辦公室管理制度

1、辦公室管理制度第一章 總則一、為了加強(qiáng)辦公室管理 , 明確公司內(nèi)部管理職責(zé) ,使內(nèi)務(wù)管理 工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化 ,結(jié)合實(shí)際情況 ,特制訂本制度 .二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定 .三、切合公司實(shí)際 , 根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求 力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依 , 保證公司的辦公事務(wù) 有效開展 .四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé) , 簡(jiǎn)化辦理流程 , 做到每周 有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo) .第二章 職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo) , 在直屬主管的領(lǐng) 導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作 .二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文

2、書的整理 匯編、資料信息收集編撰等文字工作 .三、負(fù)責(zé)公司文書管理、 圖書管理、辦公用品管理、 會(huì)議管理、 清潔衛(wèi)生管理等工作 , 保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展 .四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系 , 為各部門工作開展提供相應(yīng)的 服務(wù).五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、 對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善 , 做好來客接待 和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作 .六、收集各部門反饋信息和外部資訊 , 上傳下達(dá)各種指令 ,及時(shí) 做出整理 , 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀 .七、協(xié)助其他部門工作 , 完成上級(jí)交代的其他工作 ,如：名片印 制、收發(fā)傳真等 .第三章 工作規(guī)范一、 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、 禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、 行為規(guī)范 , 相關(guān)規(guī)定按照員

3、工守則細(xì)則執(zhí)行 .二、 辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作 .第四章 辦公室事務(wù)管理一、 文書管理制度文件是文書的重要組成部分 , 文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍 所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書 .本制度中, 文件特 指公司內(nèi)外部發(fā)文文件 ;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料 . 檔案是文 書基礎(chǔ)上形成的 ,檔案是文書的延續(xù) . 現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文 書管理, 并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定 .（ 一 ） 文件管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化 , 提高辦文速度 和發(fā)文質(zhì)量 , 充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用 .2、文件管理的范圍包括

4、：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、 外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫 , 統(tǒng)一頁眉、頁 腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì) ; 正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、 內(nèi)容等信息 ; 措辭規(guī)范 , 表達(dá)無歧義 .4、根據(jù)文件屬性、 類別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào) , 根據(jù)編號(hào)定期歸 檔,做好相應(yīng)的文字記錄 , 以備查閱 .第二條 制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室 人員負(fù)責(zé)執(zhí)行 .2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部 , 各部 門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件 .3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核

5、, 總經(jīng)理簽 發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草 , 行政人事 部負(fù)責(zé)審核 ,審核無誤后行政辦公室打印 , 打印后送回起草部門校對(duì) , 校對(duì)無誤方可正式打印 ,由總經(jīng)理蓋章 , 簽發(fā).4、凡寄至公司的文件、 傳真等, 由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄 .5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管 , 辦公室人員對(duì)一般性文件 進(jìn)行分類管理 , 定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管 .6、各部門因工作需要可借閱一般性文件 ,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù) , 對(duì)有密級(jí)程度的文件 , 需行政人事主管審批 ,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱 .7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記 , 做好借閱記錄并 限期清退.8、按時(shí)間

6、、 內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理 , 附件、 批件、定稿等資料收集完全 ,存檔備案.半年一小清 ,年終一大清.9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀 , 需上報(bào)行政 人事主管簽字批準(zhǔn) , 按照文件管理制度進(jìn)行處理 .第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件T審查編號(hào)T審批、簽發(fā)T打 印文件T下發(fā)文件T文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退 t文件存檔t文件銷毀3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件 存檔文件銷毀（ 二） 文書管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行 , 保證公司內(nèi)部 資料的安全性、 完整性 ,

7、 促進(jìn)與提高組織管理工作的效率 , 充分發(fā)揮文 書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用 .2、文書管理范圍包括：一般性文書 （ 通知、公告、提案意見、 會(huì)議紀(jì)要、 總結(jié)匯編 ）、行政人事部發(fā)文文書 （學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào) ）、 宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料 .3、除通知外 , 一般性文書沒有固定的格式 , 但必須標(biāo)有頁眉頁腳 文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理 , 定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理 , 保持 紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新 .第二條 制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排 ,起草編寫內(nèi)部公開文書 , 張貼 公示學(xué)習(xí) .2、按照文書管理范圍 , 行政

