如何管理工程項(xiàng)目檔案管理

1、如何管理工程項(xiàng)目檔案管理 1.工程初期準(zhǔn)備階段。每一個項(xiàng)目的工程施工伊始，作為施工單位，從制定圖紙的復(fù)核、施工地段地質(zhì)、水文的勘察與了解，施工現(xiàn)場的復(fù)測到安營扎寨，施工區(qū)域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲備等等，準(zhǔn)備工作是大量的，紛繁的。這個階段施工檔案的跟蹤管理應(yīng)針對初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產(chǎn)生的形式不盡相同的特點(diǎn)，向項(xiàng)目經(jīng)理部了解一按時期內(nèi)有關(guān)工程施工規(guī)劃、工作安排，通過定期向有關(guān)工程管理部門了解一個時期內(nèi)有關(guān)工程施工準(zhǔn)備階段各項(xiàng)工作、會議、外事活動等安排狀況，及時了解掌握有關(guān)檔案形成的信息，跟蹤管理亦進(jìn)入角色，同步啟動。 工程施工初期階段，應(yīng)明確跟蹤管理規(guī)定和要求，使檔案資

2、料的管理有明確的工作依據(jù)。要針對來自不同的歸屬部門、明確有關(guān)檔案和完工資料應(yīng)執(zhí)行的具體管理規(guī)則，形成統(tǒng)一規(guī)范，避免執(zhí)行中的不明確性，對應(yīng)歸檔的檔案資料沒有按時歸檔的，及時主動上門跟蹤索取，同時定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據(jù)工程技術(shù)資料歸檔范圍的具體規(guī)定，在工程進(jìn)展的一定階段內(nèi)應(yīng)形成的各類文件資料與實(shí)際已歸檔入庫的相應(yīng)文件資料對號清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關(guān)文件資料的形成或發(fā)送部門聯(lián)系索取。 2.工程把關(guān)施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質(zhì)量、安全的重要把關(guān)階段，也是各類工程技術(shù)資料大量形成的時期。關(guān)于這階段的檔案資料分目標(biāo)跟蹤管理，工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)抓住

3、檔案資料形成的薄弱環(huán)節(jié)，以確保歸檔資料的質(zhì)量。強(qiáng)化對施工現(xiàn)場施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，如到項(xiàng)目部檢查或抽檢技術(shù)人員、領(lǐng)工員的施工日志、班組施工作業(yè)記錄，包括工程用料狀況，工程施組、施工規(guī)范的執(zhí)行狀況，工程試驗(yàn)、壓力容器的檢測記錄，中線水平觀測記錄，安全操作狀況，工程分交狀況等，檢查其填寫是否齊全符合規(guī)范。 特別檢查分部、分項(xiàng)工程檢查證的填寫狀況，對地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監(jiān)理的認(rèn)簽等，要考證其可靠與真實(shí)程度，以確保歸檔資料的可靠與真實(shí)性。應(yīng)搞好庫存檔案清理達(dá)標(biāo)工作。隨著工程的進(jìn)展，工程技術(shù)資料大量歸檔，要按工程建設(shè)階段對歸檔資料從數(shù)量上和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化上進(jìn)行專人逐項(xiàng)

4、的檢查，按交驗(yàn)單位分門、按交驗(yàn)部門分類，進(jìn)行自檢、整理、充實(shí)、完善，按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷，編號時應(yīng)將不同階段形成的(下轉(zhuǎn)第162頁)(上接第155頁)技術(shù)文件資料區(qū)別分開，協(xié)助各項(xiàng)目部備齊各類完工文件資料。對一個時期內(nèi)資料室借出資料進(jìn)行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個施工階段的長期業(yè)務(wù)工作，而在完工驗(yàn)交階段更應(yīng)注意。應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)資料借出的時間性，以防止因借閱人對借出的資料長期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。 2施工 企業(yè) 工程項(xiàng)目 財(cái)務(wù) 檔案管理 施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案能為微觀經(jīng)濟(jì)管理提供豐富的原始數(shù)據(jù) 一個單位要提升經(jīng)濟(jì)管理水平，強(qiáng)化單位內(nèi)部微觀經(jīng)濟(jì)管理，就必須依據(jù)財(cái)務(wù)檔案

