技術文件發(fā)放回收、保管管理規(guī)定

1、文件控制程序（黒體四號）版本Versions: 1.0日期Date: 文件號小四號Page 9 / of 9修訂履歷 Document modification record修訂日期Revision date版本Versions修訂內(nèi)容 Revision content修訂人Revised by部門Established Dept. 制訂Prepared by審核Checked by批準Approved by發(fā)布部門Release Dept.實施日期Implemented Date品管部品管部1 目的 Purpose規(guī)定了技術文件管理職責、版本控制、發(fā)放、收回、保密等管理要求。2 范圍 Sco

2、pe適用于公司技術文件發(fā)放、收回與保密管理。3 術語和定義 Terms and definitions下列術語和定義適用于本規(guī)定3.1技術文件企業(yè)產(chǎn)品標準、產(chǎn)品設計文件、產(chǎn)品工藝文件、FMEA、控制計劃以及其它技術文件。3.2有效版本技術文件符合審批程序并蓋有紅色印章的最新版本的技術文件3.3新品試制階段技術文件指在新品試制階段使用的設計文件和工藝文件。3.4小批量試產(chǎn)階段技術文件指產(chǎn)品進入小批量生產(chǎn)時使用的設計文件和工藝文件4 職責和權限 Responsibility and authority4.1技術部4.1.1負責技術文件登記、歸檔、流轉和保管等日常管理工作。4.1.2負責確定文件發(fā)放

3、種類和數(shù)量，發(fā)放至生產(chǎn)部門、品管部的技術文件均需過塑后下發(fā)。4.1.3對下發(fā)到各部門技術文件的管理情況進行檢查和指導，對違反本規(guī)定的責任人進行處罰。4.1.4技術文件的歸檔、登記、流轉、使用與管理按技術文件管理規(guī)定執(zhí)行。4.2使用部門4.2.1應指定專人負責技術文件的管理，建立必要的登記賬目，格式參考附錄G。4.2.2負責技術文件的登記、流轉、保管、使用與管理等工作。5 流程圖 Flow diagram5.1輸入：體系標準、產(chǎn)品開發(fā)、日常工作等引出的文件資料的需求。5.2流程圖僅限管理文件（技術文件及行政文件參考相關規(guī)定執(zhí)行）流程 Processes責任Responsibility說明Expl

4、ain輸出Output制/修訂部門、品管部體系管理員體系標準、產(chǎn)品開發(fā)、日常工作等引出的文件資料的需求。文件制訂/更改通知單制/修訂部門技術文件參考技術文件管理規(guī)定，行政文件參考行政文件管理規(guī)定，文件應包含總部的要求。文件草案NoYes歸口領導審核對文件內(nèi)容的適用性等進行確認。如果需要再修改，返回流程2執(zhí)行內(nèi)部郵箱管理者代表會簽，如果有問題，返回流程2執(zhí)行。OA流程NoYes4批準總經(jīng)理文件批準。如果需要再修改，返回流程2執(zhí)行。內(nèi)部網(wǎng)絡5發(fā)布/分發(fā)品管部體系管理員管理體系文件以紙質(zhì)方式發(fā)布，發(fā)布時將PDF文檔發(fā)內(nèi)部郵箱給各部門領導。內(nèi)部郵箱6實施前培訓從事行政部對使用、關聯(lián)部門人員進行教育培訓

5、/7實施品管部體系管理員/文件使用人所有使用、關聯(lián)部門根據(jù)文件的規(guī)定或要求執(zhí)行。/YesNo8修訂品管部體系管理員文件制訂部門確認文件是否適用及修改，如果需要修改，按流程2執(zhí)行文件制訂/更改通知單內(nèi)部郵箱9管理及維護品管部體系管理員對公司共享文件夾文件進行管理，所有打印的紙質(zhì)文件，由接收部門自行管理。/6、內(nèi)容和要求 Contents and demands5.1技術文件有效版本控制5.1.1經(jīng)鑒定產(chǎn)品的技術文件5.1.1.1企業(yè)產(chǎn)品標準復印件：在封面上蓋有市技術監(jiān)督局“企業(yè)產(chǎn)品標準備案專用章”（黒色），簽字頁加蓋紅色“技術文件（含日期）”章。5.1.1.2設計文件、工藝文件復印件：在每頁上加

