發(fā)電廠企業(yè)檔案管理標準

1、發(fā)電廠企業(yè)檔案管理標準1 范圍本標準規(guī)定了浙江長興發(fā)電有限責任公司企業(yè)檔案的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核。本標準適用于浙江長興發(fā)電有限責任公司企業(yè)檔案的管理。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單 (不包括勘誤的內容或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使 用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法實施辦法國家檔案局 國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定國家檔案局 工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則國家檔案局 照片檔案管理規(guī)范原能源部 電力工

2、業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表財政部、國家檔案局 會計檔案管理辦法浙江省實施檔案法辦法浙江省會計檔案管理實施辦法浙江省電力工業(yè)局部室關于照片檔案管理的若干意見3 管理職能檔案室是公司檔案管理的歸口部門,負責公司檔案的收集、整理、立卷、歸檔、定密、鑒定、銷毀以及檔 案的開發(fā)利用。人事檔案由總經理工作部負責,會計檔案由經營工作部(財務負責。各部門兼職檔案員 負責本部門文件材料的積累、整理、歸檔等具體工作,部門領導和專業(yè)人員,對管理范圍檔案的形成及其 完整性負責。4 管理內容與要求4. 1歸檔原則4. 1. 1 公司在基本建設、改建、擴建、生產、科研、技改、經營、黨群、外事、后勤等管理活動中所形 成的具

3、有查考、保存、利用價值的文字材料(文件、合同、資料、聯系單、圖紙、報表、憑證等及電子媒體(錄音、錄像磁帶、磁盤等、膠片、照片和榮譽實物(獲獎證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等, 由各部門負責人指定有關人員負責積累、整理后立卷歸檔。4. 1. 2 設備變更異動后,工程技術人員應及時將設備異動申請單、異動執(zhí)行報告單等文件資料和相關的 圖紙移交檔案室。4. 1. 3 外購設備(固定資產在開箱前,必須通知檔案人員,在供應人員、使用部門技術人員、檔案人 員到場后方能開箱,否則發(fā)生文件材料丟失、損壞或留在個人手中,均由經營工作部(物資負責。特殊 情況下,隨機設備資料由經營工作部(物資保存,并及時通知檔案人員領

4、取。4. 1. 4 凡涉及生產技術工作的科研成果鑒定、技改及合理化建議項目評獎、基建工程竣工驗收等必須有 檔案人員參加,并根據科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。如發(fā)現科技文件材料不完整、不準 確、不符合檔案管理要求,檔案人員通知有關部門限期改正。4. 1. 5 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作,應列入生產、管理、經營、科研、基建等工作計劃。 4. 1. 6 職工因公外出(包括出境學習、參觀、考察和參加各種專業(yè)會議,收集獲得的各種文件材料應 及時向檔案室歸檔。4. 1. 7 各部門向外單位購買圖紙及技術資料時,必須經總經理工作部審核后,由檔案室統(tǒng)一辦理,歸檔 后提供部門使用。4. 1

5、. 8 各部門購買膠卷、錄像帶、錄音帶等特種檔案載體材料以及沖印照片的費用應由總經理工作部審 批。4. 2 歸檔范圍4. 2. 1 綜合檔案的歸檔范圍:黨群工作、行政管理、經營管理、生產管理、財務審計、勞動人事、電力 生產、科學技術研究、基本建設、設備等十大類,還包括會計檔案、特種檔案、科技圖書、電傳、傳真、 聯系單、其它資料等。4. 2. 2 會計檔案的歸檔范圍:公司在經營活動過程中形成的會計帳簿、會計報表、工資單、財務計劃單 位預算和重要經濟合同以及其它各類會計核算專業(yè)材料;外部審計有關資料(指審計報告、審計決定或結 論,并附整改情況。4. 2. 3 特種檔案的歸檔范圍4. 2. 3. 1

6、 上級領導視察公司工作或其它有關活動所形成的聲像材料。4. 2. 3. 2 反映公司主要工作成果、企業(yè)形象的聲像資料、電子文件;公司重要會議和重大活動以及各 種宣傳、教育培訓等工作中形成的聲像材料;先進集體或個人的聲像材料、實物。4. 2. 3. 3 公司在組織和參加的外事活動中形成的聲像、電子文件材料。4. 2. 3. 4 公司在基建、生產、經營活動以及重要的操作、試驗等形成的聲像、電子材料。4. 2. 3. 5 公司擁有的計算機軟件、保存資料的磁盤和光盤等。4. 2. 3. 6 公司發(fā)生重大事故、設備事故、人身事故、質量事故、火災事故及重大事件的現場照片、底 片、錄像帶等材料。4. 2.

