辦公室管理制度

1、.文件編號(hào)HO-A-P-009版 本A/O文件名稱辦公室管理制度頁(yè) 次8/8管制文件章序號(hào)章文 件 制 / 修 訂 記 錄制/修訂日期版本頁(yè)數(shù)修訂頁(yè)次修 訂 記 錄200/08/17A/08制訂部門制 訂 者審 核核 準(zhǔn)分 發(fā) 部 門行政部董秘辦 1 份 行政中心 3 份總經(jīng)辦 1 份 營(yíng)銷中心 5 份財(cái)務(wù)中心 1 份 制造中心 8 份采控中心 1 份 研發(fā)部 1 份 廣州市場(chǎng)部 1 份 北京市場(chǎng)部 1 份上海市場(chǎng)部 1 份 一、目 的 為進(jìn)一步規(guī)范辦公室人員的工作秩序，創(chuàng)造優(yōu)美的工作環(huán)境，提高工作效率促使辦公秩序規(guī)范化，特制訂本制度。二、范 圍適用于公司全體員工三、管理細(xì)則 3.1辦公室禮儀

2、 3.1.1辦公室職員儀表應(yīng)整潔、大方； 3.1.2辦公室職員在與公司內(nèi)外人員交流時(shí)，應(yīng)隨時(shí)注意微笑、有禮，不可與對(duì)方發(fā)生言語(yǔ)或肢體沖突； 3.1.3在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩； 3.1.4接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)；打電話時(shí)不要使用免提以免打擾他人辦公。 3.1.5應(yīng)保持辦公室安靜，不準(zhǔn)大聲喧嘩，不準(zhǔn)工作中放聽音樂； 3.1.6工作人員辦公時(shí)，不準(zhǔn)串崗閑談，未經(jīng)部門經(jīng)理同意，不準(zhǔn)隨意外出離開公司，不準(zhǔn)利用公司電腦私人聊天，玩游戲； 3.1.7辦公室應(yīng)保持環(huán)境美化，

3、工作人員應(yīng)講究衛(wèi)生，維護(hù)環(huán)境清潔，不得隨地吐痰、講臟話，不準(zhǔn)亂丟垃圾； 3.1.8接待客人，要做到舉止文明、談吐文雅、熱情大方，講究禮貌。 3.1.9部門開會(huì)或研究討論較長(zhǎng)時(shí)間的活動(dòng)，應(yīng)安排到會(huì)議室或洽談室進(jìn)行； 3.2辦公室上班時(shí)間 3.2.1周一至周五：上午上班時(shí)間：9:0012:00；下午上班時(shí)間：13:0017:30（可根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)調(diào)整以行政中心出具通知為準(zhǔn)）；按時(shí)上下班不得遲到、早退或曠工，有事須請(qǐng)假； 3.3著裝管理 3.3.1員工在上班時(shí)間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔，上班不得穿拖鞋。 3.3.2男職員的著裝要求：不得穿奇裝異服，不準(zhǔn)袒胸露背。 3.3

4、.3女職員上班不得穿超短裙、低胸衫、吊帶衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服。 3.3.4員工要注意個(gè)人的清潔衛(wèi)生，上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不留胡子,女職員提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩帶應(yīng)得當(dāng)。 3.4辦公文具管理 3.4.1辦公文具分類（公司辦公室辦公文具分為易耗品、耐用品） 3.4.1.1低值易耗品：如筆芯、紙、電池、訂書釘、回形針、涂改液、膠水、雙面膠、橡皮擦等； 3.4.1.2耐用品：如刀具、卷尺、訂書機(jī)、筆婁、電話機(jī)、排插、打孔機(jī)、白板、快勞夾、文件夾等； 3.4.3辦公文具申領(lǐng)流程 3.4.1各部門在本部指定一名兼職文具申購(gòu)和申領(lǐng)的人員跟行政部相關(guān)辦公文具工作對(duì)口；

