解決問題七步法

1、解決問題七步法Step 1Step 2Step 5Step 4Step 3Step 7Step 6?陳述問題分解問題（樹圖）消除非關(guān)鍵問題（漏斗法）制定詳細的工作計劃進行關(guān)鍵分析綜合結(jié)果并建立有結(jié)構(gòu)的結(jié)論整理一套有力度的文件一周結(jié)果，然后再來！如圖所示的解決問題的七個步驟如圖所示的解決問題的七個步驟. . .第第 一一 步步 - - 闡闡 述述 問問 題題清 晰 地 闡 述 要 解 決的 問 題清晰闡述問題的特點一個主導(dǎo)問題或可靠性很高的假設(shè)具體，不籠統(tǒng)（而不是問題的羅列或一種無可爭議的主張）行動性強以決策者下一步所需的行動為重點解決問題的實例解決問題的實例- -公共圖書館公共圖書館公共圖書館

2、面臨著大家抱怨它不能提供信息服務(wù)的問題圖書館是否應(yīng)努力改善對會員的服務(wù)?能否采取不同的圖書館管理方法以改善對會員的服務(wù)？圖書館有哪 些改善會員服務(wù)的可能？是通過延長時間，更好地選擇書刊，還是在現(xiàn)有的預(yù)算內(nèi)改善編輯目錄使借閱更加容易？事實的陳述無可爭議太空泛具體，行動性強評 價1.決策者決策者2.影響決策者的主要因素影響決策者的主要因素3.解決問題的時間安排解決問題的時間安排其他方面：問題的背景情況其他方面：問題的背景情況哪些是他們對決策比較關(guān)心的問題你如何解決互相沖突的安排？哪些是你的聽眾？需要多快的答案？4.成功努力的標準成功努力的標準5.主要衡量標準主要衡量標準6.所需的準確度所需的準確度

3、哪些是衡量成功的主要變量？決策者如何判斷是否可行地解決了問題？他/她所關(guān)心的是什么？需要何種準確度？問題背景情況的實例問題背景情況的實例-公共圖書館公共圖書館1.決策者決策者圖書館館館長理事會市長2.影響決策者的主要因素影響決策者的主要因素圖書館館長任職及理事會的批準在12月后到期已任職7年將在9個月后重新選舉并面臨著賦稅增加 但沒有提供足夠服務(wù)的壓力3.解決問題的時間安排解決問題的時間安排必須在6個月后進行改善，所以必須在 2個 月后解決4.成功努力的標準成功努力的標準改革必須同圖書館的使命一樣所計劃的改革必須在6個月內(nèi)可以實施改善必須在6個月內(nèi)可以衡量并有所顯現(xiàn)因為圖書館的工作人員是主要的

4、改革實施者，所以他們必須支持5.主要衡量標準主要衡量標準不超出預(yù)算調(diào)查結(jié)果是客戶滿意度有所改善發(fā)給市長報紙或圖書館長的表揚信6.所需的準確度所需的準確度對所需變革種類的強有力的指導(dǎo)比精確 細致更為重要但不能超出預(yù)算第第 二二 步步 - -分解問題分解問題邏輯樹問題陳述問題陳述更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題更小的問題問題問題/假設(shè)假設(shè)1問題問題/假設(shè)假設(shè)2問題問題/假設(shè)假設(shè)3為什么使用邏輯樹為什么使用邏輯樹1.將問題分成幾個部分使將問題分成幾個部分使解決問題可以分成能夠解決的幾個部分將不同部分按輕重緩急區(qū)分將崗位責任

5、制執(zhí)行到各人2.保證完整地解決問題保證完整地解決問題將問題的各個部分解決好,即可解決整個問題所分問題的各個部分各不相同,而且包括了各個方面(即沒有重復(fù)沒有遺漏)3.使項目小組共同了解解決問題使項目小組共同了解解決問題的框架的框架4.協(xié)助重點使用組織框架及理論協(xié)助重點使用組織框架及理論邏輯樹的三種類型邏輯樹的三種類型利用推論及假設(shè)的 邏輯樹來找出問題按照問題闡述邏輯 樹的結(jié)論通常在后面程序利用問題圖來構(gòu)成選擇答案是否？什么什么/ /如何如何原因原因推論推論以假設(shè)以假設(shè)為主為主問題圖問題圖首先確定問題，然后將問題分成不同的部分先給出解決問題的假設(shè)方案，然后舉出所需的充足原因來驗證或推翻這個假設(shè)列出