8、人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文 簿, 所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查 .3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書 ,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表 ; 閱讀者需認(rèn) 真學(xué)習(xí)并簽名備注 .4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列 ,整理歸檔 ,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸 檔相結(jié)合 , 對(duì)照編號(hào)列出整理清單 .5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性 , 對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀 ; 須上級(jí)審批同意 ,方可銷毀 .6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人 , 若發(fā)現(xiàn)文書丟失 , 辦公室人員必 須查明原因,如實(shí)向主管部門報(bào)告 ,若未查明原因 ,則由辦公室負(fù)責(zé)承 擔(dān).7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處 .第三條 流程設(shè)計(jì)起草文書T填寫發(fā)文簿（需要時(shí)）T張貼T存檔

9、T更新目錄（紙 質(zhì)檔與電子檔）T借閱T清退T審批T銷毀（ 三 ） 檔案管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性 , 使檔案管理更科學(xué)、更 專業(yè),及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料 , 提高檔案管理質(zhì)量與效 率.2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他 應(yīng)存檔的信息資料 .3、根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào) , 對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、 整理、備注 , 并存入專門的檔案文件柜保管 .第二條 制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、 材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集 , 份數(shù)齊全 , 包括 附件、批復(fù)、定稿等 .2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理 , 根據(jù)時(shí)間先后順序再按同 一項(xiàng)目文書材料

10、集中整理 ,并貼上標(biāo)簽 .3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合 , 對(duì) 照編目,列出清單 .4、各部門需借閱相關(guān)檔案 ,須由行政人事部主管簽字 , 審核通過 后方可借閱 , 不得抄錄、復(fù)制或借出 .5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定 ,履行保密手續(xù) ,特別是員工 個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管 , 確保檔案安全與完整 .6、檔案接收、移交 , 必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄 . 第三條 流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案T排序整理 ，編制編目 T存檔T借閱T清退辦公用品管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理 ,規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序 , 節(jié)約辦 公經(jīng)費(fèi)

11、, 提高利用效率 .2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作 , 權(quán)責(zé)一 致嚴(yán)格要求 , 無私自挪用現(xiàn)象 .3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié) ,出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)” 原則.4、辦公用品的采購(gòu) , 應(yīng)進(jìn)行多方比較 , 保證性價(jià)比和質(zhì)量 ,擇優(yōu) 選用,合理開支 .第二條 制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由 行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé) .2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月 27 號(hào)之前各部門將所 需辦公用品報(bào)至辦公室 , 行政辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦 公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量 ,做出采購(gòu)計(jì)劃 ,經(jīng)部門主管 批準(zhǔn),財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu) . 對(duì)急用

12、品的采購(gòu) ,可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行 靈活處理 ,但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn) .3、根據(jù)物品所屬類別 ,對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記 , 注明名 稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等 ,做到賬物相符 .4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放 ,并做好填表記錄 ;因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記 , 事后須及時(shí)補(bǔ)填 .5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室 , 不得私自挪用辦 公用品.6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品 .7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬 , 每年進(jìn)行一次匯總普查 .8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查 , 核實(shí)庫存 , 保證出入庫等 量.第三條 管理流程設(shè)計(jì) 編制需求計(jì)劃表 審批 采購(gòu)

13、入庫登記 發(fā)放 編制需求計(jì)劃 統(tǒng)計(jì)申購(gòu)情況 月末清算匯總 出庫登記三、圖書管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù) , 規(guī)范 圖書管理工作 .2、圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗 ,服務(wù)到位, 保證 借還流程有序進(jìn)行 .3、根據(jù)圖書類別 ,對(duì)圖書進(jìn)行編號(hào) , 并制作目錄卡以備員工查 閱.第二條 制度規(guī)范1、各部門可根據(jù)實(shí)際工作需要 ,申請(qǐng)申購(gòu)圖書 .2、按照各部門的實(shí)際需求申購(gòu)圖書 , 辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu)圖 書 1-2 次 .3、對(duì)所有圖書進(jìn)行分類整理 ,貼上類別標(biāo)簽并編號(hào)登記 , 注明購(gòu) 進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目 .4、按照規(guī)定時(shí)間借閱

