公司ERP運行管理制度

公司信息化管理_ERP運行管理制度目 錄 一、 總則 二、 數(shù)字化管理操作使用管理制度 三、 計算機上機操作記錄制度 四、 數(shù)字化管理人員管理（崗位責任制）制度 五、 數(shù)字化管理帳務處理制度 六、 數(shù)字化管理報表管理制度 七、 數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護制度 八、 數(shù)字化管理檔案管理制度 總 則 數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實現(xiàn)企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人 員，計算機硬件系統(tǒng)、機房、核算軟件，及各類會計信息組成的一個有機整體，為保證已建立的ERP系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運行，而且在運行過程中不斷 提高運行效率，增強信息系統(tǒng)的運行效果，有必要對系統(tǒng)進行科學、嚴密的管理，即： 1、 建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運行； 2、 加強對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運行效率； 3、 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務。根據(jù)以上目的，并結(jié)合財政部對企業(yè)財務數(shù)字化的規(guī)定和FAS2000 ERP系統(tǒng)的特殊性與我公司的實際情況，制定出我公司ERP系統(tǒng)的管理制度。 本制主要包括ERP系統(tǒng)的使用管理、帳務系統(tǒng)管理、報表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護管理及檔案管理等內(nèi)容。 本制度由XX部負責解釋說明及監(jiān)督實施。 本制度是依照財務的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當前ERP系統(tǒng)的運行實際情況制定的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應及時進行補充修改。 本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化管理操作使用管理制度 數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計算機應用技術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學科與會計理論和方法融為一體，通過 貨幣計量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運算和輸出，運用最新科技成果，以現(xiàn)代機器工作取代手工操作，實現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期或 不定期地提供計劃和控制經(jīng)濟過程需要的會計信息和生產(chǎn)信息等，為此，為保證數(shù)字化管理正常運轉(zhuǎn)并完成預定的任務，特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通過對系統(tǒng)運行的管理，保證系統(tǒng)正常運行完成預定的任務，保證系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整，只有加強使用管理才能避免非法舞弊 行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及時恢復，出現(xiàn)錯誤后能及時發(fā)現(xiàn)，及時糾正，保證輸出信息正 確、真實。 一、 機房的管理： 計算機屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，為保護計算機設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下： 1、 機房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護人員分工負責、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴禁入內(nèi)； 2、 保持機房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機以及其它設(shè)備的塵埃和贓物； 3、 嚴禁在微機前用水和吸煙，以免引起短路、火災或其它操作； 4、 為防止意外事故的發(fā)生，機房內(nèi)杜絕一切火源，機房內(nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝； 5、 在工作中突然停電，應注意及時關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機時應關(guān)閉微機電源，下班前應檢查電源的關(guān)閉及UPS使用等情況； 6、 嚴禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲盤； 7、 未經(jīng)許可，不準對外服務，以防病毒傳入； 8、 機房無人時應加鎖，確保主機安全。 二、操作使用管理： 本管理是對計算機硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務是 建立、健全和完善數(shù)字化管理運行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、及時糾正、及時恢復，同時保證數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時性、完整性和連續(xù)性。 1、上機運行系統(tǒng)的規(guī)定： （1） 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準的有關(guān)人員，有權(quán)上機操作運行系統(tǒng)； （2） 非指定人員不能上機運行系統(tǒng)； （3） 上機使用注意事項見附錄：（上機注意事項規(guī)定）； （4） 上機使用人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責任； （5） 上機人員必須按照各自的操作權(quán)限進入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； （6） 應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； （7） 不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； （8） 未經(jīng)批準，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令； （9） 對各應用軟件word、excel等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應存任何非系統(tǒng)文件，維護人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負后果。 2、上機使用人員職責和權(quán)限： A、系統(tǒng)管理員： 對整個系統(tǒng)的運行進行負責。 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財務軟件的特點和本單位會計核算的實際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合 會計度與本單位的核算管理要求，報表數(shù)據(jù)格式必須符合財政部門和 其它有關(guān)部門的要求。 協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系； 負責組織和監(jiān)督系統(tǒng)運行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。 負責保證計算機系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時性的檢查，并做好上機記錄的整理工作，應按規(guī)定及時性歸檔。 負責作好系統(tǒng)運行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 B、系統(tǒng)維護人員： 負責系統(tǒng)運行中硬件和軟件的維護工作： 負責系統(tǒng)維護工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作； 負責定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況； 負責系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作； 按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應性和正確性的維護； 系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護外，不允許隨意打開數(shù)據(jù)庫運行操作，實施數(shù)據(jù)維護時不準修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機人員一律不準實施數(shù)據(jù)庫操作。