公司物資采購管理規(guī)定

1、XXXX有限公司物資采購管理制度二一二年五月目錄第一章總則第一條 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強物資采購過程中各部門間的配合，特制訂本制度。第二條 本制度適用于XXXX有限公司（包括子公司、分公司、辦事處）物資采購全過程,公司各部門均應(yīng)嚴格執(zhí)行本物資采購管理制度。第二章 物資采購過程中各部門職責第三條 公司對所需物資的需求由使用部門根據(jù)經(jīng)營管理的需要提出申請。第四條 公司采購過程中供應(yīng)商的選擇、采購價格的詢問與對比、合同的擬定等職能由采 購部行使。在公司未設(shè)立采購部之前，該職能暫由行政部代為行使，但必須指定專人承辦采

2、購業(yè)務(wù)。第五條 公司采購物資的質(zhì)檢、入庫、保管、領(lǐng)用等的登記由倉管部負責。在公司未設(shè)立倉管部之前，該職能暫由行政部代為行使，但必須指定專人承辦采購業(yè)務(wù)。第六條 公司物資采購過程中的價格審核、合同簽訂與執(zhí)行的監(jiān)督、貨款支付的控制由財 務(wù)部門負責。第七條 公司對物資采購全過程各環(huán)節(jié)采取各部門相互配合、相互監(jiān)督、分段管理模式。行政部指定的具體承辦采購和倉管的人員必須不為同一人。第三章物資需求計劃編制、審核與提報第八條 請購是公司某部門或個人根據(jù)公司經(jīng)營管理或某個特定項目需要確定一種 或幾種物資，并按照本制度規(guī)定完成填寫、簽字、審批物資請購單的過程。第九條 請購單應(yīng)按照所有要素填寫完整、清晰，由請購人

3、填報、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后送行政部交采購專員辦理。第十條 請購部門提出的采購需求，應(yīng)當明確采購類別、質(zhì)量、等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān) 要求和標準、以及到貨時間等。第十一條 請購人、簽字人、審批人應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)進行簽字、審批，不得超越審批權(quán) 限。采購專員及財務(wù)人員應(yīng)當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款要求，采購專員及財務(wù)人員有權(quán)拒絕辦理， 并及時向?qū)徟说纳霞増蟾?。第十二條 物資需求計劃中有專門技術(shù)要求的，技術(shù)部應(yīng)提出最終技術(shù)條件，隨物資需求 計劃一并報行政部，在物資米購過程中技術(shù)部負責協(xié)同米購部完成物資技術(shù)談判、 物資技術(shù)協(xié)

4、議的簽訂和技術(shù)評定工作。第四章采購計劃編制與審批第十三條行政部對審批合格的物資需求計劃再次進行庫房核查。經(jīng)查庫確系不存在或庫 存不足的，采購員再分類編寫物資采購計劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后送交財務(wù)部。第十四條 急需物資經(jīng)總經(jīng)理批準后，采購中心可先詢價采購，物資采購計劃報批手續(xù)必 須在三個工作日內(nèi)補齊。第五章供應(yīng)商選擇與考核第十五條合格供方的考核、評定及控制行政部組織技術(shù)部、財務(wù)部、審計部等職能部門對供應(yīng)商進行考核、評估、優(yōu)選，建立公 司供應(yīng)商檔案。（一）合格供方的考核、評定過程1. 行政部根據(jù)公司物資現(xiàn)有供方和待開發(fā)的供方，在滿足合同保證、供貨能力、質(zhì)量能 力、資信能力的條件下進行摸底考察，