6、關(guān)鍵問題，使之通過是或否來回答，然后按照采取相應(yīng)行動的邏輯順序排序行動，標準問 題話題原因類型類型 描述描述 推論的因素推論的因素 用途用途分解問題的許多方法分解問題的許多方法橫向的特點縱向特點程序流程準備土地準備土地 準備材料準備材料 石砌磚石砌磚標準合適的磚頭和好的灰有技能的勞力好天氣選擇方案選擇方案1：種埴棕櫚樹的投資回報樹形分析：種埴棕櫚樹的投資回報樹形分析推論法推論法投資回報投資回報經(jīng)營棕櫚產(chǎn)品利潤種植投資棕櫚產(chǎn)品銷售收入種植成本工廠房產(chǎn)基礎(chǔ)建設(shè)產(chǎn)量價格產(chǎn)量選擇方案選擇方案2：耕地部門的問題：耕地部門的問題以假設(shè)為主以假設(shè)為主Agri如何以最盈利的方式來擴大60，000頃？如何從成熟

7、種植中獲得最大利潤？如何以最低成本快速開發(fā)6萬頃？能降低開發(fā)時間嗎？能降低開發(fā)成本嗎？如何提高棕櫚產(chǎn)品的銷售收入？如何降低經(jīng)營成本？如何達到最高價格？如何提高產(chǎn)品產(chǎn)量？房產(chǎn)經(jīng)營成本？經(jīng)營工廠成本？總公司成本？如何改善改進紙張交易？如何提高每公頃產(chǎn)量？如何提高提煉率？能否并行開展行動？能否減少單獨行動？收購?fù)恋赝?？二年土地？農(nóng)經(jīng)？（養(yǎng)殖、種植）？民用基礎(chǔ)建設(shè)？建廠？選擇方案選擇方案3 3：實例：實例- -公共圖書館公共圖書館半年后圖書館能否改善讀者服務(wù)？能不能沒有新的經(jīng)費能否改善能不能能否從其他經(jīng)營資金調(diào)拔資金？能不能意義意義開始改善；衡量改善結(jié)果調(diào)拔資金；進行改善；衡量改善結(jié)果尋找富有的人為進

8、行改善捐款，使圖書館永遠得到認可繼續(xù)目前的經(jīng)營方式；圖書館館長將下臺？第第 三三 步步 - -淘汰不重要的問題淘汰不重要的問題問題陳述問題陳述問題問題1問題問題2問題問題3淘汰的問題經(jīng)常反復(fù)推敲過程中的第一步 -假設(shè)/理論及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 -使用80/20的思考方式重點努力解決最重要的問題不僅要常問“那又會怎樣”而且還要問你忘了什么進行一項較難的研究分析時淘汰不重要問題是掌握合理的工作風格的關(guān)鍵第第 四步四步 -制定詳細的工作計劃制定詳細的工作計劃問題問題 假設(shè)假設(shè) 分析分析 工作工作 來源來源責任人責任人/時間安排時間安排最終成品最終成品. . .從邏輯樹的末端開始要點的定義從“重要問題”到

9、沒有“解決的問題”，要適當描述而使回答“是”或“否”即可，且有詳細的行為作為背景確保每一問題盡可能詳細和具體在需要時進一步細分假設(shè)是關(guān)鍵或可能解決方案的一種描述，它包括用以回答“是”或“否”的原因。列出各種假設(shè)用第一線觀點自己的觀點同事的觀點與同事討論提煉假設(shè)調(diào)整分析的先后次序?qū)δＰ兔枋龅姆治隹缮钊霃亩C明假設(shè)成立或不成立，從而解決關(guān)鍵點決定決策過程決定決策程度簡單例子反復(fù)判斷資料來源說明用于分析而獲取資料的方式和出處確定資料來源決定分析方法確定那些獲取資料，進行分析的人的責任決定誰做分析決定時間表最終成品是指分析結(jié)果的描述畫鬼圖寫故事如如何何做做好好定定義義好的工作計劃好的工作計劃用用2-3

