公司文件管理制度

1、 浙江名震機(jī)械制造 公司文件管理制度 版本/版次： A/0編 寫： 羅佛松 文件修訂記錄一覽表 序號(hào)更改日期版次修訂內(nèi)容制訂/更改人發(fā)布日期： 2021-5-20 實(shí)施日期：1.目的 確保管理體系的所有文件、資料均能保持其有效性和適用性，并且能夠平安有效地被管理與使用。2.范圍2.1本程序適用于以下文件的管理：2.1.1 質(zhì)量體系手冊2.1.2 質(zhì)量體系程序文件2.1.3 第三層非圖紙和技術(shù)資料管理文件2.1.4外來文件3.權(quán)責(zé)3.1 文件的制定3.1.1質(zhì)量體系手冊：由管理者代表組織實(shí)施質(zhì)量體系手冊的制定、修訂，管理者代表審核，董事長批準(zhǔn)。3.1.2 質(zhì)量體系程序文件：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組織實(shí)施

2、質(zhì)量體系程序文件的制定、修訂，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。3.1.3第三層非圖紙和技術(shù)資料管理文件：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組織實(shí)施各種文件的制定、修訂，常務(wù)副總審核，董事長批準(zhǔn)。3.2 技術(shù)品質(zhì)部:負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的登記、分發(fā)、回收、和舊版/作廢文件的銷毀。3.3 文件使用單位:負(fù)責(zé)建立?部門受控文件清單?，負(fù)責(zé)使用文件的保管、防損/防污，負(fù)責(zé)對舊版/作廢文件的收集與交回。4.定義4.1 受控文件：在使用過程中隨時(shí)保持是最新、有效的文件。具有制定、修訂、分發(fā)的記錄，其失效、廢止的文件由質(zhì)量部依規(guī)定回收和銷毀，并隨時(shí)保持最新版本。4.2 非受控文件：分發(fā)時(shí)是最新版本，但修訂時(shí)不再另行分發(fā)，廢止時(shí)無須

3、回收及銷毀。4.3 質(zhì)量體系手冊：是公司建立和運(yùn)行符合TS16949要求的質(zhì)量體系，落實(shí)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的指導(dǎo)性綱要，是質(zhì)量體系文件的第一層文件。4.4 質(zhì)量體系程序文件：是質(zhì)量體系手冊中所描述的管理重點(diǎn)的延伸和引用。是質(zhì)量體系文件的第二層文件。是公司規(guī)定進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程途徑的文件，是描述質(zhì)量管理中各項(xiàng)重要的作業(yè)內(nèi)容的輸入、輸出及橫向接口的運(yùn)作文件。這一類的作業(yè)通常為跨部門的作業(yè)。4.5 第三層文件:除?質(zhì)量體系手冊?和?質(zhì)量體系程序文件?外的所有文件。4.6 第三層非圖紙和技術(shù)資料管理文件：包括各種管理制度、崗位職責(zé)、任職要求及各種表格等。是質(zhì)量體系程序文件中的作業(yè)內(nèi)容的延伸和引用；是描

4、述各職能部門內(nèi)部的某項(xiàng)活動(dòng)的具體步驟、細(xì)節(jié)的運(yùn)作文件。4.7外來文件：上級函、電、來文，同級函、電、來文。4.8表格：質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、各種操作指導(dǎo)書所引用的記錄，屬第三層文件。包括經(jīng)過作業(yè)產(chǎn)生的圖表、原始記錄的記錄格式。各類表格需要時(shí)在相對應(yīng)的質(zhì)量體系程序文件、各種操作指導(dǎo)書中隨附。5.流程圖見附頁6.作業(yè)程序6.1編號(hào)規(guī)定6.1.1各部門在編制各類質(zhì)量體系文件或管理性文件前，向行政人事部檔案管理員所要文件編號(hào)，每份編制的文件須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行編號(hào)，每份文件只允許有唯一的編號(hào)。6.1.2檔案管理員做好文件編號(hào)發(fā)放登記，防止編號(hào)重復(fù)使用于多個(gè)文件上，編好文件后按本程序3.1的職

