公文處理的程序與要求

1、公文處理的程序與要求一、公文的概念、類別和功能1、公文的概念公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，為行使職權(quán)所制作的文件。公文是文件的一個(gè)主要門類，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具備的一些特點(diǎn)。第一，公文的制作者是依法成立的組織；第二，公文具有特定效力，用于處理公務(wù)；公文具有由行文機(jī)關(guān)賦予的特定的效能和影響力；第三，公文具有規(guī)范的結(jié)構(gòu)和格式。2、公文的類別為了更好地認(rèn)識(shí)公文、使用公文，可以按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，從多個(gè)角度對(duì)公文的類別進(jìn)行劃分：（1）根據(jù)具體公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域的不同，可以把公文分為通用公文和專用公文兩類。（2）根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的差異，可以把公文分為：規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指

2、導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文等六類。（3）根據(jù)公文涉及秘密的程度，可分為：對(duì)外公開(kāi)、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)，內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密公文等六類。（4）根據(jù)對(duì)公文辦理和傳遞時(shí)間方面的限制和要求，公文一般可分為：平件、急件、特急件三類。（5）按照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：命令適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知適用于批轉(zhuǎn)下

3、級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)相關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。11意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。12函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。13會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。3、公文的功能公文的功能在于它可以打破時(shí)間和空

4、間的限制，有效地傳遞權(quán)威性、憑證性的公務(wù)信息。二、公文處理的基本任務(wù)公文處理的基本任務(wù)就是及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地?cái)M制、辦理、處置、管理公文，為公務(wù)活動(dòng)提供適用的信息。其具體內(nèi)容主要有：第一，擬制公文。由從事公務(wù)活動(dòng)的機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)的信息材料系統(tǒng)的收集、加工、整理，創(chuàng)造出適用的信息，然后將其記錄下來(lái)撰擬成文稿，再進(jìn)行核校、修改、完善。第二，辦理公文。公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。第三，處置辦畢公文。即根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)辦理完畢的不同公文的歸宿作出安排：立卷歸檔、清退、銷毀、暫存。第四，管理公文。即為使上述任務(wù)能有效完成，而對(duì)公文所實(shí)施的科學(xué)、系統(tǒng)的保管料理措施：公文的清理分類，建立檢索體系，提供查閱

5、；對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的組織與監(jiān)控，以及對(duì)公文安全的維護(hù)等。三、公文處理規(guī)則1、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。2、公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。3、公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。公文辦理是公文處理工作的主要內(nèi)容和關(guān)鍵性階段，分為發(fā)文辦理和收文辦理兩個(gè)部分。 發(fā)文辦理 一、發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)和存檔等程序1、草擬。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，學(xué)院辦公室或有關(guān)業(yè)務(wù)部門，按照業(yè)務(wù)工作職責(zé)，草擬文稿。擬制公文，對(duì)涉及其他部門職

6、權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。擬文稿紙要貼在所發(fā)文件的前面，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：九個(gè)方面（1）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。（2）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的，發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（4）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程序。（5）人名、地點(diǎn)、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公

7、文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（7）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（8）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（9）公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。2、審核。公文文稿負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室主任進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則

8、和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和本實(shí)施細(xì)則的規(guī)定等。文稿的文字表述是否簡(jiǎn)明、通順，是否符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否正確，文字有無(wú)錯(cuò)漏，文稿的段落、條款之間是否有相互矛盾、前后不一致以及重復(fù)交叉等現(xiàn)象。審核完畢，應(yīng)在擬稿部門意見(jiàn)欄相應(yīng)的欄目?jī)?nèi)填寫審核意見(jiàn)，并簽注姓名與日期。經(jīng)審核后，修改較多的文稿應(yīng)交擬稿人謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文稿應(yīng)由辦文部門的負(fù)責(zé)同志負(fù)責(zé)初審，文秘部門負(fù)責(zé)復(fù)審，辦公室分管公文處理的負(fù)責(zé)同志三審。審核把好“三關(guān)”即行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。3、簽發(fā)。文稿審核后，交由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人

9、簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者經(jīng)授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫上姓名和日期。其他簽批人圈閱，應(yīng)視為同意。非特殊情況，機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的文稿。4、復(fù)核。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的文稿，正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的應(yīng)按程序復(fù)審。5、登記。經(jīng)復(fù)核后的文稿，交辦公室登記、編號(hào)、標(biāo)引主題詞，按照發(fā)送范圍確定印制數(shù)量，必要時(shí)應(yīng)對(duì)文稿作技術(shù)處理，再造單送印。發(fā)文登記一般使用簿冊(cè)式，一般以年度為單位，每年度使用一冊(cè)。即內(nèi)收發(fā)的發(fā)

