文書(shū)檔案管理_綱要1創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理文書(shū)檔案管理內(nèi)容綱要導(dǎo)言文書(shū)檔案管理課程是文秘專(zhuān)業(yè)的必修課程。在現(xiàn)代社會(huì)，任何一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)工作都需要科學(xué)理論指導(dǎo)。文秘專(zhuān)業(yè)的核心理論是秘書(shū)學(xué)和文書(shū)學(xué)，相關(guān)理論有行政管理學(xué)、檔案學(xué)等等。文書(shū)檔案管理的學(xué)科基礎(chǔ)是文書(shū)學(xué)和檔案管理學(xué)，課程內(nèi)容屬于文書(shū)學(xué)與檔案管理學(xué)結(jié)合的產(chǎn)物。課程名稱(chēng)“文書(shū)檔案管理”是一個(gè)偏正短語(yǔ)，其含意是“文書(shū)檔案的管理”，屬實(shí)用知識(shí)類(lèi)課程，主要講授文書(shū)檔案的基本概念、管理知識(shí)和操作規(guī)范，我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的基本程序和一般原理，以完善文秘專(zhuān)業(yè)人員的知識(shí)技能結(jié)構(gòu)。第一章文書(shū)與檔案要了解“文書(shū)檔案”，必須先認(rèn)識(shí)“文書(shū)”和“檔案”。第一節(jié)第一節(jié)文書(shū)的概念文書(shū)的概念一、文書(shū)的概念“文書(shū)”一詞，早在兩千多年前的西漢時(shí)期就已出現(xiàn)，賈誼過(guò)秦論有“禁文書(shū)而酷刑法”句，是現(xiàn)今發(fā)現(xiàn)最早使用“文書(shū)”的例子?！拔臅?shū)”的概念是發(fā)展的。在我國(guó)古代，“文書(shū)”的含義豐富多樣指圖書(shū)；指公文、案卷；指字據(jù)、契約；指書(shū)札；文章和書(shū)法的合稱(chēng)。此外，文書(shū)還是彈詞的別稱(chēng)?，F(xiàn)代“文書(shū)”有兩種含義。一是指物，即指人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書(shū)寫(xiě)材料上表達(dá)思想意圖的一種書(shū)面記錄。這是現(xiàn)代文書(shū)的一般含義、通用義。二是指人，指機(jī)關(guān)單位、團(tuán)體和軍隊(duì)的辦公室中承擔(dān)文字材料和信息處理工作的文書(shū)工作人員，簡(jiǎn)稱(chēng)“文書(shū)”。在基層單位，有時(shí)是職務(wù)名稱(chēng)。這是文書(shū)的特殊含義。“文書(shū)”是文書(shū)學(xué)最重要的概念。在現(xiàn)代，文書(shū)主要指“物”（書(shū)面文字材料），有廣義和狹義之分。廣義的文書(shū)，指人類(lèi)在社會(huì)生活中產(chǎn)生的一切文字書(shū)面材料。包括務(wù)實(shí)的和務(wù)虛的，用于公務(wù)活動(dòng)和私人活動(dòng)的，有固定程式的和隨意書(shū)寫(xiě)的。有多種多樣的符號(hào)形式、制作方式。狹義的文書(shū)，僅指在公私活動(dòng)中使用的、有固定格式的文字材料。本課程所說(shuō)的“文書(shū)”限于這一意義。具體定義各家不同，本課程所用教科書(shū)的定義為文書(shū)是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應(yīng)用性文字材料。簡(jiǎn)言之，文書(shū)是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中形成的應(yīng)用性文字材料。該定義的內(nèi)涵文書(shū)是文字材料的一種。與圖書(shū)、報(bào)刊、檔案一樣，是從屬于“文獻(xiàn)”的種概念。從文書(shū)的實(shí)際看，這里的“文字”不限于“語(yǔ)言的記錄符號(hào)”，應(yīng)理解為“書(shū)寫(xiě)的痕跡”，即除聲音和活動(dòng)影像之外的文字、表意符號(hào)、圖表圖形和標(biāo)記等記錄方式。文書(shū)有特定的格式和明確的授受關(guān)系。文書(shū)具有應(yīng)用性，屬應(yīng)用文范疇。對(duì)“應(yīng)用性”的理解不能太寬泛，應(yīng)用于具體事務(wù)的文字材料才是文書(shū)。文書(shū)有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性。與一般圖書(shū)報(bào)刊不同，文書(shū)是處理具體事務(wù)的工具，有明確的“辦事”目的，有特定的對(duì)象和明確的作用范圍。文書(shū)是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中自然形成的，是行為主體處理具體事務(wù)的自然結(jié)果。這里的“行為主體”指文書(shū)的責(zé)任者、發(fā)布者，即文書(shū)的“作者”，又叫“行文名義”。它可以是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體，也可以是個(gè)人或家庭?！靶形拿x”才是文書(shū)的真正作者，而執(zhí)筆寫(xiě)作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人員不是公文的作者。二、文書(shū)的本質(zhì)屬性文書(shū)有政治性、機(jī)密性和知識(shí)性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。（P7）現(xiàn)實(shí)性。文書(shū)是“現(xiàn)實(shí)”的。行為主體的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)是文書(shū)產(chǎn)生的根源，文書(shū)的目的是解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。執(zhí)行性。文書(shū)是“必須執(zhí)行”的。文書(shū)是行為主體依據(jù)法定權(quán)利和責(zé)任處理事務(wù)的工具，受?chē)?guó)家法律保障，必須被執(zhí)行?，F(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書(shū)的“執(zhí)行”有一定的有效期。工作完成或問(wèn)題解決，文書(shū)的執(zhí)行即告終止。三、文書(shū)的特點(diǎn)文書(shū)在人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地說(shuō)，文書(shū)的特點(diǎn)主要有三個(gè)方面1、法定的作者。所謂法定的作者，即發(fā)文的名義。指依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)和組織。這些法定的機(jī)關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的公文，代表了其所在的機(jī)關(guān)、單位，因而也是法定的作者。享有公民權(quán)的個(gè)人是私人文書(shū)的法定作者。2、法定的權(quán)威和效力。文書(shū)的法定權(quán)威和效力，來(lái)源于法定的作者和其法定的權(quán)利，如果不具備或者超越了這種法定性，也就失去權(quán)威和效力。3、特定的程式。程式，即規(guī)程法式。文書(shū)，特別是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書(shū)的種類(lèi)和格式及文書(shū)的處理程序。文書(shū)的特定程式是文書(shū)在形成過(guò)程中的特點(diǎn)。四、文書(shū)、文件、公文文書(shū)、文件、公文是文書(shū)學(xué)中既有聯(lián)系又有區(qū)別的三個(gè)常用術(shù)語(yǔ)?！拔臅?shū)”一詞最早見(jiàn)于西漢，“公文”一詞始見(jiàn)于東漢末年和三國(guó)時(shí)期，而“文件”一詞大約在清末才出現(xiàn)。在多數(shù)情況下，文書(shū)、文件的同義語(yǔ)；公文是文書(shū)（文件）的一類(lèi)，如“公務(wù)文書(shū)”“私人文件”。文書(shū)（或文件）與公文的關(guān)系比較清楚，文書(shū)與文件關(guān)系則復(fù)雜些，主要是對(duì)于二者的外延大小有不同看法。一種意見(jiàn)認(rèn)為，文書(shū)的外延大于文件。理由是文書(shū)既包括一般意義的文件，還包括簿冊(cè)、報(bào)表、臺(tái)帳等等。另一種意見(jiàn)認(rèn)為，文件的外延比文書(shū)大。理由是文書(shū)通常指書(shū)面的文字材料，而文件還包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、電子文件。現(xiàn)在一般不以外延、載體形式區(qū)分文書(shū)、文件。隨著現(xiàn)代社會(huì)文書(shū)制作材料的擴(kuò)展和記載方式的變化，文書(shū)和文件的內(nèi)涵和外延都在變化。文書(shū)既指“物”（文字材料），也指“人”（職務(wù)）。而文件僅指“物”。在指“物”的時(shí)候，文書(shū)是不可數(shù)的集合概念，不能以數(shù)量詞修飾。文件是可數(shù)的具體概念，如某一份或若干份文件。使用習(xí)慣上的區(qū)分。在“中央文件”“紅頭文件”“一號(hào)文件”“文件袋”“文件柜”中均不說(shuō)“文書(shū)”。