會(huì)議支持資料講解

1、第一章會(huì)議支持第一節(jié)前期準(zhǔn)備工作一、確定會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)（一）大規(guī)模的會(huì)議找酒店盡量找跟公司有協(xié)議的，方便日后走采購流程打款，避免一些不必要的麻煩。（二）小規(guī)模的會(huì)議本著節(jié)約成本控制預(yù)算的宗旨，我們可以合理的利用公司資源，找到合適的會(huì)場。 建議籌辦者會(huì)前親臨會(huì)場，必要的時(shí)候講會(huì)場情況拍攝，方便日后工作的進(jìn)展。跟負(fù)責(zé)會(huì)場主要負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，盡可能的將會(huì)場的布置以及會(huì)議需要協(xié)助的事宜進(jìn) 行準(zhǔn)確無誤的溝通，必要時(shí)用傳真的形式告知到對方，以免遺漏。、確定與會(huì)人員，并匯總名單各區(qū)域行政需與參會(huì)人員確認(rèn)到達(dá)時(shí)間，住宿時(shí)間，住 宿人數(shù)。盡早與酒店工作人員 將住宿房間安排妥當(dāng)，并通知大家。如無特殊情況住宿房間不予

2、以調(diào)換，方便管理。關(guān)于 住宿人員統(tǒng)計(jì)將附有統(tǒng)一表格。名單統(tǒng)計(jì)格式如下：序列號區(qū)域姓名性別職務(wù)聯(lián)系方式身份證號入住時(shí)間退房時(shí)間名單統(tǒng)計(jì)完畢后盡早給到酒店，方便酒店按照名單分發(fā)房卡，盡可能的保證一個(gè)標(biāo)準(zhǔn) 間能夠給到兩張房卡（根據(jù)會(huì)議要求有時(shí)候日程卡可以跟房卡一同發(fā)放）三、行程預(yù)定區(qū)域行政需與參會(huì)人員確認(rèn)是否需要安排票務(wù)預(yù)訂，如果是大區(qū)層面的團(tuán)隊(duì)會(huì)議需要 匯總后上報(bào)接口預(yù)訂人預(yù)訂票務(wù)，如果是個(gè)別因會(huì)議涉及范圍很小的區(qū)域，可以由區(qū)域行 政直接預(yù)訂票務(wù)。（一）出機(jī)票以及特殊情況需統(tǒng)一包車外，其他一切出行基本自行解決，差旅費(fèi)自行 返回后報(bào)到各自區(qū)域里。（二）對于產(chǎn)生機(jī)票費(fèi)用的同學(xué)，每個(gè)區(qū)域行政在拿到確定名

3、單后第一時(shí)間按照以下 格式將機(jī)票明細(xì)表以郵件的形式發(fā)出給大區(qū)省長批示，抄送區(qū)域經(jīng)理、行政主管以及負(fù)責(zé) 大區(qū)機(jī)票結(jié)算的接口人，具體匯總格式如下：序號區(qū) 域預(yù)算部門受益部門乘機(jī)人乘機(jī)時(shí) 間行程訂單號票價(jià)服務(wù)費(fèi)總金額攜程統(tǒng)一訂購熱線：800-820-6699,按“ 8 ”再按企業(yè)代碼“ 2188 ”即可 預(yù)定。在此提醒一點(diǎn)一般七天預(yù)定可以撲捉到低價(jià)票，另外出票后可以告知攜程的預(yù)訂人將行程確 認(rèn)單除了給到乘機(jī)人后一定要讓攜程同時(shí)也給你一份，一來可以確保機(jī)票行程無誤，二來 方便日后的結(jié)算核對。四、準(zhǔn)備會(huì)議支持用品考察會(huì)場，需要與酒店工作人員確認(rèn)會(huì)場布置，會(huì)議協(xié)助用品，會(huì)議前提前確認(rèn)物品 擺放。根據(jù)會(huì)議規(guī)

4、模以及會(huì)議性質(zhì)而定，每場會(huì)議的所需物品會(huì)有所不同，以下是規(guī)模型會(huì) 議的一般所需物品：1. 日程卡（日程卡設(shè)計(jì)兩天，制作至少需要兩天時(shí)間）2. 投影儀（特別要注意投影儀連接線長短，有時(shí)候講臺(tái)與投影儀本身有有段距離的）3. 插線板4. 白板紙5. 白板筆6. 白板7. 話筒（確保每場會(huì)議至少有兩個(gè)話筒）8. 音響設(shè)備9. 茶歇食品（一般準(zhǔn)備面包、牛肉干、餅干、紅綠茶、咖啡、清涼糖、口香糖）10. 飲用水11.11. 一次性紙杯12. 抽紙13. 橫幅（橫幅制作至少要一天時(shí)間）15.14. 海報(bào)（視海報(bào)大小而定，從設(shè)計(jì)到制作至少要三天時(shí)間）17.15. 桌簽及名牌（一天時(shí)間）（內(nèi)網(wǎng)admin里的外包

