工程施工檔案的管理工作

1、工程施工檔案的管理工作 檔案管理工作 1、文書檔案管理，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有儲(chǔ)存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。收集工作是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特別地位。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、特別館(室)藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ);文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。 各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、必須要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)有文必檔的現(xiàn)象。文書部門與檔案部門對(duì)收集到的文

2、件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定。檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。 文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收，一個(gè)單位即使建立了歸檔制度，也會(huì)出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的狀況，特別是未通過收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、視察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制

3、度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采用必要的控制措施，保證零散文件也能齊全歸檔。 2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特別載體檔案中的一種。是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，也是一個(gè)立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有儲(chǔ)存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特別載體，并輔以文字說明的歷史記錄。 聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時(shí)科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點(diǎn)給聲像檔案資料的搜集工作帶來了一定的困難。工作活動(dòng)中形成的照片，錄

4、音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣揚(yáng)工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣揚(yáng)部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。搜集工作要著眼于平常，當(dāng)一項(xiàng)會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，及時(shí)搜集資料。 檔案管理的革新措施 建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，能有效的對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，極大的促進(jìn)了檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化能很好的適應(yīng)信息時(shí)代檔案資料管理工作的必須要。由于現(xiàn)階段的檔案包涵范圍越來越廣泛、復(fù)雜，所以檔案管理部門必須嚴(yán)格遵守檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，對(duì)檔案的收集、整理、編制、檢索及

5、防霉防蟲等基礎(chǔ)工作都應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。還應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的一系列標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理，從而為檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 提升檔案管理人員的水平與素養(yǎng) 檔案的管理人員必須具備較高的管理水平與政治素養(yǎng)，假設(shè)是政治素養(yǎng)與水平較低就會(huì)對(duì)檔案管理工作的開展帶來阻礙。因此，應(yīng)強(qiáng)化提升檔案管理人員管理水平與政治素養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)思想，著力提升管理水平，從而與檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 檔案的管理人員必須具備優(yōu)良的職業(yè)道德，培養(yǎng)和樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，保持遵守自身的職業(yè)道德規(guī)范來約束自身的各項(xiàng)行為，從而提升檔案管理水平和為社會(huì)服務(wù)的

6、質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待工作，做到尊重檔案、尊重歷史，保持立檔和用檔的真實(shí)可靠性，并恪盡職守，努力強(qiáng)化自身的保密觀念，以便確保檔案安全。 檔案的管理人員必須具備專業(yè)的管理知識(shí)水平，有扎實(shí)的基礎(chǔ)，熟悉并掌握檔案管理工作的方法與規(guī)律，并在了解檔案管理工作的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，通過利用計(jì)算機(jī)來不斷豐富自身知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。 做好檔案管理工作的探討 1、搞好建章立制工作。法治化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要做好檔案管理工作，就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的法治化、制度化，檔案管理工作才干發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更

7、高的要求。這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法規(guī)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才干做到因地制宜、靈活有效。 2、采納信息化管理手段。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才干走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞作多，勞作強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，

8、則可以收到事半功倍的效果。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了確保安全，就必須制定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登陸管理。在電子文件管理系統(tǒng)中，建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員使命、設(shè)備管理等因素，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上嚴(yán)密制定。同時(shí)，結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等新技術(shù)，提升身份認(rèn)定的精度。 3、搞好檔案信息的開發(fā)利用。檔案運(yùn)用的合理有效，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。全面強(qiáng)化檔案管理工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為當(dāng)今全社會(huì)不可或缺的重要信息資源。要強(qiáng)化檔案的開發(fā)利用，實(shí)