一般物資采購供應業(yè)務流程

1、1.1一般物資采購供應業(yè)務流程1.1 一般物資采購供應業(yè)務流程一、業(yè)務目標1 經(jīng)營目標1.1 建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結算” 的物資采購供應管理體制。1.2 推行科學理性采購，保證生產(chǎn)建設所需物資安全供 應、及時供應和經(jīng)濟供應。1.3 追求物資采購性能價格比最優(yōu)和供應總成本最低。1.4 實行框架協(xié)議采購，提高物資供應工作效率。1.5 強化物資供應過程控制，增強物資供應工作主動權。2 財務目標2.1 資金支付安全。2.2 會計核算真實、準確、完整、及時。2.3 減少資金占用。3 合規(guī)目標3.1 物資采購過程公開、規(guī)范有序、合法合規(guī)。3.2 物資采購合同或協(xié)議符合國家法律、法規(guī)、外

2、貿(mào)政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。除原油、成品油、燃料油、股份公司內(nèi)供潤滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資。二、業(yè)務風險1 經(jīng)營風險1.1 分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造 成采購資金浪費和流失。1.2 對供應市場行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究，價 格監(jiān)管不力，導致采購性能價格比不合理。1.3 物資需求計劃不準確、不及時，變更頻繁，不能有 效滿足生產(chǎn)建設物資需求，造成物資積壓。1.4 物資供應過程控制能力弱，物資采購供應不及時、 采購物資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)技術要求，影響正常生 產(chǎn)建設。1.5 供應商選擇不當，指定或變相指定供應商，造成經(jīng) 濟損失，滋生腐敗。1.6 重復儲備、庫存結構不合理，儲備

3、資金占用大。1.7 物資采購合同或協(xié)議對買賣雙方的權利、義務和違 約責任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條 款，導致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失。1.8 物資采購一單一詢價、一單一招標、一單一簽約， 供需關系動蕩，供應費用增加。2 財務風險2.1 資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當造成 資金效益的流失。2.2 結算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或 應付賬款，導致財務數(shù)據(jù)不準確、不完整。3 合規(guī)風險3.1 制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核 不力 ,導致違紀違規(guī)問題發(fā)生。3.2 物資采購合同或協(xié)議不符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào) 政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務流

4、程步驟與控制點1 物資供應職責界定1.1 公司授權采購中心負責制定股份公司物資供應管理 規(guī)章制度。1.2 采購中心按照總部集中采購物資目錄，負責提報總 部集中采購物資計劃，由總部實施集中采購；采購 中心采取合同 （訂單 ）方式執(zhí)行物資裝備部 （國際事業(yè) 公司）或授權企業(yè)牽頭組織優(yōu)選確定供應商、采購 價格或定價公式，與供應商簽訂框架協(xié)議；采購中 心采取合同（訂單）方式執(zhí)行框架協(xié)議?？偛考?采購物資目錄內(nèi)的進口物資由國際事業(yè)公司實施采 購操作。1.3 總部直接集中采購物資 ,采購中心與物資裝備部（國 際事業(yè)公司）簽訂物資供應協(xié)議。采購中心通過協(xié)議下定單來履行供應協(xié)議。1.4 公司授權采購中心對物

5、資計劃、供應商、價格、質(zhì) 量、儲備等實行歸口管理，實行供應與管理結合。 對未列入總部集中采購物資目錄的生產(chǎn)建設物資實 施集中采購。 采購中心依據(jù)總部集中采購物資目錄， 正確配置工業(yè)標準描述字段。1.5 物資供應實行專業(yè)化分工流程化操作運行機制，采 購中心強化物資供應計劃、供應商、價格、采購、 質(zhì)量和儲備等專業(yè)化管理，采購業(yè)務實行合同簽訂 與簽訂后的過程控制環(huán)節(jié)相互分離、相互監(jiān)督制衡 的管理模式。 采購中心在 ERP 系統(tǒng)中按分段制衡及 不相容原則合理設置各崗位權限。2 物資計劃編制與審核2.1 主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維 護到 ERP 系統(tǒng)，做到一物一碼。2.2 公司須明確各