5、復(fù)印可以制作，但需要說明費(fèi)用掛靠哪里，如果不方便的話最好有費(fèi)用相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的郵件批示）16. 相關(guān)會(huì)議資料（內(nèi)網(wǎng)admi n里的外包復(fù)印可以制作，但需要說明費(fèi)用掛靠哪里，如果不方便的話最好有費(fèi)用相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的郵件批示）20.21. 紙22.23. 筆24. 背 景 音 樂25. 照 相 機(jī)26. 攝 像 機(jī)27.28. 指 示 牌29. 獎(jiǎng)品（海報(bào) 、獎(jiǎng)杯 、錦旗）30. 其他會(huì)議用品道具（eg :游戲環(huán)節(jié)道具）五、酒店協(xié)助工作為了高效準(zhǔn)確無誤的完成會(huì)場布置，酒店可以充分給予幫助，在跟酒店聯(lián)系人得到準(zhǔn) 確的溝通后，將協(xié)助工作以傳真的形式告知到對方，方 便工作核查，一般來說酒店可以協(xié) 助的工作如

6、下:1. 日 程 卡 的 發(fā) 放2. 橫 幅 的 懸 掛3. 海 報(bào) 的張 貼4. 會(huì) 議 白 板5. 白板 筆（ 少 量的可 以準(zhǔn) 備）6. 音 響 設(shè) 備7. 無線 話筒（ 至少兩 個(gè)）8. 茶 杯9. 茶 水10. 一次性 杯子11. 指示牌 制作以及擺 放12. 桌簽架 子擺放13. 會(huì) 議 資 料 的 擺 放14. 會(huì) 議 座 位 的 擺 放 （ 島 嶼 式 、 課 桌 式 、 魚 骨 式 、 圓 桌 式 等 ）15. 相關(guān)會(huì)議物品的保管（eg :道具、旗桿、錦旗等，貴重物品還是要自己妥善保管）六、會(huì)議用餐（一）預(yù)訂快餐按照實(shí)際與會(huì)人員預(yù)定快餐要在原有人數(shù)上多預(yù)定出幾份，避免出現(xiàn)少餐

7、現(xiàn)象。（二）預(yù)訂酒席按照實(shí)際與會(huì)人員預(yù)定酒席，建議在原有的餐桌數(shù)多備一桌，避免出現(xiàn)少餐現(xiàn)象。第二節(jié)會(huì)議中支持、拍照頒獎(jiǎng)過程中可以找一位同事幫助拍照，頒獎(jiǎng)之外的其他環(huán)節(jié)，會(huì)議支持 者可以親自拍照。、提問環(huán)節(jié)提問環(huán)節(jié)行政人員要在短時(shí)間內(nèi)將話筒送到提問者手中。三、頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)按現(xiàn)場頒獎(jiǎng)的順序，須與負(fù)責(zé)頒獎(jiǎng)的相關(guān)人事先確認(rèn)好頒獎(jiǎng)順序，并且 按照確定的頒獎(jiǎng)順序?qū)ⅹ?jiǎng)品一次碼放整齊，以免出錯(cuò)。第三節(jié) 會(huì)后工作一、會(huì)議結(jié)束（一）查看會(huì)議室是否有同事遺漏物品（二）整理可用物品，統(tǒng)一匯總，方便下次大家繼續(xù)使用（例如像瓶裝飲 用水，茶歇食品，紙杯，各類可再用道具）杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（ 三 ）若 會(huì) 場 使 用 的 是 酒 店 會(huì) 場 待 檢 查 完 會(huì) 場 結(jié) 帳 后 方 可 離 開 ，若 使 用 的 是公司資源的會(huì)場需要跟保潔說好打掃衛(wèi)生，另外還需要將座位擺放好，所 有電源切斷，門窗鎖好，原會(huì)議室物品碼放整齊，方便下面的同學(xué)使用。（四）會(huì)議結(jié)束后發(fā)出戰(zhàn)報(bào)。（五）其它一些需處理事情。二、會(huì)議費(fèi)用結(jié)算（ 一 ） 因 會(huì) 務(wù) 而 產(chǎn) 生 的 費(fèi) 用 報(bào) 銷 歸 檔