第四章檔案工作練習(xí)與答案

1、第四章 檔案工作一、填空題 1檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是社會(huì)、 組織 或 個(gè)人 保存記憶的一種方式。 2今天的檔案是過去的 歷史 ，正在產(chǎn)生的檔案是 明天 的歷史。 3檔案與人類社會(huì)存在著 對稱性 ，與社會(huì)各行各業(yè)存在著一一 對應(yīng) 的關(guān)系。 4檔案工作是一項(xiàng)運(yùn)用科學(xué)的原則、方法管理檔案并為社會(huì)提供 信息服務(wù) 的專門性工作。 5檔案收集工作，是指在檔案人員的監(jiān)督、指導(dǎo)下，將分散保存在各部門和個(gè)人手中有 保存價(jià)值 的文件、非紙質(zhì)信息載體，或字畫、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等 實(shí)物 向檔案室移交的工作。 6檔案室收集工作是一個(gè)單位檔案室工作的起點(diǎn)和 基礎(chǔ) ，是檔案室積累和豐富本單位 信息 資源的主要手段

2、。 7檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)的 起點(diǎn) ，是實(shí)現(xiàn)檔案 集中統(tǒng)一 管理的根本途徑。 8檔案收集工作為檔案整理、編目、 鑒定 、保管、統(tǒng)計(jì)和 利用 提供物質(zhì)保證。 9通過收集工作，將記錄實(shí)踐活動(dòng)的各種事實(shí)、數(shù)據(jù)、方法、 經(jīng)驗(yàn) 和 教訓(xùn) 完整地保存下來，傳遞下去，使之成為國家、組織或家族的 文化遺產(chǎn) ，正是檔案收集工作的意義和價(jià)值所在。 10檔案的齊全，是指各種門類和載體的、具有 查考價(jià)值 的原始記錄 全部歸檔 。 11檔案的完整，是指歸檔的每一份材料都 完好無缺 。 12凡是本單位工作活動(dòng)中形成的，反映主要 職能活動(dòng) 和歷史 真實(shí)面貌 的文件材料，均屬于檔案室的收集范圍。 13檔案員對移交的檔案及有

3、關(guān)材料逐卷地進(jìn)行清點(diǎn)，對照有關(guān)移交文件進(jìn)行核對，雙方共同 確認(rèn)無誤 ，叫清點(diǎn)核對。 14檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成的，記錄和反映與 檔案交接 有關(guān)內(nèi)容和信息，是具有 法律憑證 效力的一種文件。 15交接性質(zhì)分為移交、 寄存 、征購或收購、 捐贈(zèng) 四種。 16檔案交接文據(jù)填寫后，及時(shí)進(jìn)行檔案及有關(guān)材料實(shí)體的交接，雙方 再次核對 無誤并在檔案交接文據(jù)相關(guān)欄內(nèi) 簽字 ，加蓋雙方單位印章。 17歸檔之前的整理，主要是針對 文件 進(jìn)行的，歸檔后的整理工作，則是以 案卷 為單位進(jìn)行的。 18檔案整理的內(nèi)容有對歸檔的案卷進(jìn)行整理、文件的 局部調(diào)查 ，對零散文件的 整理 。 19案卷歸

4、類就是通過對案卷的分類，使相同載體的，具有相同 保管期限 ，且機(jī)構(gòu)（或問題）相同或相近的案卷 相對集中 。 20按案卷排列的 順序 ，將案卷標(biāo)題、保管期限、起止時(shí)間、 頁數(shù) 等逐項(xiàng)登記，編制案卷目錄，以便 查找利用 。 21案卷整理的標(biāo)準(zhǔn)有組卷文件齊全完整、 分類科學(xué) 、排列合理、 標(biāo)題確切 。 22對一個(gè)單位而言，檔案保管 期限表 是一種最具體、最貼近單位工作實(shí)際，最具權(quán)威性的文件 簽定工具 。 23機(jī)關(guān)檔案保管期限表的內(nèi)容包括 條款號 、條款名稱、 保管期限 、備注等。 24檔案全引目錄是由立卷說明、 案卷目錄 、卷內(nèi)文件目錄三個(gè)部分組成。 25任何檔案都不外乎有兩個(gè)部分，一是原始信息，二

5、是 物質(zhì)載體 。 26檔案的生存環(huán)境如溫度、濕度、氣候、 空氣質(zhì)量 和檔案制成材料、 書寫材料 的優(yōu)劣等，對檔案的壽命都將產(chǎn)生直接的影響。 27檔案保管工作的基本原則是預(yù)防為主， 防治結(jié)合 ；加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般；立足長遠(yuǎn)， 保證當(dāng)前 。 28檔案的流動(dòng)管理，是指對檔案在 搬動(dòng) 和 提供利用 等流動(dòng)狀態(tài)中的防護(hù)。 29擁有檔案專用庫房、專用的 閱檔室 和專用的 整理室 ，又稱為"三分開"，是機(jī)關(guān)單位檔案管理用房比較理想的形式。 30檔案庫房要求堅(jiān)固、實(shí)用，并有防盜、 防光 、防高溫、 防火 、防潮、防塵和防蟲等"八防"設(shè)施。 31目前，一般應(yīng)使用 金屬柜架