5、提供的原始數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析、猜測，以便采用相應(yīng)的決策和措施，才干達(dá)到預(yù)期的目的。而財(cái)務(wù)檔案是關(guān)于單位經(jīng)濟(jì)活動全面、真實(shí)的記錄，從中可以明確看出哪些是固定性費(fèi)用，哪些是可變費(fèi)用，哪些應(yīng)該增加費(fèi)用開支。對其進(jìn)行認(rèn)真地分析研究，就會在財(cái)務(wù)檔案中得到微觀經(jīng)濟(jì)管理所必須的有價值信息。如阜陽市XX公司安慶市順安河綜合整治工程，該工程投標(biāo)報(bào)價5900萬元，有效工期300天，財(cái)務(wù)檔案建立齊全。該項(xiàng)目必須要水泥17850噸，如果一次進(jìn)貨，價格當(dāng)然便宜。但是水泥保質(zhì)期一般是3個月，因此必須分期進(jìn)貨。先進(jìn)的先用，后進(jìn)的后用。通過查詢財(cái)務(wù)檔案，就可以知道什么時候該進(jìn)貨了，每次應(yīng)該進(jìn)貨多少噸。什么時間發(fā)的貨，用于哪個部位

6、，從而就能計(jì)算出該部位用的水泥數(shù)量、單價、金額是否超過預(yù)算，也可以知道庫存多少噸，哪些水泥應(yīng)該盡快使用。 財(cái)務(wù)檔案對成本控制具有不可替代的重要作用 內(nèi)部控制是指審計(jì)部門為確保業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、改正錯誤，確保會計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整。內(nèi)部控制管理滲透在企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售和綜合管理的各個環(huán)節(jié)，而財(cái)務(wù)會計(jì)檔案為其工作的開展提供了可靠翔實(shí)的數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)優(yōu)化管理措施和改善工作程序打下了堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，為今后的預(yù)算管理和經(jīng)營策略提供了前瞻性看法。其中的實(shí)際發(fā)生費(fèi)用就是依靠會計(jì)檔案分析數(shù)據(jù)匯總而來，對控制費(fèi)用進(jìn)度、平衡使用費(fèi)用、節(jié)約使用費(fèi)用提供了及時準(zhǔn)確的信息支撐

7、。 施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題 施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)會計(jì)工作人手少、工作環(huán)境條件簡陋、工作程序繁雜，除了對會計(jì)憑證、賬簿比較重視外，對預(yù)算、計(jì)劃材料收發(fā)等一般檔案的重要性重視不夠。 檔案資料的收集、整理往往被忽視，導(dǎo)致單位形成的計(jì)劃、總結(jié)、專題報(bào)告、預(yù)決算資料、市場報(bào)告、合同協(xié)議書、等檔案資料丟失或霉變。有時一個項(xiàng)目剛剛完工又要上另一個項(xiàng)目，就出現(xiàn)各別人將一些資料在工作調(diào)動、崗位調(diào)整時一并帶走。由于帶走了一些資料，導(dǎo)致了和勞務(wù)公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些個人承包者和原來的工程項(xiàng)目無法結(jié)算，對原先的施工項(xiàng)目造成了一定的損失。 目前還有不少施工企業(yè)項(xiàng)目單位存在重經(jīng)營輕管理的現(xiàn)象，更

8、別說項(xiàng)目檔案管理了。多數(shù)施工項(xiàng)目部都沒有明確具體財(cái)務(wù)檔案收集歸檔人員，財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)，以致有關(guān)人員手中都有檔案資料各自為政。由于野外施工辦公條件差，財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案沒有專門的存放檔案室，一些財(cái)務(wù)檔案資料存放在臨時建造的辦公室里，缺乏檔案資料存放的安全性，且易潮濕、污損，更談不上防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光了。 3工程項(xiàng)目檔案的重要性 最初的工程項(xiàng)目檔案就只有淺表的記錄不夠具體，隨著社會的不斷進(jìn)步，上到政府機(jī)關(guān)下到平明百姓都必須將檔案作為前行的媒介來推動其發(fā)展。而工程項(xiàng)目的檔案也就有了更高更嚴(yán)格的定義和要求，為使其更具有適用性、耐久性、安全可靠性、經(jīng)濟(jì)效應(yīng)性和環(huán)境協(xié)調(diào)性國家有了針對

9、的法律、法規(guī)、施工技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等。按照這些要求工程的質(zhì)量有個一個衡量的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案恰巧是全方位印證高標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵所在。 一個項(xiàng)目不僅僅是看它成型后的宏偉壯觀，還要抓其過程施工的每個環(huán)節(jié)，我們才知道此項(xiàng)目是不是合格的、安全的。工程質(zhì)量把控主要靠人、機(jī)械、材料、技術(shù)、環(huán)境等諸多因素，而能直觀體現(xiàn)出這一切豐富全面的就只有檔案，而在我國工程項(xiàng)目質(zhì)量出現(xiàn)問題而造成了人員傷亡的事件已屢見不鮮，造就了這一切不合格安全隱患工程的主要原因有偷工減料、政績，獻(xiàn)禮違反基建、趕工工程等狀況。 最令人發(fā)指的是在事發(fā)后卻找不到一套完整、系統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案，主體工程的質(zhì)量無從查找施工流程和依據(jù)，這是工程項(xiàng)目的悲傷。而現(xiàn)在國家