5、責(zé)送相關(guān)部門審核、批準(zhǔn)，文件一經(jīng)批準(zhǔn)即發(fā)布生效。6.2 文件的編號(hào)方法、格式及版本6.2.1質(zhì)量體系手冊Quality System Manual：TS16949/SC-質(zhì)量體系手冊四個(gè)表示2021年。例如：TS16949/SC-2021，表示浙江名震機(jī)械制造2021年發(fā)布的質(zhì)量手冊。6.2.2質(zhì)量體系程序文件Quality System ProcedureTS16949/CX.第一個(gè)表示文件在TS16949標(biāo)準(zhǔn)中所處的章節(jié),后兩個(gè)為表示文件在該章節(jié)的順序號(hào)。例如：TS16949/CX4.01，表示浙江名震機(jī)械制造程序文件，對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)第4章質(zhì)量管理體系的第一個(gè)程序文件。6.2.3記錄表格Qua

6、lity System RecordMZ/JL-前四個(gè)為文件名稱的代號(hào)，后兩個(gè)為表格在文件中的順序號(hào)。例如：MZ/WJGL/JL-04,表示浙江名震機(jī)械制造文件?文件管理制度?的第4個(gè)質(zhì)量記錄是?文件銷毀申請單?。6.2.4其它第三層管理文件Quality System Instruction/-前兩個(gè)為公司代號(hào)，斜桿后兩個(gè)表示文件類型，再斜桿兩個(gè)表示部門代號(hào)，最后四個(gè)為三層管理文件年份加流水號(hào)組合。例如:MZ/PX/HR-1201，表示浙江名震機(jī)械制造行政人事部2021年2月發(fā)布的第一個(gè)培訓(xùn)文件。6.2.5代號(hào)規(guī)定6.2.5.1公司代號(hào):MZ6.2.5.2部門代號(hào): 總管辦：ZG，稽核辦：J

7、H,管理者代表：GD，行政人事部：HR，技術(shù)品質(zhì)部：JP，市場銷售部：XS，物控方案部：CG，生產(chǎn)制造部：SC，財(cái)務(wù)核算部：CW。6.2.5.3文件類型代號(hào):質(zhì)量手冊:SC,程序文件: CX,管理文件:GL,操作規(guī)程:CZ,質(zhì)量記錄:JL, 外來文件:WL。6.2.6外來文件假設(shè)已有編號(hào)，那么以原有編號(hào)建立清單，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部文件編碼,由文件代號(hào)、收文年號(hào)和文件年度流水號(hào)組成，其表達(dá)形式如：WL-04-001 表示公司04年收到的第1個(gè)外來文件。6.2.7 文件的版本和修改狀態(tài)6.2.7.1首版文件的版本為A版，第二版為B版，依此類推。6.2.7.2同一版本的文件，已經(jīng)修訂五次，或一次修訂

8、的內(nèi)容牽涉到五頁(含五頁)以上的文件時(shí)，需更換版本，即提升版本號(hào)的字母，如由A版提升為B版。6.2.7.3質(zhì)量手冊和程序文件等文件每頁上均有“版本、版次欄，表示該頁的修改狀況。其修改狀態(tài)編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0開始，每修改一次遞增1，依次為“0、“1、 “2、“3。6.3 文件的結(jié)構(gòu)6.3.1 質(zhì)量體系手冊：按TS16949所要求的條款的排列順序，編訂各章節(jié)及內(nèi)容工程，并明確表達(dá)本章節(jié)的內(nèi)容工程所對應(yīng)的程序文件、第三層文件等。6.3.2 質(zhì)量體系程序文件的格式分八個(gè)局部：目的范圍權(quán)責(zé)定義流程圖作業(yè)程序相關(guān)文件質(zhì)量記錄6.3.3第三層非圖紙和技術(shù)資料管理文件：由相關(guān)職能部門視實(shí)際需要自行制定，

9、以有效表示內(nèi)容為目的，便于閱讀、理解和使用。6.4 文件的受控狀況6.4.1文件按控制狀況可分為“受控和“非受控兩種： 1受控文件：所有與質(zhì)量有關(guān)的文件，還包括提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)用的文件，受控文件必須在文件的首頁蓋紅色“受控文件章。 2非受控文件：所有公司外部的文件(包括咨詢公司、顧客、上級主管部門等)，以及部門工作記錄等,非受控文件在文件首頁蓋藍(lán)色部門印章。6.5 文件的制定、修訂6.5.1文件的制定6.5.1.1根據(jù)任務(wù)或工作的需要，由提出人填寫?文件制定/修訂/廢止申請表?由提出人交檔案管理員保存，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，上級主管批準(zhǔn)后，編寫人參照文件標(biāo)準(zhǔn)格式，研究編寫文件內(nèi)容，并按6.1.1經(jīng)檔