在“文書(shū)工作”“文書(shū)人員”“文書(shū)檔案”中均不說(shuō)“文件”。第二節(jié)第二節(jié)檔案的概念檔案的概念“檔案”是檔案學(xué)最重要的概念。文書(shū)處理完畢，經(jīng)過(guò)整理歸檔，便成為“檔案”進(jìn)入一個(gè)新的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。我國(guó)的檔案產(chǎn)生很早，幾乎是隨著文書(shū)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，保存起來(lái)的文書(shū)就是檔案。在“檔案”一詞產(chǎn)生之前，歷史上各朝代檔案的名稱(chēng)不同。商朝時(shí)稱(chēng)為“冊(cè)”，周朝時(shí)稱(chēng)為“中”，秦漢叫“典籍”，魏晉南北朝叫“文書(shū)”、“文案”，唐宋以來(lái)叫“文卷”、“案卷”、“案牘”。檔案一詞是由“中”、“冊(cè)”、“文案”、“案卷”、“案牘”、“檔子”演變而來(lái)的。從現(xiàn)有文獻(xiàn)看，“檔子”、“檔案”作為口頭詞匯可能出現(xiàn)于明代或更早一些，作為書(shū)面語(yǔ)言則出現(xiàn)于明末清初。一、檔案的概念人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中對(duì)檔案這一事物不斷加深認(rèn)識(shí)，逐步形成了關(guān)于檔案的完整概念。但具體的表述各有不同，差異主要在于“屬概念”，主要有“文件”、“文書(shū)材料”、“歷史記錄”、“文獻(xiàn)”等。如果聯(lián)系“文書(shū)”概念，檔案的定義可以簡(jiǎn)潔地表述為檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在自身的社會(huì)活動(dòng)中形成，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，作為歷史記錄保存以備查考的文書(shū)。這一定義的內(nèi)涵有以下幾點(diǎn)檔案是由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是文書(shū)的另一種存在形式。文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件第一，辦理完畢的文書(shū)才能作為檔案保存；第二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值；第三，按照一定的規(guī)律集中保存。檔案就是經(jīng)過(guò)整理歸檔、集中保存起來(lái)的文書(shū)。文書(shū)是檔案的因素，檔案是文書(shū)的組合。檔案是各機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在其自身活動(dòng)中形成的。文書(shū)的作者未必就是檔案的形成者。檔案的形式是多種多樣的。文書(shū)的物質(zhì)存在形式?jīng)Q定了檔案的物質(zhì)形式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式還會(huì)發(fā)生變化。檔案是保存?zhèn)洳榈脑加涗?。文?shū)是行為主體在自身的職能活動(dòng)中形成的，由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的各種轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案就是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，是歷史的真跡和憑證。二、檔案的性質(zhì)檔案與文書(shū)一樣，具有政治性、機(jī)密性、知識(shí)（信息）性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。（參見(jiàn)教科書(shū)P8）檔案是歷史的原始記錄，這首先是由檔案的前身文書(shū)的形成特點(diǎn)決定的。文書(shū)產(chǎn)生于行為主體的社會(huì)實(shí)踐，是這種實(shí)踐的“連帶產(chǎn)品”，是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的直接記錄，從內(nèi)容到形式都打上了鮮明的時(shí)代印記。其次，還決定于檔案的形成特點(diǎn)。文書(shū)是隨著人的實(shí)踐交錯(cuò)地陸續(xù)地產(chǎn)生的，信息難免“散亂”，而經(jīng)過(guò)整理轉(zhuǎn)化為檔案，就成為一個(gè)有機(jī)的信息系統(tǒng)，歷史得以清晰地“記錄”和保存。因此，在一定意義上，檔案比文書(shū)更系統(tǒng)地反映歷史的原貌，是最真實(shí)、最可靠、最寶貴的史料。原始記錄性不僅使檔案區(qū)別于圖書(shū)、報(bào)刊等，也區(qū)別于文書(shū)。三、檔案的特點(diǎn)1信息的系統(tǒng)性。檔案是對(duì)有關(guān)文書(shū)、信息材料進(jìn)行系統(tǒng)整理以后形成的，不經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的零散的信息材料，不能以其為檔案。檔案要經(jīng)過(guò)整理分類(lèi)，并按照一定的規(guī)律和方法組合起來(lái)形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。2保存的選擇性。不是所有的文書(shū)材料都能轉(zhuǎn)化為檔案，必須是日后有查考利用價(jià)值的文書(shū)，才能轉(zhuǎn)化為檔案。因此，對(duì)文書(shū)材料的鑒別、選擇就成為檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)。另一方面，這種鑒別和選擇必須保持歷史的原貌，保持原始的記錄性，不可修改添加或者縮減，這就同其他圖書(shū)、資料、情報(bào)有所不同。四、檔案的價(jià)值和作用（一）檔案的基本價(jià)值1憑證價(jià)值檔案是原始記錄，是歷史的真憑實(shí)據(jù)。檔案真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，是歷史的真跡，可靠性強(qiáng)，因此，具有不容置辯的證據(jù)作用，往往具有法律效力。2情報(bào)價(jià)值檔案是以往社會(huì)活動(dòng)以及各項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)成果，對(duì)于現(xiàn)實(shí)工作的查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)研究、歷史研究都有著極其重要的參考作用。檔案保存的年代愈久，也就愈珍貴，對(duì)科學(xué)研究和歷史研究的價(jià)值也就愈大。（二）現(xiàn)實(shí)作用基于檔案的兩大價(jià)值，檔案在現(xiàn)實(shí)生活中的作用是多方面、多層次的，主要有三個(gè)方面的作用1現(xiàn)實(shí)工作、社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)。2歷史的憑據(jù)。3科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。五、檔案的分類(lèi)按不同標(biāo)準(zhǔn)，檔案有多種分類(lèi)。習(xí)慣上，人們首先把檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案三類(lèi)。嚴(yán)格地說(shuō)，這種分類(lèi)并不科學(xué)。根據(jù)通用程度，把所有檔案分為普通檔案、專(zhuān)門(mén)檔案兩大類(lèi)。普通檔案由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)，專(zhuān)門(mén)檔案由專(zhuān)用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)。文書(shū)檔案，就是由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的、反映一般管理活動(dòng)的普通檔案。按檔案形成者分類(lèi)，有國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案。獨(dú)立的社會(huì)組織（立檔單位）是區(qū)分檔案全宗的依據(jù)，社會(huì)組織的類(lèi)型是建立全宗群的依據(jù)。按檔案內(nèi)容性質(zhì)分類(lèi)，有立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科技檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。這種劃分對(duì)人們從不同角度檢索利用檔案有意義。按檔案載體形式分類(lèi)，有石刻檔案、泥版檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟版檔案、棕櫚葉檔案、樺樹(shù)皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。按信息記錄方式分類(lèi)，有文字檔案、圖形檔案、音像檔案。音像檔案又可分為照片、錄音、錄像、影片檔案。這些檔案的保管技術(shù)要求各有不同，這種劃分可以有針對(duì)性地保護(hù)檔案。按檔案所屬時(shí)期分類(lèi)，有古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案又統(tǒng)稱(chēng)歷史檔案。