檔案管理制度

1、檔案管理制度擬稿： 審核： 批準： 頒布日期：2012年9月14日一、目 的為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。二、適用范圍適用于公司檔案資料的管理。三、管理職能（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；4、妥善保管

2、檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；5、建立檔案檢索索引；6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理；9、遵守保密制度。（三）各部門管理職責1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。四、資料歸檔管理（一）歸檔資料范圍1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規(guī)信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；2、

3、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等；5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責任制、責任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內(nèi)部管理資料；6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；7、公司產(chǎn)品立項、設計、開發(fā)、工藝技術、產(chǎn)品說明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；8、公司各類設備在設計、制作、安裝、調(diào)試、技術

4、改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設備資料；9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權等資料；12、人員招聘、培訓、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說明書等資料；16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；

5、17、記錄有公司相關信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設備等資料；18、其他具有保存價值的資料。（二）歸檔資料收集1、結(jié)合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；人事檔案由人事管理部門管理；生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應主動上交。2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；如資料還須發(fā)出后由對方完善相關手續(xù)(如

6、簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支持。（三）資料歸檔要求1、歸檔的文件資料必須齊

7、全、完整、準確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找利用。2、歸檔的文件資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。3、非紙質(zhì)文件資料應與其文字說明一并歸檔；具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應保持其一致性。（四）歸檔時間1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。2、報表、臺賬、記錄等按年形

8、成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。（五）歸檔移交1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應編寫歸檔說明。2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。五、檔案保管（一）收件登記1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分

9、類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。2、檔案管理人員收件后應按資料類別存放到相應地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案分類1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：A股權類：公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。B綜合管理類： 01公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織

10、開展各類活動形成的相關文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。 02管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責任制、責任書等；按小類立卷。 03外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規(guī)信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。 04統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。 05其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。C

11、經(jīng)營類 01合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。 02客戶資料，包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。 03廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。D生產(chǎn)管理類 01安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。 02質(zhì)量計量資料，包括執(zhí)行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。 03設備管理資料，包括操作規(guī)程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單

12、等。按小類立卷。 04生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。E技術類 01項目資料，包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。 02基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。03設備資料，包括圖紙、設計說明、技術規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設備名稱立卷。F人事檔案 01個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。 0

13、2工資結(jié)算資料，包括工資表和責任制結(jié)算資料。按月立卷。 03考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。 04招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。 05社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。G財務檔案，包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規(guī)范立卷。H證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。I影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。J圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。2、檔案資料分類后，方便集中

14、裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號，編號規(guī)范如下：X-XX-XX-XX 卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號） 小類序號，用01、02、03代表各小類 二級分類編號，即分類規(guī)定中01、02、03序號 一級分類代碼，即分類規(guī)定中A-J3、無具體二級及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規(guī)則明確標注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽

15、的（如證照）在反面標注。5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。（三）檔案保管1、所有卷宗資料應按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類別。2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。3、卷宗封面標注和編號書寫應規(guī)范，具有耐久性。4、卷宗內(nèi)的資料應按序編號，表面應設卷內(nèi)目錄，以便查找。5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。6、部門保管的檔案資

16、料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。7、重要和涉密檔案應設專柜存放，以免遺失或泄露。六、檔案的借閱和利用1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。2、借閱檔案資料應填寫檔案借閱申請單，經(jīng)相關領導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準；涉密檔案按保密工作安全管理辦法規(guī)定權限批準。3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負責催還。4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守保密工作安全管理辦法相關規(guī)定。5、檔案歸還時應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。6、檔案借閱者必須愛護檔