人事檔案、勞動(dòng)合同管理培訓(xùn)

1、第二期行政人事助理培訓(xùn) 華南區(qū)域行政人事部2009年8月1日 目目 錄錄l一、檔案管理制度l二、簽訂勞動(dòng)合同的注意事項(xiàng)l三、員工須知簽訂的注意事項(xiàng)l四、行政人事助理的工作職責(zé)檔案管理制度第一部份一、檔案管理的目的l為了加強(qiáng)物業(yè)總公司、各項(xiàng)目管理處及各部門檔案、文件、資料（財(cái)務(wù)賬冊(cè)除外）的分類、歸檔、保管和查閱等工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，有效地為企業(yè)積累檔案史料。二、檔案管理人員的職責(zé)l華南區(qū)域行政人事部對(duì)分公司、各項(xiàng)目的檔案保管工作有監(jiān)督、檢查管理權(quán)力，對(duì)違反檔案管理的相關(guān)人員有處罰權(quán)。l華南區(qū)域的檔案、文書等資料由華南區(qū)域行政人事部負(fù)責(zé)保管。l各分公司、各項(xiàng)目行政人事分部負(fù)責(zé)

2、文書檔案立卷歸檔及保管；客戶資料由業(yè)服分部負(fù)責(zé)歸檔及保管。設(shè)立檔案室，各配備兼職檔案管理員。特殊載體檔案分別由屬公司行政人事管理部門收集、整理立卷、保管。l華南區(qū)域行政人事部檔案管理應(yīng)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的方針、政策、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和辦法。負(fù)責(zé)收集、整理、保管好公司的各類檔案資料。l各分公司、各項(xiàng)目檔案管理部門要做好開發(fā)利用檔案信息資源，做好借（查）閱檔案和登記等工作。l做好檔案的統(tǒng)計(jì)及初步鑒定工作，對(duì)保管期限已滿的、經(jīng)初步鑒定無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制成冊(cè)，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。l 開展檔案宣傳工作，提高員工檔案管理意識(shí)，利用各種現(xiàn)代化管理設(shè)施和技術(shù)，完善檔案管理工作，不斷提高檔案管理

3、水平。理人員必須嚴(yán)格保密員工檔案的內(nèi)容。負(fù)責(zé)接收，收集、整理、保管檔案。三、檔案管理的制度內(nèi)容三、檔案管理的制度內(nèi)容l3.1 收、發(fā)文的檔案管理l3.2 檔案的歸檔、立卷管理 l3.3 檔案借閱管理 l3.4 違反檔案管理制度處罰規(guī)定 3.1 3.1 收、發(fā)文的檔案管理收、發(fā)文的檔案管理l3.1.1 公司各部門所有對(duì)外發(fā)文、收文和合同、圖紙、證照等一 律須在收、發(fā)文的次日將文件的原件交檔案（資料）室（部門只保留文件的復(fù)印件），未設(shè)立檔案室的交由指定檔案管理人員.并由負(fù)責(zé)檔案管理的人員辦理登記、歸檔手續(xù)。l3.1.2 各分公司、各項(xiàng)目、各部門對(duì)外發(fā)文，一律須填寫統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽發(fā)，

4、發(fā)文后將發(fā)文簽收的稿紙及文件正本一份交指定檔案（資料）管理人員保存。l3.1.3 各項(xiàng)目、各部門所有外來文件和圖紙、證照等，在收文之日起三天內(nèi)必須將原件交檔案室或指定檔案管理人員（各部門如有工作需要，可保留復(fù)印件）。l3.1.4 負(fù)責(zé)檔案管理的人員需對(duì)收、發(fā)的文件建立完善的檔案目錄，并注明來文單位、送件人、接收時(shí)間等資料，便于查找。3.2 3.2 檔案的歸檔、立卷管理檔案的歸檔、立卷管理l3.2.1 各類文件資料應(yīng)及時(shí)入冊(cè)，并在檔案目錄和卷內(nèi)目錄上作好相應(yīng)的記錄，便于管理。l3.2.2 所有入冊(cè)的檔案資料必須把原件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。翌年應(yīng)對(duì)各冊(cè)中的資料進(jìn)行一次清理，對(duì)具有永久和長(zhǎng)期備