在我國(guó)，對(duì)國(guó)家全部檔案作如下劃分第三節(jié)第三節(jié)文書(shū)與檔案的關(guān)系文書(shū)與檔案的關(guān)系文書(shū)與檔案是具有密切聯(lián)系、但性質(zhì)不同的兩個(gè)事物。一、文書(shū)與檔案的聯(lián)系和區(qū)別“文件生命周期”理論可以較好地說(shuō)明文書(shū)與檔案的聯(lián)系與區(qū)別。1、聯(lián)系就實(shí)體來(lái)看，文書(shū)、檔案所指的是處于不同運(yùn)動(dòng)階段的同一類(lèi)事物。文書(shū)是檔案的前身，是檔案的基本來(lái)源；檔案是文書(shū)的變身，是文書(shū)的主要?dú)w宿?！傲⒕須w檔”是文書(shū)與檔案的接合部。古代“文、檔不分家”，民國(guó)政府試行過(guò)“文書(shū)檔案連鎖法”，新中國(guó)實(shí)行“文書(shū)部門(mén)立卷”制度。這些都表明了文書(shū)與檔案的天然聯(lián)系。在當(dāng)代科技革命的推動(dòng)下，辦公自動(dòng)化、信息網(wǎng)絡(luò)化、文檔一體化、檔案管理計(jì)算機(jī)化等趨勢(shì)熱流涌動(dòng)，將進(jìn)一步增強(qiáng)文秘工作與檔案工作的聯(lián)系。2、區(qū)別文書(shū)與檔案的主要成分都是文字材料，但兩者又有區(qū)別?！傲⒕須w檔”是文書(shū)與檔案的分水嶺。文書(shū)是現(xiàn)實(shí)的；檔案是歷史的。文書(shū)并不是全部轉(zhuǎn)化為檔案；檔案還包括不屬于文書(shū)的資料。文書(shū)是社會(huì)生活進(jìn)行中正在運(yùn)行使用、未經(jīng)整理歸檔的文字材料；檔案則是工作完畢之后停止運(yùn)行、且經(jīng)過(guò)整理歸檔的文字材料。文書(shū)產(chǎn)生于正在進(jìn)行的工作之中或工作剛剛完成之后，與現(xiàn)行工作密切相關(guān)，是必須遵循的依據(jù)；檔案則產(chǎn)生于某項(xiàng)工作全面結(jié)束之后，是以往工作的歷史記錄，只對(duì)今后起參考或憑證作用。文書(shū)主要用于傳播組織意識(shí)、實(shí)施組織職能，及時(shí)地發(fā)揮實(shí)際功用；檔案則是既往工作活動(dòng)情況的信息儲(chǔ)存，它的功用在于事后供人們參考。二、文秘工作與檔案管理的關(guān)系文秘工作與檔案管理既有區(qū)別，又有緊密聯(lián)系，難以完全區(qū)隔。在古代，秘書(shū)工作、文書(shū)工作與檔案工作往往由同一個(gè)結(jié)構(gòu)掌管，負(fù)責(zé)撰擬、處理文書(shū)的官員，一般都兼有整理、保管檔案的責(zé)任。直到唐代，文書(shū)工作與檔案工作才開(kāi)始分離，但分工也不是十分明晰。在現(xiàn)代，人們認(rèn)識(shí)到秘書(shū)工作、文書(shū)工作、檔案工作的屬性不同，文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)各自成為獨(dú)立學(xué)科，各有不同的研究對(duì)象。但是，在機(jī)關(guān)工作中，不僅秘書(shū)工作與文書(shū)工作難以截然分開(kāi)，而且不可能把檔案管理完全推給獨(dú)立的檔案館，仍然在機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)檔案室。文書(shū)，是聯(lián)系秘書(shū)工作、文書(shū)工作與檔案管理工作的主要媒介。秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)，都研究文書(shū)，都研究怎樣利用文書(shū)為工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。三者形成了既有各自的側(cè)重又有相互交叉的狀況。第二章文書(shū)檔案的起源和流變文書(shū)檔案作為人類(lèi)社會(huì)特有的一種文化現(xiàn)象，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。尤其是在中國(guó)這樣一個(gè)文明古國(guó)里，文書(shū)檔案不僅有它輝煌的昨天，而且是蘊(yùn)藏極為豐富的傳統(tǒng)文化寶庫(kù)。第一節(jié)第一節(jié)文書(shū)檔案的起源文書(shū)檔案的起源文書(shū)檔案是人類(lèi)文明的產(chǎn)物，又是人類(lèi)文明最重要的載體。文書(shū)起源于原始記事。記述手段從原始的口耳相傳，到結(jié)繩、刻契，再進(jìn)化為圖畫(huà)文字，具有“保存”記憶，“固定”事實(shí)的功能，是文書(shū)檔案的萌芽?？梢韵胍?jiàn)，在遠(yuǎn)古，文書(shū)檔案的成形經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史過(guò)程。它的誕生有三個(gè)重要條件文字的發(fā)明國(guó)家的產(chǎn)生商貿(mào)的發(fā)展真正意義上的文書(shū)檔案是一種文字記錄，一直到原始社會(huì)末期文字的出現(xiàn)才使正式檔案的產(chǎn)生成為可能，也就是說(shuō)，文字的產(chǎn)生是檔案產(chǎn)生的前提條件。公元前3200年左右，兩河（幼發(fā)拉底河和底格里斯河）流域的蘇美爾人發(fā)明了最早的文字，稱(chēng)為楔形字或釘頭字，有意符和音符。楔形字在不同時(shí)代書(shū)寫(xiě)不同的語(yǔ)言，并傳播到周?chē)拿褡?。古代巴比倫人、亞述人、波斯人等都曾使用這種文字。關(guān)于我國(guó)文字的出現(xiàn)，曾有“伏羲造字”、“倉(cāng)頡造字”等等說(shuō)法，現(xiàn)在一般認(rèn)為，殷商甲骨文是我國(guó)最早的文字。當(dāng)代的考古發(fā)現(xiàn)表明，距今約六千年的仰韶文化中的原始陶文是我國(guó)文字的源頭。根據(jù)周禮、尚書(shū)等古籍記載，我國(guó)原始社會(huì)末期已產(chǎn)生了最早的文書(shū)和檔案。原始先民的“刻契”（木契）可視為我國(guó)文書(shū)的萌芽。文字的產(chǎn)生發(fā)明擴(kuò)展了人類(lèi)交流、傳播信息的手段，國(guó)家的產(chǎn)生，使文書(shū)檔案的運(yùn)用更為廣泛，管理更加規(guī)范，而商貿(mào)的發(fā)展，則促使文書(shū)檔案走向民間，走向大眾，文書(shū)便有了公、私之分。第二節(jié)第二節(jié)文書(shū)檔案的流變文書(shū)檔案的流變一、我國(guó)文書(shū)檔案的載體沿革甲骨檔案金石檔案簡(jiǎn)牘檔案縑帛檔案紙張檔案機(jī)讀檔案甲骨文書(shū)是刻寫(xiě)在龜甲和獸骨上的文書(shū)。1899年，清朝國(guó)子監(jiān)祭酒、金石學(xué)家王懿榮在北京的藥鋪中偶然發(fā)現(xiàn)被當(dāng)作藥材的“龍骨”（即龜甲）上刻有符號(hào)，經(jīng)研究確定它是一種古文字。這些出土于河南安陽(yáng)小屯村（商王盤(pán)庚遷國(guó)人于此，建立都城）的“龍骨”有十五萬(wàn)多片，流散于世界各地，共約有五千個(gè)甲骨文字。金文文書(shū)是鑄在金屬器皿上的文書(shū)。商朝時(shí)人們已經(jīng)掌握了很高的青銅冶煉和鑄造技術(shù)，用于祭神、祭祖的青銅器上常常鐫刻文字，稱(chēng)為“銅器銘文”，又稱(chēng)“金文”或“鐘鼎文”。金文文書(shū)記載的都是重大史事和天子的訓(xùn)誥，保存以昭示后人，這樣便形成了金文檔案。石刻檔案是鐫刻在石碑等的文書(shū)，所謂“勒石紀(jì)事”。與金文檔案一樣，石刻檔案的內(nèi)容也多為封禪紀(jì)念之類(lèi)，它們雖然不是文書(shū)檔案的主體，但歷朝歷代都有。簡(jiǎn)牘文書(shū)是刻寫(xiě)在竹片或木片上的文書(shū)，主要用于記事?？虒?xiě)在竹片上的稱(chēng)竹簡(jiǎn)，也稱(chēng)簡(jiǎn)策、汗簡(jiǎn)、簡(jiǎn)冊(cè)、殺青；刻寫(xiě)在木片上的稱(chēng)木牘、版牘。簡(jiǎn)牘文書(shū)在紙張普遍使用之前曾長(zhǎng)期流行。東周及春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，公文書(shū)寫(xiě)材料增多，開(kāi)始用縑帛（絲織品）制作文書(shū)。人們把縑帛文書(shū)折疊起來(lái)，或用木棒為軸把帛書(shū)卷起來(lái)，卷成一束、一軸，叫“案卷”、“卷軸”，就是縑帛檔案。二、各時(shí)代文書(shū)檔案發(fā)展概略（一）奴隸制時(shí)代的文書(shū)檔案奴隸制的夏、商、周時(shí)期，是我國(guó)有文字記載的最早的國(guó)家形成時(shí)代。國(guó)家在管理活動(dòng)中，形成了大批的策命、法典、文告、盟辭、契券等文書(shū)檔案，是古代文書(shū)檔案中最寶貴的部分。目前尚未發(fā)現(xiàn)夏朝文書(shū)檔案的原件，但尚書(shū)等古籍收錄了禹貢、禹誓、禹禁、夏箴、甘誓、教稷、胤征、五子之歌等八篇夏代文書(shū)。商朝的文書(shū)檔案相當(dāng)豐富。由于國(guó)家事務(wù)增多，商朝有了各類(lèi)秘書(shū)人員，更重要的是有了成熟的、能完整地表達(dá)思想的甲骨文字，產(chǎn)生了甲骨文書(shū)、簡(jiǎn)牘文書(shū)和金文文書(shū)。西周的文書(shū)，在載體上仍然以甲骨文書(shū)、簡(jiǎn)牘文書(shū)、金文文書(shū)為主，但文書(shū)的種類(lèi)、數(shù)量均比前代有所增多。西周建立了我國(guó)歷史上最早的中央檔案機(jī)構(gòu)天府。西周的重要文書(shū)，除正本之外，大都錄制有副本多份。正本收貯于天府，其余副本分別保存于“太史、內(nèi)史、司會(huì)及六官”處，這是我國(guó)文書(shū)檔案工作中副本制度的起始。