10、2-3頁的工作計劃來指導(dǎo)頁的工作計劃來指導(dǎo)2-42-4周內(nèi)的工作周內(nèi)的工作用時間表來監(jiān)控更長時間范圍用時間表來監(jiān)控更長時間范圍內(nèi)的活動內(nèi)的活動避免過分詳細、百科全書一樣的工作計劃：沒有人讀他們，它們會在3周內(nèi)失去時效，沒有人愿意去再讀它們細節(jié)細節(jié)在績效下降之前什么情況較普遍細節(jié) 假設(shè) 分析 資料 來源 負責/時間活動1活動2活動3總結(jié)活動1活動2活動3總結(jié)1 2 3 4 5 6 7詳細的工作計劃詳細的工作計劃-公共圖書館實例公共圖書館實例問題問題 假設(shè)假設(shè) 分析分析 來源來源 職責職責/ /時間安排時間安排為什么業(yè)績下降新圖書館大樓重新安排了圖書收集位置搬家前后圖書館的平面圖例分析用途、交通類

11、型、所用路途分析由于根本原因產(chǎn)生的抱怨圖書館平面圖藍圖發(fā)行量記錄交通因素抱怨圖書館記錄圖書館的步行路程重點客戶群工作計劃的最佳做法工作計劃的最佳做法提早提早經(jīng)常經(jīng)常具體具體綜合綜合里程碑里程碑不要等待數(shù)據(jù) 或任何其他因素通過反復(fù)的仔細分析數(shù)據(jù)來加以修改、補充和改善具體分析，具體資料來源同項目小組成員一起檢測，嘗試其他假設(shè)有序地工作-使用8020方法按時交付步驟步驟5-5-關(guān)鍵的分析關(guān)鍵的分析原則原則以假設(shè)和產(chǎn)品為主經(jīng)常反復(fù)地進行假設(shè)和數(shù)據(jù)分析之間的聯(lián)系盡可能地簡化分析仔細分析之前估算數(shù)量級使用80/20及簡便的思維方法從專家那里得到數(shù)據(jù)對新數(shù)據(jù)采取靈活態(tài)度同項目小組共享良計對困難有所準備勇于創(chuàng)

12、造不要只拘泥于數(shù)字-要提問“我要回答什么問題？”不要繞在一個地方不輕信大的線性計劃及其聯(lián)系開闊視野避免鉆牛角尖經(jīng)常給出比“圖書館數(shù)據(jù)”更清晰的指導(dǎo)方向應(yīng)記住你所提出的假設(shè)有可能被推翻檢驗?zāi)愕挠^點細心觀察，開闊眼界尋找突破性觀點評注評注以事實為依據(jù)，以假設(shè)為驅(qū)動的分析方法以事實為依據(jù)，以假設(shè)為驅(qū)動的分析方法 目的目的 作法作法 效果效果以事實為依據(jù)以假設(shè)為驅(qū)動偏愛數(shù)據(jù)及其分析，輕視觀點和印象盡量利用巳知事實和經(jīng)驗破除保守觀念，產(chǎn)生新思想，結(jié)論更有說服力節(jié)省時間進展由下至上的邏輯分析法時間進展以假設(shè)為驅(qū)動的方法時間成本成本/ /效果妥協(xié)效果妥協(xié)-80-80：2020法則法則效果效果 100 80