6、 保存檔案，使用較多的是檔案密集架、 檔案箱 、木櫥、柜以及其他專用裝具等。 32檔案密集架有封閉式、 開放式 兩種結(jié)構(gòu)和 固定式 、移動(dòng)式兩種形式。 33檔案的外部包裝可以防止 光線 、灰塵及有害 氣體 對檔案的直接危害，還能夠減少對檔案的直接 磨損 。 34檔案統(tǒng)計(jì)就是以 表冊 、 數(shù)字 的形式，反映和揭示檔案與檔案工作情況的一種管理方式。 35檔案統(tǒng)計(jì)工作包括對檔案室檔案及其管理狀況的 登記 工作和上報(bào)各級國家檔案行政管理部門的檔案統(tǒng)計(jì) 年報(bào) 工作。 36檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用是為國家檔案事業(yè)的發(fā)展與決策積累 數(shù)據(jù) ，為檔案館科學(xué)管理提供 依據(jù) ，為檔案管理科學(xué)研究提供 參考 。 37通過加

7、強(qiáng)和做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，可以獲取大量準(zhǔn)確的數(shù)字、數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)資料，為進(jìn)行科學(xué)的 定量分析 ，進(jìn)而進(jìn)行科學(xué)的定性分析 奠定基礎(chǔ) 。 38檔案統(tǒng)計(jì)的類型有兩種，即檔案的基本情況 登記 和綜合統(tǒng)計(jì) 年報(bào) 。 39完整的、持續(xù)積累的登記記錄能夠?yàn)闄n案統(tǒng)計(jì)提供 準(zhǔn)確 、真實(shí)、 全面 的數(shù)據(jù)。 40檔案登記主要有檔案 收進(jìn) （移出）登記、檔案資料數(shù)量登記、檔案鑒定登記和檔案 利用 登記等形式。 41檔案收進(jìn)（移出）登記包括在 收進(jìn) 和 移交 （接收）登記兩種。 42檔案鑒定登記包括鑒定工作登記和檔案 銷毀 清冊。 43檔案利用登記包括 借閱 檔案登記和檔案 利用 效果登記。 44檔案室總登記是統(tǒng)計(jì)并掌握檔案室

8、檔案 入 、 出 情況和 總量 總臺(tái)賬。 45機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)準(zhǔn)確編制檔案工作情況 統(tǒng)計(jì)年報(bào) 及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。 46大量利用 檔案信息 ，能夠最大限度地減少社會(huì)、組織、個(gè)人腦力、體力上的重復(fù)勞動(dòng)，這也正是檔案 價(jià)值 的根本體現(xiàn)。 47檔案利用的方式可分為 提供利用 和 開發(fā)利用 兩大類。 48檔案提供利用的主要途徑；查檔室 借閱 、檔案借出、 局域網(wǎng)絡(luò) 、通訊技術(shù)查檔等。 49檔案提供利用的方法有：調(diào)閱、 借閱 信函查詢、 局域網(wǎng)絡(luò) 網(wǎng)上查詢等。 50檔案一般不允許 借出 檔案室，只有在特殊情況下才可以借出，但也不能超出 單位內(nèi)部 。 51檔案不得中途轉(zhuǎn)借、私自影印、復(fù)印、翻印、 拆卷 、標(biāo)記

9、、 涂改 等。 52檔案 開發(fā)利用 是檔案室針對單位或社會(huì)的實(shí)際需要，利用保管檔案的優(yōu)勢，發(fā)掘?qū)毑匦畔?，通過各種形式主動(dòng)提供檔案利用內(nèi)容或信息的 服務(wù)方式 。 53檔案資料編研形式主要有 文件匯編 、參考資料、專題目錄（索引）等。 54設(shè)備檔案 前期 是指設(shè)備儀器正式使用前形成的， 后期 是指在使用維護(hù)過程中形成的。 55科技檔案所記載和反映的內(nèi)容或?qū)ο蟮募夹g(shù)水平越 高 ，其價(jià)值就越 大 ，保管期限也就越 長 。 56會(huì)計(jì)檔案主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和 會(huì)計(jì)報(bào)表 三大類。 57會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、 定期 兩類。定期保管期限分為 3 年、5 年、 10 年 、15 年、 25 年 年 5

10、 類。 58會(huì)計(jì)檔案的保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù) 原始憑證 和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證 不得銷毀 。 59企事業(yè)單位檔案工作是企事業(yè)單位基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企事業(yè)單位 經(jīng)濟(jì)效益 、 合法權(quán)益 和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。 60企事業(yè)單位檔案行政管理工作的內(nèi)容有規(guī)劃工作、管理工作、 指導(dǎo)工作 、監(jiān)督工作、 協(xié)調(diào)工作 。 61企事業(yè)單位文件材料一般分為 文字材料 、圖樣材料、 表式材料 和特種材料等四種基本類型。 62文字材料是以文字為主體，配合 數(shù)字 、 圖表 等，用來記錄和表達(dá)有關(guān)信息的文字材料。 63圖樣材料是指按照有關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)或方法，用專門的 線條 、符號等繪制的 圖形 。 64表式