7、3. 7 其它具有保存價值的聲像資料、電子文件材料。4. 3 保管期限。見資料性附錄 A 、資料性附錄 B 。4. 3. 1永久保管期限(50年以上,凡是屬于方針政策性,反映公司主要活動和基本歷史面貌的,對公 司的生產、管理有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。4. 3. 2 長期保管期限(1650年,凡是屬于業(yè)務性、一般工作中形成的,在相當長時間內對公司工作 有查考和利用價值的檔案,列為長期保管。列入長期保管的文件材料,實際保管期限不得短于該項目設備 的實際壽命。4. 3. 3 短期保管期限(15年及以下,凡是屬于事務性、臨時性活動形成的,在較短時間內對公司工 作有查考和利用價值的檔案,列為短

8、期保管。4. 3. 4 會計檔案的保管期限參照國家有關規(guī)定執(zhí)行,保管期限見規(guī)范性附錄 C 。4. 3. 5 特種檔案的保管期限與相對應或相關內容的紙質載體檔案相同。4. 4 歸檔要求4. 4. 1 各部門列入歸檔范圍的檔案材料,由相關專業(yè)人員、兼職檔案員確認材料完整準確,并根據歸檔 范圍進行立卷,統(tǒng)一由兼職檔案員到檔案室辦理移交手續(xù)。歸檔時間不能超過次年三月。4. 4. 2 歸檔的文件材料能準確地反映公司生產、 經營、 基建、 科研等各項活動中的真實內容和歷史過程。 文件材料應將正本和底稿一并歸檔。4. 4. 3 書寫材料要求規(guī)格統(tǒng)一,字跡工整,圖樣清晰;簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍黑墨

9、水; 復寫應使用黑色復寫紙。4. 4. 4 公司文件歸檔份數一般為一式兩份,并保證一份是原件(底圖可以移交一份。經濟合同、各類 報表、會議記錄必須是正本或原稿歸檔。4. 4. 5 歸檔材料在向檔案室移交時必須辦理移交手續(xù),經清點無誤后雙方在移交者和接收者處簽名,清 單由雙方各自保存一份備查。4. 4. 6 會計檔案4. 4. 6. 1 當年會計檔案,在年底終了后,由財務保管一年,六月底前,負責整理立卷,裝訂成冊,系 統(tǒng)排列,并編好案卷目錄和說明。期滿之后,三月底之前,財務部門編造會計檔案移交清冊一式兩份,移 交公司檔案室。4. 4. 6. 2 財會部門和經辦人必須將應歸檔的會計檔案全部移交公司

10、檔案室,不得自行封存。4. 4. 7 特種檔案4. 4. 7. 1 凡是歸檔的聲像材料,必須圖像清晰、聲音清楚、文字說明齊全。其中,照片檔案的照片與 底片應相符。4. 4. 7. 2 凡是歸檔的光盤、磁盤等電子文件,必須由形成部門編寫必要的文字說明(軟件名稱和內容 說明、相應的計算機操作平臺和應用軟件環(huán)境條件說明、形成的時間和版本、加密的密碼、原作者、與之 相聯系的其它說明等。4. 4. 7. 3 歸檔的特種檔案必須是可讀文件,能在有關規(guī)定的設備上演示或檢測,反映文件的完整性和 所記載內容的準確性。4. 4. 7. 4 歸檔的特種檔案材料必須是原版、原件;榮譽實物檔案應有獲獎者、獲獎項目、主要

