公文處理辦法

1、公文處理辦法 公文處理辦法 第一章 總 則 第一條 為保證公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化， 結(jié)合公司實際，制定本辦法。 第二條 公司發(fā)公文（包括電報和簽報，下同）是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。 第三條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。 第四條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。 第五條 各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 第六條 綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機(jī)構(gòu)，同時負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的公文

2、處理工作。 第七條 專兼職公文處理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。 第二章 公文主要種類 第八條 公司公文種類主要包括： （一）決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 （二）通告 適用于公布公司范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 （三）通知 適用于發(fā)布規(guī)章、制度，下達(dá)任務(wù)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件， 傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項等。 （四）通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （五）報告 適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 （六）請示 適

3、用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 （七）批復(fù) 適用于答復(fù)下級單位的請示事項。 （八）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （九）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 （十）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。 第三章 公文格式 第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)準(zhǔn)、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 （一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限。 （二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明"特急&#

4、39;、"急件'。 （三）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。 （四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。 （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，"請示'應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文 標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。 （七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 （九）印章是公文生效的標(biāo)志，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 （十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合

5、行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 （十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。 （十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 （.）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （十四）印發(fā)單位為綜合部，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。 （十五）會議紀(jì)要應(yīng)在標(biāo)題之下注明通過日期，通過日期以會議結(jié)束的日期為準(zhǔn)。"抄報'、"分送'、"抄送'標(biāo)注在公文版記中的主題詞之下。 （十六）文字從左至右橫寫、橫排。 第十條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則和公文繕印要求，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十一條 公文用紙一般采用

6、國際標(biāo)準(zhǔn) a4 型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。 第四章 行文規(guī)則 第十二條 根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，公司公文主要有三種行文關(guān)系，即上行文、平行文、下行文。 （一）上行文：向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。 （二）平行文：向同級或不相隸屬機(jī)關(guān)、單位呈送的各類文件。 （三）下行文：向各部門下發(fā)的各類文件。 第.條 用公司名義行文的主要內(nèi)容： （一）向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局請示、報告工作。 （二）與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作，商洽問題。 （三）轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關(guān)文件，并據(jù)此制訂、提出 具體實施辦法。 （四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施

7、。 （五）公司內(nèi)重要的機(jī)構(gòu)變動、人員調(diào)整及通報、表彰、獎懲事項。 （六）下達(dá)和調(diào)整各類計劃。 （七）答復(fù)各單位重要的請示事項。 （八）其它需要以公司名義行文的事項。 第十四條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；對必須印發(fā)的公文應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。 第十五條 公司內(nèi)各單位之間一般不行文，有事當(dāng)面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示工作并需批復(fù)的重要事項，以"簽報'形式報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)，一般只送主管組領(lǐng)導(dǎo)，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項要會簽；"簽報'不蓋章，由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署姓名。 第十六

8、條 重要的下行文，應(yīng)同時抄送直接上級主管單位。 第十七條 以公司名義下發(fā)的公文，凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時，行文前對有關(guān)問題必須協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。 第十八條 各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領(lǐng)導(dǎo)個人行文。 第十九條 "請示'應(yīng)當(dāng)一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時抄送下級單位；"報告'中不得夾帶請示事項。 第二十條 除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導(dǎo)和各處室報送"請示'、"意見'和"報

9、告'。 第五章 發(fā)文辦理 第二十一條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。 第二十二條 公司發(fā)公文稿應(yīng)使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫，并認(rèn)真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯(lián)系電話 欄目。 第二.條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。符合公司各項規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。 （二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。 （三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送

10、單位的行文關(guān)系確定。 （四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一、'，第二層為"（一）'，第三層為"1.'，第四層為"（1）'。 （七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明其中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞

11、、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 第二十四條 擬制公司發(fā)公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文；會簽部門應(yīng)迅即辦理，一個部門最長不應(yīng)超過 1 天。如有分歧，主辦部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面組織協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見時，主辦部門列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 第二十五條 公文稿擬出后，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核閱、修改并在"主辦部門核稿'處簽字后，送交公司綜合部。 第二十六條 公司綜合部在將公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好審核

12、工作。未經(jīng)審核的文稿，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)退擬稿人抄清。審核時對內(nèi)容 的重要改動，應(yīng)與主辦單位協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。 第二十七條 公司上行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，由主管副經(jīng)理會簽。對其他單位的公文一般由主管副經(jīng)理簽發(fā)，涉及重大問題的公文由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對公文的內(nèi)容進(jìn)行最后研究和審定，對文稿、格式的每一個方面和細(xì)節(jié)進(jìn)行必要的斟酌和修改；簽發(fā)時，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。 第二十八條 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿

13、，不得擅自改動；如必須改動，應(yīng)報經(jīng)簽發(fā)人同意。 第二十九條 公文正式印制前，擬稿人應(yīng)當(dāng)對清樣進(jìn)行認(rèn)真校對后送交綜合部進(jìn)行復(fù)核。校對應(yīng)對清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 第三十條 擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。 第六章 收文辦理 第三十一條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 第三十二條 公司建立收文登記制度，由指定人員統(tǒng)一進(jìn)行登記、分發(fā)。沒有經(jīng)過公司綜合部簽收的公文，應(yīng)到公司綜合部補(bǔ)辦登記手續(xù)。 第三.條 需要辦理的

14、公文，文書部門應(yīng)及時交公司綜合部負(fù)責(zé)人審閱后，送交主管領(lǐng)導(dǎo)批示，并依據(jù)批示迅速交有關(guān)單位辦理。需兩個以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門。 第三十四條 收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理；一般公文應(yīng)在 3 個工作日內(nèi)辦結(jié)，最長不應(yīng)超過5 個工作日。當(dāng)超過辦理時限時，主辦部門應(yīng)及時予以說明。對不屬于自己業(yè)務(wù)范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應(yīng)迅速退回公司綜合部。 第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)主動與之協(xié)商，會簽；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)出面組織協(xié)商，經(jīng)協(xié)商如仍不能取得一致意見，主辦部門應(yīng)當(dāng)說明各方面理據(jù)并提出建設(shè)性意見，送公司

15、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào) 或裁定。 第三十六條 公文在辦理過程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。 第三十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第七章 公文歸檔與管理 第三十八條 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。 第四十一條 公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)加蓋復(fù)制單位印章，視同正式文件妥善保管。 第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。 第四.條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，