11、材料是以 表格 的形式，用線條、文字和 數(shù)據(jù) 編制而成的反映某種事物概況的簡明文件材料。 65特種材料按載體材料和 記錄手段 可分為聲像材料和 機(jī)讀材料 兩大類。 66企事業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)基本大類（一級類目）：黨群工作類、行政管理類、 經(jīng)營管理 類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、 會(huì)計(jì)檔案 類、干部職工檔案類。 67干部職工檔案，一般可分為干部檔案、 工人檔案 、離退休職工檔案、 死亡職工檔案等四項(xiàng)二級類目。 68先進(jìn)的檔案 管理設(shè)施 是檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)，又稱為檔案管理現(xiàn)代化 硬件條件 。 69檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施主要包括 計(jì)算機(jī) 設(shè)備、檔案館庫建筑、

12、檔案 保護(hù)技術(shù) 設(shè)備、檔案裝具、庫房管理設(shè)備等。 70檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，按其內(nèi)容的性質(zhì)，可分為檔案 業(yè)務(wù)基礎(chǔ) 標(biāo)準(zhǔn)、檔案業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案 業(yè)務(wù)技術(shù) 標(biāo)準(zhǔn)三類。 71標(biāo)準(zhǔn)化是泛指從制定（修訂）標(biāo)準(zhǔn)到 貫徹 標(biāo)準(zhǔn)的全部過程。 72制定標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)化的基本任務(wù)， 貫徹 標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，而 修訂 標(biāo)準(zhǔn)則可使標(biāo)準(zhǔn)的水平提高一步。 73電子郵件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng) 識別處理 ，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶，磁盤或光盤介質(zhì)上，可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的 數(shù)字代碼 系列。 74選擇軟磁盤、磁帶或大容量的可擦寫光盤作為電子文件載體，其要求是： 存儲(chǔ)容量大 ；選擇性能穩(wěn)定，易長期保存；方便檢索、 使用 ；標(biāo)準(zhǔn)化程度高。 75

13、光盤與其他載體相比，具有如下特點(diǎn)：（1）記錄密度高，信息存儲(chǔ)量大。（2） 壽命長 。（3）數(shù)據(jù)傳輸率高， 存取 速度快。（4）表面有保護(hù)層，易保存。 76電子文件歸檔包括電子文件 邏輯 歸檔和 物理 歸檔。 77保存電子檔案的載體，優(yōu)先順序分別為： 只讀光盤 、一次寫光盤、磁帶、 硬磁盤 、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 二、判斷題 1檔案資源是一個(gè)國家可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。 2檔案室保管的檔案是檔案室自己產(chǎn)生的。（ × ）3檔案是一種資產(chǎn)、財(cái)富，是人類智慧的結(jié)晶。 4檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要從檔案收集工作做起。 5文書檔案收集范圍包括與本單位的檔案有關(guān)的資料

14、和實(shí)物。 6本單位的社會(huì)名人檔案不在檔案收集的范圍內(nèi)。（ × ） 7檔案交接文據(jù)，可填單位曾用名稱。（ × ）8檔案所屬年限欄由接收單位填寫。（ × ） 9案卷目錄不應(yīng)隨檔案移交。（ × ）10移出說明欄應(yīng)由接收單位填入。（ × ） 11交接性質(zhì)欄由交接的一方填寫。（ × ）12檔案移出和收進(jìn)日期應(yīng)當(dāng)相同。 13檔案交接文據(jù)應(yīng)一式三份。（ × ）14通常是采取一個(gè)年度編一個(gè)流水號。 15制定檔案保管期限表，是檔案鑒定工作的重要內(nèi)容。 16一本案卷目錄內(nèi)，案卷數(shù)一般不超過 2000 卷。（ × ） 17案卷目錄由封面

15、、目錄頁和案卷目錄三個(gè)部分組成。（ × ） 18任何形式的信息符號，都要依附于一定的物質(zhì)載體。 19檔案載體的物質(zhì)性決定了檔案壽命的有限性。 20檔案的物質(zhì)生命是無限的。（ × ）21檔案作為一種社會(huì)生活的產(chǎn)物，是人類社會(huì)歷史的真實(shí)反映。 22維護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性就是維護(hù)當(dāng)前社會(huì)的真實(shí)和穩(wěn)定。 23檔案裝具是指存放的容具或用具。（ × ） 24硬卷皮是指使用硬度和厚度較大的牛皮紙制作的卷皮。 25軟卷皮不需裝入卷盒存放。（ × ） 26卷盒格式是指專用于裝軟卷皮檔案案卷的檔案裝封。 27檔案保管是檔案統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)。（ × ） 28檔案銷毀

16、清冊既是銷毀檔案的依據(jù)，也是銷毀檔案的登記簿。 29檔案保管工作是檔案工作進(jìn)步的杠桿和動(dòng)力。（ × ） 30閱檔人員必須在閱檔室查閱檔案。 31檔案借出可以超出單位內(nèi)部。（ × ） 32檔案外借要有外借的手續(xù)、范圍、批準(zhǔn)權(quán)限和要求。 33科技檔案就是科學(xué)研究檔案。（ × ）34工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案是以產(chǎn)品的型號為標(biāo)準(zhǔn)分類、立卷或歸檔。 35基建檔案是以工程項(xiàng)目為單位成套收集、整理、鑒定和保管利用的。（ Ö ） 36設(shè)備檔案的特點(diǎn)是以型號成套，一機(jī)一檔。 37按課題分類主要用于對技術(shù)檔案的實(shí)體分類。（ × ） 38科技檔案保管單位順序號通常是案卷順序