11、事跡、 獲獎時間、獲獎級別等文字說明。4. 4. 7. 5 特種檔案材料整理歸檔時,應按規(guī)定向公司檔案室辦理移交手續(xù)。4. 4. 8 不符合歸檔要求的材料應退回重新整理。檔案移交登記表和接收登記表見資料性附錄 D 、資料性 附錄 E 。4. 5 歸檔時間4. 5. 1 0 5大類檔案和發(fā)電運行形成的部分技術文件(如典型日運行日志、值長運行調度記錄、設備 運行時數統(tǒng)計、運行分析記錄等資料每年歸檔一次,于次年三月底前移交公司檔案室。4. 5. 2 生產技術管理月報、運行分析、安全簡報等,次月送公司檔案室歸檔。4. 5. 3 發(fā)電機組大、小修的施工計劃、技術監(jiān)督報告、效率測試報告、總結等文件材料在設

12、備復役后一 個月內向公司檔案室移交。4. 5. 4 設備改造、新設備安裝、外包工程項目竣工后,有關技術文件材料和竣工圖,應于設備投運后一 個月內向公司檔案室移交。4. 5. 5 改建、擴建和小型基建項目竣工后,有關文件材料和竣工圖,應由該項目負責人審定,并于工程 竣工后一個半月內向公司檔案室移交。4. 5. 6 科研項目完成后,從科研到竣工階段形成的資料、圖紙(包括底圖,于竣工驗收后一個半月內 向公司檔案室移交;從竣工到鑒定階段形成的資料,在項目鑒定后一個月內向公司檔案室移交。4. 5. 7 規(guī)模較大、文件較多、圖紙較復雜的項目,按期歸檔確有困難的,經公司總經理工作部同意,可 延長歸檔時間,但

13、最長不得超過一個月。4. 5. 8 規(guī)模較大、時間跨度較長的項目,為防止檔案失散,經主辦部門與總經理工作部協(xié)商后可采取分 階段歸檔。4. 5. 9 臨時性工作部門,也應設立專職或兼職檔案員,負責收集、登記、整理、保管該部門在工作中形成的文件資料和圖紙等,并按規(guī)定向公司檔案室移交。4. 5. 10 機構撤銷,除隨工作需要移交有關文件材料、圖紙給接收部門外,有保存價值的圖紙、資料應 全部清理造冊,向公司檔案室移交。4. 5. 11 特種檔案要求隨時歸檔,即在檔案形成后就收集、整理、歸檔。對工程、科研項目形成的特種 檔案可在項目結束后三個月以內歸檔。榮譽實物檔案在一個月內歸檔。4. 6 收集、分類、

14、整理、立卷4. 6. 1 檔案材料的形成、積累由項目負責人或工作承辦人負責,從制定項目或工作計劃開始,有關工作 人員負責及時積累、收集、整理各類文件材料。4. 6. 2 企業(yè)檔案的分類,按火電企業(yè)檔案分類大綱(0 9大類進行分類,見資料性附錄 F 。 4. 6. 3 對殘破檔案要進行修補,去除金屬裝訂物,裝訂要結實、整齊、不壓字,案卷要便于閱讀、有利 于長期保存。4. 6. 4 會計檔案的整理、立卷由財務部門完成。財務部門檔案整理的工作流程為:收集材料 分類 組 卷 擬寫案卷標題 劃定保管期限 粘貼憑證封簽 案卷排列、編號 編張(頁號 填寫卷內目錄 案 卷裝訂 填寫案卷目錄 編寫會計檔案整理說

15、明。4. 6. 5 特種檔案的整理:電子文件和錄音帶、錄像帶的整理一般以年度為界,按內容、用途分類,按規(guī) 定編號,每盤的外殼貼上標簽,注明軟件名稱、保管期限、密級等,并填寫卷內目錄和案卷標題。4. 7 保管、統(tǒng)計4. 7. 1 為了確保檔案的完整和安全,檔案庫房必須裝安全門鎖和通風設備,庫房必須和辦公室、閱覽室 分開。4. 7. 2 檔案庫房必須有 “ 八防 ” 保護設備(防火、防盜、防潮、防光、防溫、防蟲、防塵、防有害氣體。 4. 7. 3 檔案庫房必須保持適宜的溫濕度, 每天定時記錄兩次, 溫度 14 24, 相對濕度為 45% 60%。 4. 7. 4 檔案庫房內嚴禁煙火,動火必須辦理動