5、提出初選供方單位。2. 行政部組織公司技術(shù)部、行政部、財務(wù)部、審計部等部門對供方的質(zhì)量管理體系認證 資格、在同行業(yè)中的業(yè)績、執(zhí)行產(chǎn)品標準、質(zhì)量等級、法人資格、企業(yè)規(guī)模、履約能力、企業(yè) 資信、企業(yè)財務(wù)狀況等相關(guān)能力等方面做出評價。3. 行政部根據(jù)綜合評價資料或?qū)嵉卣{(diào)查結(jié)果，進行分析、評審，確定合格的供方，報公 司總經(jīng)理或董事長批準。（二）合格供方的控制1. 行政部部在合格供方目錄中選擇供貨方，并對合格供方的資金運作情況、執(zhí)行能力等 多方面進行動態(tài)管理。2. 行政部每年須進行一次合格供方的評定，對上一年質(zhì)量過硬、供貨及時、服務(wù)周到的 供方應(yīng)予以肯定，繼續(xù)進入本年的合格供方目錄。3. 相關(guān)部門驗證采

6、購產(chǎn)品首次發(fā)現(xiàn)不合格品時，通知供方暫停發(fā)貨，并按不合格品的有 關(guān)規(guī)定處理，合格供方一年內(nèi)兩次出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時，取消其合格供方資格。4. 合格供方須遵循誠信公平、貨真價實的原則，及時供應(yīng)性價比合理的物資，經(jīng)查實一 年內(nèi)合格供方惡意虛高物資報價三次以上，取消其合格供方資格。5. 合格供方與公司合作過程中，違反相關(guān)技術(shù)商務(wù)合同要求，出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、拖延 交貨時間影響我公司正常運轉(zhuǎn)的， 應(yīng)作好相應(yīng)記錄， 由于供方的原因造成嚴重的質(zhì)量責任事故， 取消其合格供方資格。（三）合格供方資料管理1. 采購部將合格供方名單目錄匯編成冊、歸檔統(tǒng)一管理。2. 所有有關(guān)合格供方情況的活動必須記錄存檔并妥善保存。第十六

7、條 公司其他部門不得指定供應(yīng)商， 因指定采購造成經(jīng)濟損失的， 要追究責任人的 責任。第六章 采購價格的確定與控制第十七條 行政部密切跟蹤市場行情，分析研究通用物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨 勢，建立價格數(shù)據(jù)庫，作為確定采購價格的依據(jù)。第十八條 物資采購人員對包括采購價格、 運輸保險費用、 物資使用壽命、 后續(xù)維護費用 等在內(nèi)的物資采購的總成本進行分析比較， 在滿足物資功能與技術(shù)質(zhì)量要求前提下， 按性能與 價格比最優(yōu)和采購的總成本最低原則確定采購價格。第十九條 公司審計部、財務(wù)部對采購價格的確定進行監(jiān)督第七章 采購合同審批、簽訂與執(zhí)行第二十條 批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。 行政部根

8、據(jù)確定的供應(yīng)商與價 格，依照經(jīng)法律顧問審定的標準采購合同文本擬訂采購合同，認真審查產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格 型號、質(zhì)量技術(shù)要求、數(shù)量、單價及總金額、驗收準則、付款方式、交貨時間、交貨地點、運 輸方式、違約及處罰、質(zhì)量異議處理、簽約地點及質(zhì)量管理體系要求等條款。公司對采購物資 有特殊技術(shù)要求時， 由行政部協(xié)同技術(shù)部對物資的特殊技術(shù)要求所涉及的技術(shù)協(xié)議內(nèi)容進行審 查，對合同項目涉及技術(shù)的先進性和可靠性或適應(yīng)性承擔實質(zhì)性審查職責。第二十一條 財務(wù)部合同管理人員對合同審查后， 行政部負責人審批， 最后送總經(jīng)理 （或 董事長）簽訂正式合同。合同標的金額在 10 萬元以內(nèi)的由總經(jīng)理簽訂，并向董事長說明，其 余