17、號。 39科技檔案的排架要考慮年度、保管期限的特征。（ × ） 40科技檔案鑒定工作的程序分為準(zhǔn)備、鑒定和處理三個(gè)階段。 41科技檔案的鑒定，必須以其技術(shù)水平的高低作為衡量其價(jià)值大小的主要標(biāo)準(zhǔn)。 42技術(shù)文件的使用價(jià)值明顯大于管理型文件。 43竣工圖的使用價(jià)值明顯大于施工圖。 44對于 1950 年 10 月以前的科技檔案，原則上不予銷毀。（ × ） 45出納人員可兼管會(huì)計(jì)檔案。（ × ）46會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第十天算起。（ × ） 47文件材料是檔案的前身，檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而成的。 48文字材料具有較好的直觀效果。（ ×

18、; ） 49表式材料是一種工具性材料。 50電子文件在我國已經(jīng)取得法律效力，具有憑證作用。 （ × ） 三、單選題 1不屬于移交檔案手續(xù)的一項(xiàng)是（ C ） A清點(diǎn)核對 B填寫檔案交接文據(jù) C案卷整理 D完成實(shí)體移交 2檔案館與檔案館之間的檔案交接是（ A ） A移交 B寄存 C征購或收購 D捐贈(zèng)3檔案保管期間其所有權(quán)仍歸移交者的是（ B ） A移交 B寄存 C征購或收購 D捐贈(zèng) 4有關(guān)人員參加外單位會(huì)議帶回的文件材料的收集屬于（ B ） A零散文件的收集 C科技檔案的收集 B"賬外"文件的收集 D專業(yè)檔案的收集 5保持了文件之間的歷史和內(nèi)在的聯(lián)系，是案卷整理標(biāo)準(zhǔn)的

19、（ A ） A分類科學(xué) B排列合理 C標(biāo)題確切 D組卷文件齊全完整 6不屬于保管工作原則及內(nèi)容的一項(xiàng)是（ C ） A預(yù)防為主，防治結(jié)合 C實(shí)事求是，精簡高效 B加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 D立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 7檔案提供利用最常用的方式是（ A ） A借閱 B借出 C函查 D電話查詢8會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為（ B ） A4 類 B 5 類 C 6 類 D 7 類 9從國家、社會(huì)、歷史、文化等角度進(jìn)行綜合評價(jià)是指科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的（ D ） A技術(shù)因素 B功能因素 C典型因素 D作者因素 10便于存取，有利通風(fēng)和溫濕度調(diào)節(jié)的是（ B ） A封閉式密集架 B開放式密集架 C固定式密集架 D移動(dòng)式密集架

20、 11閱檔人員必須在閱檔室查閱檔案，這指的是檔案利用的（ A ）方式。 A借閱 B借出 C函查和電話查詢 D檔案網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù) 12（ A ）是檔案收集的基本要求 A優(yōu)化原則 B效用原則 C交接原則 D實(shí)效原則 13檔案長期保管即檔案將被保存（ A ）年 A50 年以上 B5 年以下 C515 年 14（ D ）是最基本的檔案檢索工具 A人名索引 B全宗指南 C分類目錄 15檔案保管期限表有（ B ）類型 A四種 B五種 C六種 D1650 年 D案卷目錄 D八種 16維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的（ A ） A基本要求 B基本任務(wù) C重要工作 17單位、團(tuán)體、公司、企業(yè)都是產(chǎn)生檔案的（ C

21、） A基本來源 B基本保證 18檔案是考查工作的（ B ） A參考 B依據(jù) C基本單位 C借鑒 D重要要求 D基本組織 D反映 19正常情況下，檔案整理的類型是（ B ） A系統(tǒng)排列 C全過程整理 B系統(tǒng)排列和編目 D編目 20單位和社會(huì)建立檔案工作的最終目的是（ A ）檔案。 A利用 B保管 C備考 21根據(jù)檔案局的規(guī)定，案卷應(yīng)當(dāng)長期保存的，其保管年限是（ B ） D參考 D2060 年 D裝訂成冊 A1015 年 B1650 年 C2050 年 22檔案收集工作就是按要求挑選文件資料（ B ） A集中使用 B集中保存 23常用檔案分類法之一是（ B ） A工作分類法 C事件分類法 C立卷歸

22、檔 B問題分類法 D人事分類法 24檔案材料外借，必須經(jīng)過（ A ）手續(xù)方能外借 A審批 B登記 C簽名 25檔案鑒定工作是指（ A ）鑒定工作 A檔案價(jià)值 B保管期限 C檔案內(nèi)容 D借閱 D檔案時(shí)間 26確定一個(gè)組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，主要是看這個(gè)組織機(jī)構(gòu)在工作上、組織上和 （ C ）是否有獨(dú)立性。 A管理上 B人事上 C財(cái)務(wù)上 D業(yè)務(wù)上 27檔案是人們在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中（ B ） A無意識形成的 C所形成的各種文件 四、多選題 1檔案的交接性質(zhì)有（ ABCD ） A移交 B寄存 2案卷整理標(biāo)準(zhǔn)有（ ABCD ） A組卷文件齊全完整 C排列合理 B直接形成的 D所需的人事材料 C征購或收購 B

