行政公文處理規(guī)定

1、行政公文處理規(guī)定第一章 總 則第一條 為使 xx 公司（以下簡稱“公司”）的公文處理工 作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本規(guī)定。第二條 公司行政公文， 指公司在行政管理過程中形成的具 有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重 要工具。第三條 公文處理，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、 歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則， 做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的有關(guān)保密規(guī)定， 確保 秘密安全。第六條 本規(guī)定適用于公司制發(fā)的公文， 以及東方航空集團(tuán) 公司、東方航空股份有限公司、東方航空進(jìn)出口有限公司等上級(jí) 單位

2、、平級(jí)不相隸屬東航子公司報(bào)送的公文。第七條 公司辦公室是公司公文處理的主管部門， 主管公司 的公文處理工作。第八條 公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章 公文種類第九條 公司的公文種類主要有：（一）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng) 懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位、不 相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求各部門辦理和需要有關(guān)部門周知或 者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（三）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或 者情況。（四）報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，答復(fù) 上級(jí)單位的詢問。（五）請(qǐng)示：適用于

3、向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)：適用于答復(fù)各部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法。（八）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和 答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文格式第十條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、 緊急程度、 發(fā)文 機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī) 關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明 “特急”、“緊急”、 “一般”。（三）發(fā)文單位

4、標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱； 聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文， 只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明 公文種類。（六）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī) 范化簡稱、統(tǒng)稱。（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明附件順序和名稱。（八）公文除“會(huì)議紀(jì)要”外應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公 文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加 蓋印章。（九）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后 簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào) 標(biāo)注十一）公文

5、應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其 他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十一條 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（210mm 297mm）， 左側(cè)裝訂。第四章 行文規(guī)則第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不 得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第十四條 公司除公司辦公室外，其他各部門不得對(duì)外正式 行文。第十五條 本公司內(nèi)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送上級(jí)公司。第五章 發(fā)文辦理第十六條 發(fā)文類型包括：上行文（以公司名義向東 x 或 xx 等直接管轄公司的單位所發(fā)的請(qǐng)示或報(bào)告類公文）；平行文（以 公司名義向平級(jí)或無直接管轄職能的單位

6、所發(fā)的函件類公文）； 下行文（以公司名義向各部門所發(fā)的通知類公文）。第十七條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，一般包 括：擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)、登記、編號(hào)、印制、用印、分發(fā) 等環(huán)節(jié)。第十八條 擬稿：按照職責(zé)分工，公文由經(jīng)辦部門擬稿；對(duì) 政策性較強(qiáng)、涉及面廣、問題復(fù)雜的公文也可組成專門小組共同 擬稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清 楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的，發(fā)文單位的職權(quán)和主 送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需 要

7、確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引用準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用 標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫 明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 “一”、第二層為“（一） 第三層為“ 1. ”，第四層為“（ 1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)使用規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使 用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn) 確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字、除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述和在 詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù) 字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十九條 會(huì)商：當(dāng)公文涉及公司內(nèi)部兩個(gè)以上部

8、門職能， 主辦部門應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理，取得一致意見后方可行文；如 有分歧，主辦部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)， 主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì) 簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位協(xié)調(diào)或裁定。第二十條 審核：公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議討論通過前，應(yīng)由 公司辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)是：是否確需行文，行文 方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文 格式是否符合本規(guī)定等。第二十一條 簽發(fā)：公司董事長、總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)在審 核文稿之后，對(duì)同意發(fā)出的公文批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注 姓名、日期。公文一經(jīng)簽發(fā)后即生效。簽發(fā)順序?yàn)椋合扔煞止茴I(lǐng) 導(dǎo)會(huì)簽，再請(qǐng)董事長或總經(jīng)理簽

