巧用Word對報刊進行編輯排版

1、巧用Word對報刊進行編輯排版    筆者在單位負(fù)責(zé)一個內(nèi)部雜志的編輯工作，由于僅供內(nèi)部參考的刊物印刷數(shù)量比較少，就沒有再去專門安裝一個排版軟件了，而是直接采用了大家都非常熟悉的辦公軟件Word2000來編輯，效果也不錯。一、分欄的操作雜志中的頁面通常都是分兩欄來排版的，對于這種版面，用Word的分欄功能就能輕易地實現(xiàn)。分欄的基本操作執(zhí)行“格式分欄”命令，打開“分欄”對話框（圖1）。  在“預(yù)設(shè)”下面選中“兩欄”選項。調(diào)整好“欄寬”或欄“間距”（由于二者是相互關(guān)聯(lián)的，故只需要調(diào)整一項就行了）；如果需要在欄間添加分隔線，請選中“分隔線”選項。確定返回，文章

2、即按兩欄顯示出來（圖2） 二、將表格和圖片插入到文檔中在文檔中插入表格和圖片，可以增強文章的可讀性。因此，將表格和圖片插入到文檔中，并進行準(zhǔn)確的定位，也是我們編輯、排版的一項重要工作。（一）將表格插入到文檔中1.用菜單命令插入表格。將光標(biāo)定在需要插入表格的行首處，執(zhí)行“表格插入表格”命令，打開“插入表格”對話框，根據(jù)表格的需要，設(shè)置好行、列數(shù)目后，確定返回，一個規(guī)范的表格便即刻插入到文檔中。2.用快捷按鈕插入表格。將光標(biāo)定在需要插入表格的行首處，然后按“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中拖拉至需要的行、列數(shù)目后，松開鼠標(biāo)，一個規(guī)范的表格即被快速插入到光標(biāo)處。提示

3、：如果表格是通欄顯示的，在進行分欄操作前，在表格將要插入的位置預(yù)留一個空行（或者先將表格直接插入到文檔中），然后再對表格的前、后文本單獨進行分欄操作。（二）將圖片插入到文檔中1.將圖片襯在文字下面。為了活躍版面的氣氛，我們通常在文章的標(biāo)題（或正文）下面襯一張圖片，并將圖片制作成很淺的水印圖片效果。先用圖像處理軟件將圖片處理、保存好（如t1.jpg等）。在文檔中，執(zhí)行“插入圖片來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框。定位到t1.jpg圖片所在的文件夾中，并選中該圖片，然后單擊“插入”按鈕，將圖片插入到文檔中。選中插入的圖片，執(zhí)行“格式圖片”命令，打開“設(shè)置圖片格式”對話框。切換到“版式”標(biāo)簽中，

4、選中“襯于文字下方”選項，再切換到“圖片”標(biāo)簽中，按“顏色”右邊的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“水印”選項（在WordXP中為“沖蝕”選項），確定返回。調(diào)整好圖片的大小，并將圖片移到相應(yīng)的文字下即可。制作水印效果，在WordXP中可以直接在“格式背景水印”選項中選擇圖片來制作水印效果。提示：在定位圖片位置時，選中圖片，按住Ctrl鍵，用方向鍵移動，即可對圖片進行微量移動操作，進而達(dá)到精確定位的目的。2.將圖形插入到文檔中。編輯專業(yè)的雜志，常常要在文章中插入一些圖形，我通常用圖形處理軟件（簡單的圖形就用“畫筆”繪制）先將圖形畫好，然后再插入到文檔中。在文檔中，仿照上面的操作，將圖形插入

5、到文檔中。選中插入的圖形，打開“設(shè)置圖片格式”對話框。切換到“版式”標(biāo)簽中，單擊“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框（圖3），在“環(huán)繞方式”下面選中“四周型”，并設(shè)置好“距正文”的四周距離（我通常設(shè)置為0.5cm，參見圖3）。  兩次按“確定”按鈕返回，再將圖形移到相應(yīng)的文檔處。三、編輯頁眉和頁腳（一）編輯頁眉我仿照某些公開發(fā)行雜志的做法，將欄目名稱和文章標(biāo)題自動提取到頁眉處，效果非常好（圖4）。  1.設(shè)置樣式，做好準(zhǔn)備將光標(biāo)定在文章的標(biāo)題行任意位置，然后按“格式”工具欄上“樣式”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“標(biāo)題1”選項，為文章標(biāo)題設(shè)置好樣式。

6、 將光標(biāo)定在正文中的欄目名稱行任意位置，將它設(shè)置為“標(biāo)題3”樣式。提示：如果不想在正文中顯示出欄目名稱，可以將正文中欄目名稱的文本顏色設(shè)置為“白色”。2.將欄目名稱和文章標(biāo)題提取到頁眉上執(zhí)行“視圖頁眉和頁腳”命令，激活“頁眉和頁腳”編輯區(qū)，并展開“頁眉和頁腳”工具欄。在頁眉區(qū)，執(zhí)行“插入域”命令，打開“域”對話框（圖5），在“類別”下面選中“鏈接和引用”選項，在“域名”下面選中“StyleRef”選項。 單擊“選項”按鈕，打開“域選項”對話框（圖6），切換到“樣式”標(biāo)簽下，選中“名稱”下面的“標(biāo)題3”選項，然后按“添加到域”按鈕，再按“確定”按鈕返回“域”對話框。 按“確定