23、分類科學(xué) D標(biāo)題確切 D捐贈(zèng) 3檔案保管工作的內(nèi)容有（ ABCD ） A裝具的管理 B庫房的管理 C流動(dòng)管理 4檔案的外部包裝有（ AC ） A卷皮 B卷柜 D輔助設(shè)施管理 C卷盒 D卷櫥 5檔案開發(fā)利用的主要形式有（ ABD ） A檔案資料的編研 C借閱借出 B檔案資料專題信息服務(wù) D參與性研究利用 6科技檔案的分類方法主要有（ BCD ） A按價(jià)值分類 C按工程項(xiàng)目分類 7科技檔案的鑒定程序有（ BCD ） A計(jì)劃 B準(zhǔn)備 B按類型分類 D按課題分類 C鑒定 D處理 8科技檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)有（ ABCDE ） A技術(shù)因素 D時(shí)間因素 B功能因素 E作者因素 C典型因素 9會(huì)計(jì)檔案的保管期限種

24、類有（ AD ） A永久 B長久 C暫時(shí) 10企事業(yè)單位檔案文件材料主要類型有（ ABCD ） A文字材料 D特種材料 B圖樣材料 E專用材料 C表式材料 D定期 11檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施主要有（ ACD ） A計(jì)算機(jī)設(shè)備 C現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備 B裝具設(shè)備 D現(xiàn)代化的庫房管理設(shè)備 12光盤優(yōu)于其他載體的特點(diǎn)有（ ABCD ） A記錄密度高，信息存儲(chǔ)量大 C數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快 B壽命長 D表面有保護(hù)層，易保存 13電子文件歸檔制度的主要內(nèi)容有（ ABCD ） A歸檔范圍 B歸檔時(shí)間 C歸檔并檢測 14（ ACD ）是開展檔案利用工作的方式和途徑 A開設(shè)閱覽室 C出具檔案證明 15檔案工

25、作的性質(zhì)包括（ AD ） A服務(wù)性 B完整性 16專業(yè)檔案包括（ CD ） A農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案 C人事檔案 B交換檔案 D提供咨詢服務(wù) C系統(tǒng)性 B基本建設(shè)檔案 D會(huì)計(jì)檔案 D歸檔鑒定 D管理性 17檔案檢索工具的基本職能是（ AB ） A存儲(chǔ) B查檢 18檔案利用的方式有（ AB ） A提供利用 B開發(fā)利用 19檔案參考資料包括（ BD ） A檔案館指南 C全宗介紹 C分類 C檔案宣傳 B會(huì)議簡介 D組織機(jī)構(gòu)沿革 D標(biāo)引 D檔案報(bào)道 五、名詞解釋 1檔案收集工作 是指在檔案人員的監(jiān)督、指導(dǎo)下，將分散保存在各部門和個(gè)人手中有保存價(jià)值的文件、 音像、照片、軟盤、光盤等信息載體，或字畫、獎(jiǎng)杯等實(shí)物

26、向檔案室移交的工作。 2檔案交接文據(jù) 是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成的，記錄和反映檔案交接有關(guān)內(nèi)容和信息， 是具有法律憑證效力的一種文件。 3專業(yè)檔案 指人們在某種專業(yè)活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)檔案。 4檔案統(tǒng)計(jì) 就是以表冊、數(shù)字的形式，反映和揭示檔案與檔案工作情況的一種最佳方式。 5檔案登記 是指通過簿、冊、表、單等形式，對檔案的收進(jìn)、移出以及整理、鑒定、保存、利用 等情況加以記載，從而揭示其過程、現(xiàn)狀和變化。 6科技檔案 是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的 歷史記錄。 7會(huì)計(jì)檔案 是指在各項(xiàng)財(cái)會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)核算記錄，主要包括

27、會(huì) 計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表三大類。 8文字材料 是以文字為主體，配合數(shù)字、圖表等，用來記錄和表達(dá)有關(guān)信息的文件材料。 9圖樣材料 是指按照有關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)或方法，用專門的線條、符號等繪制的圖形。 10表式材料 是以表格的形式，用線條、文字和數(shù)據(jù)編制而成的反映某種事物概況的簡明文件材料。 11館室一體化 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的深入，檔案室與檔案館之間的信息傳遞與交換也將日益頻繁，從 這個(gè)意義上說，館、室間的"圍墻"也將被現(xiàn)代信息技術(shù)所沖破。 12電子文件 是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，可在 網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼系列。 六、簡答題 1檔案收集

28、工作的意義。 答： 是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)； 是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的根本途徑； 是積累歷史文化財(cái)富的重要渠道。 2移交檔案的手續(xù)。 答： 清點(diǎn)核對； 填寫檔案交接文據(jù)； 完成實(shí)體移交。 3檔案整理的三種情況。 答： 在立卷工作中對文件進(jìn)行整理歸檔； 檔案室對檔案的整理； 檔案室對檔案進(jìn)行局部調(diào)整的工作。 4案卷整理標(biāo)準(zhǔn)。 答： 組卷文件齊全完整； 分類科學(xué)； 排列合理； 標(biāo)題確切。 5檔案保管的具體任務(wù)。 答： 掌握檔案保管狀況； 分析案卷損壞的原因； 采取專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施； 維護(hù)檔案的完整與安全。 6檔案保管工作的基本原則。 答： 預(yù)防為主，防治結(jié)合； 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般； 立