5、 3.4.2辦公文具易耗品領(lǐng)取必須通過本部門經(jīng)理簽字確認(rèn)才可申領(lǐng)，辦公文具耐用品由本部經(jīng)理簽字后，行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)才可領(lǐng)取，行政部將領(lǐng)取耐用品登記造冊(cè)，以備查閱核對(duì)。除新進(jìn)員工外，其他員工必須遵循以舊換新的原則才可進(jìn)行再次申領(lǐng)； 3.4.3辦公文具領(lǐng)取時(shí)間：每周二、周四行政部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，逾期不予以發(fā)放，如遇特殊情況需行政副總或以上領(lǐng)導(dǎo)簽字才可發(fā)放； 3.4.4新進(jìn)人員到職時(shí)持有效辦公用品需求單，向行政部前臺(tái)處領(lǐng)用辦公物品；人員離職時(shí)，必須向行政部前臺(tái)處辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政部認(rèn)可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)； 3.5辦公固定電話管理 3.5.1本公司電話，主要是為了方便與外界溝

6、通，開展業(yè)務(wù)之用，嚴(yán)禁員工用公司固定電話撥打私人電話。 3.5.2電話管理由行政部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，使用則由各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。各部門電話與傳真的使用由該部門負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)。 3.5.3各部辦公電話不得隨意讓非本部門人員使用，特殊情況需報(bào)備部門負(fù)責(zé)人并征得同意。 3.5.4為發(fā)揮電話最大效能，節(jié)省開支 ，員工打電話時(shí)，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔，明確，以減少通話時(shí)間。正常通話不得超過五分鐘。 3.5.5員工因緊急私事使用電話，應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意。對(duì)隱瞞不報(bào)者以一罰十并予公示作為警告，嚴(yán)重者除照實(shí)賠償外，同時(shí)予以行政處分。 3.5.6行政部將以每月電話費(fèi)用清單為依據(jù)，如發(fā)現(xiàn)有與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)電話，由部門

7、查實(shí)當(dāng)事人，將處以當(dāng)事人電話費(fèi)的雙倍罰款。若部門無(wú)法核實(shí)當(dāng)事人，罰款由部門全體人員平攤。3.5.7撥打國(guó)際長(zhǎng)途，168、QQ充值、網(wǎng)絡(luò)游戲充值等特殊收費(fèi)電話屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，不僅電話費(fèi)由當(dāng)事人雙倍承擔(dān)，還應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重給當(dāng)事人行政處分。3.5.8各部門不得自行拉設(shè)通信線路。需要增加或改動(dòng)線路的，須報(bào)備行政部核準(zhǔn)后，由行政部指定人員施工。 3.5.9電話開通功能申請(qǐng)流程 3.5.9.1申請(qǐng)人提出申請(qǐng)?zhí)顚戦_通外線電話申請(qǐng)單； 3.5.9.1由部門經(jīng)理確認(rèn)，行政副總核準(zhǔn)，最后由行政部安排辦理； 3.5.10在崗位空缺或人員者出差時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人或使用人員需提前向行政部報(bào)備，由行政部進(jìn)行“加鎖”處理，否則因

8、此造成的浪費(fèi)由部門負(fù)責(zé)人或者使用人員承擔(dān)； 3.5.11傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)，公司傳真機(jī)應(yīng)隨時(shí)處地開機(jī)接由狀態(tài)（假期除外）。 3.6公文管理規(guī)定 3.6.1目的：為加強(qiáng)公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本管理規(guī)定。 3.6.2發(fā)文處理：擬稿核稿簽發(fā)編號(hào)蓋章分發(fā) 3.6.2.1擬稿：按照各部門誰(shuí)主管，誰(shuí)擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁(yè),按規(guī)定要求擬稿。 3.6.2.2核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁(yè)上簽名并簽署日期；送行政中心審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容

9、上把關(guān)。 3.6.2.3簽發(fā)：以公司名義對(duì)外的發(fā)文，由公司行政中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 3.6.2.4編號(hào)：由行政中心統(tǒng)一登記、編號(hào)、計(jì)算份數(shù)等。 3.6.2.5打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對(duì)并在頁(yè)面上簽名。 3.6.2.6蓋章：由行政中心辦公室助理辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。 3.6.2.7分發(fā)：由辦公室助理統(tǒng)一分發(fā)，原稿與正文1份（原件）存檔。 3.6.3收文的處理辦結(jié)交辦呈批擬辦登記拆封 3.6.3.1拆封：當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的，由行政中心統(tǒng)一拆封，署名有關(guān)部門的，由部門拆封，由政府部門所發(fā)的文件，由行政中心拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。 3.6.3.2登記：凡明確是公司收文的，不論以