東周及春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，公文書(shū)寫(xiě)材料增多，開(kāi)始用縑帛（絲織品）制作文書(shū)。在西漢蔡倫發(fā)明造紙術(shù)之前，縑帛和簡(jiǎn)牘是文書(shū)檔案主要的載體材料。從文書(shū)種類(lèi)上來(lái)看，奴隸制時(shí)代的文書(shū)主要有典、命、誥、訓(xùn)、誓、質(zhì)劑、盟書(shū)、事書(shū)、丹書(shū)、丁籍、譜牒、版圖等種類(lèi)。值得注意的是，這個(gè)時(shí)期已有了文書(shū)檔案制度的萌芽，文書(shū)的制作、署名及編號(hào)歸檔都有了初步的規(guī)范，為后來(lái)的文書(shū)檔案工作打下了一定的基礎(chǔ)。（二）封建時(shí)代的文書(shū)檔案經(jīng)過(guò)了東周及春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的過(guò)渡，秦始皇建立統(tǒng)一王朝，中國(guó)進(jìn)入了封建社會(huì)。在兩千多年漫長(zhǎng)的歷史歲月中，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的演進(jìn)，文書(shū)檔案也日趨豐富，以至于卷帙浩繁，難以數(shù)計(jì)。秦漢魏晉時(shí)期，文書(shū)檔案發(fā)展迅速。秦朝在統(tǒng)一文字、統(tǒng)一貨幣、統(tǒng)一車(chē)軌、統(tǒng)一度量衡的同時(shí)，明確了掌管文書(shū)的部門(mén)及人員，推行了文書(shū)用字、避諱、?？?、用印、傳遞、收發(fā)登記等一系列制度，在文書(shū)種類(lèi)上改“命”為“制”，改“令”為“詔”，初創(chuàng)了“奏”、“議”等種類(lèi)，在文書(shū)制作及運(yùn)行上有了明顯的進(jìn)步。漢魏時(shí)期，文書(shū)檔案的載體發(fā)生了根本性的變化。由于“縑貴而簡(jiǎn)重”，人們開(kāi)始尋求一種價(jià)廉易得、書(shū)寫(xiě)方便的材料來(lái)代替簡(jiǎn)牘和縑帛。西漢時(shí)就出現(xiàn)的紙較原始，數(shù)量也少，未普及。到了東漢，蔡倫改進(jìn)了造紙術(shù)（公元105年），制成了植物纖維紙。但是，用紙張代替縑帛為書(shū)寫(xiě)材料，卻是東晉末年的事。當(dāng)時(shí)的豪族桓玄規(guī)定用紙張代替簡(jiǎn)帛為文書(shū)書(shū)寫(xiě)材料，自此，紙張成為日常公文的主要制作材料，完全取代了使用一千多年的簡(jiǎn)牘。漢魏六朝的文書(shū)種類(lèi)有了較大發(fā)展，主要有制、詔、敕、策書(shū)、告諭、令、璽書(shū)、議、奏、章、表、疏、上書(shū)、對(duì)策、檄、移教、封事等之類(lèi)，文書(shū)的避諱制度、起行“抬格”制度、用印制度、簽署制度等都得到了進(jìn)一步強(qiáng)化，文書(shū)檔案有了基本完善的規(guī)范。唐宋時(shí)期是我國(guó)文書(shū)檔案發(fā)展的高峰期，文書(shū)檔案也更為豐富、成熟。唐王朝皇室中有專(zhuān)門(mén)撰制文書(shū)的幕翰林學(xué)士、中書(shū)舍人，各州、縣都有掌管文書(shū)的幕府、主簿、書(shū)記，文書(shū)檔案工作形成了嚴(yán)密的系統(tǒng)。唐王朝繼承并發(fā)展了先朝的文書(shū)規(guī)范，形成了文書(shū)撰擬制度、封駁制度、簽押制度、判署制度、用印制度、折疊制度、傳遞制度、催辦制度、移交制度、保存制度、保密制度及貼黃、引黃制度，使文書(shū)從制作到運(yùn)行到保存都有一系列的制度保證。宋代沿襲唐代的制度規(guī)范，在文書(shū)種類(lèi)上更為繁多，出現(xiàn)了制、詔、誥、敕、冊(cè)、御札、德音、口宣、批答、札子、敕牒、部符、榜文、堂帖、告身、照札、宣札、印紙、頭子、疏、申?duì)?、表、封事、上?shū)、移、關(guān)、刺、牒、諮、密白等幾十種文書(shū)。宋代非常重視文書(shū)的歸檔編纂，從中央到地方各級(jí)官府都普遍設(shè)立“架閣庫(kù)”，存放文書(shū)檔案，派專(zhuān)人負(fù)責(zé)管庫(kù)，并利用文書(shū)檔案資料編纂了宋大詔令集、赦書(shū)德音、神宗御批、元祐詔旨、大觀詔令等典籍。元明清三朝的文書(shū)檔案在繼承的基礎(chǔ)上又有發(fā)展。元朝除有類(lèi)似唐宋的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)外，還專(zhuān)門(mén)設(shè)置了蒙古翰林院，設(shè)翰林院學(xué)士承旨、侍制等官員，負(fù)責(zé)擬制、翻譯文書(shū)，在皇帝各部門(mén)及地方政權(quán)中設(shè)令史、掾（YUN）史、書(shū)吏、典籍、照略案牘、提控案牘等官員掌文書(shū)檔案，在文書(shū)檔案的管理上增加了翻譯繕寫(xiě)制度、當(dāng)面交卷制度、周年交案制度、辦理程限制度，朱銷(xiāo)文簿制度等，使文書(shū)檔案的管理更加嚴(yán)密。明朝設(shè)通政使司專(zhuān)管文書(shū)檔案，創(chuàng)立了題本和奏本為新文書(shū)種類(lèi)，并屢禁繁文，將“貼黃”改變?yōu)槲臅?shū)內(nèi)容摘要制度，加快了文書(shū)的運(yùn)轉(zhuǎn)，使文書(shū)的處理進(jìn)一步完善。清朝設(shè)內(nèi)閣為執(zhí)掌文書(shū)檔案的最高機(jī)關(guān)，所屬典籍廳、滿本房、漢本房、蒙古房、誥敕房、稽察房、批本處等分掌文書(shū)檔案的各項(xiàng)事宜，設(shè)通政使司接收各省文書(shū)，在文書(shū)處理上增加了遞呈、初閱、錄副、發(fā)抄、議復(fù)、傳宣、存記、催辦、歸檔、密奏等制度，使文書(shū)檔案的運(yùn)行程度更加嚴(yán)密完善。（三）民主革命時(shí)期的文書(shū)檔案民主革命時(shí)期，中國(guó)大地存在著不同性質(zhì)的政權(quán)，這一時(shí)期的文書(shū)檔案也出現(xiàn)了截然不同的狀貌。南京國(guó)民政府為維護(hù)其統(tǒng)治，也很重視文書(shū)檔案。先后頒布了公文程式條例、公文用紙式樣的訓(xùn)令、公文革新辦法、公文改良辦法、文書(shū)處理競(jìng)賽實(shí)施辦法綱要等規(guī)定，文書(shū)種類(lèi)有令、呈、批、咨、函、訓(xùn)令、指令、布告、手諭、牌示等。南京國(guó)民政府的文書(shū)檔案仍存在著濃厚的封建色彩，稱(chēng)“老爺”、“大人”、“卑職”、“賤職”，開(kāi)頭結(jié)尾有“奉”、“伏乞”、“飭遵”等套語(yǔ)，字句艱澀難懂，而且文牘泛濫，辦理繁瑣。中國(guó)共產(chǎn)黨在革命斗爭(zhēng)中創(chuàng)立了體、用全新的文書(shū)檔案。在“五四”新文化運(yùn)動(dòng)的推動(dòng)下，中國(guó)共產(chǎn)黨及人民政府的文書(shū)，用白話文，加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，與舊文書(shū)完全不同。在文書(shū)種類(lèi)上，完全脫開(kāi)封建文化的窠臼，創(chuàng)立了宣言、綱領(lǐng)、章程、計(jì)劃、通告、通知、命令、訓(xùn)令、通令、條例、決議案、指示信、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、布告、決定、公函等幾十種新型文書(shū)。在文書(shū)檔案制度上，先后制定了文件處置辦法、公文程式方案、簡(jiǎn)明公文程式、公文程式改革令、公文處理暫行辦法等一系列規(guī)定，推動(dòng)新型文書(shū)檔案的不斷發(fā)展。在艱苦的戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境，中共中央還設(shè)立了檔案庫(kù)“中央文庫(kù)”，將文書(shū)材料分四類(lèi)九項(xiàng)十三部（1最高決議；2一般決議；3對(duì)外宣言；4個(gè)別指示；5對(duì)共產(chǎn)國(guó)際的報(bào)告；6中央同志的意見(jiàn)；7組織部及秘書(shū)處各種文件；8刊物；9秘委婦委民委文件；10特委及軍委文件；11反帝文件；12烈士絕筆；13政治局與常委會(huì)會(huì)議記錄）進(jìn)行整理歸檔，建立了科學(xué)有序的文書(shū)檔案管理規(guī)則，保存了珍貴的文書(shū)檔案，為新中國(guó)的文書(shū)檔案奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（四）社會(huì)主義革命和建設(shè)時(shí)期的文書(shū)檔案中華人民共和國(guó)成立后，文書(shū)檔案的發(fā)展進(jìn)入了全新的時(shí)期。建國(guó)四十多年來(lái)，黨和政府非常重視文書(shū)檔案工作，先后發(fā)布了中國(guó)共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作的暫行條例、中國(guó)共產(chǎn)黨縣級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行辦法、國(guó)務(wù)院和所屬各部門(mén)行文關(guān)系的暫行規(guī)定、關(guān)于公文名稱(chēng)和體式問(wèn)題的幾點(diǎn)意見(jiàn)、國(guó)家機(jī)關(guān)文書(shū)立卷工作和檔案工作暫行通則、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、中華人民共和國(guó)檔案法等一系列法律、法規(guī)，完善了文書(shū)檔案工作制度，使我國(guó)的文書(shū)檔案走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的正確軌道。