6、類物資需求計劃的審核部門。 物資需用 單位根據(jù)生產(chǎn)建設需要準確、及時編制物資需求計 劃，由本單位負責人審核，經(jīng)相關部門按規(guī)定權限 審批后，報采購中心。大檢修物資計劃須提前 90 天 提報，月度計劃須提前 15 天提報 , 工程建設物資需 求計劃按照項目統(tǒng)籌計劃相應提前提報，其中長周 期關鍵設備應根據(jù)合理的制造周期及早提報。審批 后的需求計劃（項目需求計劃依據(jù)設計圖紙和材料 表）要及時、 準確、 完整地錄入 （或批量導入） ERP 系統(tǒng)。公司 PM 、PS 等模塊的相關需求計劃通過系 統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期 3 個月以上未完 成且不再執(zhí)行的計劃要及時核銷，手工創(chuàng)建的由創(chuàng) 建部門核銷，系統(tǒng)

7、自動創(chuàng)建的由相關模塊核銷。2.3 公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核 物資需求計劃時不得指定或變相指定供應商，對獨 家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應提供相應的獨家、 專有資料，報分管需用單位的公司領導審批。2.4 采購中心依據(jù)審批的物資需求計劃綜合平衡資源 后，及時編制物資采購計劃 ,由采購中心負責人審批。 啟用 MRP 功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng) 建，可根據(jù)需要進行手工編輯，并按規(guī)定權限審批。 需要手工創(chuàng)建采購申請的，須經(jīng)審批后方可創(chuàng)建。 超過交貨日期 3 個月未完成且不再執(zhí)行的采購申請 要及時核銷。3 采購渠道的確定與控制3.1 采購中心負責組織執(zhí)行中國石化統(tǒng)一的供應商網(wǎng)

8、 絡。企業(yè)自采供應商的準入及關鍵信息變更由公司 負責審批。供應商準入按規(guī)定審批后，采購中心通 過供應商管理信息系統(tǒng)申請、錄入、修改供應商主 數(shù)據(jù)以及供應商產(chǎn)品目錄，啟用供應商產(chǎn)品目錄增 強程序控制采購渠道。3.2 采購中心對申請準入的供應商必須進行資格審查， 對供應物資涉及生產(chǎn)建設安全的供應商，必須進行 現(xiàn)場考察。通過資質(zhì)審查的供應商方可進入中國石 化供應商網(wǎng)絡，并限定許可供應產(chǎn)品目錄。對同樣 品種同一供應商的中石化內(nèi)部其它企業(yè)的現(xiàn)場考察 報告可以共享。3.3 采購中心每年須對交易供應商的整體實力、供貨業(yè) 績和供應風險進行綜合評估和年審，淘汰不合格的 供應商。3.4 采購必須在中國石化供應商網(wǎng)

9、絡內(nèi)選擇供應商，并 按照供應商許可供應產(chǎn)品目錄實施采購。對涉及生 產(chǎn)建設安全的物資，擬選供應商半年內(nèi)沒有風險評 估的，須對供應商進行風險評估，評估風險高的供 應商須進行現(xiàn)場考察。3.5 采購中心按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定 供應商。需要簽訂技術協(xié)議的，由采購中心牽頭組 織技術交流和技術談判，用戶或相關技術責任部門 對技術文件進行審核和簽字確認。3.6 采購訂單執(zhí)行完成后， 采購中心一個月內(nèi)在 ERP 系 統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、服務對供應商進行動態(tài)量化考核。4 采購價格確定與控制4.1 采購中心采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、 動態(tài)競價采購等多種方式，科學理性地確定采購價 格

10、。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn) 定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式 簽訂并在 ERP 系統(tǒng)中創(chuàng)建框架協(xié)議， 以采購訂單方 式執(zhí)行框架協(xié)議。4.2 采購中心 要及 時將總部 發(fā)布 的執(zhí)行價 格維 護進 ERP ，不得突破總部發(fā)布的采購執(zhí)行價格，特殊情 況由分管總經(jīng)理審批。4.3 采購中心建立采購價格數(shù)據(jù)庫，至少每月開展一次 主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并 形成報告。5 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批5.1 采購中心必須對擬簽訂框架協(xié)議的供應商進行風險 評估，評估風險高的供應商須進行現(xiàn)場考察。同一 品種的框架協(xié)議供應商原則上不得少于 2 家，框架 協(xié)議以季度和半年

11、協(xié)議為主， 有效期最長不得超過 1 年或 1 個項目周期。5.2 采購中心根據(jù)確定的供應商、價格等內(nèi)容，擬訂框 架協(xié)議或采購合同，準確描述條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限審批、簽署框架協(xié) 議或采購合同。5.3 采購中心對總部直接集中采購供應協(xié)議項下的調(diào)撥 單或合同、 總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié) 議項下的合同（訂單）須履行采購中心內(nèi)部審批手續(xù)。5.4 對于超過合同有效期 3 個月以上未完成且不再執(zhí)行 的采購訂單，采購中心要及時核銷。維護采購訂單 交貨容差時依據(jù)公司相關規(guī)定執(zhí)行。6 供應過程控制6.1 采購中心須設置相應的機構或崗位從事過程控制工 作，根據(jù)企業(yè)實際情況確定

