā)“臨時出入卡”，來訪人員留下有效證件員工與來訪人員在大堂接待區(qū)或其他外部接待區(qū)（食堂等）會談來訪人員到外圍安全崗交還卡并領(lǐng)回證件，流程結(jié)束。子流程B：來訪人員需要進入辦公或生產(chǎn)區(qū)天成接

3、待人員填寫接待申請電子流（是否需要進入辦公或生產(chǎn)區(qū)域？）（是）權(quán)簽人審批來訪人員到各中心外圍安全崗，保安員核實身份后發(fā)“臨時出入卡”并在電子流中記錄，來訪人員留下有效證件員工到大堂安全崗接待并換來賓卡，安全崗確認進入時間會談結(jié)束，員工將來訪人員送至大堂安全崗，還卡核銷，安全崗確認離開時間、陪同情況及還卡情況來訪人員到外圍安全崗交還卡并領(lǐng)回證件，安全崗確認電子流流程結(jié)束。流程說明：1、本流程亦適用科研中心和生產(chǎn)中心現(xiàn)行的接待審批流程。2、若來訪人員為第一次到訪，建議接待人員到外圍門崗引領(lǐng)，但不作強制要求。3、接待人員申請進入辦公/生產(chǎn)區(qū)域接待，但權(quán)簽人審批未通過的，仍然可以在外圍接待。若權(quán)簽人未

4、在電子流中審批，而接待人員仍想在外圍接待的，需重新填寫電子流，并選擇“不進入辦公/生產(chǎn)區(qū)域”。流程圖：2）臨時來訪人員：一般情況下，臨時來訪的會談地點應(yīng)安排在辦公區(qū)域之外，如確因工作需要需進入辦公或生產(chǎn)區(qū)域），需按預(yù)約來訪流程，由接待人填寫電子流并經(jīng)權(quán)簽人審批。具體流程：外來人員到訪外圍安全崗電話通知天成接待人員（是否安排接待？）（否）接待人員向來訪者說明情況，流程結(jié)束（是）轉(zhuǎn)“預(yù)約來訪人員”接待流程，由接待人員填寫“接待申請電子流”。流程說明：本流程中的“是否安排接待”判斷環(huán)節(jié)由所涉及的天成接待人員負責(zé)，以下情況均可認為“不安排接待”： 接待人員工作安排已滿，無暇接待的； 接待人員認為無業(yè)務(wù)

5、需要，不需接待的； 接待人員認為只需在電話中簡短交流，不需見面的； 接待人員認為無需進入公司園區(qū)，在外圍崗?fù)?nèi)即可完成接待的。上述四類情況下，接待人員無需填寫“接待申請電子流”，安全崗不發(fā)“臨時出入卡”，外來人員也不得進入公司園區(qū)，活動范圍僅限于外圍崗?fù)ぁＡ鞒虉D：三、流程各方責(zé)任：1、業(yè)務(wù)部門 業(yè)務(wù)部門接待人員應(yīng)事先按格式要求填寫“接待申請電子流”，并確保填寫信息準確； 業(yè)務(wù)部門接待人應(yīng)按要求到大堂安全崗接待來賓，并覆行全程接待陪同義務(wù)。 進入地點需與出門地點一致。 業(yè)務(wù)部門權(quán)簽人（由各部門自行維護），對外來人員進入辦公或廠區(qū)申請審批的真實性及合理性負責(zé)。2、外圍大門崗 外圍安全崗應(yīng)根據(jù)電子流

6、中的來訪人員信息及審批狀態(tài)，核實無誤后，方可發(fā)放“臨時出入卡”，提醒并指引行進路線，以方便來訪人員順利到達目的地。 臨時出入卡憑有效身份證件領(lǐng)取，出門時歸還。若業(yè)務(wù)部門接待人員親自到外圍安全崗接待，則在記錄接待人信息后，來訪人員可不押證件。3、廠房和辦公樓大堂安全崗 大堂安全崗應(yīng)根據(jù)來訪人員信息及審批狀態(tài)，核實無誤后，方可發(fā)放“貴賓卡”，并在電子流中記錄。來訪人員離開時，如實在電子流中記錄還卡情況、接待人員陪同等信息。 特別注意，接待電子流中若注明“不需進入辦公或廠區(qū)”的，或雖已注明但權(quán)簽人未審批通過的，接待只能在大堂或其他公共區(qū)域進行，外來人員不得進入廠房或辦公樓。四、例外情況 合作員工臨時

7、通行證丟失、忘帶需進入公司工作，不需填寫接待申請電子流，由正式員工或授權(quán)的合作員工證實后，安全崗可發(fā)放臨時出入卡憑其進出，卡上蓋章注明“合作員工”字樣，當(dāng)天該中心有效，不需填寫接待申請電子流。 正式員工工卡丟失、忘帶之類需進入公司，不需填寫接待申請電子流，在天成正式員工或授權(quán)的合作員工證實，安全崗可發(fā)放員工臨時工卡憑其進出，當(dāng)天有效。 基建施工、到食堂就餐人員仍按現(xiàn)操作流程，不需填寫接待申請電子流，在電話確認留身份證件或天成員工陪同之下領(lǐng)取臨時出入卡，在規(guī)定的時段內(nèi)出入。注意臨時出入卡上需要蓋章注明“施工”或“就餐”字樣。 天成公司行政服務(wù)分包商及其子分包單位無通行證的人員，可按授權(quán)范圍在園區(qū)外圍及公共區(qū)域活動，不需填寫接待申請電子流，授權(quán)接待人員需到外圍安全崗領(lǐng)取“臨時出入卡”并全程陪同。如因工作