word操作技巧

1、精品文檔word 操作技巧一、 Word排版問題1.Word 中如何解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問題在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在段落 縮進(jìn)與間距特殊格式中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，段落縮進(jìn)與間距 度量值有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇一下字體宋體， 再選擇段落 縮進(jìn)與間距 特殊格式首行縮進(jìn)，再選擇度量值便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。2.word 中一次性完成文檔中的所有樣式設(shè)置如果已經(jīng)在文檔中為各級(jí)標(biāo)題指定了樣式，但又覺得這些標(biāo)題樣式的風(fēng)格在整體上不是很協(xié)調(diào)； Word 2007 內(nèi)置了

2、許多經(jīng)過專業(yè)設(shè)計(jì)的樣式集，而每個(gè)樣式集都包含了一整套可應(yīng)用于全篇文檔的樣式設(shè)置。只要選擇了某個(gè)樣式集，其中的樣式設(shè)置會(huì)自動(dòng)應(yīng)用于全篇文檔。操作如下：（1）在默認(rèn)顯示于最前端的 “開始 ”選項(xiàng)卡中，找到 “樣式 ”組，然后單擊【更改樣式】按鈕。（2）在彈出的下拉菜單中，將鼠標(biāo)指針移至 “樣式集 ”子菜單項(xiàng)，所有樣式集選項(xiàng)會(huì)以菜單的方式顯示在您的面前。（3）用鼠標(biāo)指針滑過每個(gè)樣式集， 就可以直接在文檔中預(yù)覽其應(yīng)用后的效果，當(dāng)確定要使用某個(gè)樣式集時(shí)，只需單擊它即可。3.word 樣式排版Word 2007 中對(duì)樣式操作的地方，可以在Word 2007 自帶的樣式編輯器里面對(duì)樣式進(jìn)行新建、修改和刪除。

3、在Word 2007 里面，對(duì)樣式的操作主要是集中在下圖所列位置上，在“樣式窗口 ”里，下面有三個(gè)按鈕：新建樣式、檢查樣式和管理樣式，在文章排版的時(shí)候，一般最多只用到第一個(gè)。1歡迎下載精品文檔從格式生成樣式。3對(duì)樣式的操作。在任何一個(gè)樣式上右擊，可以有下圖所示的菜單出現(xiàn)?？梢钥吹?，能夠?qū)邮竭M(jìn)行修改、同時(shí)可以選擇所有應(yīng)用這個(gè)樣式的文字。2歡迎下載精品文檔4對(duì)樣式的修改。點(diǎn)擊修改之后，會(huì)出現(xiàn)下圖的窗口，正如之前指出的，樣式是格式的集合，我們可以在左下角的格式修改框中修改這個(gè)樣式中包含的所有格式，包括字體格式、段落格式等。4. 目錄排版樣式管理器。在一個(gè)新建的空白文檔中， 自然有“標(biāo)題 1”“標(biāo)題

4、 2”“標(biāo)題 3”三種樣式， 當(dāng)打開下圖所示的樣式管理器， 就會(huì)發(fā)現(xiàn)從標(biāo)題 4 到標(biāo)題 9，目錄 1 到目錄 9 的樣式，叫做 “題注 ”的樣式等等。不過后面這些樣式在你不用的時(shí)候會(huì)隱藏起來。3歡迎下載精品文檔2插入目錄的方法。在文檔中插入目錄的方法，如下圖所示。3入目錄窗口。在如下圖所示的彈出的新窗口中，可以做一些對(duì)目錄的修改?？梢赃x擇目錄中沒有頁碼、或者頁碼對(duì)齊方式以及從項(xiàng)目到頁碼之間用什么符號(hào)來連接。4歡迎下載精品文檔4目錄選項(xiàng)。點(diǎn)擊上圖的 “選項(xiàng) ”按鈕，可以選擇用哪些樣式來生成哪個(gè)級(jí)別的目錄，如下圖所示，在圖中所示的是標(biāo)題 1-3 分別為 1-3 級(jí)目錄，如果沒有目錄級(jí)別則不出現(xiàn)在目

