試論鐵路檔案管理的信息化實踐

1、    試論鐵路檔案管理的信息化實踐    【摘要】本文對鐵路檔案管理在信息化方面的實踐進(jìn)行了具體分析，對實踐中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行了探討，并給出了部分解決措施，希望對我國鐵路運(yùn)輸事業(yè)的快速發(fā)展有所幫助。【關(guān)鍵詞】鐵路；檔案管理；信息化一、信息化概述及應(yīng)用現(xiàn)狀隨著科技的快速發(fā)展，大量新技術(shù)正被運(yùn)用到人們的生活和工作中，大大提升了生活質(zhì)量和工作效率，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就是其中的重要代表。信息化技術(shù)給各行各業(yè)帶來了革命性的轉(zhuǎn)變，極大地提高了單位和個人的效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域加速發(fā)展。例如，通過引進(jìn)信息化模式，使檔案管理工作的效率成倍提高，出錯率下降到較低水平，給相關(guān)

2、人員帶來了很大方便。檔案管理的信息化已逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分，對部門及單位的發(fā)展起到極大地促進(jìn)作用，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)是深入發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。二、鐵路檔案管理信息化的重要性鐵路檔案的管理工作由于其數(shù)據(jù)的種類和數(shù)量較多而顯得十分繁瑣和復(fù)雜。鐵路運(yùn)輸作為支撐國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對整個國家的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。而鐵路檔案的管理則在一定程度上影響著鐵路運(yùn)輸事業(yè)的前進(jìn)和發(fā)展。因此，大力提升檔案管理效率，提高管理工作質(zhì)量，成為了相關(guān)部門的工作重點(diǎn)。通過進(jìn)行檔案管理的信息化改革和實踐，大大改善了管理工作十分繁瑣的狀況，有力地促進(jìn)了鐵路事業(yè)的發(fā)展。具體來說，通過進(jìn)行信息化管理，有效減輕了

3、相關(guān)人員的工作強(qiáng)度，提升了管理效率，從而避免了文檔的堆積以及工作的延誤；其次，信息化管理方式可使管理人員通過對檔案進(jìn)行檢索，從而及時的補(bǔ)充、查找、調(diào)取需要的檔案；同時，檔案管理的信息化還有助于實現(xiàn)信息的共享，方便其他單位人員的查找；另外，可有效緩解檔案的供需矛盾，提高檔案信息質(zhì)量；最后，可實現(xiàn)檔案的多元化存儲，方便相關(guān)檔案信息的理解和取用。以上這些信息化管理的優(yōu)勢，對鐵路檔案管理工作有很大的幫助，信息化改革成為發(fā)展趨勢。三、信息化實踐中遇到的問題（一）人才匱乏的問題信息化技術(shù)的運(yùn)用需要大量的專業(yè)人才作為支撐，而人才匱乏的狀況是目前鐵路檔案管理進(jìn)行信息化改革的主要障礙。具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾

4、個方面：第一，信息化管理離不開對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的熟練使用，這就要求相應(yīng)管理人員要具備大量的專業(yè)知識，對人員素質(zhì)和技術(shù)能力要求較高，但在目前仍比較缺乏既有檔案管理經(jīng)驗，又在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面具備較高能力的全面綜合型人才；第二，由于鐵路相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，使得對于檔案管理人員的在信息技術(shù)方面的培訓(xùn)較少，難以真正提升個人能力，對工作的幫助也較?。坏谌?，由于目前在鐵路檔案管理部門工作的人員的流動性較大，大多數(shù)剛進(jìn)入的新人在一段時間后就離職或調(diào)離崗位，使得管理人員的數(shù)量無法滿足正常需求。（二）管理制度落后信息化改革工作的完成需要與之相匹配的制度建設(shè)作為支持。但在目前鐵路相關(guān)部門在檔案管理工作上，還保留

5、著較為傳統(tǒng)的制度，與當(dāng)下的環(huán)境形勢嚴(yán)重不協(xié)調(diào)，從而對工作的開展造成很多障礙，大大降低了工作質(zhì)量和效率。具體來說主要分為兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是在檔案質(zhì)量的控制中缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，導(dǎo)致管理的效果得不到必要的檢驗，最終造成檔案管理工作的整體效果顯著下降；另一點(diǎn)是在實際建設(shè)中缺乏有效的開發(fā)利用體制，進(jìn)一步影響了信息化改革的進(jìn)度。（三）缺乏相應(yīng)資金由于目前在檔案管理的信息化改革中尚不能直觀的看到效果，使得鐵路相關(guān)部門對其沒有給予較大重視，對該項目的資金的投入力度也較低，這在很大程度上對信息化改革造成阻礙。信息化改革需要大量的相關(guān)資源設(shè)備來作為基礎(chǔ)，還要通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和管理經(jīng)驗，來保證管理的效果，同時，對人

6、才的選拔也是重要的一部分，而這些都需要大量的資金的支持才能完成。在目前檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)數(shù)量，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化管理的要求，從而極大地影響了檔案管理信息化建設(shè)工作的正常開展。四、相應(yīng)的解決措施（一）完善制度建設(shè)制度的建設(shè)對于鐵路檔案管理的信息化實踐至關(guān)重要。通過對傳統(tǒng)制度進(jìn)行改革，去除其中已不再適合當(dāng)下環(huán)境的條例，根據(jù)目前的社會形勢補(bǔ)充需要的標(biāo)準(zhǔn)。具體來說可分為這幾個部分：首先，要對人員管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，采取激勵的措施，提升基層人員的工作熱情和學(xué)習(xí)動力，進(jìn)而提升個人綜合素質(zhì)，最終實現(xiàn)較好的管理效果；其次，制度中要包含保證檔案管理技術(shù)先進(jìn)化建設(shè)的條例，在現(xiàn)代社會，科技的發(fā)展十分迅速，技術(shù)更新?lián)Q代

7、的周期也越來越短，因此，有必要保證在檔案管理信息化建設(shè)中，時刻保持與新技術(shù)的發(fā)展協(xié)調(diào)一致，從而促進(jìn)管理工作的順利開展；最后，制度中要對新技術(shù)的使用作出規(guī)范，通過學(xué)習(xí)國外先進(jìn)經(jīng)驗，對計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用進(jìn)行合理的規(guī)范和約束，最大程度提升其對管理工作的作用，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。（二）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)人才缺失問題是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的主要問題之一，沒有大量計算機(jī)人才作為基礎(chǔ)，信息化的建設(shè)和最終完成就很難實現(xiàn)。因此，要從多方面保障信息化人才的培養(yǎng)和任用。首先，鐵路相關(guān)部門要加大對基層人員的培訓(xùn)力度，將信息化的知識進(jìn)行全面的普及，使人們對信息化技術(shù)的特點(diǎn)有較好的認(rèn)識，從而促進(jìn)信息化建設(shè)工作的開展；其次，要加大在人才引進(jìn)方面的投入力度，通過更好的待遇來吸引專業(yè)人才的進(jìn)入，為檔案管理信息化實踐提供必要的人才基礎(chǔ)。五、結(jié)語總而言之，在新的社會形勢下，鐵路檔案的管理工作也要與外界的發(fā)展相協(xié)調(diào)，大力實現(xiàn)管理工作的信息化建設(shè)，提升工作效率，提高管理效果，最終促進(jìn)鐵路運(yùn)輸事業(yè)的健康快速發(fā)展。本文對鐵路檔案管理的信息化實踐進(jìn)行了仔細(xì)分析，并對所