12、重要物資目錄，并實施 過程控制。對目錄中的物資，采購時提前制訂質(zhì)量、 進度和物流控制計劃，并作為合同附件。 采購中心依據(jù)采購合同，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對有可能影響生產(chǎn)或工程進度等異常情況的要出具書 面報告并提出解決方案。6.2 采購中心對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的 巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu) 確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任人， 審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術、 設備等部門通報。6.3 采購中心根據(jù)生產(chǎn)建設進度需要和物資特性，確定合理的運輸方案。6.4 公司制訂必檢物資目錄。必檢物資入庫前，物資供 應部門組織質(zhì)量檢驗，由質(zhì)量檢驗部門判定質(zhì)量狀

13、況，出具質(zhì)量檢驗報告書。驗證放行物資入庫前， 采購中心檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證 明文件。6.5 直接運抵現(xiàn)場的物資，由公司物資需用單位、采購 中心等有關人員現(xiàn)場驗收（必檢物資檢驗部門人員 須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確認。6.6 經(jīng)檢驗不符合合同約定質(zhì)量技術要求的物資，采購 中心依據(jù)檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事 宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設損失的，采購中心要 按照合同約定索賠。6.7 一般物資儲備管理參見 7.2 存貨管理業(yè)務流程。7 采購資金使用和控制7.1 股份公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際 事業(yè)公司）實施采購的貨款，委托中國石化財務有 限公司實行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結算

14、。7.2 采購資金支付由與采購崗位不相容的過程控制崗位 人員依據(jù)采購合同或總部供應物資調(diào)撥單、 入庫單、 發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權限審批后 提交公司財務部門， 財務人員核實無誤并在 ERP 系 統(tǒng)內(nèi)完成發(fā)票校檢后進行付款和賬務處理，相關會 計憑證由不相容崗位人員進行稽核。7.3 依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預付款、分期付款、 信用證等特殊付款方式的，按權限和財務有關規(guī)定 審批。業(yè)務經(jīng)辦人員和財務人員對預付款等負責跟 蹤，參見 7.1 應收款項管理業(yè)務流程 控制點 3.38 績效評價、考核與監(jiān)督8.1 采購中心每季度開展一次針對物資計劃、 采購渠道、 采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)

15、議或合同簽約 與履行情況等物資采購供應活動專項分析，并形成 報告。8.2 公司實施季度物資供應管理績效考核。公司將物資 需求計劃管理、供應商管理、儲備管理、庫存資金 占用和周轉(zhuǎn)、新產(chǎn)生積壓物資等方面的關鍵指標納 入經(jīng)濟責任制考核，獎懲兌現(xiàn)。采購中心是物資儲備歸口管理部門，負責儲備物資 的統(tǒng)一管理、 統(tǒng)一調(diào)度、 平衡利庫和積壓物資處理， 生產(chǎn)、技術、設備等部門負責物資需求計劃的審核 管理，是物資庫存資金占用的責任主體。因需求計劃不準產(chǎn)生的物資積壓，由需求計劃提報單位和審核單位承擔積壓責任；因設計不準和設計變更產(chǎn)生的積壓，由設計單位承擔積壓責任；因無 計劃或超計劃采購產(chǎn)生的積壓，由采購中心承擔積

16、壓責任。8.3 采購中心按總部關于業(yè)務公開的要求， 把物資采購的 相關信息（包括需求計劃提報、供應商選擇、供應 商考核、價格確定以及獨家采購等主要信息）進行 公開。四、 相關制度目錄 （制度后標號為內(nèi)控手冊配套規(guī)章制 度匯編目錄索引號）1 QHSE08 2006 采購供應管理程序2 QHSE17 2006 不合格品控制程序3 關于印發(fā)中國石化儀化股份公司煤炭管理辦法 的通知（儀化股購 2007 78 號）4 關于印發(fā)中國石化儀化股份公司煤炭折噸、折價 辦法的通知（儀化股購 2007 80 號）5 關于印發(fā) 備品備件采購供應管理辦法 的通知（儀化股購 2006 12 號）6 DJ?092006 采購中心采購流程操作指引7 DJ?052006 備品備件緊急需求采購供應管理制度8 DJ?042006 代儲代銷物資管理辦法9 DJ ?03 2006 代保管物資管理制度10 DJ ?02 2006 怡華配送物