采購(gòu)管理課件之采購(gòu)組織.ppt

采購(gòu)組織,1.采購(gòu)管理組織設(shè)置的原則,采購(gòu)管理部門應(yīng)該依據(jù)以下原則進(jìn)行設(shè)置：,部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模相適應(yīng)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)采購(gòu)目標(biāo)、方針相適應(yīng)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的管理水平相適應(yīng),第一節(jié)概述,如果企業(yè)規(guī)模較小，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)較單一，設(shè)置單一的采購(gòu)部門并直接向總經(jīng)理匯報(bào)工作較好一些企業(yè)的規(guī)模較大，如大型的跨國(guó)公司或國(guó)內(nèi)的大型國(guó)有企業(yè)，還有一些企業(yè)業(yè)務(wù)較多、管理繁雜。這樣的企業(yè)可以設(shè)置獨(dú)立的采購(gòu)部門體系，由采購(gòu)副總管理工作,例如：,影響采購(gòu)在組織中地位的因素管理層的知識(shí)及認(rèn)識(shí)水平。在最終產(chǎn)品的成本一價(jià)格中采購(gòu)所占的份額。采購(gòu)所占比例的越高，管理層就越認(rèn)為采購(gòu)職能越具有戰(zhàn)略性。公司的財(cái)務(wù)狀況。在發(fā)生嚴(yán)重財(cái)務(wù)虧損的時(shí)候，管理層會(huì)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)和與采購(gòu)相關(guān)的成本提出更高的要求，這導(dǎo)致對(duì)更高的會(huì)計(jì)責(zé)任的要求。公司對(duì)于供應(yīng)商市場(chǎng)的依賴程度。具有高集中度的供應(yīng)市場(chǎng)通常會(huì)得到管理層更多的關(guān)注。,2.采購(gòu)組織在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的地位,其他部門副總經(jīng)理,直線職能式公司中的采購(gòu)結(jié)構(gòu):完全一體化的物流結(jié)構(gòu),物流與采購(gòu),部分一體化的物流結(jié)構(gòu),第二節(jié)采購(gòu)組織的類型1.分散型組織各預(yù)算單位自行開展采購(gòu)活動(dòng)的一種采購(gòu)實(shí)施形式。,分散的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu),公司總部,職能部門,職能部門,子公司A采購(gòu)、生產(chǎn)、市場(chǎng)/銷售,子公司B采購(gòu)、生產(chǎn)、市場(chǎng)/銷售,子公司C采購(gòu)、生產(chǎn)、市場(chǎng)/銷售,分散型采購(gòu)組織的特點(diǎn),適用：擁有多樣化經(jīng)營(yíng)單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司,2.集中型采購(gòu)組織由一個(gè)部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)實(shí)施模式。,集中的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu),集中采購(gòu)=賺錢,優(yōu)缺點(diǎn)比較：,適用：適用于下屬的經(jīng)營(yíng)單位購(gòu)買產(chǎn)品的相同或類似的公司,3.集中/分散的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)（混合型）在公司總部的管理層子上設(shè)立采購(gòu)部門，同時(shí)各個(gè)經(jīng)營(yíng)單位也有自己的采購(gòu)部門。公司采購(gòu)部門和各經(jīng)營(yíng)部門采購(gòu)有著明顯的分工。,這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購(gòu)組織的優(yōu)點(diǎn)，能夠做到分散和集中的有效結(jié)合。,集中和分散需考慮的標(biāo)準(zhǔn)：需求的通用性地理位置所需的專門技術(shù)價(jià)格波動(dòng)客戶需求,4.