16、火工作票。庫房內嚴禁存放易燃易爆物品,必須配備消防 器材,并保持完好。4. 7. 5 檔案存放以定置管理為原則,做到排列有序,便于查找。定期檢查、清點、核對庫存檔案,做到 卷、帳相符。發(fā)現檔案異常情況要查明原因,及時采取補救措施,進行修復和復制。4. 7. 6 根據檔案的保密制度,對保管的文書檔案、會計檔案、特種檔案準確劃分案卷密級并蓋上密級簽 戳,非檔案管理工作人員不得進入庫房。4. 7. 7 檔案必須具備卷內目錄、案卷目錄、全引目錄等三種以上的檢索工具。4. 7. 8 工作人員離開庫房,要關閉庫房門窗、切斷電源;檔案庫房應保持清潔、衛(wèi)生,定期清掃。 4. 7. 9 會計檔案的保管,應保持卷

17、冊的原封裝,需要拆封重新整理時,應會同財會部門和經辦人共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方加蓋印章，以分清責任。 4710 特種檔案的保管，保存特種檔案必須有專門庫房，有專用的防磁聲像柜、冰箱等設備。底片的 溫度控制在 1315，相對濕度 3545%；照片、錄音帶、錄像帶和電子文件的溫度控制在 1418， 相對濕度 3545%。錄音帶、錄像帶和電子文件每半年檢測一次；照片、底片每季檢查一次。 4711 必須建立和健全檔案登記和統(tǒng)計制度，對檔案接收、移出、借閱、利用效果、鑒定、銷毀等項 分別進行統(tǒng)計，按規(guī)定要求編制檔案統(tǒng)計報表。 48 鑒定和銷毀 481 公司成立檔案鑒定委員會及其工作小組，負責對

18、檔案的鑒定。 482 檔案應定期組織鑒定，由檔案產生部門專業(yè)人員和檔案專職人員共同進行，鑒定結果報公司總經 理工作部審核?？萍紮n案不定期鑒定，新老資料替換歸檔，并在檔案備考表中注明。對保管到期的會計檔 案，提出鑒定意見。 483 可銷毀的檔案，由檔案人員編制銷毀清單，經鑒定人及專業(yè)主管簽字，經總經理工作部領導審核， 報公司檔案鑒定委員會批準，同時送上級主管部門備案?？射N毀的會計檔案由會計部門編制銷毀清冊，報 公司檔案鑒定委員會審批，經批準后方可執(zhí)行。對工資發(fā)放單、未終結的原始憑證以及土地征用、交通工 傷事故處理、政策處理、涉外等會計材料，應抽出另行組卷，作定期或永久保存。 484 銷毀檔案要嚴

19、格執(zhí)行保密的規(guī)定，銷毀時應在指定地點，并指定兩名監(jiān)銷人，銷毀人、監(jiān)銷人必 須在檔案銷毀清冊上簽字。會計檔案銷毀，應由檔案、財務、審計共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上共同簽 名蓋章。特殊檔案的銷毀按上級有關規(guī)定執(zhí)行。 485 在檔案鑒定中替換下來的圖紙、資料由檔案室保管五年，到期后檔案人員可自行銷毀。 49 借閱和利用 491 公司職工因工作需要借閱檔案時，須出示崗位證，填寫借閱登記表，記錄借閱原因和利用效果。 借閱人對借出的檔案必須妥善保管，并負保密責任。歸還時，當面清點卷、份、頁數，若損壞、丟失或泄 密按有關規(guī)定處理。 492 借閱人不準擅自進入庫房內查閱、翻閱。獨份、重要或密級的檔案只能在閱覽

20、室查閱，確需借出 的須按有關程序審批。 493 外單位查閱 05 大類文書檔案需持有縣級及以上單位介紹信，經公司領導批準，在指定的范圍 內查閱。外單位查閱 69 大類科技檔案需持有單位介紹信和個人身份證明，須經總經理工作部領導批準， 確需借出，須經公司總工程師批準。底圖一般不得外借。 494 0-5 大類文書檔案中屬于業(yè)務性的文件、密級文件，一般不得借出。如確需借出時，須辦理借用 手續(xù)，并經公司領導批準，借閱密級文件須當日歸還。 495 特種檔案，一般不得借出。借閱記錄重大事故的特種檔案，須經公司總經理批準。 496 會計檔案一般不借閱。公司職工因工作需要借閱會計檔案，須經公司領導批準；外單位