13、60 40 20 00 20 40 60 80 100時間和精力時間和精力考慮因素考慮因素：最先的數(shù)量級估計的結(jié)果說明什么？如果出錯，意味著多大的問題？分析的難度有多大？尋求十全十美尋求好的答案引引 言言 標題標題所用的單位所用的單位定量的圖定量的圖 餅圖餅圖 條形圖等條形圖等定性的圖定性的圖 流程圖流程圖 地圖地圖組織結(jié)構(gòu)圖等組織結(jié)構(gòu)圖等腳注：腳注：資料來源：資料來源：步驟步驟6-6-綜合分析調(diào)查結(jié)果，并進行討論綜合分析調(diào)查結(jié)果，并進行討論使用情況、復(fù)雜使用情況、復(fù)雜性及解決方法性及解決方法情況情況復(fù)雜性復(fù)雜性解決方法解決方法陳述所在問題的情況將困難之處詳細列出以改善情況擺出可能解決途徑或者

14、金字塔結(jié)構(gòu)金字塔結(jié)構(gòu)主要結(jié)論輔助數(shù)據(jù)子 論 點輔助數(shù)據(jù)子 論 點輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)選擇方案樹形分析選擇方案樹形分析問題問題問題是否是否行動1行動2行動3行動4討論實例討論實例-公共圖書館公共圖書館情情 況況復(fù)雜性復(fù)雜性解決方法解決方法盡管圖書館在社區(qū)中的地位不錯，但是越來越多的人抱怨不能從圖書館得到所需的資料圖書館的新樓同舊樓截然不同放書的架子是固定的，不象舊樓的架子那樣可以移動而且，因為新樓占用了資金，后兩年沒有改造資金圖書館應(yīng)當 -將常用的圖書館資料（例如旅游用書，有關(guān)神奇的書籍）放在圖書館的前面 -準備一個廣泛的培訓(xùn)計劃來告訴讀者新館的平面布置 -將今后6個月買新書的資金為讀者購置各處的標

15、志和指南供項目小組討論和修改的供項目小組討論和修改的- -公共圖書館公共圖書館盡管圖書館以往同社區(qū)有著良好的關(guān)系，但人們對它的抱怨已有很多應(yīng)采取減少抱怨的三種行動圖書館應(yīng)立即采取行動，但苦于經(jīng)費不足盡管圖書館在社區(qū)中的地位不錯，但是越來越多的人抱怨不能從圖書館得到所需資料同以往相比，現(xiàn)在的抱怨是以前的四倍投訴主要是因為很難得到旅游用書，及有關(guān)神奇方面的書籍越來越多的不滿已引起媒體的關(guān)注抱怨大多是因為蓋新樓所帶來的變化后兩年沒有資金預(yù)算將常用的資料搬到圖書館的前面給讀者進行廣泛的培訓(xùn)，告訴他們新設(shè)施的位置將購買新書的資金用做前面所提措施所需的資金Step 1Step 2Step 5Step 4S

16、tep 3Step 7Step 6陳述問題分解問題（樹圖）消除非關(guān)鍵問題（漏斗法）制定詳細的工作計劃進行關(guān)鍵分析綜合結(jié)果并建立有結(jié)構(gòu)的結(jié)論整理一套有力度的文件一周結(jié)果，然后再來！要決：決策人須知道什么才能決策？要決：假設(shè)要決：如果我馬上要交卷，可消除哪些？要決：效率，成品，責任要決：80-20法則；假設(shè)和分析間的關(guān)系要決：結(jié)論意味著什么必然行動？要決：清晰，有力解決問題的基本方法解決問題的基本方法-七步成詩七步成詩7 EASY STEPS TO BULLETPROOF PROBLEM SOLVING解 決 問 題 的 基 本 方 法 七 步 成 詩 一 個 新 項 目 剛 開 始 的 前 幾

17、周 可 能 會 令 人 身 心 疲 憊 特 別 是 有 關(guān) 解 決 問 題 的 研 究 28一 個 新 項 目 剛 開 始 的 前 幾 周 可 能 會 令 人 身 心 疲 憊 特 別 是 有 關(guān) 解 決 問 題 的 研 究 ?這 下 好 啦 ！ 接 下 來 怎 麼 辦 呢 ？ ” 29 甚 至 可 能 會 有 風 險 30解 決 問 題 的 七 個 步 驟 10 20 30 40 50陳 述 問 題 分 解 問 題 (問 題 樹 )去 掉 所 有 非 關(guān) 鍵 問 題(漏 斗 法 ) 制 定 詳 細 的 工 作計 劃 進 行 關(guān) 鍵 分 析 綜 合 調(diào) 查 結(jié) 果 ， 并 建 構(gòu) 論 證 講 述

