《檔案制度》檔案管理規(guī)范編寫規(guī)則

1、檔案管理規(guī)范編寫規(guī)則機械部檔案管理規(guī)范編寫規(guī)則1994年 5 月 4 日，機械部 本規(guī)則參照G B 1. 1 87標準化工作導則 標準編寫的基本規(guī)定結(jié)合我部檔 案管理規(guī)范編寫的實際情況制定的。1 主題內(nèi)容與適用范圍本規(guī)則規(guī)定了檔案管理規(guī)范編寫的基本要求、規(guī)則的構(gòu)成、 條文的編排。本規(guī)則適用于編寫機械行業(yè)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范。2 引用標準GB 1. 1標準化工作導則 標準編寫的基本規(guī)定3 檔案管理規(guī)范編寫的基本要求3 1 貫徹國家有關(guān)政策，法令和法規(guī)，與同級有關(guān)標準相協(xié)調(diào)， 下級標準不得與上級標準相抵觸。3 2 規(guī)范的文字表達應準確、簡明、易懂、邏輯嚴謹， 避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的

2、可能性。標準的圖樣、表格、 數(shù)值和其他管理內(nèi)容應正確無誤。4 3 規(guī)范中的術(shù)語、符號、代號應統(tǒng)一，并與其他的有關(guān)標準一致。同一術(shù)語應表達同一概念，同一概念應采用同一術(shù)語來表達。 類似部分應采用相同的表達形式與措詞。5 檔案管理規(guī)范的構(gòu)成檔案管理規(guī)范的一般構(gòu)成和編寫順序如下：I一封面與首頁（見5.1條）概述部分1目次（見5. 2條）I規(guī)范名稱（見5. 3條）1一引言（見5. 4條）l主題內(nèi)容與適用范圍（見6. 1條）I引用標準及法規(guī)文件（見6. 2條）正文部分 1術(shù)語、符號、代號（見6. 3條）I管理規(guī)范內(nèi)容（見6. 4條）1一檢查與考核（見6. 5條）I附錄（見7. 1條）補充部分1附加說明（

3、見7. 2條）上述構(gòu)成部分不是任何一項檔案管理規(guī)范都需要全部包括的。 一項檔案管理規(guī)范究竟應包括其中的哪些部分，可根據(jù)實際情況確定。6 概述部分7 1 封面與首頁規(guī)范的封面、首頁及內(nèi)頁應符合GB1. 2的規(guī)定，當規(guī)范的印刷為合訂本時、可設封面。8 2目次521當規(guī)范的內(nèi)容較長、結(jié)構(gòu)復雜、條文較多（一般印刷在15頁以上）時應編寫目次。522目次的內(nèi)容包括篇、章和附錄的編號、標題以及所在頁碼。標題及頁碼之間用符號”連接。5 2 3 目次中所引標準正文標題的頁碼應加圓括號。目次應另編頁碼，不與規(guī)范正文的頁碼連續(xù)。5 3 1 規(guī)范名稱應簡短明確地反映規(guī)范化對象或規(guī)范的主題。必要時，應在規(guī)范化對象前加說

4、明部分以明確其他相類似標準的區(qū)別。例：科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（說明部分）5 3 2 規(guī)范名稱一般由規(guī)范化對象的名稱和所規(guī)定的管理特征兩部分組成， 如果兩部分連起來不通順， 可在兩者之間留一字的位置， 不用破折號， 在封面和首頁可寫成兩行。例：標準化工作導則 標準編寫的基本規(guī)定5 3 3 規(guī)范化對象的名稱過長時，在規(guī)范正文的敘述中可用簡稱，但在第一次出現(xiàn)全稱時用括號加以說明。例：工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（以下簡稱“規(guī)則”）。5 4 引言引言一般不寫標題，也不編號。其內(nèi)容包括：制定規(guī)范的依據(jù)，目的，執(zhí)行本規(guī)范的原則和需要在引言中表述的其他內(nèi)容。 如這些內(nèi)容不需說明時，引言可省略。6 正文部

5、分6 1 主題內(nèi)容與適用范圍6 1 1 主題內(nèi)容簡明說明規(guī)范的主要內(nèi)容（一般在50 字以下）一般采用下列典型用語：“本規(guī)范規(guī)定了?！? 1 2 適用范圍主要規(guī)定了規(guī)范適用范圍或應用領(lǐng)域，必要時， 還應明確寫出不適用范圍或領(lǐng)域?！氨疽?guī)范適用于?！薄氨疽?guī)范適用于，可參照使用?！薄氨疽?guī)范適用于也適用于?！薄氨疽?guī)范不適用于。”6 2 引用標準與法規(guī)文件說明檔案管理規(guī)范中直接引用和必須配合使用的標準。 應寫明標準號和名稱，必須遵照的法規(guī)文件應寫明發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號及題名。6 3 術(shù)語、符號、代號管理規(guī)范中使用的術(shù)語、符號、代號， 必要時應同時寫明其定義或說明。6 4 管理規(guī)范內(nèi)容6 4 1 管理規(guī)范的內(nèi)