9、合同均需由董事長或董事長授權(quán)的人員簽訂。對重大和復(fù)雜合同，需報經(jīng)法律顧問審查，再送公司總經(jīng)理審批。第二十二條 財務(wù)部負責合同的管理，建立合同臺賬。第二十三條 物資采購人員、 合同管理人員跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況， 合同執(zhí)行完畢及 時核銷。第八章 質(zhì)檢入庫第十九條 物資的入庫驗收須有物資采購人員、 質(zhì)量管理人員參加， 按核準后的采購計劃， 對入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量進行嚴格檢驗，做好相關(guān)記錄。第二十條 所有物資入庫前， 由行政部組織相關(guān)人員按物資采購技術(shù)協(xié)議或質(zhì)量標準要求 執(zhí)行驗收，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，應(yīng)隔離、標識并做好記錄，由采購部按不合格品處理程序進行處 理。第二十一條 專業(yè)技術(shù)要求高的機器、設(shè)備及

10、備件的入庫驗收由采購部組織相關(guān)采購人 員、技術(shù)人員對設(shè)備的名稱、數(shù)量、型號規(guī)格、隨機備品備件、隨機資料等逐項進行驗收，完 全符合合同中的各項要求后方能出具物資到貨驗收合格單。第二十二條 物資到貨數(shù)量短交，采購員須要求供方及時補足，物資到貨數(shù)量出現(xiàn)超交， 采購員要及時匯報，并做好情況記錄。第二十三條 物資驗收質(zhì)量不合格由行政部負責與供方協(xié)商， 按照合同規(guī)定辦理退貨索賠 等事宜。第二十四條 對符合要求的合格產(chǎn)品辦理驗收入庫， 限額內(nèi)的數(shù)量損耗由財務(wù)部及時處理 不符合合同要求的不得辦理入庫。第九章 物資的使用第二十五條 物資的領(lǐng)用、發(fā)放，需按“先進先出，計劃供應(yīng)，節(jié)約用度”的原則進行領(lǐng) 用。行政部門

11、依據(jù)辦公用品使用壽命酌情發(fā)放，杜絕浪費。第二十六條 辦公用品均須妥善保管， 凡因保管、 使用不當或故意損壞造成的損失， 由保 管、使用者酌情賠償。第二十七條 對車輛、 復(fù)印機、電話、傳真機、電腦、打印機等貴重物品尤其要仔細使用， 定期維護保養(yǎng)，使用中發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象，要及時報告行政部。第二十八條 公物原則上不外借， 特殊情況外單位和個人借用， 須經(jīng)辦公室同意，借用人 向使用責任人打欠條， 用完后立即歸還清帳， 逾期不還的，使用責任人要督促借用人及時歸還。 如丟失或損壞，借用人要依照丟失公物或公物損壞的價值總額予以賠償。第二十九條 按工作崗位配備的設(shè)備和物品，調(diào)離崗位或調(diào)出后，由行政部將剩余及保 管

12、的辦公用品收回。第十章 發(fā)票的審批第三十條 物資驗收確認完畢，由采購經(jīng)辦人員將“發(fā)票” 、“驗收單”、“供應(yīng)商的送貨回 單”、“采購申請財務(wù)聯(lián)”、 “費用報銷單”核對確認無誤后，經(jīng)歸口的采購職能部門經(jīng)理簽字 確認，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核。第三十一條 財務(wù)部認真審核，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進行相應(yīng)的帳務(wù)處理。第十一章貨款支付、核算記賬第三十二條 物資驗收確認完畢，由采購經(jīng)辦人員將“發(fā)票”、“驗收單”、“供應(yīng)商的送貨 回單”、“采購申請財務(wù)聯(lián)”、“費用報銷單”核對確認無誤后，經(jīng)歸口的采購職能部門經(jīng)理簽 字確認，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核。財務(wù)審核確認后報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批完畢，財務(wù)根據(jù)合同或 約定付款。第三十三條 合同約定有付款方式的按合同約定付款；大宗、常用材料，當月供貨，當月 開票，隔月付款；低值易耗品按月結(jié)算付款。第三十四條 財務(wù)部應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)制度和規(guī)定， 正確核算物資采購成本、庫存成本，并 進行相應(yīng)的帳務(wù)處理；與倉庫部門定期進行實物盤點，做到賬、卡、物相符。第十二章附則第三十五條本規(guī)定由行政部負責解釋。第三十六條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。附件：附件一