29、足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。 7檔案保管的主要內(nèi)容。 答： 檔案裝具管理； 檔案庫房管理； 檔案的流動(dòng)管理； 檔案輔助設(shè)施管理。 8檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用。 答： 為國家檔案事業(yè)的發(fā)展與決策積累數(shù)據(jù)； 為檔案館科學(xué)管理提供依據(jù)； 為檔案管理科學(xué)研究提供參考。 9檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義。 答： 是加強(qiáng)檔案事業(yè)宏觀管理的一項(xiàng)重要手段； 是對檔案室工作實(shí)行監(jiān)督管理的必然途徑； 是適應(yīng)檔案學(xué)研究日益注重定量分析發(fā)展趨勢的重要措施。 10檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容。 答： 建立檔案統(tǒng)計(jì)工作制度； 檔案的登記； 檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作。 11檔案室檔案登記內(nèi)容。 答： 檔案收進(jìn)（移出登記）； 檔案鑒定登記； 檔案利用登記； 檔案室總

30、登記。 12檔案提供利用的主要途徑。 答： 查檔室借閱； 檔案借出； 局域網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)查檔。 13檔案提供利用的主要方法。 答： 借閱； 借出； 函查和電話查詢； 檔案網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。 14檔案開發(fā)利用常用的形式。 答： 檔案資料的編研； 檔案資料專題信息服務(wù)； 參與性研究利用。 15科技檔案整理的分類方法。 答： 按類型分類； 按工程項(xiàng)目分類； 按課題分類。 16科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。 答： 技術(shù)因素； 功能因素； 典型因素； 時(shí)間因素； 作者因素。 17企事業(yè)單位檔案分類的基本大類。 答： 黨群工作類； 行政管理類； 經(jīng)營管理類； 生產(chǎn)技術(shù)管理類； 產(chǎn)品類； 科研類； 基本建設(shè)類； 設(shè)備儀器類；

31、 會(huì)計(jì)檔案類； 干部職工檔案類。 18檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容。 答： 檔案人員素質(zhì)的現(xiàn)代化； 應(yīng)用現(xiàn)代管理科學(xué)、技術(shù)、方法和手段； 裝備先進(jìn)的檔案管理設(shè)施； 改革傳統(tǒng)的檔案管理方式。 19檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)施。 答： 計(jì)算機(jī)設(shè)備； 現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備； 現(xiàn)代化的庫房管理設(shè)備。 20計(jì)算機(jī)輔助立卷的常用方法。 答： 計(jì)算機(jī)全自動(dòng)處理法； 手工與計(jì)算機(jī)結(jié)合法； 直接輸入法。 21選擇電子文件存儲(chǔ)載體的要求。 答： 存儲(chǔ)容量大； 選擇性能穩(wěn)定，易長期保存； 方便檢索使用； 標(biāo)準(zhǔn)化程度高。 22電子文件歸檔制度的內(nèi)容。 答： 歸檔范圍； 歸檔時(shí)間； 歸檔前檢測； 歸檔鑒定。 23科技檔案鑒定的準(zhǔn)備

32、工作內(nèi)容。 答： 要認(rèn)真計(jì)劃，周密安排，制定出切實(shí)可行的方案； 要成立臨時(shí)鑒定工作小組； 標(biāo)準(zhǔn)； 有關(guān)成員要學(xué)習(xí)相關(guān)法律及有關(guān)鑒定工作的制度、規(guī)范，以便掌握政策，統(tǒng)一 準(zhǔn)備必要的檔案鑒定表，銷毀清冊及其他物質(zhì)材料。 24科技檔案鑒定工作步驟。 答： 個(gè)人初步鑒定； 集體審查。 25科技檔案鑒定的處理工作內(nèi)容。 答： 編制檔案銷毀清冊； 編制鑒定報(bào)告； 銷毀工作； 掃尾工作。 七、論述題 1試述檔案收集工作的要求。 答：（1）確保檔案的齊全與完整。 檔案的齊全，是指各種門類和載體的、具有查考價(jià)值的原始記錄全部歸檔；檔案的完 整，是指歸檔的每一份材料都完好無缺。如果檔案收集不完整，重要記錄散失或損

33、毀，就 會(huì)給一個(gè)組織帶來無法彌補(bǔ)的損失，檔案工作也就失去了存在的價(jià)值。 （ 2）符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。 按照檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)收集檔案，是檔案管理現(xiàn)代化的需要。歸檔文件的 質(zhì)量，直接關(guān)系到其他檔案業(yè)務(wù)工作的開展。因此，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要從檔案 收集工作做起。 （ 3）注意搜集和掌握重大活動(dòng)信息。 收集工作具有與外界聯(lián)系密切、涉及面廣、政策性突出、靈活性強(qiáng)的特點(diǎn)。要做好收 集工作，就要學(xué)會(huì)站在全局的高度，把握一個(gè)單位一定時(shí)期內(nèi)的中心工作，保證檔案收集 工作對單位各項(xiàng)重大活動(dòng)、特別是突發(fā)性事件反應(yīng)靈敏，收集渠道暢通。此外，對單位散 失在社會(huì)上或個(gè)人手中的零散檔案，要注意分析和調(diào)查

