石油企業(yè)實(shí)物檔案管理方式研究

1、石油企業(yè)實(shí)物檔案管理方式研究【摘要】本文主要闡述了石油企業(yè)屮榮譽(yù)實(shí)物檔案在整理過程屮， 應(yīng)遵循的原則和規(guī)范，經(jīng)過系統(tǒng)化的整理與歸檔后，建立榮譽(yù)實(shí)物檔案的 電子文檔和檔案信息電子化的管理?！娟P(guān)鍵詞】石油企業(yè) 榮譽(yù)檔案 整理 電子化石油企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案是以其歷史的真實(shí)性、原始性、直觀性和生動(dòng) 形象性等特點(diǎn)，充分展現(xiàn)出我公司各項(xiàng)活動(dòng)的j史記錄，反映著公司的發(fā) 展史、榮譽(yù)史。通過實(shí)施系統(tǒng)化的整理后，進(jìn)行電子文件管理，實(shí)現(xiàn)了實(shí) 物檔案的電子化管理。石油企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案的種類很多，不同性質(zhì)的單位形成的實(shí)物檔案 種類不盡相同，但它們有一個(gè)共同的特點(diǎn)一一載體形態(tài)各異。正是由于這 一特點(diǎn)，造成實(shí)物檔案管理的不便

2、。這是木人在整理歷年來所獲得的榮譽(yù) 實(shí)物檔案時(shí)的經(jīng)驗(yàn)z談。目前還沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的實(shí)物檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。 為了珍藏歷史，留住記憶，本人通過工作實(shí)踐中對(duì)實(shí)物檔案規(guī)范化管理做 了一些嘗試，在此做一交流。1榮譽(yù)實(shí)物檔案的特點(diǎn)與整理規(guī)范石油企業(yè)榮譽(yù)檔案是社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中獲得的具有保存 價(jià)值的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)匾、獎(jiǎng)杯、錦旗等的總稱。它是 集體與個(gè)人事業(yè)成功的有力見證和自身實(shí)力的象征，體現(xiàn)著一種社會(huì)精 神；也是團(tuán)體和個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的真實(shí)記錄，是榮譽(yù)擁有者汗水與智慧的 結(jié)晶。同時(shí)，榮譽(yù)檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理是我公司檔案工作基本原則的核 心，這樣既完善了實(shí)物檔案的收集整理，又便于開展利用工作

3、，使檔案資 源充分發(fā)揮其信息作用。1.1實(shí)物檔案規(guī)范化管理的原則在整理油ft1企業(yè)榮譽(yù)實(shí)檔案的過程屮，應(yīng)遵循以f原則:是外觀整 齊一致；二是檔號(hào)編制要與實(shí)物一一對(duì)應(yīng)，這樣便于整理、保管和利用； 三是榮譽(yù)實(shí)物檔案一定要有照片，照片編號(hào)要與實(shí)物檔號(hào)相一致。以便在 上傳電子文檔時(shí)不容易出錯(cuò)。1.2榮譽(yù)檔案的整理榮譽(yù)實(shí)物檔案的整理，一方面和其他門類檔案整理工作一樣，要遵循 彼此間的歷史聯(lián)系，通過系統(tǒng)化、專業(yè)化整理，使檔案管理?xiàng)l理化，能夠 全面反映丿力史活動(dòng)的真實(shí)面貌，并便于保管和利用。另一方面榮譽(yù)檔案又 冇其自身的特點(diǎn)，它是集文書與物甜為一體的檔案，在整理過程屮只有從 榮譽(yù)檔案載體的形式、保管和利用等

4、特點(diǎn)出發(fā)研究其規(guī)律，才能達(dá)到對(duì)榮 譽(yù)檔案的優(yōu)化管理。其實(shí)物檔案整理應(yīng)以物品為一個(gè)自然保管單位，所以 要以件為單位逐個(gè)編制歸檔號(hào)，分類可采取按年度順序、載休形式進(jìn)行實(shí) 體編號(hào)整理，其檔號(hào)可根據(jù)中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)分 類，實(shí)物檔案也可根據(jù)獎(jiǎng)品的載體、形狀不同分為：牌匾類、獎(jiǎng)杯類、證 書類、錦旗類等兒個(gè)類目。其主耍的日的是為存貯保管和利用方便。實(shí)施 對(duì)榮譽(yù)檔案不同類別進(jìn)行分別歸檔、保管與管理，同時(shí)要適應(yīng)檔案信息現(xiàn) 代化發(fā)展的需要，其檔案目錄的編制應(yīng)與檔案系統(tǒng)管理同步進(jìn)行，編制好 榮譽(yù)檔案實(shí)物分類目錄和相應(yīng)內(nèi)容的實(shí)物標(biāo)簽，置于實(shí)物明顯部位標(biāo)記, 以便查找利用，這既是檔案整理的重要環(huán)節(jié),也