5、查價(jià)值的資料，應(yīng)進(jìn)行立卷，并標(biāo)明名稱、種類、立卷日期，編列卷內(nèi)目錄明細(xì)。3.3 3.3 檔案借閱管理檔案借閱管理l3.3.1 各項(xiàng)目因工作需要借閱檔案（包括文件、資料、圖紙、合同、證照等），必須經(jīng)所屬項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，原則上在檔案室內(nèi)閱讀；因工作需要外借檔案必須經(jīng)所屬項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。l4.3.2已立卷的檔案資料原則上不得外借，只可在檔案室閱讀；對(duì)未立卷的文件及資l料可辦理借出手續(xù)。l4.3.3借閱期限不得超過七天，到期必須歸還，如需續(xù)借，須經(jīng)管理處總經(jīng)理或部門總監(jiān)/經(jīng)理同意簽名后，按規(guī)定辦理續(xù)借手續(xù)。l4.3.4 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，保證檔案的安全與保密，

6、不得擅自涂改、溝畫、l剪裁、抽取、拆散、翻印、轉(zhuǎn)借或損壞。因工作需要而必須摘抄或復(fù)印檔案資料的，必須經(jīng)所屬管理處總經(jīng)理同意。否則，將按公司的規(guī)章制度追究當(dāng)事人和負(fù)責(zé)檔案管理的人員責(zé)任。l4.3.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理或部門總監(jiān)/經(jīng)理同意（重l要文件須征得總公司總經(jīng)理同意），如摘抄內(nèi)容要經(jīng)審查，并簽名確認(rèn)。l4.3.6外單位人員借閱檔案資料，原則上不能離開檔案室。 3.4 3.4 違反檔案管理制度處罰規(guī)定違反檔案管理制度處罰規(guī)定l3.4.1 區(qū)域行政人事部對(duì)各分公司、各項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行例行檢查過程中，出現(xiàn)不符合制度要求的人員，將扣罰當(dāng)事人50元績(jī)效獎(jiǎng)金，并從當(dāng)月

7、工資中扣除，同時(shí)責(zé)令限期改正。l3.4.2 對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，對(duì)檔案保管不善的，將扣罰當(dāng)事人100元績(jī)效獎(jiǎng)金，并從當(dāng)月工資中扣除，同時(shí)責(zé)令限期改正。l3.4.3 違反檔案外借管理規(guī)定造成檔案遺失或損壞，將扣罰當(dāng)事人100元績(jī)效獎(jiǎng)金，并作必要的紀(jì)律處分。對(duì)公司造成損失的，將由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償公司經(jīng)濟(jì)損失。l3.4.4 所有員工必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)違反上述規(guī)定的責(zé)任人、當(dāng)事人將給予必要的紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將對(duì)有關(guān)責(zé)任人作違紀(jì)辭退處理。4 4、人事檔案管理的幾點(diǎn)規(guī)定、人事檔案管理的幾點(diǎn)規(guī)定: :l4.1 員工人事檔案資料包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：l入職申請(qǐng)表/面試記錄

8、表（帶相片）l身份證復(fù)印件l學(xué)歷證及及其他相關(guān)證件（職稱、前任公司的離職證明、擔(dān)保人證件等）復(fù)印件l健康證明（體驗(yàn)表）l銀行卡復(fù)印件l轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、調(diào)崗、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料人事異動(dòng)資料4 4、人事檔案管理的幾點(diǎn)規(guī)定、人事檔案管理的幾點(diǎn)規(guī)定: :l4.2 人事檔案歸檔的要求：l上述4.1要求的所有員工人事資料按員工入職的先后順序裝訂成冊(cè)后歸檔，并編號(hào)。l在職員工和離職員工的資料要分開管理。l 所有員工檔案歸檔前要制訂員工檔案目錄，以便查找及防止員工丟失。l員工勞動(dòng)合同要單獨(dú)歸檔管理。4 4、人事檔案管理的幾點(diǎn)規(guī)定、人事檔案管理的幾點(diǎn)規(guī)定: :l4.3 行政人事助理要對(duì)“員工人事檔案”的相關(guān)資料做

