《文書檔案管理》練習題

文書檔案管理練習題 一、名詞解釋大事記：答：大事記是按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。組織沿革：答組織沿革是系統(tǒng)記載一個機關、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構、人員編制、體制變革情況的種參考資料。是我們研究國家機關史、地方史、革命史以及各種專業(yè)史的重要參考資料。二、填空題1、文書轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件： 辦理完畢 、 保存價值 、 系統(tǒng)整理 、 移交歸檔 。2、公文結構的必備要素主要包括 公文標題 、 正文 、 成文日期 、 公文制發(fā)責任者 。3、歸檔文件管理工作由檔案室完成，文件承辦部門或業(yè)務部門應在每年 1至2月份 月將文件向檔案室移交。4、歸檔文件目錄的主要組成部分是： 案卷目錄 、 卷內(nèi)文件目錄 。5、單份文件整理的檔號章欄目包括 全宗號 、 類別號 、 保管期限 、 年度 、 機構 、 件號 。6、文件歸檔范圍劃分的原則是（1）“以我為主”，以本單位工作活動為主； （2）“有文必檔”與“有檔不歸”7、國家行政機關公文處理辦法規(guī)定的對外發(fā)文的文種主要有 13 種。8、案卷標題是由 作者 、 通訊者 、 問題 、 時間 、 名稱 、 地區(qū) 等要素構成的一個大詞組。9、當前，歸檔整理方法主要有兩種： 立卷法 、 單份文件歸檔 。10、收文中需要歸檔的主要有： 一是針對本機關的來文，即本機關是文件的主送機關 、 二是來文內(nèi)客與本機關業(yè)務工作有關。這部分主要指上級業(yè)務指導機關或本行業(yè)主管部門的文件 、 三是來文內(nèi)客與本機關業(yè)務工作無關，但本機關需要貫徹執(zhí)行的。三、判斷題1、成套的會議文件應全部歸檔，可按同一期限統(tǒng)一編制檔號。（ X ）2、上級業(yè)務指導機關制發(fā)的普發(fā)性業(yè)務文件，本單位有具體貫徹意見的，存入定期30年。（ X ）3、已在本單位檔案軟件系統(tǒng)處理流轉(zhuǎn)完畢的文件，只須將其電子版本歸檔即可。（ X ）4、在單份文件整理方法中，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件可作為一件來處理。（ ）5、本單位的會計年報應列入文書檔案的歸檔范圍。（ ）四、簡述題1、文件與檔案的聯(lián)系答檔案的前身是文件材料，文件的歸宿是檔案。（1）文件與檔案是同一事物在不同階段上的稱呼；（2）檔案是歸檔后經(jīng)過篩選、經(jīng)系統(tǒng)整理的的文件。2、列入永久保管為檔范圍的文件材料主要內(nèi)容答1）、本機關制定的法規(guī)性政策性文件材料；2）、本機關召開的重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料；3）、本機關職能活動形成的重要業(yè)務文件材料4）、本機關機構演變、人事任免、獎懲、人員名冊等文件材料；5）、本機關有關土地、房屋等重要合同協(xié)議、資產(chǎn)憑證性材料；6）、本機關反映單位基本歷史面貌的文件材料；7）、關于重要問題的請示與上級機關的批復、指示；8）、上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料9）、同級、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示及本機關的批復材料。3、簡述單份文件整理的流程1)、收 集：收集應歸檔的文件材料，齊全完整2) 歸檔判斷: 判斷文件是否歸檔, 依照歸檔范圍,慎重決定文件去留3) 確定期限: 確定歸檔文件的保管期限, 準確客觀4）分 類：年度-機構（問題或文號）-期限，分類方法科學、適用，保持相對穩(wěn)定5）編制頁碼6）裝訂7）排序8）蓋檔號章9）電腦著錄10）裝盒排架11）打印目錄12）編制檢索工具4、歸檔說明的主要內(nèi)容（1）本單位基本情況（單位名稱、性質(zhì)、隸屬關系、工作職能、年度工作概況）；（2）組織機構設置、主要領導人任職等及其變化情況（3）本年度文書立卷情況（立卷工作的組織、文件完整性、數(shù)量、存在問題） 五、論述題：（給出要點，學生分析論證，以便給分）1、淺談高校檔案的利用與保密性原則檔案的利用和保密性在高校檔案管理工作中起著相當重要的作用。高校人事管理部門是收集和管理高校教學科研人力資源財富,傳播檔案信息,為教學、科研提供原始的人才憑證,維護歷史真實面貌的重要基地。近年來,作為高校人事管理部門每年都會收入大量的、具有很高的學術研究和科技開發(fā)價值的人力資源信息。因此,做好高校人力資源的保密工作至關重要。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，不可偏頗。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案的保密性是由它的政治性、機密性所決定的。人事檔案從產(chǎn)生之日起，就為一定的階級所掌握，為一定的社會制度服務或為一定的集團所利用。在社會主義條件下，人事檔案的存在與發(fā)展是無產(chǎn)階級的政治和國家根本利益需要，它是黨和國家干部、人事工作的重要組成部分，是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現(xiàn)代化建設服務的。1、關于檔案利用的分析與探索1.1檔案的開放工作1.2檔案利用的監(jiān)督工作2、關于檔案保密性原則的分析與論述2.1 關于檔案保密性原則的概念論述2.2 關于檔案保密性原則的重要性2.3 電子檔案為檔案的保密性原則和檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)3、關于協(xié)調(diào)檔案利用和檔案保密性原則之間關系的一些措施3.1 普及檔案管理以及檔案利用、保密原則的相關知識，讓人們能夠充分認識到其中的厲害關系3.2 加強檔案法、憲法等法律法規(guī)中關于檔案的法律規(guī)定或者是法律條文的宣傳與推廣3.3對外公布檔案開放的消息以及范圍，擴大檔案利用的范圍提高利用的效率3.4 提高檔案的收集力度，用與時俱進的眼光看待檔案管理2、淺談檔案編研工作的意義答檔案編研工作是檔案管理中一項獨立的業(yè)務工作，對于開發(fā)檔案信息資源，做好檔案工作具有重要的意義。 第一、是檔案館（室）主動地、系統(tǒng)地、廣泛地提供利用的一種有效方式。 第二、是提高檔案館（室）工作總體水平的重要途徑。 第三、是保護檔案原件和長遠流傳檔案文獻的有效措施。1、編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于社會各項事業(yè)，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。 2、編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。 3、開展檔案編研工作，可以擴大檔案工作部門在社會上的影響力。通過編研工作，向社會提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。 4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動”，“抗戰(zhàn)時期的講稿、詩文”，“鼠疫及預防措施”等重大歷史事件的專題資料，都是對廣大公眾，特別是青少年進行愛國主義的生