18、 來 龍 去 脈 ：在 溝 通 文 件 中 將 數(shù) 據(jù) 及 論 證 聯(lián) 系 起 來 一 周 解 答 ， 然 后 再 來 ？ 步 驟 1步 驟 2步 驟 3步 驟 4步 驟 5步 驟 6步 驟 731第 一 步 ?陳 述 問 題 清 晰 地 陳 述 要 解 決 的 問 題 清 晰 陳 述 問 題 的 特 點一 個 主 導(dǎo) 性 的 問 題 或 堅 定 的 假 設(shè) 具 體 ， 不 籠 統(tǒng) 有 內(nèi) 容 的 ( 而 非 事 實 的 羅 列 或 一 種 無 可 爭 議 的 主 張 ) 可 行 動 的 以 決 策 者 下 一 步 所 需 的 行 動 為 重 點 ？ 32首 要 之 務(wù) 是 對 問 題 的 準

19、 確 了 解 33步 驟 2 - 分 解 問 題邏 輯 樹 問 題 陳 述 問 題 /假 設(shè) 1問 題 /假 設(shè) 2問 題 /假 設(shè) 3分 支 問 題 分 支 問 題 分 支 問 題 分 支 問 題 分 支 問 題 分 支 問 題 為 什 么 使 用 邏 輯 樹 ？ 1.將 問 題 分 成 幾 個 部 分 使 解 決 問 題 的 工 作 可 以 分 成 智 力 上 能 夠 解 決 的 幾 個 部 分 不 同 部 分 可 按 輕 重 緩 急 區(qū) 分 工 作 責 任 能 分 派 到 各 人 2.保 證 問 題 獲 得 完 整 地 解 決將 問 題 的 各 個 部 分 解 決 好 ， 即 可 解 決

20、 整 個 問 題 所 分 問 題 的 各 個 部 分 各 不 相 同 ， 而 且 包 括 了 各 個 方 面 (即 沒 有 重 疊 沒 有 遺 漏 ) 3.使 項 目 小 組 共 同 了 解 解 決 問 題 的 框 架 4.協(xié) 助 重 點 使 用 組 織 框 架 及 理 論 34步 驟 3 ?淘 汰 非 關(guān) 鍵 的 問 題 淘 汰 的 問 題 問 題 陳 述 問 題 1問 題 2問 題 3 經(jīng) 常 反 復(fù) 推 敲 過 程 中 的 第 一 步 假 設(shè) /理 論 及 數(shù) 據(jù) 之 間 的 來 回 穿 梭 使 用 80/20 的 思 考 方 式 重 點 努 力 解 決 最 重 要 的 問 題 不 僅

21、要 常 問 “ 那 又 會 怎 樣 ” . 而 且 還 要 問 你 忘 了 什 么 進 行 一 項 較 困 難 的 研 究 分 析 時 淘 汰 非 關(guān) 鍵 性 問 題 是 掌 握 合 理 生 活 方 式 的 關(guān) 鍵 問 題 435步 驟 4 ?制 定 詳 細 的 工 作 計 劃 問 題 從 邏 輯 樹 中 最 後 一 點 ( 或 葉 ) 開 始 重 要 議 題 和 未 解 決 議 題 定 義 不 同 。 要 明 確 界 定 才 能 回 答 是 或 否 ， 而 能 提 出 具 體 行 動 確 定 每 個 議 題 都 盡 量 具 體 明 確 必 要 時 進 一 步 細 分 假 設(shè) 假 設(shè) 是 對