6、容， 應根據(jù)各類檔案管理規(guī)范對象的特點和需要進行編寫。6 4 2 應明確規(guī)定該規(guī)范涉及的管理職能及業(yè)務范圍， 寫明所管理的事項由哪些部門主管，其他部門或基層單位應負責哪些工作。6 4 3 應明確檔案管理工作的數(shù)量、質(zhì)量、期限、程序、方法的要求以及有關(guān)責任單位的協(xié)作方式和互相制約的關(guān)系、制約方式， 工作中遇有矛盾的處理方式等。需要信息管理反饋時，應規(guī)定信息反饋的渠道、 內(nèi)容、方式和處理程序。7 5 檢查與考核規(guī)定有關(guān)部門完成的期限、數(shù)量和質(zhì)量檢查與考核的方法。7 補充部分7 1 附錄7 1 1 根據(jù)實際需要編制檔案管理規(guī)范附錄。 附錄分為“補充件”和“參考件”兩種，按補充件在前，參考件在后順序編

7、排， 并分別在目次中、條文中和附錄標題下方寫明。7 1 2 “補充件”附錄，主要是指對管理標準內(nèi)容所作的補充，相當于管理內(nèi)容的一個組成部分。能直接寫入正文的盡量不編寫附錄。8 1 3 “參考件”附錄，主要是幫助理解管理規(guī)范的內(nèi)容。以便正確掌握和使用規(guī)范?！皡⒖技备戒?。主要內(nèi)容包括：A.規(guī)范中重要規(guī)定的依據(jù)和有關(guān)問題的系統(tǒng)介紹；B.規(guī)范中有關(guān)條文的參考性資料或推薦性方法；C.正確使用規(guī)范的說明等。7 2 附加說明“附加說明”分段寫在規(guī)范終結(jié)線的下面。主要內(nèi)容如下：本規(guī)范由X X單位提出。本規(guī)范主要起草人或單位。本規(guī)范由X X單位負責解釋。8 檔案管理規(guī)范條文的編排及編號8 1 檔案管理規(guī)范按其

8、內(nèi)容分為若干章。第一層次為章， 以下層次統(tǒng)為條。層次劃分一般不超過四節(jié)。8 2 章條層次的編號方法采用阿拉伯數(shù)字， 每兩個層次之間加圓點。圓點加在數(shù)字右下角，編號方法加附錄一（補充件）所示。8 3 章，條的編號應左起頂格書寫。有標題時， 在編號后空一十字的位置再寫標題，另起一行寫具體內(nèi)容。無標題時， 在編號之后空一個字的位置再寫具體內(nèi)容。8 4 標準條文的編排及編號格式如附冊二（補充件）所示。9 終結(jié)線在附加說明前，版面的中間劃一條粗實線作為終結(jié)線。 其長度約為版面寬度的14。附錄一 檔案管理規(guī)范層次編號示例（補充件）廠 1 廠 6.4.3.1|2廠6.1| 6.4.3.2I|3| 6.2廠6

9、.4.1|6.4.3.3|4| 6.3| 6.4.2|6.4.3.4I | 5 | 6.4 | 6.4.3 | 6.4.3.5I 16T 6.5 | 6.4.4 | 6.4.3.6I 第一篇一|7 I l6.4.5 | 6.4.3.7I | 8l6.6l6.4.3.8正文部分T廠12.3.1廠12.3.5.1| 10 | 12.3.2| 12.3.5.2| 11 廠 12.1 | 12.3.3| 12.3. 5.3| 12.2 | 12.3.4| 12.3.5.4| 12| 12.3| 12.3.5 | 12.3.5.5I 第二篇一| 13 | 12.4 | 12.3.6| 12.3.5.6|

10、 14 2. 2. 112.5 | 12.3.7 l12.3.5.7I 15 l12.3.816廠監(jiān)寸錄A廠B1廠B2.1廠B2.2.1補充部分一I附錄 B| B2一| B2.2.2L附錄 C lB3 lB2.2 | B2.2.3 廠B2.2.4.1I B2.2.4 | B2.2.4.2lB2.2.5 lB2.2.4.3注：1 .引言部分可有可無。2 .當規(guī)范不設篇時，去掉篇的編號，即為不設篇的規(guī)范的層次編號 附錄二檔案管理規(guī)范條文排列格式示例（補充件）（引言）I1 （章的標題）1. 1 （條的標題）1. 2 （條的標題）1. 2. 1 II11. 2. 2. 2I1 2 （章的標題）2. 1 （條的標題）