5、錄中。5修改目錄樣式。點(diǎn)擊步驟3 圖中的 “修改 ”按鈕，可以修改目錄1-9 的樣式，也就是其呈現(xiàn)的方式。5歡迎下載精品文檔5. 章節(jié)自動(dòng)編號(hào)的排版新增多級(jí)列表。在 “ 多級(jí)列表 ”中，點(diǎn)選 “定義新多級(jí)列表 ”，如下圖所示。2修改多級(jí)列表。然后可以在下圖中，修改編號(hào)格式，將第一級(jí)改為“第1 章”，注意里面的 1 應(yīng)該是有灰色底紋的。然后點(diǎn)擊下面的 “更多 ”，在右邊新出現(xiàn)的幾個(gè)選項(xiàng)中，將多級(jí)列表的第一級(jí)和 “標(biāo)題 1”樣式鏈接。同時(shí)選擇在庫中的級(jí)別為 1。依次類推，將 2 級(jí)和 3 級(jí)列表和 “標(biāo)題 2”“標(biāo)題3”的樣式鏈接，庫中的級(jí)別分別為 2 和 3。縮進(jìn)和對(duì)齊都按照論文要求設(shè)為 0 厘

6、米。 然后按照格式要求，修改標(biāo)題 1-3 的格式，包括字體和段落。6歡迎下載精品文檔自動(dòng)編號(hào)示例。以后寫文章，就可以只寫章節(jié)的名字而不是編號(hào)了，比如第一章 引言，就只需要鍵入 “引言 ”，然后使其為標(biāo)題 1 的樣式就行，如下圖所示。6. 插入圖片和表格的排版 1插入題注。在文章中插入一個(gè)圖片，然后右擊圖片，如下圖所示。選擇“插入題注 ”，如果沒有 “圖”或者 “表”的話就新建一個(gè)。取消 “題注中不包括標(biāo)簽 ”。7歡迎下載精品文檔題注設(shè)置。在 “編號(hào) ”選項(xiàng)中勾選 “包含章節(jié)號(hào) ”，如果你是采用前面所說的章節(jié)自動(dòng)編號(hào)方式的話，出來的圖或者表的題注就是“圖 1-1 ”或者“圖 1.1-1 ”。3插

7、入圖表目錄。如果有表的話，需要插入一個(gè)表目錄。直接在 “引用 ”-“題注 ”- “插入圖表目錄 ”，這個(gè)時(shí)候會(huì)給你選擇是對(duì)哪個(gè)標(biāo)簽生成目錄。8歡迎下載精品文檔4圖表目錄設(shè)置。如果選圖的話就把所有用 “圖” 這個(gè)標(biāo)簽的 “東西 ”名字及其所在位置抓成目錄，如下圖所示。 其設(shè)置與普通目錄相同。5嵌入式圖片混排對(duì)齊。我們經(jīng)常遇到的問題是，在嵌入式圖片同文字在一段的時(shí)候，圖片的下緣不會(huì)和文字的下緣對(duì)齊。要想對(duì)齊的話，可以選中這幅圖片，然后打開字體格式設(shè)置， “字符間距 ”選項(xiàng)卡中，位置選擇 “降低”，磅值稍作調(diào)整即可，如下圖所示。9歡迎下載精品文檔6. 頁眉問題Word 頁眉自動(dòng)出現(xiàn)一根直線，怎么刪除

8、格式從“頁眉”改為“清除格式”，就在“格式”快捷工具欄最左邊選中頁眉文字和箭頭 - 格式 - 邊框和底紋設(shè)置選無。二、 word 編輯問題1.word 中妙用 Ctrl+Z ，取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)在沒有改變 Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：一、基本情況后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式，并在下一行添加了二、 字樣。這時(shí)如果按 BackSpace 鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說第一行中的一、已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后， Word的自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除 ?用 Ctrl+Z 就可發(fā)揮作用了。我