跨部門采購(gòu)職能小組結(jié)構(gòu)采購(gòu)組織中比較新穎的一種組織形式，其做法是在公司總部設(shè)立采購(gòu)總部，同時(shí)在各經(jīng)營(yíng)單位也分設(shè)采購(gòu)部門，各經(jīng)營(yíng)單位的采購(gòu)經(jīng)理既負(fù)責(zé)本部門的采購(gòu)，向本單位的主管匯報(bào)，同時(shí)也需要向CPO匯報(bào)以取得本部門的采購(gòu)與公司的政策相適宜。這種組織體現(xiàn)了采購(gòu)的靈活性。,5.采購(gòu)?fù)獍汀疤摂M組織”a.外包本企業(yè)的采購(gòu)并不足以提供組織所需要的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，將采購(gòu)活動(dòng)外包給一個(gè)更先進(jìn)的、在戰(zhàn)略上具有主動(dòng)性的組織則可以獲得這種競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；現(xiàn)有的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)不能應(yīng)對(duì)迅速的變化；現(xiàn)有的組織和程序不能使采購(gòu)戰(zhàn)略高效。,b.虛擬采購(gòu)組織一個(gè)具有中心緊密、外圍松散特征的結(jié)構(gòu)，能夠提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)層面上的集中度和靈活性。中心為采購(gòu)專家組成的緊密核心，外圍是流動(dòng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)方面的專家。核心層負(fù)責(zé)采購(gòu)流程、采購(gòu)戰(zhàn)略、職業(yè)發(fā)展以及采購(gòu)過程中的員工招聘、培訓(xùn)和發(fā)展。,某公司采購(gòu)部門結(jié)構(gòu)圖,第三節(jié)采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì),采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)各個(gè)企業(yè)有所不同，如：,主要按以下的角度來設(shè)計(jì)采購(gòu)部門：1.按采購(gòu)地區(qū)設(shè)計(jì),2.按物品類別設(shè)計(jì),某電子公司采購(gòu)部組織表,3.按采購(gòu)功能設(shè)計(jì),某國(guó)防科技單位采購(gòu)組織表,a.按產(chǎn)品劃分（一貫式)優(yōu)點(diǎn)：一位采購(gòu)人員可綜理全部采購(gòu)過程，權(quán)責(zé)相當(dāng)分明。符合規(guī)模經(jīng)濟(jì)的原則。和供應(yīng)商的關(guān)系良好。由于對(duì)供應(yīng)商有取舍的權(quán)力，故可增強(qiáng)及時(shí)交貨及改善品質(zhì)的管理效能。,缺點(diǎn)：一位采購(gòu)人員負(fù)責(zé)全部過程的各項(xiàng)作業(yè)，工作相當(dāng)繁復(fù)，且無(wú)法專精。采購(gòu)人員常因某一采購(gòu)案件之羈絆，而無(wú)法進(jìn)行其他的案件，致采購(gòu)?fù)瓿尚势?。采?gòu)案從頭至尾，全由一人包辦所有過程，使采購(gòu)人員掌握生殺大權(quán)，難免滋生弊端。,b.按功能劃分（分段式）優(yōu)點(diǎn)：每位采購(gòu)員只負(fù)責(zé)采購(gòu)過程中的一部分，熟能生巧，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，并提高辦事效率。一方面是分工合作，另一方面則內(nèi)部牽制，除非全體人員沆瀣一氣，否則勾串不易。,缺點(diǎn)：采購(gòu)過程由不同人員分段處理，發(fā)收轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時(shí)效。各自為政，無(wú)人負(fù)責(zé)；且購(gòu)用之間，接手人員太多，徒增聯(lián)系上的困難。采購(gòu)人員的工作滿足感比較低，因其對(duì)任何采購(gòu)案件均無(wú)完整之決定權(quán)。,4.混合式編組實(shí)際上采購(gòu)組織設(shè)計(jì)時(shí)通常同時(shí)考慮多種因素。,某人造纖維制造公司采購(gòu)組織表,5.按采購(gòu)渠道設(shè)計(jì),6.工程項(xiàng)目采購(gòu)設(shè)計(jì),第四節(jié)、采購(gòu)組織的職責(zé),對(duì)外而言：選擇/管理供應(yīng)商，和供應(yīng)商保持良好的關(guān)系；對(duì)內(nèi)而言：控制采購(gòu)流程；保證采購(gòu)質(zhì)量和交貨周期，滿足公司生產(chǎn)和市場(chǎng)的需要。