公司接待管理實施細則

1、XXXXXXXXX有限公司辦公室關(guān)于印發(fā)接待管理實施細則的通知XXXXXXX：為更好地促進XX接待工作程序化、規(guī)范化，保障接待工作的質(zhì)量和效率，擴大XX對外聯(lián)系和交流，經(jīng)XXXXXX研究同意，現(xiàn)將接待管理實施細則印發(fā)給你們，請認真學習，并遵照執(zhí)行。 XXXXXXX股份有限公司辦公室 2016年3月2日接待管理實施細則第一章 總 則接待工作是展示企業(yè)形象的一個重要窗口。為更好地促進XX接待工作程序化、規(guī)范化，保障接待工作的質(zhì)量和效率，擴大XX對外聯(lián)系和交流，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合XX實際情況，特制定接待管理實施細則。本細則適用于全XX公務接待和商務接待活動。其中，公務接待是指參加與XX生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務

2、往來及市場拓展無關(guān)的會議、考察調(diào)研、執(zhí)行任務、學習交流、檢查指導、請示匯報工作等公務活動；商務接待是指為了生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務的合理需要，開展考察項目、業(yè)務洽談、簽訂合同等招待客戶、合資合作方以及其他外部人員的活動。第二章 管理職責XX辦公室為XXXXX接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的統(tǒng)籌安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務。XX部門的來賓接待工作由部門自行對接，擬定接待計劃、參觀路線和后勤保障，XX辦公室協(xié)助配合接待工作。第三章 接待原則接待應遵循平等、對口、節(jié)約、周到、保密的原則。利于XX形象的提升和經(jīng)營發(fā)展，使來賓高興而來、滿意而去。（一）平等原則。對來賓無論職務高

3、低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。（二）對口原則。各部門對口接待，由出面接待的部門擬定行程安排、內(nèi)部協(xié)調(diào)、費用結(jié)算等工作。綜合性接待或?qū)诓块T無法安排工作人員陪同的情況下，由XX辦公室負責協(xié)助接待。（三）節(jié)約原則。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，主方人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。（四）周到原則。接待安排應銜接周密，以禮相待，使來賓感到熱情、周到。（五）保密原則。向來賓介紹情況應適時適當，注意保守公司機密，巧妙回避不宜回答的問題，重要會議應有記錄。第四章 接待分類一、公務接待（一）專門事項的調(diào)研、考察、交流、學習等接待，由相關(guān)部門

4、牽頭形成接待方案（如XX、人事、XX、XX等），呈XX相關(guān)領導按程序?qū)徟?，協(xié)調(diào)辦公室及其它相關(guān)單位協(xié)助辦理。（二）綜合和其它事項的調(diào)研、考察、交流、學習等接待，由辦公室牽頭形成方案，呈XX相關(guān)領導按程序?qū)徟?，協(xié)調(diào)相關(guān)部門協(xié)助辦理。（三）按照接待對象分類：一般情況下：1省部級以上領導來訪、廳局級正職領導（含XX各區(qū)縣正職領導）：由XX董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等參與迎接和陪同參觀，相關(guān)對口部門負責人參與座談。2廳局級副職領導和處級領導：由分管副總經(jīng)理、對口部門負責人參與迎接和陪同參觀，對口部門負責人參與座談。3重要同行和企業(yè)領導：由董事長或總經(jīng)理、副總經(jīng)理、對口部門負責人參與迎接和陪同參觀，對