目前，我國(guó)在文書(shū)工作中形成了齊全、合理的文種，簡(jiǎn)明實(shí)用的程式，較為完備的文書(shū)檔案工作制度。第三章文書(shū)工作概述文書(shū)工作通常也叫文書(shū)處理工作，主要是指公務(wù)文書(shū)的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書(shū)工作。第一節(jié)第一節(jié)文書(shū)工作的內(nèi)容和任務(wù)文書(shū)工作的內(nèi)容和任務(wù)不同的機(jī)關(guān)、不同的時(shí)期，文書(shū)工作的具體內(nèi)容是不一樣的；不同類(lèi)型的公文，也有不同的程序和手續(xù)，如專(zhuān)用公文，其處理過(guò)程直接關(guān)系某種業(yè)務(wù)的完成，方式較多，也較特殊。這里所說(shuō)的文書(shū)工作主要是以國(guó)家行政機(jī)關(guān)通用文書(shū)的處理工作為主。一、文書(shū)工作的內(nèi)容文書(shū)工作主要包括三大環(huán)節(jié)，即公文的形成、公文的處理和公文的管理。公文的形成是文書(shū)工作的前提環(huán)節(jié)；公文的處理是文書(shū)工作的中心環(huán)節(jié)；公文的管理是文書(shū)工作的歸結(jié)環(huán)節(jié)。前提、運(yùn)轉(zhuǎn)處理、歸結(jié)正是公文產(chǎn)生、發(fā)展、終結(jié)的一個(gè)有規(guī)律性的完整過(guò)程。文書(shū)工作的具體內(nèi)容主要包括（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)（包括傳遞）等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（5）會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理；（6）公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)資料；（9）文書(shū)的機(jī)要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書(shū)工作事項(xiàng)。二、文書(shū)工作的任務(wù)文書(shū)工作的基本任務(wù)是根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。第二節(jié)第二節(jié)文書(shū)工作的原則和要求文書(shū)工作的原則和要求一、文書(shū)工作的原則國(guó)務(wù)院發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（2000年）指出“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全?！薄肮奶幚肀仨殗?yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全?！备鶕?jù)上述精神，文書(shū)工作的基本原則應(yīng)該是堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡(jiǎn)公文，反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實(shí)用，高效率地做好文書(shū)工作。二、文書(shū)工作的要求文書(shū)工作的具體要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。要做到嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍，不能粗枝大葉，不可出現(xiàn)紊亂和錯(cuò)漏，以免給機(jī)關(guān)工作帶來(lái)麻煩和困難，以至造成嚴(yán)重?fù)p失。文書(shū)處理要及時(shí)、迅速，反對(duì)拖拉、積壓和迂緩，注重時(shí)效，講究效率，不搞公文“旅行”。要做好協(xié)調(diào)催辦工作，防止誤時(shí)誤事。有些公文宜減少手續(xù)，避免人為地制造迂回和曲折過(guò)程。文書(shū)處理要做到安全、可靠，確保國(guó)家機(jī)密。要保護(hù)好公文，使之不丟失、不損壞。要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，防止失密泄密。保守機(jī)密，慎之又慎。第三節(jié)第三節(jié)文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)文書(shū)工作主要是對(duì)本機(jī)關(guān)進(jìn)行負(fù)責(zé)，是為本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)工作以及各項(xiàng)公務(wù)處理進(jìn)行服務(wù)，由內(nèi)設(shè)的文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。檔案工作，根據(jù)統(tǒng)一管理的原則，設(shè)置全國(guó)規(guī)模的檔案工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，各機(jī)關(guān)的檔案，由機(jī)關(guān)設(shè)立檔案室集中統(tǒng)一管理；各機(jī)關(guān)形成的需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案和歷史檔案，由國(guó)家設(shè)立各級(jí)各類(lèi)檔案館，分別進(jìn)行集中統(tǒng)一管理；全國(guó)的檔案工作，由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地、分工負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。一、文書(shū)工作機(jī)構(gòu)文書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和負(fù)責(zé)人；管理機(jī)構(gòu)是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室），并設(shè)立文秘部門(mén)或者配備專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)文書(shū)處理工作。文書(shū)工作擔(dān)負(fù)的不是機(jī)關(guān)的某一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)職能，而是綜合職能，因此，文書(shū)部門(mén)是機(jī)關(guān)綜合機(jī)構(gòu)即秘書(shū)部門(mén)的一個(gè)組成部分。機(jī)構(gòu)的設(shè)置大體有兩種情況第一，對(duì)一些較大的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，由于他們的文書(shū)處理工作任務(wù)比較繁重，而且某些環(huán)節(jié)又具有專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)技能，則設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文書(shū)工作部門(mén)，如“文書(shū)處”、“文書(shū)科”等，歸機(jī)關(guān)辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這里要指出的是，文書(shū)處理工作不僅僅由專(zhuān)業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)，機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門(mén)也會(huì)承擔(dān)一部分文書(shū)處理的任務(wù)。第二，對(duì)于一些較小的機(jī)關(guān)或者基層單位來(lái)說(shuō)，由于文書(shū)處理工作的任務(wù)較少，就沒(méi)有必要成立專(zhuān)門(mén)的文書(shū)工作部門(mén)，一般只在辦公室設(shè)立一兩個(gè)專(zhuān)職或兼職的文書(shū)工作人員。文書(shū)部門(mén)的任務(wù)主要是形成文書(shū)、處理文書(shū)和保管文書(shū)。二、文書(shū)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書(shū)工作主要是對(duì)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，為本機(jī)關(guān)服務(wù)，文書(shū)部門(mén)主要接受本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，但也不排除上級(jí)文書(shū)部門(mén)對(duì)文書(shū)工作的指導(dǎo)。一般地說(shuō)，對(duì)文書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析第一，從全國(guó)來(lái)說(shuō)，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書(shū)工作。