22、可 能 用 以 解 決 問 題 的 方 式 之 說 明 ， 包 括 回 答 是 或 否 的 原 因 列 舉 假 設(shè) 可 用 前 線 想 法 自 我 想 法 同 事 間 想 法 小 組 組 員 之 間 討 論 琢 磨 假 設(shè) 重 新 調(diào) 整 分 析 議 題 的 先 後 順 序 分 析 工 作 分 析 是 對 檢 討 假 設(shè) 或 不 成 立 之 模 式 的 說 明 ， 目 的 是 要 解 決 問 題 決 定 決 策 過 程 決 定 分 析 深 度 簡 單 案 例 復(fù) 雜 的 說 明 來 源 指 出 分 析 資 料 可 能 出 處 尋 求 可 用 的 既 有 資 料 決 定 用 何 種 分 析 方

23、法 職 責 /時 間 安 排說 明 負 責 搜 集 資 料 或 分 析 工 作 的 人 決 定 搜 集 資 料 與 做 分 析 的 人 決 定 時 間 表 、 工 作 段 落 最 終 產(chǎn) 品 說 明 診 斷 後 的 結(jié) 果 畫 草 圖 寫 出 診 斷 的 前 因 後 果 定 義 行 動 36工 作 計 劃 的 最 佳 做 法 提 早 經(jīng) 常 具 體 綜 合 里 程 碑 不 要 等 待 數(shù) 據(jù) 、 關(guān) 鍵 數(shù) 量 、或 任 何 其 他 因 素 隨 著 反 復(fù) 仔 細 分 析 數(shù) 據(jù) 而 修 改 、 補 充 或 改 善 工 作 計 劃 具 體 分 析 ， 尋 找 具 體 來 源 同 項 目 小 組

24、 成 員 一 起 檢 測 ， 嘗 試 其 他 假 設(shè) 有 序 地 工 作 ?使 用 80/20 方 法 按 時 交 付 37步 驟 5 - 進 行 關(guān) 鍵 分 析 原 則 以 假 設(shè) 和 最 終 產(chǎn) 品 為 導(dǎo) 向 經(jīng) 常 反 復(fù) 地 進 行 假 設(shè) 和 數(shù) 據(jù) 分 析 盡 可 能 地 簡 化 分 析 仔 細 分 析 之 前 估 算 其 重 要 性使 用 80/20 及 簡 便 的 思 維 方 法 從 專 家 那 里 得 到 數(shù) 據(jù) 對 新 數(shù) 據(jù) 采 取 靈 活 態(tài) 度同 項 目 小 組 共 享 良 計 對 困 難 有 所 準 備 勇 于 創(chuàng) 新 評 注 不 要 只 拘 泥 于 數(shù) 字 -

25、要 題 問 “ 我 要 回 答 什 么 問 題 ？ ” 不 要 繞 圈 子 不 輕 言 使 用 大 的 線 性 計 劃 之 類 的 工 具 開 闊 視 野 ， 不 要 見 樹 不 見 林 別 鉆 牛 角 尖 經(jīng) 常 給 出 比 “ 圖 書 館 數(shù) 據(jù) ” 更 清 晰 的 指 導(dǎo) 方 向 記 住 假 設(shè) 也 是 會 被 推 翻 檢 驗 你 的 觀 點 眼 光 放 遠 ， 探 照 前 路 尋 找 突 破 性 觀 點 38盡 可 能 選 擇 簡 便 的 問 題 解 決 方 式 39 并 避 免 復(fù) 雜 ， 間 接 或 推 論 的 方 法 40對 準 夠 精 確 的 目 標 即 可 ， 不 需 完 美 41尋 找 明 顯 事 物 42一 定 要 充 分 利 用 其 他 人 的 經(jīng) 驗 43 并 設(shè) 法 找 專 家 來 導(dǎo) 引 你 的 分 析 工 作 44進 行 檢 查 以 保 證 結(jié) 論 同 事 實 相 符 45 隨 著 跡 象 的 增 多 ， 準 備 重 新 修 改 你 的 假 設(shè) 46放 眼 未 來 ， 迎 接 分 析 方 面 將 遇 到 的 困 難 47同