21、查閱會計 檔案，須持單位正式介紹信，經公司領導批準；財務部門因工作需要利用部分會計檔案資料，經總經理工 作部領導同意，可指定人員復印該部分會計檔案資料，將復印件借出利用，最長時間不得超過二十天。會 計檔案一般只準在檔案室內查閱。 497 檔案借出后應準時歸還，借期不得超過一個月，特殊情況可辦理續(xù)借。出差出境或請假超過一個 月、離退休或調離公司的職工借閱的以及檔案室認為有必要提前索還的檔案應立即歸還檔案室。 410 圖紙檔案的管理 4101 復印 41011 圖紙的復印，必須由專業(yè)技術人員填寫圖紙復印登記表，重要的及復印份數較多的需填寫圖 紙復印申請單，經總經理工作部領導批準。 41012 圖紙

22、復印一般不超過三份。若復印外單位提供的圖紙需留一份歸檔案室，復印公司平面圖、 電氣一次系統(tǒng)圖、底圖等，需經公司總工程師（助理）批準。 4102 底圖 41021 公司的底圖統(tǒng)一由檔案室保管。移交檔案室的底圖必須符合繪圖規(guī)定要求，內容齊全、完整， 備有底圖目錄，底圖尺寸必須符合國家標準。 41022 底圖接收后應編制底圖檔案號，妥善保管。 4103 圖紙修改、補充、異動項目竣工圖編制規(guī)定 41031 設備檢修后，設備管理部門根據設備分級管理標準的要求負責修改、核對、審核管轄范圍內 的設備底圖和藍圖，保證圖紙的正確性。 41032 電氣一次系統(tǒng)及熱力系統(tǒng)變更，由發(fā)電部根據設備異動管理標準在兩周內修

23、改系統(tǒng)圖，并送 檔案室。 41033 底圖修改內容較少的可直接在底圖上“刮改”，并做上修改標志，寫明修改日期、簽名。修改 面較大的應重新繪制。 41034 圖紙修改替換規(guī)定，專業(yè)技術人員對圖紙修改時，根據“修改審核修改批準”的程序， 在標準本的竣工圖上修改，制作新的竣工圖，并將該圖紙送檔案室。檔案室對修改后的圖紙蓋紅色“浙江長 興發(fā)電有限責任公司竣工圖”章，編上相應的流水頁碼，替換歸檔的舊版本竣工圖；同時，分發(fā)新的竣工圖 替換舊版本的竣工圖，收回的竣工圖必須是蓋有竣工章的原標準圖，按規(guī)定銷毀。 41035 竣工藍圖的編制應以設計修改單及施工記錄為依據。工程竣工時應由施工部門編制竣工藍圖 及竣工

24、資料，并經負責施工的專業(yè)人員審核簽字?？⒐さ讏D的編制應由設計人員負責，修改以竣工藍圖為 依據。 411 運行檔案管理，運行管理標準、規(guī)程、規(guī)定、圖紙、整定書、通知單、報告單、技術文件、運行日 志、運行報表、異常情況記錄、設備缺陷、檢修試驗記錄、運行培訓等都屬于運行檔案管理的內容，應按 歸檔要求及時向公司檔案室辦理移交。 412 科技圖書、資料、刊物、規(guī)程的管理 4121 各部門積累的科技圖書、資料須有專人負責，實行集中、統(tǒng)一管理，并應建立臺帳和借閱制度， 做到帳物相符。 4122 訂購和保管 41221 科技圖書、資料、刊物、規(guī)程由公司檔案室統(tǒng)一征訂、購買和保管。檔案室根據各部門的需 求，定期編制科技圖書、資料、刊物、規(guī)程的訂購計劃，經總經理工作部審核、生產副總經理（總工程師） 批準后實施。 41222