34、，抓住線索，順藤摸瓜，使之完璧 歸趙。 2試述檔案收集的一般方法。 答：（1）零散文件的收集。 由于種種原因，一些重要文件、報(bào)告、契約等歷史記錄往往在正常歸檔時(shí)被遺漏，而 分散在內(nèi)部機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人或業(yè)務(wù)人員手中。此外，由于特殊因素，如借出后遺失等，也會(huì) 影響到檔案的完整。因而，要加強(qiáng)平時(shí)對重要零散文件的收集，作為豐富和完整室藏檔案 的重要渠道。同時(shí)，通過各種方法，動(dòng)員本單位或其他組織、人員捐贈(zèng)有關(guān)本機(jī)關(guān)歷史文 件材料，使檔案信息資源不斷得到充實(shí)。 （ 2）"賬外"文件的收集。 "賬外"文件是指未經(jīng)文書部門登記，在收發(fā)文登記簿上無"賬"可

35、查的各種原始記 錄。此外，還可以通過向社會(huì)或原單位人員征集或購買有關(guān)本單位的歷史文件材料的辦法， 獲得有關(guān)原單位的歷史文件材料。各類照片、錄音、錄像也都是處于單位文件控制的外圍 地帶，如果不能有意識、有重點(diǎn)地加強(qiáng)力量專門收集，從檔案人員的視線中消失是很正常 的。 （ 3）科技檔案的收集。 科技檔案的形成，具有一定的特殊性。在收集工作中，要注意對不同環(huán)節(jié)、過程及向 重點(diǎn)科技人員的收集，以保證科技文件材料的完整性。 要注意對初始性、基礎(chǔ)性、過程性文件的收集； 要注意對管理性、結(jié)論性、成果性材料的收集； 注意對更改、補(bǔ)充性材料的收集。 （ 4）專業(yè)檔案的收集。 專業(yè)檔案，就是指人們在某種專業(yè)活動(dòng)中形

36、成的業(yè)務(wù)檔案。專業(yè)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、 企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，在檔案室工作中，如果只重視文書檔案的收集，而忽略 對業(yè)務(wù)性文件材料的收集，其工作成效也將大打折扣。因此，檔案室一方面要注意建立健 全單位歸檔制度，將本單位專業(yè)檔案納入歸檔范圍，提高專業(yè)工作部門及相關(guān)人員的歸檔 意識；另一方面，也要注意加強(qiáng)平時(shí)對專業(yè)檔案的收集工作，將收集工作延伸到業(yè)務(wù)工作 中去，從而使專業(yè)檔案管理工作得到逐步加強(qiáng)，完整地保存一個(gè)單位的歷史面貌。 （ 5）特殊載體檔案的收集。 特殊載體檔案是非紙質(zhì)文件，如音像檔案、照片檔案、電子檔案的收集。豐富和充實(shí) 特殊載體檔案，是新時(shí)期檔案工作者的神圣使命。在工作中，要破除人

37、們頭腦中只有紙質(zhì) 檔案才是檔案的固有觀念，培養(yǎng)特殊載體檔案的意識。檔案人員在平時(shí)工作中，也要有意 識地加強(qiáng)這方面的宣傳，加強(qiáng)對單位內(nèi)部形成特殊載體材料的部門和重要活動(dòng)的跟蹤，督 促有關(guān)人員及時(shí)將特殊載體歸檔保存。 3歸檔文件整理的內(nèi)容和步驟有哪些？ 答：檔案的整理有三種情況：一是在立卷工作中對文件進(jìn)行整理歸檔；二是檔案室對 檔案的整理；三是檔案室對檔案進(jìn)行局部調(diào)整的工作。本章所談的是后兩種。 歸檔文件整理的內(nèi)容有： （ 1）對歸檔的案卷進(jìn)行整理。 單位檔案室對檔案的整理，一般是針對文書或業(yè)務(wù)部門移交的案卷進(jìn)行排列、編目和 收尾的工作。歸檔之前的整理，主要是針對文件進(jìn)行的。歸檔后的整理工作，則是

38、以案卷 為單位進(jìn)行的，包括案卷的分類、分配檔號、編制案卷目錄、填寫案卷封面。 （ 2）文件的局部調(diào)整。 檔案室在日常管理中，對文件組合不合理，排列次序顛倒，文件內(nèi)容與案卷標(biāo)題不一 致等不符合整理要求的檔案，進(jìn)行拆卷重整，以提高案卷質(zhì)量。（3） 對零散文件的 整理。由于歷史的原因，或者征集、接收到零散文件時(shí)，需要對這些零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整 理，使其納入到檔案室的檔案管理系統(tǒng)，以便存放和檢索利用。 檔案整理的步驟： （ 1）案卷歸類。一是將不同載體的檔案分別歸類。二是將所有當(dāng)年歸檔案卷，按照不 同保管期限劃分為永久、長期和短期三類，并分別歸類。三是按照立卷分類標(biāo)準(zhǔn)，將具有 相同保管期限的案卷，按照機(jī)