14、圖書、 歸還圖書;借閱期滿, 未按時(shí)辦理續(xù) 借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者 , 按照規(guī)定進(jìn)行懲處 .5、借書人員妥善保管好圖書 , 不得在書中圈點(diǎn)、畫線、涂寫 , 如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書 ,需做出相應(yīng)的賠償 , 丟失圖書者全額賠償 .6、圖書管理員定期對(duì)圖書進(jìn)行清點(diǎn) ,如遇圖書丟失 ,查明原因, 報(bào)部門主管 ,按指示行事 .第三條 管理流程設(shè)計(jì)1、申購(gòu)流程：填寫申購(gòu)單T審批T采購(gòu)T圖書入庫登記2、借還流程：查閱圖書目錄卡t填寫借閱單t圖書卡簽字t圖書借閱-續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單四、會(huì)議管理制度第一條 管理要點(diǎn)1 、 為了提高會(huì)議質(zhì)量 , 促進(jìn)有效溝通 , 提高行動(dòng)能力 , 進(jìn)而規(guī)范 會(huì)議管理 .2

15、、 根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況 , 確定會(huì)議召開的必要性 .3、清楚會(huì)議召開目的 , 合理安排時(shí)間 , 做到少而精 , 講究高效原 則.4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議 , 明確會(huì)議召開與否的界限 ; 提高 會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平 , 保證會(huì)議實(shí)效 .5、按照制度規(guī)定 ,嚴(yán)格會(huì)議管理 , 參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議 ,并遵守會(huì)議紀(jì)律 .6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì) ,明確會(huì)議要點(diǎn) ,做好一切準(zhǔn)備工作 . 第二條 制度規(guī)范1、收集會(huì)議議題 ,根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料 ,擬定會(huì)議 時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作 .2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù) , 行政專 員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄

16、 .3、 行政專員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng) , 及時(shí)整理好 會(huì)議記要或者會(huì)議決議 ,打印并張貼 .4、按照時(shí)間排列 , 將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整 理并歸檔.5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案 ,保管人員不得擅自外泄 . 如需查 閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行 .第三條 管理流程設(shè)計(jì)會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知T會(huì)中：積極參與 ， 做好會(huì)議記錄T會(huì)后：整理會(huì)議記錄T張貼T歸檔整理五、清潔衛(wèi)生管理制度 第一條 管理要點(diǎn)1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境 , 樹立公司形象 , 保證清潔衛(wèi)生 管理工作順利進(jìn)行2、按照規(guī)定,清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn).3、辦公室

17、管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí) 對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù).第二條制度規(guī)范1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納 入在內(nèi)的區(qū)域.2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事？咳嗽備涸鷂郎 觳 楣朋鰲？3、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室 所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監(jiān)督者及時(shí) 做好相應(yīng)的督察.4、由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔， 茶水供應(yīng),洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作.5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫清潔衛(wèi)生值 日表，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫清潔衛(wèi)生監(jiān)督表.6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰.

18、第三條流程設(shè)計(jì)安排清潔排班完成清潔項(xiàng)目填值日表監(jiān)督檢查填寫監(jiān) 督表-辦公室人員執(zhí)行維護(hù)-發(fā)現(xiàn)問題-執(zhí)行處理六、日常事務(wù)管理（一）接待管理第一條 來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分 , 為使接待工作規(guī) 范有序,維護(hù)公司的良好形象 , 對(duì)接待工作做具體的要求 .第二條 以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則 , 接待人員應(yīng)落落大方 , 以禮 相待.按照接待要求 ,嚴(yán)格自己要求 ,做到言行、禮儀規(guī)范 .第三條 接待人員問清來者意圖 , 引領(lǐng)其見所需見的人員 , 并奉上 茶水, 做好一系列的后續(xù)工作 .第四條 流程設(shè)計(jì)：接待來訪人員T詢問來意，需要找的人T通知 被訪者T引領(lǐng)會(huì)見T奉上茶水T送客T整理客人走后清潔（ 二） 報(bào)刊收發(fā)整理第一條 辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要 ,訂閱報(bào)刊,做出計(jì)劃 預(yù)算, 負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù) .第二條 辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱 覽資料架上 , 報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽 , 但不得帶出公司或隨意撕剪 閱畢放回原位 .第三條 任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用 .第四條 報(bào)紙每周更換一次 , 所有報(bào)紙每季度處理一次 .第五條流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊T整理T放置資料架T定期清理