5、口部門負責人參與座談。4一般同行和企業(yè)領導：由分管副總經(jīng)理、對口部門負責人參與迎接和陪同參觀，對口部門負責人參與座談。5其他單位參觀學習交流: 由分管副總經(jīng)理、對口部門負責人參與迎接和陪同參觀，對口部門負責人參與座談。原則上陪同參觀人數(shù)不超過3人，特殊情況可根據(jù)XX領導指示辦理。二、商務接待對口部門牽頭形成接待方案，呈XX相關(guān)領導按程序?qū)徟螅瑓f(xié)調(diào)辦公室及其它相關(guān)單位協(xié)助辦理；一般情況下：1戰(zhàn)略客戶副總級以上來XX開展商務接洽：由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、對口部門負責人參與迎接和洽談。2戰(zhàn)略客戶總監(jiān)到副總級來XX開展商務接洽：由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、對口部門負責人參與迎接和洽談。3普通客戶總經(jīng)理或

6、董事長來XX開展商務接洽：由副總經(jīng)理、對口部門負責人參與接待和洽談。原則上陪同參觀人數(shù)不超過3人，特殊情況可根據(jù)XX領導指示辦理。三、接待參觀類別根據(jù)來訪人員時間安排可視情選擇參觀地點：四、接待方案審批流程辦公室、對口部門根據(jù)來訪相關(guān)信息形成接待方案，由部門、子公司負責人簽字后，呈分管領導審批。重要接待還須呈總經(jīng)理、董事長審批。第五章 接待流程各部門接到公司領導通知或相關(guān)部門來訪預約時，首先了解和收集來賓基本情況：來賓單位、來賓職務和人數(shù)、來訪具體時間、來訪的目的和要求、陪同來訪的領導，是否安排車輛接送、用餐和住宿，在XXX的總時間等。明確牽頭接待部門，相關(guān)配合部門，擬定接待方案，呈報XX相關(guān)

7、領導審定后，提前通知陪同參觀領導和參會人員，將審定修改后的方案報送給相關(guān)人員。填寫接待信息登記表，打印座牌、擬定會議議程和出席人員名單、背景板，借用音響投影設備等。如有特殊需要，可安排禮儀人員和攝影攝像記者等。如需用餐，需提前按照接待用餐標準和預算預定用餐地點，原則上安排在食堂（附：關(guān)于食堂包房使用須知）。如需安排住宿，需要提前按照接待住宿標準預定協(xié)議酒店。如需接送，根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛的清潔衛(wèi)生，安全性能良好。第六章 接待會場標準一、迎接：接待人員對接好來賓蒞臨時間，協(xié)調(diào)迎接人員提前10分鐘到一樓前門迎接并全程陪同，根據(jù)接待需要，引導停車并協(xié)調(diào)物業(yè)保障電梯?？?。二、參觀：根據(jù)接

8、待對象類別和來訪目的，安排好參觀樓層，由辦公室負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)，提前15分鐘調(diào)試好相關(guān)設施設備、整理好清潔衛(wèi)生、提前打開空調(diào)，并安排講解人員。陪同參觀領導必要時作補充講解。三、會場布置：要規(guī)范有序、提前布置。（一）座牌擺放：主方座牌一般是面對會議室門口擺放，客方座牌一般是背對門擺放。當人員為單數(shù)時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置，以此類推；當人員為偶數(shù)時，1號和2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置，以此類推，座牌擺放整齊，保證在一條直線上。（二）茶水用具準備：參會人員每人放置一瓶礦泉水，按照來賓人數(shù)配放茶具，要求干凈

9、、無破損，會前需將茶杯放好茶葉擺放到位，統(tǒng)一放在客人位置的右上角處，排成接近一條直線，待客人落座后再倒水，每隔15-20分鐘參茶一次。（三）調(diào)試好相關(guān)設備：如音響、投影儀、話筒、宣傳片、電腦、ppt/word/會議材料等，并確保其正常使用，根據(jù)情況提前打開空調(diào)、調(diào)整好室溫。（四）會議議程和材料需擺放整齊，地面和桌面保持整潔干凈，備用部分紙巾和插線板、電池、礦泉水等。四、座談交流：（一）根據(jù)確定的會談時間和內(nèi)容，通知相關(guān)人員提前5分鐘出席會議；（二）會談期間，接待人員坐在出入方便的位置，根據(jù)領導和來賓需要隨時提供服務，接待人員應注意會議節(jié)奏，如需要，溫馨提示相關(guān)人員把握時間；（三）會議中出現(xiàn)突發(fā)