5、是提供利用查找的關(guān)鍵， 這一步工作的質(zhì)量直接影響到日后檔案檢索利用的工作效率。1. 3榮譽(yù)實(shí)物檔案的保管與利用油田企業(yè)中榮譽(yù)實(shí)物檔案的保管與利用，首先應(yīng)考慮它的特殊性，它 是一件件物品組合而成，其載體及形態(tài)各異，既有紙質(zhì)類、金屬類、玻璃 類，又有布質(zhì)類，更有大有小，有高有矮，也有硬有軟，其保管的柜架也 需區(qū)別于文書檔案，它應(yīng)陳列置直觀易見，便于放取，并要放置于又能防 塵、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。其檔案上架的排列可按檔案的目 錄號(hào)、分類號(hào)和載體形式分門別類進(jìn)行，獎(jiǎng)杯一般以豎放為宜，錦旗盡可 能的折疊成基本相同的尺寸放入柜內(nèi)，并將粘貼標(biāo)簽的一頭折疊成同一個(gè) 方向顯示出來，以便查找和利用，獎(jiǎng)

6、狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書等可豎放在柜架上， 也可平放于柜架中?？傊?，既要立足于保管，又便于利用；要直觀感強(qiáng)， 能讓利用者一目了然，讓所冇的榮譽(yù)檔案的實(shí)物部分直接展現(xiàn)在利用者的 眼簾，展示出該門類檔案的特殊風(fēng)釆。2加強(qiáng)榮譽(yù)實(shí)物檔案電子化的管理隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息電子化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信 息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。 近年來油田企業(yè)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作 與社會(huì)發(fā)展同步。日前，我公司在檔案信息管理系統(tǒng)方面已經(jīng)逐步走向正 軌。在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取 代了紙質(zhì)文件。但如何加強(qiáng)榮譽(yù)實(shí)物檔案信息電子

7、化建設(shè)卻是做好檔案管 理工作的關(guān)鍵。対那些載體各界的榮譽(yù)實(shí)物檔案，最好使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行 拍照存檔，建立電子文檔，形成一套完整的電子照片檔案。一方面，可以 提供快捷的利用方式，圖形并貌增加感染力，另一方面，建立了不同的榮 譽(yù)實(shí)物檔案的電了文檔也保護(hù)了檔案原件。3實(shí)物檔案電子化管理的意義3. 1實(shí)物電子化管理可以充分提高其利用價(jià)值我們知道，任何一件檔案的資料，包括實(shí)物檔案，要讓其作用充分地 發(fā)揮，只有對(duì)其信息進(jìn)行最大程度地共享。而實(shí)物檔案是以圖片、照片的 形式呈現(xiàn)在人們面前的面前，通過這些圖片和照片，我們就可以清楚地了 解到這個(gè)實(shí)物所代表的所有信息。通過將這些信息錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在 檔案系統(tǒng)中進(jìn)

8、行發(fā)布，其利用價(jià)值得以充分地體現(xiàn)。3.2實(shí)物檔案電子化管理可以方便管理所謂的實(shí)物檔案，都是一些實(shí)實(shí)在在存在的物體，而這些物體的外形 多種多樣，千變?nèi)f化，加上目前公司檔案室內(nèi)存放的實(shí)物檔案數(shù)量也達(dá)到 了一定的規(guī)模，每當(dāng)需耍利用的時(shí)候，我們檔案管理人員就要辛苦一番， 增加人員的勞動(dòng)強(qiáng)度不說，對(duì)需要利用的人員也極不方便。3.3可以對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行有效地保護(hù)我公司h前存放的榮譽(yù)實(shí)物檔案有各種材質(zhì)的，有的檔案由于年代較 遠(yuǎn)，已經(jīng)不適合再隨意搬動(dòng)和拿放，比如一些紙質(zhì)的證件，經(jīng)過多次的查 閱與使用，已經(jīng)出現(xiàn)破損，長(zhǎng)期下去，對(duì)實(shí)物的保存非常不利，但實(shí)物檔 案電子化管理就可以很好地解決這個(gè)問題。根據(jù)檔案信息化發(fā)展的要求， 我們計(jì)劃在近幾年的時(shí)間里，通過各種技術(shù)手段，將公司目前所有的實(shí)物 檔案通過掃描、拍照的方式全部進(jìn)入到檔案系統(tǒng)中去，為公司的檔案綜合 利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。4結(jié)束語隨著石油行業(yè)技術(shù)的發(fā)展與油田生產(chǎn)規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案信息的開 發(fā)和利用價(jià)值越來越被人們所重視，并被廣泛地利用。為順應(yīng)油田信息化 發(fā)展的趨勢(shì)，要求我們檔案人員要改變傳統(tǒng)的思想觀念，將檔案管