10、案管理員確定文件版本編號(hào)，編制完成后由編寫人送權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)后由行政人事部檔案管理員發(fā)行，登錄?部門文件清單?。6.5.1.2文件制定、批準(zhǔn)期間的任何意見都由編寫人負(fù)責(zé)完成。6.5.2文件的修訂6.5.2.1質(zhì)量手冊由提出人填寫?文件制定/修訂/廢止申請表?由提出人交檔案管理員保存，經(jīng)管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理員組織更改、登記、發(fā)放，并保存文件更改內(nèi)容的記錄。6.5.2.2程序文件、除外來文件外的三層文件的更改由相關(guān)部門填寫?文件制定/修訂/廢止申請表?提出人交檔案管理員保存，經(jīng)原編制部門審核，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，由檔案管理員組織相關(guān)部門更改、登記、發(fā)放，并保存文件更改內(nèi)容的

11、記錄。6.5.2.3文件更改采用“換版、“換頁或“劃改的方式，采用換版時(shí)，應(yīng)變更版本狀態(tài)，采用換頁更改時(shí)，應(yīng)變更版次狀態(tài)，變更版次狀態(tài)依次為“0、“1、“2、“3；采用劃改時(shí)，應(yīng)注明劃改人、劃改時(shí)間和劃改處數(shù)，更改情況應(yīng)填入?文件制定/修訂/廢止申請表?中。6.5.2.4文件換頁或換版時(shí)，由文件發(fā)放單位在編制部門的配合下按原發(fā)放范圍，進(jìn)行更改，同時(shí)回收舊頁或舊版文件，并在?文件發(fā)放/回收登記表?質(zhì)量部保存上登記，辦理簽收、簽發(fā)手續(xù)，對舊版文件登錄?作廢文件清單?，以確保有效文件的唯一性。6.5.2.5文件“劃改時(shí)，文件發(fā)放單位在編制部門的配合下應(yīng)按原發(fā)放范圍實(shí)施“劃改，以確保有效文件的唯一性。

12、6.5.2.6質(zhì)量記錄的更改由編制部門采用“換頁或“劃改的方式更改。6.6 文件的分發(fā)、領(lǐng)用、回收6.6.1經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)行的文件，檔案管理員或發(fā)放單位依照?文件發(fā)放/回收登記表?上的下發(fā)名單，打印/復(fù)印適當(dāng)?shù)姆輸?shù)，每一頁均加蓋紅色 “受控文件印章后，分發(fā)各使用部門，文件使用部門的負(fù)責(zé)人或指定人員在?文件發(fā)放/回收登記表?上簽收。6.6.2因份數(shù)不夠或其他原因所致，需持有某一文件的部門，以?文件借閱/復(fù)制申請單?由檔案管理員保存經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，向檔案管理員或發(fā)放單位領(lǐng)取。6.6.3 檔案管理員或發(fā)放單位根據(jù)文件受控性質(zhì)，分發(fā)給申請使用部門，文件使用部門的負(fù)責(zé)人或指定人員在?文件發(fā)放/回收登記表?

13、上簽收。6.6.4 檔案管理員建立?文件歸檔總清單?；各使用部門建立?部門受控文件清單?。6.6.5 文件在修訂或廢止時(shí)，檔案管理員負(fù)責(zé)回收相關(guān)的舊版或廢止文件。對回收的失效文件，應(yīng)檢查數(shù)量及內(nèi)容的完整性，加蓋“作廢印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用,并在?文件發(fā)放/回收登記表?上簽收。6.7 文件的存檔、廢止、銷毀6.7.1 文件的存檔6.7.1.1發(fā)行文件的原稿正本均交由行政人事部檔案管理員存檔。6.7.1.2檔案管理員只保存每一種文件的最新版本和前一版本，前一版本的每一頁的正面加蓋 “作廢印章。6.7.1.3各部門的表格及相關(guān)文件由相關(guān)部門按規(guī)定的保存期限存檔。6.7.1.4文件的貯存環(huán)