9、好保密工作，不得隨意泄露員工信息。第二部份第二部份簽訂勞動(dòng)合同的注意事項(xiàng)勞動(dòng)合同簽訂注意事項(xiàng)l一、勞動(dòng)合同版本：l公司勞動(dòng)合同分兩種：l1、以完成一定任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同（即臨時(shí)勞動(dòng)合同）l2、有固定期限的勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同簽訂注意事項(xiàng)二、勞動(dòng)合同的簽訂時(shí)間：二、勞動(dòng)合同的簽訂時(shí)間： 1 1、所有新入職員工必須在入職一周內(nèi)簽訂。、所有新入職員工必須在入職一周內(nèi)簽訂。 2 2、合同期滿需續(xù)簽的員工，在合同到期前一個(gè)月簽訂。、合同期滿需續(xù)簽的員工，在合同到期前一個(gè)月簽訂。三、勞動(dòng)合同簽訂期限三、勞動(dòng)合同簽訂期限 1 1、臨時(shí)合同的簽訂期限從起簽日起至項(xiàng)目的服務(wù)合同結(jié)束日止。、臨時(shí)合同的簽訂期限從起簽

10、日起至項(xiàng)目的服務(wù)合同結(jié)束日止。 2 2、固定期限勞動(dòng)合同的簽訂期限為（新簽和續(xù)簽）：、固定期限勞動(dòng)合同的簽訂期限為（新簽和續(xù)簽）： 1 1）主管級(jí)（含）以上管理人員、辦公室人員合同簽訂期限原則上為）主管級(jí)（含）以上管理人員、辦公室人員合同簽訂期限原則上為3 3年，設(shè)年，設(shè)試用期試用期3 3個(gè)月；特殊情況另外處理。個(gè)月；特殊情況另外處理。 2 2）基層員工合同簽訂期限是）基層員工合同簽訂期限是1 1年，設(shè)試用期年，設(shè)試用期1 1個(gè)月；個(gè)月； 3 3、固定期限勞動(dòng)合同到期人員續(xù)簽合同時(shí)要注意：如項(xiàng)目物業(yè)合同期限不足、固定期限勞動(dòng)合同到期人員續(xù)簽合同時(shí)要注意：如項(xiàng)目物業(yè)合同期限不足1 1年的，簽訂年

11、的，簽訂臨時(shí)合同臨時(shí)合同，合同終止日期為項(xiàng)目物業(yè)合同的到期日期；，合同終止日期為項(xiàng)目物業(yè)合同的到期日期；勞動(dòng)合同簽訂注意事項(xiàng)例：例： 張三張三20092009年年2 2月月1 1日入職某項(xiàng)目秩序維護(hù)員，該日入職某項(xiàng)目秩序維護(hù)員，該項(xiàng)目的物業(yè)合同期限是到項(xiàng)目的物業(yè)合同期限是到20092009年年7 7月月3131日終止的，日終止的，則張三必須簽訂則張三必須簽訂臨時(shí)合同臨時(shí)合同，合同起始日期，合同起始日期為：為：20092009年年0202月月0101日日20092009年年7 7月月3131日日勞動(dòng)合同簽訂注意事項(xiàng)四、四、勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同的填寫嚴(yán)禁出現(xiàn)漏項(xiàng)、錯(cuò)誤、勾劃、涂改等的填寫嚴(yán)禁出現(xiàn)漏項(xiàng)、

12、錯(cuò)誤、勾劃、涂改等 情情況；出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤不允許使用涂改液修改；況；出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤不允許使用涂改液修改；五、勞動(dòng)合同五、勞動(dòng)合同“員工信息員工信息”部分必須由員工本人親筆填寫及簽名，部分必須由員工本人親筆填寫及簽名，以確保合同依法有效；填寫必須用黑色水筆，字跡清楚、工整、以確保合同依法有效；填寫必須用黑色水筆，字跡清楚、工整、易辨認(rèn)，簽名必須與本人身份證姓名一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)錯(cuò)別字或涂易辨認(rèn)，簽名必須與本人身份證姓名一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)錯(cuò)別字或涂改；改；六、合同第二條第一條乙方的工作點(diǎn)一律填寫為六、合同第二條第一條乙方的工作點(diǎn)一律填寫為“廣東省廣東省”；勞動(dòng)合同簽訂注意事項(xiàng)七、合同中關(guān)于乙方的勞動(dòng)報(bào)酬填寫須參照七、合同中關(guān)于乙方的勞動(dòng)報(bào)酬填寫須參照員工職位、職級(jí)及薪員工職位、職級(jí)及薪資管理規(guī)程資管理規(guī)程填寫。填寫。八、工資結(jié)構(gòu)必須填寫清楚八、工資結(jié)構(gòu)必須填寫清楚: :正常工作時(shí)間工作正常工作時(shí)間工作+ +固定加班