9、們?cè)谳斎胍弧⒒厩闆r敲回車后，順手按一下 Ctrl+Z ，一切都 OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。其原因是 Word系統(tǒng)中有自動(dòng)更正的功能， 可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入 1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用并敲回車后，系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作， 一是換到下一行， 二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。 Ctrl+Z 的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下 Ctrl+Z ，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中， 系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的自動(dòng)更正 ( 即自動(dòng)更正為自動(dòng)編號(hào)形式 ) ，你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號(hào)了。10歡

10、迎下載精品文檔2.Word 中數(shù)字快速轉(zhuǎn)換大寫金額的方法（1）在 Word中輸入 12345，然后點(diǎn)擊 “插入 數(shù)字 ”命令，在彈出的“數(shù)字 ”對(duì)話框 “數(shù)字類型 ”欄里選擇中文數(shù)字版式 “壹、貳、叁 ” 單擊“確定 ”，則 12345 就變成中文數(shù)字 “壹萬貳仟叁佰肆拾伍 ”。（2）在搜狗輸入法下，可以在輸入的小寫數(shù)字前加個(gè)字母“ V”，即可出現(xiàn)大寫金額。3.Word 文檔編輯過程中，經(jīng)常需要插入圖片，如果發(fā)現(xiàn)插入的圖片只顯示一部分，怎么才能完全顯示呢？例如有如下 Word文檔，現(xiàn)在第二行處插入一圖片。2光標(biāo)第二行，然后在“插入”選項(xiàng)卡，單擊“圖片”圖標(biāo)來選擇插入的圖片，插入后的效果如下圖所

11、示（發(fā)現(xiàn)圖片顯示不全）。3現(xiàn)在告訴大家解決辦法。方法一：A 、單擊選中圖片， 然后在“開始”選項(xiàng)卡“樣式”組，單擊“正文”。11歡迎下載精品文檔4B 、現(xiàn)在即可顯示全圖了，如下圖所示。5方法二：A 、將光標(biāo)移動(dòng)到插入圖片的地方， 然后右擊，在快捷菜單中選擇 “段落”。12歡迎下載精品文檔、打開“段落”對(duì)話框，將“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡中“行距”設(shè)為“單倍行距”或“ 1.5 倍行距”或“ 2 倍行距”或“多倍行距”（這里以選擇單倍行距為例），然后單擊“確定”。13歡迎下載精品文檔C 、現(xiàn)在即可顯示全圖了，如下圖所示。14歡迎下載精品文檔注意事項(xiàng) Word文檔插入圖片顯示一部分是因?yàn)槎温湓O(shè)置了固定值行

12、距而導(dǎo)致。4. 有時(shí)候打開 word 發(fā)現(xiàn)圖片完全不顯示， 只有一個(gè)框框， 連像上面說的半截，一行都沒有，那這又是怎么解決呢？點(diǎn)擊 word 左上角 office標(biāo)準(zhǔn)，下拉菜單 -word 選項(xiàng)，如圖。15歡迎下載精品文檔在彈出的對(duì)話框中，選擇高級(jí) - 下拉滾動(dòng)一下，看到顯示文本內(nèi)容 - 你會(huì)看到一個(gè)顯示圖片框的選項(xiàng)給勾選上了，把勾去掉就可以了。確定之后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，一切又恢復(fù)正常了。16歡迎下載精品文檔5.Word 2010 中巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我們?cè)诰帉憟?bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過多次修改， Word中雖然為修訂提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保

13、證電子文檔修改前后的真實(shí)性，有時(shí)需在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說明是什么時(shí)間誰修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在 Word中 版本功能，對(duì)上述問題迎刃而解，用一個(gè) Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè) Word文件后，首先選擇一下文件 版本 現(xiàn)在保存，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開文件 版本 現(xiàn)在保存，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。6.