9、發(fā)。第二十二條 登記、編號(hào)、印制、用?。焊队∏?，公司辦公 室對(duì)送印文稿進(jìn)行全面核查校對(duì)，包括公文的審批簽發(fā)手續(xù)、附 件材料是否齊全、結(jié)構(gòu)格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等；檢查后由公司辦 公室統(tǒng)一登記、編號(hào)、送??；印制公文應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。第二十三條 分發(fā)：按照公文的涉密情況和緊急程度，可分 別通過普通郵件、機(jī)要通信、電報(bào)等方式進(jìn)行發(fā)送。第六章 收文辦理第二十四條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，一般包 括：簽收、啟封、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等環(huán)節(jié)。第二十五條 簽收、啟封、登記： 凡往來的公文由公司辦 公室接轉(zhuǎn)，公司辦公室設(shè)專人簽收、拆封、登記（公文標(biāo)題、發(fā) 文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文日期、急緩程度及辦理

10、情況）。第二十六條 傳閱：公司辦公室負(fù)責(zé)人簽批閱辦意見后，公 司辦公室設(shè)傳閱人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)傳閱，及時(shí)將公文送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批、 及時(shí)取回，不得隨意擴(kuò)大傳閱范圍。傳閱人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文去 向，避免漏傳和延誤。第二十七條 擬辦：對(duì)專業(yè)性、政策性強(qiáng)的來文或有關(guān)部門 負(fù)責(zé)人可提出建議性的辦理意見，必要時(shí)附相關(guān)背景材料，供領(lǐng) 導(dǎo)參考。第二十八條 批辦：領(lǐng)導(dǎo)收文后應(yīng)盡快閱讀處理， 閱后簽字， 如有意見附上意見。第二十九條 承辦：領(lǐng)導(dǎo)簽批后，公司辦公室傳閱人員應(yīng)及 時(shí)送交有關(guān)部門辦理。 承辦部門應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容及時(shí)辦理， 并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十條 督辦和催辦： 公司辦公室負(fù)責(zé)公文承辦工作的檢查 和督促工作。特急

11、事項(xiàng)，要在當(dāng)天辦結(jié)；較為緊急的事項(xiàng) , 要在三 天內(nèi)辦結(jié)；一般事項(xiàng)，要在一周內(nèi)辦結(jié)。因問題復(fù)雜或工作難度 大而在規(guī)定時(shí)限內(nèi)不能辦結(jié)的，承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明；對(duì) 不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回 公司辦公室并說明理由。公司辦公室應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)建立跟蹤臺(tái)帳進(jìn)行督促，對(duì)因 工作拖拉而延誤辦結(jié)時(shí)間的承辦部門或人員，要提出批評(píng)；貽誤 工作的，要追究責(zé)任。第七章 公文歸檔第三十一條 公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理（立卷）、歸 檔。第三十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特 征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整， 能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管

12、和利用。第三十三條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第三十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確保保管期限。第八章 公文管理第三十五條 公文由公司辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸 檔和銷毀。第三十六條 公司辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有 關(guān)制度。第三十七條 上級(jí)單位的公文， 除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的 以外，經(jīng)董事長、總經(jīng)理或者辦公室負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，可以翻印。 翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十八條 公開發(fā)布公文，必須經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn) 公開發(fā)布的公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。第三十九條 公文復(fù)印件作為正式公

13、文使用時(shí)， 應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù) 印單位證明章。第四十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止， 視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四一條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。第四十二條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓪Ｈ吮O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第四十三條工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第九章附則第四十四條本規(guī)定自下發(fā)之日起生效。第四十五條本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件 1x 有限公司發(fā)文稿紙簽發(fā)：部門領(lǐng)導(dǎo)意見：會(huì)簽：擬稿部門：擬稿人：電話：文件標(biāo)題： 特急 緊急 一般報(bào)：x抄：發(fā)文： x 字第 號(hào)密級(jí)： 2014 年月日附件 2x 有限公司呈批件領(lǐng)導(dǎo)批示：會(huì)簽：單位領(lǐng)導(dǎo)意見：主辦單位： x聯(lián)系人：電話：文件標(biāo)題： 附件： 日期：