6、蓋紅色技術文件（含日期）”章，設計文件標題欄標注階段標記，A為試產(chǎn)鑒定，B為投產(chǎn)鑒定。5.1.1.3產(chǎn)品標志圖復印件：在每頁上加蓋紅色“技術文件（含日期）”章。5.1.1.4對策表復印件：在每頁上加蓋紅色技術文件（含日期）”章。5.1.1.5外來文件復印件：在每頁上加蓋紅色“外來技術文件（含日期）”章。5.2新產(chǎn)品技術文件5.2.1新品試制階段5.2.1.1企業(yè)產(chǎn)品標準復印件，在封面上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期）”章。5.2.1.2設計文件復印件：在每頁上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期）”章5.2.1.3工藝文件（初樣試驗評估后編制的）復印件：在每頁上加蓋紅色“試制資料

7、一次性使用有效（含日期）”章。5.2.2新品小批量試產(chǎn)階段5.2.2.1企業(yè)產(chǎn)品標準復印件：在封面上加蓋紅色“技術文件（含日期）”章，指尚未備案的。5.2.2.2設計文件、工藝文件復印件：在每頁上加蓋紅色“技術文件（含日期）”章，標題欄無階段標記。5.3外發(fā)技術文件格式與用章用于采購、包裝材料與制作工裝的技術部文件加蓋紅色“外協(xié)技術文件（含日期）”章5.4外來技術文件的處理5.4.1技術部接收外來電子檔文件需轉化成公司文件必須為技術文件的格式，出具“OA技術通知單”流程審批，并記錄轉化后的文件編號（在外來文件接收登記表顯示）。5.4.2審批流程后歸檔，復印件加蓋紅色“技術文件（含日期）”章下發(fā)

8、；5.4.3外來紙質(zhì)文件不需轉化直接復件加蓋紅色“技術文件（含日期）”章下發(fā)；外來文件接收登記表格式參考附錄D。5.5技術文件的發(fā)放與收回管理要求5.5.1技術部根據(jù)生產(chǎn)和工序狀況，確定發(fā)放與產(chǎn)品有關的整套或部分技術文件數(shù)量，見附錄A、附錄B。5.5.2零件外協(xié)只發(fā)放零件圖紙。5.5.3由各部門指定專人辦理技術文件簽收手續(xù)，資料員缺勤等，由部門領導或授權代理人簽收。5.5.4各部門資料員對收到技術文件進行登記，保持最新有效版本的管理，登記表格式參考附錄F，并負責退回所有失效的舊版技術文件。5.5.5技術部資料員負責指導和監(jiān)督各使用部門的版本控制和管理情況。5.6技術文件（包括更改文件）發(fā)放5.

9、6.1試制新品“加蓋試制資料一次性使用有效（含日期）”章，轉為小批量試生產(chǎn)時，技術部接到批準歸檔的（階段轉移確認審批表二）后，下發(fā)整套技術文件加蓋紅色“技術文件（含日期）”章，下發(fā)份額見表A.1、B.1，5.6.2使用部門將原下發(fā)的技術文件（蓋試制內(nèi)部文件）章的，三天內(nèi)將原下發(fā)技術文件交技術部資料員處，由資料員集中銷毀5.6.3因工作需要或使用時間過長看不清或遺失并能合理說明原因的，由使用部門在OA技術類流程上提出申請，部門主管審核，主管副總批準后發(fā)放。5.6.4模具設計開發(fā)或?qū)Ｓ迷O備開發(fā)需要的技術文件，由技術部啟動OA流程，主管副總批準后發(fā)放，項目開發(fā)完成后，文件使用單位自行進行文件的銷毀（

10、但需建立文件銷毀清單），登記表格式參考附錄G，技術部負責監(jiān)督。5.6.4產(chǎn)品圖紙更改或新增需要下發(fā)到外協(xié)廠家的，技術部只下發(fā)一份供外協(xié)廠家使用的零件技術圖紙加蓋紅色“外協(xié)技術文件（含日期）”章，如該零件存在不只一個外協(xié)廠家情況時，由采購中心相關負責人開啟OA流程，申請相應的零件圖紙。5.6.5經(jīng)OA流程批準的技術通知發(fā)放。批準后歸檔，紙質(zhì)復印件加蓋紅色“技術文件（含日期）”章下發(fā)5.7舊版技術文件收回5.7.1各部門工作現(xiàn)場的所有失效舊版文件，由各部門專職或兼職和管理員負責如數(shù)收回，于三天內(nèi)交技術部.5.7.2由技術部資料員辦理舊版收回銷毀清單登記，并組織統(tǒng)一銷毀,登記表格式見附錄G。5.7.