這種領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)主要是通過(guò)制定和發(fā)布有關(guān)的條例、制度和辦法，作有關(guān)的指示和決策，負(fù)責(zé)召開(kāi)有關(guān)的會(huì)議等形式和途徑對(duì)文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。第二，從一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，文書(shū)工作由本機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。其主要職責(zé)是對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)工作的任務(wù)和文書(shū)工作的組織工作，提出全面的工作計(jì)劃和實(shí)施方案。總結(jié)本機(jī)關(guān)及其所屬單位文書(shū)工作的經(jīng)驗(yàn)，推廣先進(jìn)典型，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，并提出改進(jìn)的意見(jiàn)和辦法；根據(jù)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法設(shè)計(jì)文書(shū)規(guī)格，制定機(jī)關(guān)文書(shū)工作規(guī)范，促進(jìn)文書(shū)工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化；組織購(gòu)置文書(shū)工作設(shè)備，促進(jìn)文書(shū)工作的辦公自動(dòng)化；指導(dǎo)、幫助機(jī)關(guān)各部門(mén)專(zhuān)職、兼職的文書(shū)工作人員提高業(yè)務(wù)水平。第三，從上下級(jí)機(jī)關(guān)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）有責(zé)任對(duì)其所屬的機(jī)關(guān)單位的文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。第四，由于文書(shū)工作與檔案工作有著密切的聯(lián)系，因此，機(jī)關(guān)檔案部門(mén)有責(zé)任按照檔案工作要求對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)的歸檔文書(shū)整理分類(lèi)及歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督和檢查。第四章文書(shū)的形成第一節(jié)第一節(jié)文書(shū)的種類(lèi)文書(shū)的種類(lèi)一、文書(shū)種類(lèi)的劃分和選用文書(shū)種類(lèi)簡(jiǎn)稱(chēng)文種。（一）文書(shū)種類(lèi)劃分的意義1、適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。2、適應(yīng)不同的行文關(guān)系，保證文書(shū)處理正確、及時(shí)。3、反映不同文書(shū)的寫(xiě)作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范化。（二）劃分的標(biāo)準(zhǔn)和類(lèi)別按不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書(shū)可有多種不同的分類(lèi)。1、按文書(shū)的形成主體劃分，有公務(wù)文書(shū)和私人文書(shū)兩大類(lèi)。文書(shū)的公私之分，在我國(guó)古代已見(jiàn)端倪。（1）公務(wù)文書(shū)公務(wù)文書(shū)是指法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體和組織為處理公共事務(wù)而形成和使用的文書(shū)。簡(jiǎn)稱(chēng)“公文”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（教科書(shū)附錄一）第一章第二條對(duì)公文下的定義是“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?！卑垂牡姆ǘㄐ再|(zhì)分類(lèi)，有法定性公文、非法定性公文兩類(lèi)。法定性公文是國(guó)家規(guī)定使用的公文。我國(guó)的法定性公文在不同時(shí)期略有更易，目前，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的法定性公文為13種，執(zhí)政黨中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)的法定性公文為14種。非法定性公文范圍極廣，包括法定性公文之外的所有應(yīng)用文種類(lèi)。公文的作用指導(dǎo)工作。規(guī)范行為。聯(lián)系公務(wù)。憑據(jù)備忘。宣傳教育。（2）私人文書(shū)私人文書(shū)指?jìng)€(gè)人、家庭（或家族）在社會(huì)活動(dòng)及處理私人事務(wù)中形成和使用的文書(shū)。其中包括隨生命歷程自然形成的文書(shū)（如出生證、身份證等），在教育、工作和生活中形成的各種文書(shū)，以及創(chuàng)作材料。在我國(guó)，文書(shū)學(xué)的研究對(duì)象主要是公務(wù)文書(shū)，以及著名人物的私人文書(shū)。2、按文書(shū)的使用范圍劃分，有通用文書(shū)、專(zhuān)用文書(shū)、常用文書(shū)和雜體文書(shū)等四類(lèi)。（1）通用文書(shū)通用，即在一定范圍內(nèi)普遍使用。文書(shū)“通用”的前提，是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、體式規(guī)范。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GBT97041999）、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例等法規(guī)性文件對(duì)我國(guó)黨政機(jī)關(guān)的通用文書(shū)做了明確規(guī)定，因此，通用文書(shū)又稱(chēng)法定文書(shū)。目前，國(guó)家規(guī)定的行政機(jī)關(guān)通用文書(shū)為13種，黨的機(jī)關(guān)通用文書(shū)為14種。如命令（令）、決定（決議）、通知（指示）、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等等。（2）專(zhuān)用文書(shū)專(zhuān)業(yè)部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書(shū)，具有專(zhuān)業(yè)性、專(zhuān)用性。如經(jīng)濟(jì)文書(shū)、科技文書(shū)、司法文書(shū)等等。由于當(dāng)代社會(huì)活動(dòng)分解細(xì)致，因而其具體品種繁多。（3）常用文書(shū)指未納入“法定文書(shū)”范圍、國(guó)家未規(guī)定其體式標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)常使用的其他文書(shū)。如規(guī)章類(lèi)的條例、辦法、章程，事務(wù)類(lèi)的計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。（4）雜體文書(shū)除上述三類(lèi)之外的文書(shū)，主要有書(shū)信類(lèi)、禮儀類(lèi)。如證明書(shū)、意見(jiàn)書(shū)、聘書(shū)、介紹信、慰問(wèn)信、賀信（電）、請(qǐng)柬及各類(lèi)致辭等。3、按文書(shū)的來(lái)源劃分，有外發(fā)文件（發(fā)文）外來(lái)文件（收文）內(nèi)部文件4、按行文關(guān)系劃分，有上行文平行文下行文5、按文件密級(jí)和閱讀范圍劃分，有秘密文件（密級(jí)絕密、機(jī)密、秘密）普通文件公布文件6、按文書(shū)的功用劃分，有法規(guī)性文書(shū)、指導(dǎo)性文書(shū)、報(bào)請(qǐng)性文書(shū)、知照性文書(shū)、契約性文書(shū)、記錄性文書(shū)、計(jì)劃性文書(shū)、禮儀性文書(shū)等。（三）文書(shū)種類(lèi)的選用1、依據(jù)機(jī)關(guān)權(quán)限選用2、依據(jù)行文關(guān)系選用3、依據(jù)發(fā)文目的選用二、通用文書(shū)即法定文書(shū)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定了13種命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第二節(jié)第二節(jié)文書(shū)的體式文書(shū)的體式體式，指文章的體裁和格式。文章的體裁即文體。文體是文本構(gòu)成的規(guī)格和模式，屬于形式范疇。文體是歷史積淀的產(chǎn)物，它反映了文本從內(nèi)容到形式的整體特點(diǎn)。任何文體都同其一定的表達(dá)內(nèi)容相適應(yīng)，每種文體都具有某種對(duì)現(xiàn)實(shí)社會(huì)內(nèi)容的表達(dá)功能。新文體的產(chǎn)生依賴(lài)于新的歷史環(huán)境，然而文體一經(jīng)形成和確定，又會(huì)反作用于表達(dá)內(nèi)容，對(duì)它具有一定的制約和要求。