10、何種形式收到，都統(tǒng)一由行政中心登記、編號(hào)。 各部門收到的由部門登記、編號(hào)。 3.6.3.3擬辦：行政中心根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。3.6.3.4呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，需呈總經(jīng)理批閱的由行政中心辦公室助理呈送領(lǐng)導(dǎo)批示，需呈董事長(zhǎng)批閱的由董事辦相關(guān)人員呈送領(lǐng)導(dǎo)批示。3.6.3.5交辦：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文書人員應(yīng)提出辦理時(shí)限，加強(qiáng)督促催辦。3.6.3.6辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。 3.7檔案管理3.7.1目的：為加強(qiáng)檔案資料的管理，充分發(fā)揮檔案資料在公司業(yè)務(wù)開展中的作用，保守公司機(jī)密，保證各項(xiàng)事務(wù)的順利進(jìn)行，特制訂本規(guī)定。3.7.2文件資

11、料歸檔范圍和分類 3.7.2.1公文類：（行政中心管理） a.國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)、上級(jí)或有關(guān)主管部門、單位的來文。 b.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、各部門工作職責(zé)、崗位責(zé)任制。 c.公司及各部門年終工作總結(jié)、年度工作計(jì)劃。 d.公司內(nèi)部的請(qǐng)示及批復(fù)，其它文件資料。 3.7.2.2財(cái)務(wù)類（財(cái)務(wù)部管理） 會(huì)計(jì)檔案，如月、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、計(jì)劃報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表等。 3.7.2.3公司類：（行政中心管理） a.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代碼證、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證和業(yè)務(wù)許可證等證件；公司章程、協(xié)議和申報(bào)成立公司等資料；驗(yàn)資報(bào)告等資信文件。b.各類投資、合作、聯(lián)營(yíng)、貸款、擔(dān)保項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議書以及合作方的資信材料。 3.7

12、.2.4音像類：（行政中心管理） 涉及上述歸檔范圍的錄像、錄音和電腦軟件，公司重大活動(dòng)的照片等等。 3.7.2.5人事類：（行政中心管理）a.員工人事檔案；b.社保資料；c.相關(guān)人事資料（如：績(jī)效考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等）。 3.7.3檔案管理要求 3.7.3.1文件資料的歸檔規(guī)定入電腦存檔編號(hào)收存登記簽收呈閱 a.保管部門按照文件資料的成文時(shí)間或類別等性質(zhì)分門別類，編號(hào)收存；凡國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)、上級(jí)來文及有關(guān)主管部門的批示等，存檔前先交有關(guān)負(fù)責(zé)人審閱、必要時(shí)呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示，方可歸檔。 b.為避免存檔資料的遺漏和混亂，必須嚴(yán)格存檔的簽收和登記手續(xù)。文件資料經(jīng)辦人要為存檔資料設(shè)立登記本，列明存

13、檔資料名稱、份數(shù)及必要說明，交檔時(shí)由保管部門在登記本上簽收。保管部門然后將資料目錄編入電腦作存檔登記。 c.行政中心作為歸檔部門，所有加蓋公司章的文檔（包括合同）都必須在行政中心存有正本。請(qǐng)各部門及分公司在走完所有流程后將原件存到行政中心。 3.7.3.2文件資料借閱規(guī)定辦理注銷手續(xù)辦理 登記手續(xù)行政副總批準(zhǔn)借閱非機(jī)密性文件 歸還總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱機(jī)密性文件出具單位書面證明外來人員查閱 a.查閱借用任何文件資料，必須辦理登記手續(xù)；歸還時(shí)必須檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。 b.借閱非機(jī)密性文件，須經(jīng)行政中心副總經(jīng)理批準(zhǔn)；凡公司重要和機(jī)密性資料，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得借出。c.外單位人員來查閱資料，應(yīng)出具其