39、構(gòu)或問題進(jìn)行下一層次的分類，把相同機(jī)構(gòu)（或相近問題） 的案卷集中在一起。 （ 2）案卷排列。將經(jīng)過歸類集中的案卷，按照一定的順序排列起來。 （ 3）按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號。 （ 4）編制案卷目錄。按案卷排列順序，將案卷標(biāo)題、保管期限、起止時(shí)間、頁數(shù) 等逐項(xiàng)登記，制成案卷目錄，以便查找利用。 （ 5）貼標(biāo)簽，并填寫標(biāo)簽及案卷封面的其他項(xiàng)目。 4檔案部門為什么要大力開展檔案提供利用工作？ 答：檔案部門之所以要大力開展檔案提供利用工作，是由檔案提供利用的意義和目的 決定的。 檔案提供利用的意義： （ 1）檔案利用工作是檔案工作的根本目的之一。 人們之所以開展檔案工作，就是要通過檔案的收集

40、、整理、保管等工作，積累檔案信 息資源并為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。因此，檔案管理工作自始至終都貫穿著為檔案利用工作創(chuàng)造條 件、打好基礎(chǔ)這條主線。 （ 2）檔案利用能夠檢驗(yàn)并促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作的發(fā)展。 檔案利用工作水平是衡量檔案工作質(zhì)量高低的主要標(biāo)準(zhǔn)之一，對檔案工作的其他環(huán)節(jié) 能產(chǎn)生檢驗(yàn)、推動(dòng)作用。檔案利用工作是檔案工作進(jìn)步的杠桿和動(dòng)力。 （ 3）檔案的大量利用是檔案管理效益的實(shí)際產(chǎn)出。 利用工作是檔案工作為各項(xiàng)工作服務(wù)最直接、最主要的手段，通過有效、廣泛地利用 檔案，開發(fā)檔案信息資源，使檔案的憑證依據(jù)、參考咨詢、傳播知識、宣傳教育作用得到 充分發(fā)揮，就是檔案工作效益的實(shí)際產(chǎn)出。大量利用檔案信息，能夠最大限

41、度地減少社會(huì)、 組織或個(gè)人腦力、體力上的重復(fù)勞動(dòng)。這也正是檔案價(jià)值的根本體現(xiàn)。 檔案提供利用的目的： （ 1）為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化； （ 2）促進(jìn)各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的不斷深化和檔案工作整體水平的提高； （ 3）通過提高利用工作的質(zhì)量，使檔案工作人員的綜合素質(zhì)上升到新的層次。 5機(jī)關(guān)檔案管理用房"三分開"的含義是什么？ 答：機(jī)關(guān)檔案管理用房應(yīng)盡量保持獨(dú)立性和完整性；檔案室應(yīng)有保存和利用檔案的專 用庫房（可兼閱檔和工作室），這是檔案工作起碼的條件和最基本的要求。擁有檔案專用庫 房、專用的閱檔室和專用的整理室（兼作檔案人員的專用工作室和檔案資料檢索

42、工具室） 又稱為"三分開"，是機(jī)關(guān)單位檔案管理用房比較理想的形式。如不能做到"三分開"，也 應(yīng)盡可能設(shè)置專用庫房和專用的閱檔室，做到"兩分開"。"三分開"絕不是一分為三，而 應(yīng)在檔案室的統(tǒng)一和完整的前提下，保證三種專用房的相對獨(dú)立性和專用性。 6科技檔案有哪些種類？各有什么特點(diǎn)？ 答：科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像 等不同形式的歷史記錄。包括；科研檔案、技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案。 特點(diǎn)：（1）科研檔案。 一個(gè)課題的全部檔案，是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，具有成套性的特點(diǎn)。 （ 2

43、）技術(shù)檔案。 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案特點(diǎn)是以產(chǎn)品的型號為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、立卷或歸檔，從而形成一個(gè) 企業(yè)以產(chǎn)品型號為內(nèi)容的一整套科技檔案體系。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案特點(diǎn)是：種類多、周期 長、野外作業(yè)記錄數(shù)量較大。 （ 3）基建檔案。 特別是以工程項(xiàng)目為單位成套收集、整理、鑒定和保管利用，一項(xiàng)工程的全部檔案材 料構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。 （ 4）設(shè)備檔案的特點(diǎn)是：以型號成套，一機(jī)一檔。 7試述科技檔案的鑒定程序。 答：科技檔案鑒定工作的程序，分為準(zhǔn)備、鑒定和處理三個(gè)階段。 （ 1）準(zhǔn)備工作，包括制定鑒定工作計(jì)劃、成立鑒定工作小組、確定鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)等。 鑒定工作不僅是檔案部門的重要工作，而且因涉及單位內(nèi)部各職能部門，關(guān)系到歷史記錄 的去留問題，因而必須慎重對待。 （ 2）鑒定工作。第一步，個(gè)人初步鑒定。鑒定小組成員按照分工，對需要鑒定的案卷 進(jìn)行分別審閱，進(jìn)行價(jià)值判定，形