10、文登記簿。登記的內(nèi)容一般有：文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、發(fā)送范圍、承辦人、審核人、簽發(fā)人、傳遞方式等。6、繕印。經(jīng)辦公室登記后的文稿，應(yīng)送文印室繕印?？樣∫v求時(shí)效，急件、特急件應(yīng)按時(shí)限要求承印?？樣”仨毐ＷC質(zhì)量，做到字跡清晰，版面整潔，莊重大方?？樣∵^(guò)程中應(yīng)注意做好保密工作，不得讓無(wú)關(guān)人員隨意翻閱原稿和印制的文件。7、用印?？樣『玫奈母澹挥赊k公室用印。用印前，要檢查簽發(fā)人與使用的印章權(quán)限是否相符；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與印章名稱是否一致。用印要求上不壓正文，下騎年蓋月；印章必須端正、清晰。8、分發(fā)?？樣『玫墓模赊k公室統(tǒng)一分發(fā)。分發(fā)前，辦公室應(yīng)通知承辦人從內(nèi)容到格式進(jìn)行最后復(fù)核，確

11、認(rèn)無(wú)誤并簽字后，方可照單分發(fā)。要做到急件隨到隨發(fā)。分發(fā)時(shí)，各部門要在文件發(fā)放登記表上簽字，秘密、緊急公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和緊急程度，隨文填寫發(fā)文通知單。公文發(fā)出后，經(jīng)辦人要清點(diǎn)剩余份數(shù)，及時(shí)檢查收件單位的簽名，經(jīng)過(guò)復(fù)核，在分發(fā)單上簽字后，余件入柜暫存。 收文辦理 收文辦理指學(xué)院對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦和文件歸檔。1、簽收。公文一律由機(jī)關(guān)文秘部門簽收，按程序辦理。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人一般不受理未經(jīng)辦公室簽收的公文。學(xué)院其他各部門收到的公文、統(tǒng)一交由院辦公室簽收。2、登記。公文簽收后，由辦公室逐件拆封核查，分類登記。登記中要將辦件、閱件和簡(jiǎn)報(bào)等分開(kāi)，避免該辦的文件漏辦。形

12、式有簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。即內(nèi)收發(fā)在收文登記簿登記，填寫文件處理單送辦公室主任擬辦，文件處理單要貼在所收文件的前面，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。登記后的文件必須加蓋收文編號(hào)章，以示區(qū)分。3、審核。收到下級(jí)部門上報(bào)需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。4、擬辦。對(duì)需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)。對(duì)屬于要求解決具體問(wèn)題的來(lái)文，應(yīng)當(dāng)按照職權(quán)范圍，直接轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、恰當(dāng)，把握不準(zhǔn)時(shí)，要主動(dòng)征詢業(yè)務(wù)處室或有關(guān)部門意見(jiàn)。對(duì)緊

13、急、重要公文應(yīng)提出辦理時(shí)限；對(duì)需幾個(gè)部門承辦的公文，需明確牽頭主辦單位。擬辦意見(jiàn)可填寫在文件處理單的“擬辦意見(jiàn)”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。5、批辦。對(duì)需請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，辦公室要及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)負(fù)責(zé)同志批辦過(guò)的公文，辦公室登記后，轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)處室或部門辦理（凡需兩個(gè)以上部門共同辦文的還要指定一個(gè)主辦部門）。批辦意見(jiàn)寫在文件處理單的“批辦意見(jiàn)”一欄內(nèi)，并簽注批辦人的姓名和批辦日期。6、承辦：有關(guān)部門接到交辦的公文，應(yīng)當(dāng)逐件登記，注明領(lǐng)導(dǎo)同志指示內(nèi)容、公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的處理結(jié)果，并抓緊辦理。（各級(jí)政府應(yīng)實(shí)行辦文限時(shí)制，提高辦文效率。市委機(jī)關(guān)一般公文在3日內(nèi)辦結(jié)，涉及人財(cái)物及其他需要協(xié)調(diào)解決問(wèn)

14、題的公文，應(yīng)力爭(zhēng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。確有困難，應(yīng)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的，應(yīng)在2日內(nèi)退回交辦單位并說(shuō)明理由。）7、催辦。要建立健全公文催辦制度。由辦公室呈領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門辦理或者由辦公室直接交辦的公文，辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文及負(fù)責(zé)人批示的公文重點(diǎn)催辦，其他公文每半個(gè)月普催一次。催辦過(guò)程要及時(shí)記錄，并根據(jù)催辦記錄，定期通報(bào)公文辦理情況。并督促承辦部門及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給批辦領(lǐng)導(dǎo)。8、公文歸檔：公文辦理完畢后，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。（1）公文辦理結(jié)束后，應(yīng)將2份公文正本連同領(lǐng)導(dǎo)人簽批的底稿、公文形成過(guò)程中的附件整理（立卷）。絕密公文辦結(jié)后應(yīng)當(dāng)

15、及時(shí)整理（立卷）。一般應(yīng)于每年第一季度，將上年公文案卷集中向機(jī)關(guān)檔案室移交歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。（2）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等組卷，并保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公文的形成過(guò)程和本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便保管和利用。（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。（4）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。（5）歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，并按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案主管部門移交。（6）草擬、修改和簽批公文，不可使用鉛筆或圓珠筆，所用墨水應(yīng)符合存檔要求。文稿左側(cè)裝訂線外，不得簽批和修改。9、銷毀不具備歸檔的存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并交辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。 公文管理 密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。絕密級(jí)公文不得利用傳真機(jī)傳輸。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷，必須持有介紹信。查閱密級(jí)公文案卷并摘抄部分內(nèi)容的，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。成卷公文不得外借發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)在規(guī)定時(shí)間以內(nèi)，辦理公