10、情況，如網(wǎng)絡中斷、話筒失音、音響失靈等，接待人員要及時與救場并妥善處理；（四）會議結(jié)束后，接待人員應注意清理會場，務必將所有桌椅等恢復原貌，保持整潔，收回相關(guān)會議資料、座牌、茶水，離開時關(guān)閉空調(diào)和相關(guān)設施設備等,如需盡快整理完成會議記錄、及時報送相關(guān)參會人員。第七章 接待餐費標準接待活動中，因工作需要，可安排工作餐一次，并嚴格控制陪餐人數(shù)。接待對象10人以內(nèi)，陪餐人數(shù)不得超過3人；超過10人的，不得超過接待對象的三分之一。工作餐應當以家常菜、地方菜為主，原則上只安排在XX食堂，公務接待消費控制在XX元/人以內(nèi)，一律不飲酒。商務接待含酒水不超過XX元/人。不得提供高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜

11、肴，不得提供香煙，不得使用私人會所、營業(yè)性娛樂場所、高消費餐飲場所，不得安排到有業(yè)務關(guān)系、有利益關(guān)聯(lián)的場所。第八章 接待費用報銷XX應當加強公務接待和商務接待經(jīng)費的預算管理，合理限定接待費預算總額。接待費用應當全部納入預算管理，單獨列示。接待費包括交通費用、住宿費用、餐飲費用或其他因來賓招待而產(chǎn)生的費用。在接待活動結(jié)束后，如實填寫接待費用清單，并由相關(guān)負責人審簽后，作為財務報銷憑證，并在15個工作日內(nèi)完成費用報銷。接待費報銷一事一結(jié)算，餐飲費無論金額大小，只能開具一張發(fā)票。公務接待還需附上菜品清單（小票）、接待費用清單和相應的來訪函、調(diào)研函、考察函等。 第九章 接待注意事項一、公務接待公務接待

12、應當堅持有利于公務、務實節(jié)儉、嚴格標準、簡化禮儀、高效透明、尊重少數(shù)民族風俗習慣的原則。全XX應當嚴格執(zhí)行接待管理制度和開支標準，應當嚴格控制公務接待范圍，不得用公款報銷或者支付應當由個人負擔的費用。接待單位不得超標準接待，不得組織旅游和與公務活動無關(guān)的參觀，不得組織到營業(yè)性娛樂、健身場所活動，不得以任何名義贈送禮金、有價證券、紀念品和土特產(chǎn)品等。XX將接待工作納入問責范圍。XX紀檢部門會加強對接待違規(guī)違紀行為的查處，嚴肅追究接待部門相關(guān)負責人、直接責任人的黨紀責任、進行通報，涉嫌犯罪的移送司法機關(guān)依法追究刑事責任。二、商務接待商務接待應當堅持有利于企業(yè)經(jīng)營、務實節(jié)儉、尊重少數(shù)民族風俗習慣的原則。全XX應當加強商務活動計劃管理，科學安排和嚴格控制商務活動的時間、內(nèi)容、路線、頻率、人員數(shù)量。全XX應當嚴格控制商務接待范圍，不得用公款報銷或者支付應當由個人負擔的費用。全XX商務接待實行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分級管理、對口接待，相關(guān)接待單位組織實施，對能夠合并的商務接待應統(tǒng)籌安排。安排前須報分管領導同意后方能開展接待，接待后產(chǎn)生的費用報銷流程嚴格按XX財務報銷管理制度執(zhí)行。第十章 責任與處罰接待接洽過程中，收到相關(guān)接待信息的人員和單位要向相關(guān)部門和人員及時傳遞信息，因信息傳遞不暢而導致接待工作出現(xiàn)失誤的，