文體有多種分類(lèi)。一般分為政論文體、科學(xué)文體、文藝文體、公文文體、廣告文體等幾類(lèi)。各類(lèi)文體在運(yùn)用語(yǔ)言表達(dá)內(nèi)容時(shí)，各有不同的特征。一、文書(shū)的文體公文文體是表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、傳達(dá)政務(wù)信息、反映有關(guān)情況的，要求格式規(guī)范，表達(dá)方式多為敘述、說(shuō)明、議論，語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、平易，文風(fēng)莊重、嚴(yán)肅、樸實(shí)。文書(shū)的體式是指構(gòu)成文書(shū)的文字形態(tài)、表達(dá)體例、文書(shū)結(jié)構(gòu)以及文書(shū)上的各種標(biāo)記、文字排列、用紙格式等。各種文書(shū)都必須按照規(guī)定的統(tǒng)一體式撰寫(xiě)和印制。只有符合規(guī)定體式的要求，才能保證文書(shū)發(fā)揮其特有的作用。掌握文書(shū)體式方面的知識(shí)，對(duì)于學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作和辦理公文，都是非常必要的。在表達(dá)方式上，文書(shū)以說(shuō)明為主，兼用敘述、議論等方式。公文的內(nèi)容制約著表達(dá)方式的采用，公文的主要內(nèi)容所在不一，表達(dá)方式也各有側(cè)重。以提出要求為主要內(nèi)容的公文，表達(dá)方式側(cè)重于說(shuō)明；以反映情況為主要內(nèi)容的公文，表達(dá)方式側(cè)重于敘述；以闡明道理為主要內(nèi)容的公文，表達(dá)方式側(cè)重于議論。說(shuō)明是公文運(yùn)用最多的表達(dá)方式。每一篇公文中都有完整的說(shuō)明文字，但它與一般的說(shuō)明文也有所不同，不需要對(duì)不必要的細(xì)節(jié)作過(guò)細(xì)的說(shuō)明，而往往采用概括性的說(shuō)明。另外，正因?yàn)楣臄⑹龅囊I(lǐng)是說(shuō)清概況，公文議論的要旨是證實(shí)目的，所以，公文中敘述和議論因而帶有說(shuō)明性，敘述、議論的文字中也往往夾有說(shuō)明。公文中的敘述，雖然也離不開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果等要素，但它帶有顯著的概括性。公文中敘述事物，一般不細(xì)膩地刻畫(huà)、特寫(xiě)，不象記述文那樣詳寫(xiě)事情發(fā)展變化的具體過(guò)程，而是直述事實(shí)，概括反映全面情況，簡(jiǎn)潔地?cái)⒄f(shuō)梗概。公文中表達(dá)情感時(shí)，不象記述文那樣奔放或細(xì)膩，而是具有莊重、鮮明的特色。公文在說(shuō)明情況、分析問(wèn)題、得出結(jié)論時(shí)，有時(shí)也做適當(dāng)?shù)淖h論，但是它又與學(xué)術(shù)論文不同，不需要過(guò)多的論證。議論文（如社論、評(píng)論、學(xué)術(shù)論文）的目的在于影響讀者，并非針對(duì)某一具體事項(xiàng)直接提出要求，所以帶有泛泛而論的屬性。而公文中的論述則是為了解決實(shí)際工作中某一問(wèn)題、圍繞既定要求而發(fā)，帶有直接的目的性，不允許偏離目的，涉及與要求無(wú)關(guān)的內(nèi)容，更不得放言空論。二、文書(shū)的格式文書(shū)格式，簡(jiǎn)言之就是文書(shū)的表現(xiàn)形式。它相對(duì)于文書(shū)的內(nèi)容而言，既由文書(shū)的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于文書(shū)內(nèi)容的需要。通常我們將國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式作為文書(shū)格式的范本。公文格式的范疇包括以下內(nèi)容。（一）公文的介質(zhì)紙介質(zhì)公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“行政公文”）的基本表現(xiàn)形式。這是由行政公文的性質(zhì)和作用決定的。行政公文是公民、法人所遵從的行為規(guī)范、依據(jù)和憑證，因此必須以物質(zhì)（紙）介質(zhì)的形式存在。即使隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，公文在傳播、傳遞中大量使用現(xiàn)代化手段如電話、電視、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等來(lái)進(jìn)行，但最終作為憑證和依據(jù)的，仍然是紙介質(zhì)公文，這如同俗話所說(shuō)的“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”。從中國(guó)歷史來(lái)看，有甲骨介質(zhì)公文、竹簡(jiǎn)介質(zhì)公文、絲絹介質(zhì)公文和紙介質(zhì)公文。世界各國(guó)大都如此，都以紙介質(zhì)公文的形式存在。公文紙介質(zhì)產(chǎn)品形態(tài)包括開(kāi)本、規(guī)格、印刷、裝訂等，它們均屬于公文格式規(guī)范化的范疇。（二）公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式公文的數(shù)據(jù)通過(guò)文字、符號(hào)、數(shù)字、圖表、圖形等表現(xiàn)出來(lái)，對(duì)這些表現(xiàn)形式做出規(guī)定，也是公文格式所要解決的問(wèn)題。（三）公文的組成要素公文的內(nèi)容是核心要素，圍繞著公文內(nèi)容必然產(chǎn)生其他的要素，如公文要給誰(shuí)看，就產(chǎn)生了公文的主送、抄送要素；公文的內(nèi)容何時(shí)生效，就產(chǎn)生了公文的成文時(shí)間和印章要素等等。規(guī)定公文由哪些要素組成，這些要素的作用是什么，各要素的排列順序、所處位置及其標(biāo)識(shí)方法，是公文格式最終要解決的問(wèn)題。三、公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。行政公文由法定的作者制成和發(fā)布，代表法定機(jī)關(guān)發(fā)言，在現(xiàn)實(shí)執(zhí)行中具有法定權(quán)威，由此也產(chǎn)生法定效力，這是行政公文區(qū)別于其他文字材料的最根本的特征。對(duì)公文的法定效力，我們可以作以下幾點(diǎn)理解其一，行政公文之所以具有法定效力，是由于公文的制發(fā)機(jī)關(guān)是依照國(guó)家法律成立并被授予相應(yīng)行政職權(quán)的機(jī)關(guān)，其基本職權(quán)之一就是制發(fā)國(guó)家機(jī)關(guān)公文。因此，行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文具有法定效力。其二，行政公文的法定效力必須在各自的職權(quán)范圍內(nèi)發(fā)揮，不能失職也不能越權(quán)。其三，行政機(jī)關(guān)公文的法定效力具有強(qiáng)制性。如果沒(méi)有強(qiáng)制性，法定效力就是一句空話。行政機(jī)關(guān)公文的法定效力如果得不到執(zhí)行，行政機(jī)關(guān)則有權(quán)依法對(duì)拒不執(zhí)行者予以行政制裁或者提交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行法律制裁。（二）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。國(guó)務(wù)院發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國(guó)發(fā)200023號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)辦法）要求，公文處理要實(shí)現(xiàn)制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)這“三化”的重要形式保證?？梢哉f(shuō)，公文格式的每一項(xiàng)內(nèi)容，都有其存在的必要性，都是為保證公文處理所設(shè)立的。例如，公文的份數(shù)序號(hào)用于顯示公文的制發(fā)份數(shù)，這就能準(zhǔn)確掌握公文特別是帶有密級(jí)的公文的數(shù)量，防止和及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文的丟失；緊急程度用于告知公文的辦理時(shí)限；秘密等級(jí)用于警示公文的閱讀范圍和保管等級(jí)；公文標(biāo)題會(huì)提示公文的主要內(nèi)容和行文方向等?？傊奶幚淼囊?guī)范化要求公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化與之相適應(yīng)，公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化又保證公文處理的規(guī)范化。（三）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的。在中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下，我國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)前景很好。