14、境應(yīng)滿足文件貯存要求，做到防盜、防火、防潮、防霉?fàn)€、防蟲蛀。6.7.2 文件的廢止6.7.2.1 文件需要廢止時(shí)，由提出人填寫?文件制定/修訂/廢止申請表?經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，由原制定部門會(huì)同相關(guān)部門共同研討，在確定廢止后將?文件制定/修訂/廢止申請表?送權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)，由檔案管理員及時(shí)回收所有失效或作廢文件，并按6.5.5執(zhí)行。 6.7.2.2文件廢止后的原文件編號(hào)不再使用。6.7.3文件的銷毀6.7.3.1對要銷毀作廢文件,由發(fā)放部門填寫?文件銷毀申請單?,征得管理者代表或原審核部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案管理員統(tǒng)一銷毀。6.7.3.2檔案管理員對回收的失效、作廢文件，因?yàn)槟撤N原因需保存的任

15、何已作廢的文件，都應(yīng)蓋 “作廢章予以標(biāo)識(shí)。6.8 文件的管理6.8.1 現(xiàn)場使用的文件必須放置到使用現(xiàn)場，現(xiàn)場暫時(shí)不用或非現(xiàn)場使用的文件，由使用部門集中保管。6.8.2 各個(gè)文件使用部門需建立?部門受控文件清單?，以利于管理及查閱。6.8.3任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。6.8.3 各文件使用部門的文件檔案管理需納入內(nèi)部審核工程，以確保文件管理系統(tǒng)的正確運(yùn)行。6.8.4 如文件以電腦媒體形式分發(fā)，在文件批準(zhǔn)發(fā)布后，電腦資料存入公司網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理員指定的文件夾，并設(shè)置限制使用等級。在文件修訂時(shí)，電腦資料由檔案管理員的文件夾發(fā)回原制定單位，進(jìn)行修訂

16、。修訂完成后，再重新存入指定文件夾。6.8.5 文件的檢討6.8.5.1定期檢討：在管理評審會(huì)議上，由管理代表報(bào)告質(zhì)量管理體系的有效性、正確性、和充分性，并決定相關(guān)文件的修訂與否。6.8.5.2不定期檢討：管理代表或相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理文件的有效性、正確性、充分性有缺失之處時(shí)，可提議召集會(huì)議，進(jìn)行文件檢討。6.8.6 以電腦媒體記錄的文件的管理按?電腦文件資料管理制度?執(zhí)行。6.9 文件的借閱、復(fù)制6.9.1需借閱或復(fù)制者先填寫?文件借閱、復(fù)制申請單?，經(jīng)文件發(fā)放部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件發(fā)放部門借閱或復(fù)制并在?文件借閱、復(fù)制登記表?上登記。6.10 外來文件的控制6.10.1收到外來

17、文件的部門，先需識(shí)別其適用性并確保其有效，再交檔案管理員在?文件歸檔總清單?登記、編號(hào)，并在文件上加蓋“外來受控文件印章并編號(hào)后，分發(fā)到使用部門。6.10.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件等，交檔案管理員統(tǒng)一編號(hào)、加蓋“受控章后，分發(fā)到相關(guān)部門使用，把舊標(biāo)準(zhǔn)回收。并按外來文件進(jìn)行登記。6.10.3上述與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)在?文件發(fā)放/回收登記表?上登記，并納入?文件歸檔總清單?。6.11 文件控制記錄由行政人事部檔案管理員保存，保存期限按1-3年執(zhí)行。7附件7.1 MZ/WJGL/JL-01?文件歸檔總清單?7.2 MZ/WJGL/JL-02?文件制定/修訂/廢止申請表?7.3 MZ/WJGL/JL-03?文件發(fā)放/回收登記表?7.4 MZ/WJGL/JL-04?文件銷毀申請單?7.5 MZ/WJGL/JL-05?部門受控文件清單?7.6 MZ/WJGL/JL-06?文件借閱、復(fù)制申請單?7.7 MZ/WJGL/JL-07?文件借閱、復(fù)制登記表?7.8 MZ/