11、3技術部定期抽查文件使用部門的版本管理情況。5.7.4違規(guī)處罰，查到一項不符合項，扣除責任人10元，所在部門領導10元，以此類推，罰單格式見附錄C。5.8用于外協(xié)件技術文件5.8.1其版本有效性由采購中心按記錄表附錄H要求負責管理和監(jiān)督。5.8.2供外協(xié)使用的零件技術文件，其版本有效性由采購中心負責監(jiān)督和管理，生產(chǎn)廠家收到“記錄表”及文件后，應于收件當天在“記錄表”上選擇舊版文件處置方式并簽字蓋章，將“記錄表”傳真至采購中心，因新、舊版本技術文件混合使用而造成經(jīng)濟損失，由生產(chǎn)廠家自行負全責。文件收發(fā)登記表格式見附錄F。5.8.3由于技術文件未在規(guī)定時間內(nèi)退回所有失效技術文件的，或在各環(huán)節(jié)仍在使

12、用無效技術文件的，所造成的后果由使用單位承擔全部責任。5.9技術文件的保密與使用管理5.9.1產(chǎn)品開發(fā)過程輸出的任何載體形式的技術文件均屬于公司的保密技術文件，該類文件的發(fā)放、歸檔等均有技術部負責。5.9.2公司任何個人均不得隨意打印、復制、傳遞和使用。5.9.3因工作需要外出攜帶技術文件，必須經(jīng)部門主管或公司主管領導同意，攜帶人應保證技術文件的安全。5.9.4公司各崗位人員保留與個人崗位工作有關的技術文件，與崗位工作無關的技術文件應主動交還歸口技術部資料管理員。若無法判斷歸口部門的，應報部門主管，由部門主管處理。5.9.5提供給顧客或供應商的技術文件均為受控版本，對外接口部門應當與顧客或供方

13、簽定包含技術文件保密的相關條款，并納入供貨、技術、質(zhì)量協(xié)議，要求顧客或供方不得向第三方泄密。5.10公司各崗位人員應嚴格按照5.9條款要求使用和保管好公司技術文件，若違反上述任何一條款規(guī)定并造成經(jīng)濟損失的，應賠償全部經(jīng)濟損失，情節(jié)嚴重的，直接追究法律責任7、相關文件 Relevant documents7.1技術文件管理規(guī)定8、相關表單 Relevant records8.1 FM-設計文件發(fā)放部門與份數(shù)8.2 FM-工藝文件發(fā)放部門與份數(shù)8.3FM-違規(guī)罰款通知單8.4FM-外來文件接收登記表8.5FM-文件收發(fā)記錄表8.6FM-舊文件回收銷毀清單記錄表附錄A設計文件發(fā)放部門與份數(shù) 部門名稱

14、設計文件名稱備注產(chǎn)品企業(yè)標準調(diào)整檢驗說明零件或產(chǎn)品圖裝配圖裝配部件圖產(chǎn)品標志圖包裝設計文件附錄B工藝文件發(fā)放部門與份數(shù) 部門工藝文件名稱備注工藝文件工序操作檢驗指導卡產(chǎn)品裝配工序操作卡PEMEA控制計劃工藝流程圖工序圖附錄C違規(guī)罰款通知單部門檢查日期違規(guī)人員姓名連帶責任人違規(guī)內(nèi)容處罰依據(jù)處罰結論檢查部門檢查人檢查部門主管日期備注附錄D外來文件接收登記表序號產(chǎn)品名稱文件名稱/圖號數(shù)量文件來源接收人接收日期備注（文件下發(fā)、內(nèi)部轉化、文件編號）附錄E文件收發(fā)記錄表序號產(chǎn)品文件名稱文件編號發(fā)文情況舊圖收回情況文件發(fā)放原因分發(fā)人收回人部門收文人日期數(shù)量收回人日期附錄G舊文件回收銷毀清單記錄表文件名稱文件圖號回收部門回收份數(shù)回收人回收日期銷毀人銷毀日期備注附錄H外協(xié)用技術文件發(fā)行回收記錄表TO供方名稱FM電子有限公司收件人發(fā)行人員供方地址發(fā)行日期收件人郵箱地址傳真：（注明收件后請及時回復）？公司：公司向貴單位發(fā)行以下零件技術文件，請查收。序號文件名稱材料/零件名稱文件編號總頁數(shù)文件性質(zhì)備注注：文件性質(zhì)代號：A表示新設計或編制； B表示更改文件 ； C表示作廢收回文件； D表示其它貴公司收到文件后，請配合以下事項：（表示重點；表示一般）1、收到該發(fā)行收回記錄表后請