14、單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱。d.任何人查閱借用檔案原件，不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制；確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)行政副總批準(zhǔn)。不準(zhǔn)在文件、資料、圖紙上劃線、圈點(diǎn)、涂改或作記號(hào)，如需要修改圖紙必須按規(guī)定另行辦理手續(xù)。e.檔案資料發(fā)生損毀時(shí)，由于保管員疏忽造成的，首次扣除績(jī)效獎(jiǎng)金50元，再次扣除100元，并給予行政處分；由于借閱者疏忽造成的，對(duì)借閱者進(jìn)行同樣處罰。檔案資料遺失者，遺失一般資料扣除績(jī)效獎(jiǎng)金50元/次，遺失重要資料，追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。f.查閱借用檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄。否則，按公司有關(guān)規(guī)定處罰。由于泄漏機(jī)密而給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，將追

15、究其法律責(zé)任。 3.7.3.3歸檔時(shí)間a.屬歸檔范圍的來往公文、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等文件資料，應(yīng)在辦文完成后二天內(nèi)交行政中心辦公室專員歸檔。b.經(jīng)政府有關(guān)部門批復(fù)的批文和藍(lán)圖，經(jīng)辦人員領(lǐng)回后應(yīng)當(dāng)天交行政中心辦公室助理歸檔。c.經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，認(rèn)為需歸檔的隨時(shí)歸檔。d.項(xiàng)目竣工及其驗(yàn)收工作結(jié)束后，一個(gè)月內(nèi)立卷歸檔。 3.8印鑒管理規(guī)定3.8.1目的：公司印章是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)，因此，必須對(duì)印章進(jìn)行規(guī)范化、合理化的嚴(yán)格管理，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作。3.8.2印章種類 a.正式(公司)印章，是按照政府規(guī)定，由主管部門批準(zhǔn)刻制的代表公司權(quán)力的印章。b.專用章，

16、為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)部門專用章等。c.手章(簽名章)，是以公司法人代表名字刻制的用于公務(wù)的印章。 3.8.3印章的管理規(guī)定 a.印章指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加鎖，印章使用后要及時(shí)收存。b.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，向銀行備案的印章，應(yīng)由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、會(huì)計(jì)人員分別保管。c.印章要注意保養(yǎng)，防止碰撞，還要及時(shí)清洗，以保持印跡清晰。d.一般情況下不得將印章攜出公司外使用，如確實(shí)因工作所需，則應(yīng)由使用人填寫戳章申請(qǐng)單，經(jīng)辦行政副總或總經(jīng)理審批后向印章管理人員借用印章并在其用印登記簿登記，用印完畢返還印章須登記確

17、認(rèn)。e.印章管理人員離職或調(diào)任時(shí)，須履行印章交接手續(xù)。 3.8.4公章刻制 印章的刻制需行政副總或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政中心辦公室負(fù)責(zé)辦理刻制、啟用，并交由辦公室助理進(jìn)行保管。印章管理人員審核行政副總/總經(jīng)理審核簽字部門經(jīng)理審核簽字填寫戳章申請(qǐng)表 3.8.4印章的使用留存歸檔蓋章登記 a.使用任何種類的印章，應(yīng)由部門經(jīng)理確認(rèn)、行政副總審核。為方便工作，公司領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)印章管理專責(zé)人審核一般性事務(wù)用印。b.用印前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印的手續(xù)后，由用印人在蓋章登記表上進(jìn)行登記及簽名，方可蓋章。c.對(duì)需要留存的材料，蓋印后應(yīng)留存一份立卷歸檔。d.不得在空白憑證、便箋上蓋章。e.以公司名義行文，未經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上（不含）人員簽發(fā)，不得蓋章。f.所有合同和協(xié)議在會(huì)簽手續(xù)齊全后方可蓋章。g.公司的章程、合同、協(xié)議，所有涉及公司財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、財(cái)產(chǎn)抵押、擔(dān)保、貸款、借款的合同和協(xié)議，以及經(jīng)濟(jì)擔(dān)保的法人代表委托書、法人代表證明書，未經(jīng)公司法人代表審簽，不得蓋章。h.各印章管理人員