在國(guó)內(nèi)，隨著政治體制改革和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深人，黨中央、國(guó)務(wù)院推出了一系列以政府機(jī)關(guān)改革、國(guó)企改革、農(nóng)村工作改革為主要內(nèi)容的重大措施；在國(guó)際，我國(guó)與世界各國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)交流不斷擴(kuò)大，政治地位穩(wěn)步提高，特別是加入WTO，標(biāo)志著我國(guó)經(jīng)濟(jì)將融入世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮中。在這種形勢(shì)下，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理也必然要與之相適應(yīng)。目前，國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式首先實(shí)現(xiàn)了行政機(jī)關(guān)公文紙張大小從16開(kāi)型向國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型的轉(zhuǎn)變，使公文格式與國(guó)際接軌，這對(duì)我國(guó)政府機(jī)關(guān)與世界各國(guó)政府機(jī)關(guān)在公文方面的交往起到了促進(jìn)作用?？傊?，行政機(jī)關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。四、現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，指公文的書(shū)面格式，即公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。我國(guó)現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式的標(biāo)準(zhǔn)，是國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GBT97041999）。（參見(jiàn)P216）通常將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。眉首（亦稱(chēng)文頭）公文首頁(yè)紅色反線（又稱(chēng)間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)；主體紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)；版記（亦稱(chēng)文尾）主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)。（一）眉首眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，一般由公文份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、會(huì)簽人等部分組成。1公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，作用是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。帶有密級(jí)的公文必須編制份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼（應(yīng)不少于兩位數(shù)），頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。2秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。密級(jí)由高到低分別為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文應(yīng)按要求標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。秘密等級(jí)和保密期限間用“”隔開(kāi)。如絕密3個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為3個(gè)月，過(guò)期即可解密。3緊急程度緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求，有“特急”、“急件”兩等。電報(bào)的緊急程度分為“特提”、“特急”、“加急”、“平級(jí)”等四種。4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)使用小標(biāo)宋體字，一般用紅色標(biāo)識(shí)。有3種形式發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)“文件（電報(bào)）”“函”只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不加“文件（電報(bào)）”字樣；“命令（令）”、“會(huì)議紀(jì)要”發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)文種聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排放；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多（曾發(fā)現(xiàn)過(guò)有14家聯(lián)合行文），必須保證公文首頁(yè)顯示正文，可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)、行距縮小，直至保證公文首頁(yè)顯示正文為止（還要考慮留出發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、標(biāo)題的位置）。聯(lián)合行文的同級(jí)別機(jī)關(guān)，一般按黨、政、軍、群的順序排列。5發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下居中排布，但函、命令（令）、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文字號(hào)排布有異。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的作用主要有一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件時(shí)可以作為文件的代號(hào)使用。機(jī)關(guān)代字，是該機(jī)關(guān)名稱(chēng)中最具特征、最精練、最集中的概括，反映發(fā)文機(jī)關(guān)或部門(mén)的性質(zhì)。如“中”，代表中共中央；“國(guó)”，代表國(guó)務(wù)院；“國(guó)辦”，代表國(guó)務(wù)院辦公廳。發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門(mén)組織的代字，應(yīng)由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，并注意名稱(chēng)相近的單位機(jī)關(guān)代字不能重復(fù)或雷同。機(jī)關(guān)代字一經(jīng)確定，就不能輕易改變。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門(mén)的代字。代字后加“發(fā)”字的，多用于下行文；加“文”字的多用于上行文；加“函”字的多用于平行文。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不用虛位（即1不編為001），不用“第”字。6簽發(fā)人重要文件上標(biāo)注簽發(fā)人姓名，是表示文件生效并對(duì)文件內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)。上報(bào)的公文需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，如聯(lián)合行文還需標(biāo)注會(huì)簽人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，如有多個(gè)會(huì)簽人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行。（二）主體主體的長(zhǎng)短依公文內(nèi)容而定。主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注等要素組成。1標(biāo)題公文標(biāo)題是對(duì)公文中心內(nèi)容的高度概括與提煉，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成，通常稱(chēng)為公文標(biāo)題“三要素”。從語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上看，公文標(biāo)題是以文種為中心詞，以發(fā)文機(jī)關(guān)、事由為限定修飾成分的偏正詞組。其中，在作者與事由之間，通常用“關(guān)于”、“對(duì)”等介詞連接，組成一個(gè)介詞結(jié)構(gòu)。有時(shí)，公文標(biāo)題的某些要素可以省略其一，省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只寫(xiě)事由和文種。有三種情況一是一些法規(guī)性公文的標(biāo)題一般不加發(fā)文機(jī)關(guān)；但正式公布這些法規(guī)類(lèi)公文時(shí)，仍要使用完整的公文標(biāo)題。二