7、”按鈕返回，欄目名稱即被提取到頁眉處（參見圖4）。右擊中文輸入法狀態(tài)條上的小鍵盤按鈕，在隨后彈出的菜單中，選擇“標(biāo)點符號”選項，打開“標(biāo)點符號”軟鍵盤，將“間隔號（）”插入到頁眉區(qū)中。仿照上面至步的操作，將“標(biāo)題1”域插入“間隔號”后面的頁眉區(qū)中，實現(xiàn)文章標(biāo)題提取到頁眉中。按“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕，退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。提示：建議在編輯時，每一篇文章都從新一頁開始（原文章結(jié)尾處留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等進行補白），這樣文章一開始，該頁的頁眉上就顯示出該文章的標(biāo)題。 （二）編輯頁腳我習(xí)慣將雜志的名稱、頁碼、期數(shù)等內(nèi)容放在頁腳處（圖7），由于這些內(nèi)容可以直接

8、輸入，編輯起來就方便多了。 在“頁眉”處雙擊鼠標(biāo)，再次進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。按“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到“頁腳”編輯區(qū)（或者直接在頁腳區(qū)雙擊，快速進入頁腳編輯區(qū)）。將雜志名稱（如“建設(shè)工程監(jiān)督簡訊”）輸入到頁腳區(qū)中；按“頁眉和頁腳”工具欄上的“插入頁碼”按鈕，將頁碼插入到頁腳區(qū)中；將雜志的期數(shù)等（如“2003年2期（總第116期）”文本插入到頁腳區(qū)中。調(diào)整好上述文本及頁碼的顯示位置，退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)（效果參見圖8）。  提示：在頁眉和頁腳區(qū)不僅可以輸入文本、域等內(nèi)容，而且可以將圖片（徽標(biāo)等）插入到其中，讓它顯示在每一頁上（圖8

9、）。四、復(fù)雜版面的編輯對于較為復(fù)雜的版面，我通常用文本框來編輯排版。 （一）用文本框組成復(fù)雜的頁面對于由多個短稿件（如“信息”和“照片”等）組成的頁面，可以插入多個文本框，然后根據(jù)稿件的內(nèi)容量，調(diào)整好文本框的大小，再將每一篇稿件內(nèi)容分別輸入到一個文本框中（或者預(yù)留好照片的位置），最后將文本框設(shè)置為“四周型”版式，并進行移動定位（參見圖8），即可完成一些復(fù)雜頁面的編排工作。提示：如果不需要文本框的邊框，可以仿照上述的操作，將邊框設(shè)置為“無顏色線條”即可。如果需要文本框的邊框，還可以在“設(shè)置文本框格式”對話框的“顏色和線條”標(biāo)簽中，更改“線條”的“虛實”，再調(diào)整好“線型”和“粗細(xì)”以更改邊框的樣式

10、，達(dá)到活躍版面的目的。（二）用文本框?qū)崿F(xiàn)文本的跳轉(zhuǎn)我們在編輯雜志時，常常會遇到這樣一種情況：一篇文章占了幾個整頁面后，余下的內(nèi)容只占一個頁面的一小部分（如1/4版面），如果讓余下的部分接著原文從新一頁開始，而讓一篇新文章從其下面開始，顯然會影響版面的觀感質(zhì)量。處理這種情況，通常的做法是，將余下的部分剪切、粘貼到其它文章后面的空白處。而此時，如果在定稿前需要對文章進行修改，則操作起來不僅非常麻煩，而且容易出現(xiàn)版面混亂。我對付這種情況的做法是，用文本框的鏈接來實現(xiàn)文章的跳轉(zhuǎn)。例如，某篇稿件估計要占16頁和17頁兩個頁面，外加18頁的1/4頁面，現(xiàn)在我準(zhǔn)備將這1/4的頁面跳轉(zhuǎn)到9頁下面的空白處，具體

11、的編輯過程如下：執(zhí)行“插入文本框橫排”命令，在16頁和17頁各插入一個文本框，并將文本框的邊框線設(shè)置為“無顏色線條”格式，同時調(diào)整文本框，使之與頁面大小一致。在9頁下面的空白處再插入一個文本框，同樣去掉邊框，并調(diào)整好文本框的大小。選中16頁的文本框，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選“創(chuàng)建文本框鏈接”選項（此時鼠標(biāo)變成茶杯狀）；再將鼠標(biāo)移至17頁的文本框中（此時鼠標(biāo)成茶杯傾倒?fàn)睿?，單擊一下鼠?biāo)。仿照上面的操作，將17頁的文本框與9頁下面的文本框鏈接起來。然后從第一個文本框開始輸入文章的內(nèi)容，當(dāng)?shù)谝粋€、第二個文本框容納不下時，輸入的文字會自動流到第二個、第三個文本框中（此時如果要修改文章，則是非常方便的）。文章定稿好，在17頁的文本框右下角外面（在前面調(diào)整文本框的大小時，預(yù)留好該位置）再插入一個小文本框，輸入“（下轉(zhuǎn)第9頁）”字樣，在9頁文本框的左上角外面也插入一個文本框，輸入“（