,共同商品的訂貨和結(jié)算處理協(xié)調(diào)各分采購(gòu)部門的采購(gòu)工作與企業(yè)其他部門溝通，制定采購(gòu)計(jì)劃，且將重要的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)制定采購(gòu)制度和設(shè)計(jì)合理的采購(gòu)流程重要供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)完成采購(gòu)人員的培訓(xùn)和組織的調(diào)整,1.采購(gòu)總部的職責(zé),2.下級(jí)采購(gòu)部門的職責(zé)執(zhí)行采購(gòu)總部制定的采購(gòu)計(jì)劃，組織具體的采購(gòu)活動(dòng)；對(duì)于本部分特有物品的采購(gòu)，尋找合適的供應(yīng)商，并且和供應(yīng)商進(jìn)行談判；核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單所購(gòu)物料的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；市場(chǎng)信息的收集，價(jià)格變化的調(diào)查分析。,采購(gòu)相關(guān)人員的職責(zé),1.采購(gòu)經(jīng)理,（1）擬訂采購(gòu)部門工作方針與目標(biāo)；（2）負(fù)責(zé)主要原料或物料之采購(gòu)；（3）編制年度采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算；（4）簽核訂購(gòu)單與合約；（5）采購(gòu)制度之建立與改善；（6）撰寫部門周報(bào)或月報(bào)；（7）主持采購(gòu)人員教育訓(xùn)練；（8）建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系；（9）督導(dǎo)采購(gòu)部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核；（10）主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。,2.采購(gòu)科長(zhǎng),（1）分派采購(gòu)人員及助理的日常工作；（2）負(fù)責(zé)次要原料或物料之采購(gòu)；（3）協(xié)助采購(gòu)人員與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等；（4）采購(gòu)進(jìn)度之追蹤；（5）審核一般物料采購(gòu)案；（6）市場(chǎng)調(diào)查；（7）供應(yīng)商之考核。,3.采購(gòu)員,（1）經(jīng)辦一般性物料采購(gòu)；（2）查訪廠商；（3）與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等；（4）確認(rèn)交貨日期等；（5）一般索賠案件之處理；（6）處理退貨；（7）收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。,一位從事家電配件銷售的朋友頗有感觸地說，現(xiàn)在的采購(gòu)人員花樣翻新，供應(yīng)商無(wú)所適從。據(jù)他介紹，P公司的采購(gòu)員A是一位“高手”，為此，此采購(gòu)員常常受到公司的表彰。A的“高招”是：一方面采取多家同時(shí)供應(yīng)的方式，挑起供應(yīng)商之間對(duì)回扣的攀比；另一方面又大肆壓低供應(yīng)商的配件價(jià)格，以獲取公司的高額獎(jiǎng)金和表彰。供應(yīng)商由于回扣不斷增高而價(jià)格又不斷降低的壓力，無(wú)法對(duì)配件生產(chǎn)進(jìn)行“精耕細(xì)作”，導(dǎo)致配件質(zhì)量的不斷下降，而企業(yè)由于只憑表象來評(píng)采購(gòu)人員，在一定程度上助長(zhǎng)了采購(gòu)人員的暗箱操作，損害了企業(yè)的利益。思考：企業(yè)的采購(gòu)人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？企業(yè)如何評(píng)估采購(gòu)人員，又如何杜絕采購(gòu)過程中的“回扣”問題？,能力方面,價(jià)值分析能力預(yù)測(cè)能力表達(dá)能力專業(yè)知識(shí)：豐富的產(chǎn)品和生產(chǎn)工藝知識(shí)供應(yīng)商輔導(dǎo)與改善能力,品質(zhì)方面,臨財(cái)不茍得敬業(yè)精