14、如何告知他人這是最終版本的文檔當(dāng)你對(duì)某個(gè)文檔進(jìn)行編輯或修改，并確定該文檔已經(jīng)最終完成之后，很可能不希望閱讀這個(gè)文檔的其他人再對(duì)其進(jìn)行任何修改。為了提醒其他人留意，要么你可以在文檔的第一行用 “請(qǐng)不要修改此文檔！ ”之類的語句來告知讀者，但會(huì)影響到整個(gè)文檔的美觀性，而且讓別人覺得你不夠?qū)I(yè)；其實(shí)使用全新的 “標(biāo)記為最終狀態(tài) ”功能就能完美解決這個(gè)問題。操作如下：（1）打開或新建一個(gè) Word2007 文檔，對(duì)其進(jìn)行編輯或修改，直至確定將其作為最終版本。17歡迎下載精品文檔（2）單擊【 Office按鈕】，并從菜單中執(zhí)行【準(zhǔn)備】 >【標(biāo)記為最終狀態(tài)】命令。（3）執(zhí)行該命令之后， Word 2

15、007 會(huì)彈出一個(gè)提示對(duì)話框，讓你確認(rèn)這次標(biāo)記行為。只要你確定過后，文檔的狀態(tài)屬性將被設(shè)置為 “最終狀態(tài) ”，并禁止任何人的編輯、修改或保存操作，而且會(huì)在狀態(tài)欄中顯示 “標(biāo)記為最終狀態(tài) ”圖標(biāo)。7.Word 2010 中用表格 標(biāo)題行重復(fù)功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁上都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁顯示在 Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題， 如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印。 如果你用一下 Word中的表格 標(biāo)題行重復(fù)， 就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制 Excel 表至 Word中用粘貼功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊表

16、格 重復(fù)標(biāo)題行就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁，是不是自動(dòng)滿頁顯示 ?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中， 你需要在 Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁需要滿頁顯時(shí)就起作用了。8.Word 2010 中巧用替換功能，刪除Word文檔多余的空行有時(shí)候需要?jiǎng)h除 Word文檔中有許多空行 ( 如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件 ) ，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力， 這時(shí)我們可用替換功能來輕松解決 ( 在 wps 中刪除空是很方便的 ) ，方法如下。打開編輯 替換，把光標(biāo)定位在查找內(nèi)容輸入框中，單擊高級(jí)按鈕，選擇特殊字符中的段落標(biāo)記(P)

17、 兩次，在輸入框中會(huì)顯示 PP，然后在替換為輸入框中用上面的方法插入一個(gè)段落標(biāo)記(P)( 一個(gè) P) ，再按下全部替換按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的 P 加個(gè)空格，再加上 P，替換為 P，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行 ( 頁面行末顯示的符號(hào)是 ?) ，還是手動(dòng)換行 ( 頁面行末顯示的符號(hào)是) ，前面去空行的是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符 (Shift+

18、回車 ) 形成的空行，在替換時(shí)需要選擇特殊字符中的人工換行(L)兩次，即用 ll替換。18歡迎下載精品文檔成l ，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。9.Word 2010 中利用插入 對(duì)齊方式 頁碼 內(nèi)側(cè)功能，讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)先將頁碼先編在右側(cè)， 先打這幾頁， 然后再對(duì)反面的頁的頁編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁碼就自然對(duì)映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過你采用插入 對(duì)齊方式 頁碼 內(nèi)側(cè)功能后，只要在打印界面上先打 頁，然后將紙反過來再打 頁，這樣處理后頁碼自然對(duì)齊。10.Word2003/2007 快速制作填空題下劃線先在填空題空白處輸入試題中不含的特殊字符 ( 如、&)等, 然后按 Ctrl+H 組合鍵打開“替換”對(duì)話框 , 在“查找內(nèi)容”欄輸入剛才的特殊字符 , 在“替換為”欄中輸入幾個(gè)空格 , 并打開“高級(jí)”選項(xiàng) , 在“格式