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進入當前運行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 負責系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 嚴格按照系統(tǒng)規(guī)定進行操作； 負責軟盤備份及歸檔工作； 負責輸出打印憑證、帳簿和報表，并管理及歸檔工作； 日記帳應當天登錄，登錄后即打印出當天的日報表，做到日清月結(jié)； 月底滿頁可打印所有的帳簿和會計報表； 記帳憑證按規(guī)定隨時打印。 D、數(shù)據(jù)錄入人員： 檢查專職會計人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對于違規(guī) 記帳憑證不得錄入； 數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應及時詢問有關(guān)人員，不 得擅自修改和作廢。 認真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復核人員進行復核； 日記帳數(shù)據(jù)錄入應做到日清月結(jié)。 E、數(shù)據(jù)審核人員： 負責數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性； 復核人員不得進行數(shù)據(jù)錄入操作，復核時如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤時，應通知錄入人員修改，待修改后再進行復核； 負責輸出數(shù)據(jù)的審核； 對不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認。 F、專職會計人員： 根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應符合財務制度的要求，做 到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準確、摘要簡明規(guī)范； G、檔案管理人員： 負責數(shù)字化管理各類系統(tǒng)軟盤、各種文檔、種類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印的記帳憑證，帳簿和報表等有關(guān)會計資料存檔管理； 按規(guī)定時間催交入檔； 對不符合要求的會計資料及軟盤不予接收； 做好安全保密工作； 未經(jīng)批準，不得外借。 上機操作注意事項 一、開機步驟： 1、 打開電源開關(guān)； 2、 打開UPS電源開關(guān)； 3、 打開打印機開關(guān)； 4、 打開顯示器開關(guān)； 5、 打開主機開關(guān)。 二、關(guān)機步驟： 1、 關(guān)上主機開關(guān)； 2、 關(guān)上顯示器開關(guān)； 3、 關(guān)上打印機開關(guān)； 4、 關(guān)上UPS電源開關(guān)； 5、 關(guān)上電源開關(guān)。 三、每次關(guān)機后再一次開機應間隔一至三分鐘； 四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開； 五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操 作步驟； 六、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打； 七、嚴禁使用游戲盤，違者重罰。 計算機上機操作記錄制度 實際應用ERP管理軟件的企業(yè)在實踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對數(shù)字化管理單位要求有“必要的上機操作記錄制度”，作為天心FAS2000ERP系統(tǒng)也不例外，為 保證我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護任務，了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴格微機管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 一、 所有上機操作人員必須登記所有上機操作情況，要求填寫日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運行時間和運行情況。 二、登記操作記錄要認真詳細，操作過程中沒有問題，運行情況及備注欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記錄,并向系統(tǒng)維護員報告。 三、不得進行未作登記記錄的任何軟硬件維護工作。 四、系統(tǒng)維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應有明確記載，對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報告單。并向系統(tǒng)總負責人匯報。 五、操作記錄每月裝訂成冊，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 六、要真實完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度根據(jù)問題的嚴重程度予以處理，請所有操作人員及維護人員必須嚴格遵照執(zhí)行。 附錄二： 上機操作記錄 上機時間 操作員姓名 操作內(nèi)容 運行時間 運行情況 備注 數(shù)字化管理崗位責任制 為使我公司數(shù)字化管理工作進程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開展，確保此項工作的合法性、準確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責任性。 一、 數(shù)字化管理崗位： 根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會計核算的特點及企業(yè)對數(shù)字化管理崗位設(shè)置的要求，在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導下，從各個崗位出發(fā)圍繞數(shù)字化來開展工作，更好地發(fā)揮其應有的作用，特設(shè)如下管理崗位： 主管會計、財務負責人、系統(tǒng)管理與維護、業(yè)務經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)務復核、業(yè)務稽核、業(yè)務數(shù)據(jù)管理、檔案管理。 二、崗位職責： （一） 主管會計：對企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應用項目進行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。 （二） 財務負責人：制訂財務數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會計提供重大硬件、軟件使用、應用項目的決策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)特點合理的設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況，嚴格按各崗位標準進行考評。 （三） 系統(tǒng)管理維護崗： 1、 參與制定本廠財務數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度； 2、 執(zhí)行對操作人員的管理和計算機檔案管理職能，對會計軟件進行日常維護，保證計算機軟件、硬件財產(chǎn)安全可靠； 3、 及時了解計算機故障情況，并采取相應處理措施，遇到重大的系統(tǒng)運行故障必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫故障報告單并及時報給數(shù)字化主管人員； 4、 正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作； 5、 開發(fā)的軟件應充分利用本公司已經(jīng)應用的信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)的功能，并應以易接受、易掌握為原則； 6、 未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準的開發(fā)項目，不得上機； 7、 保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實施。 （四） 業(yè)務經(jīng)辦與操作： 依照科目負責制的原則，設(shè)置成本核算、費用核算、材料、銷售、債權(quán)債務往來的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級核算等崗位，各崗位嚴格按照本公 司財務制定的業(yè)務工作標準進行日常工作。做好記帳前對明細帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。充分使用計算機對帳、核銷等功能來完成工作，并按帳務管理制度 要求打印帳簿、報表。 （五） 數(shù)據(jù)錄入： 1、 執(zhí)行系統(tǒng)管理對崗位工作的具體指揮、要求； 2、 及時、準確地按規(guī)定標準輸入手工記帳憑證、生成機制憑證及帳表； 3、 通過系統(tǒng)管理員及時準確地為領(lǐng)導提供所需數(shù)據(jù)； 4、 系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人； 5、 正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項規(guī)定； 6、 發(fā)現(xiàn)問題，及時向系統(tǒng)管理員及財務主管負責人反映； （六） 數(shù)據(jù)復核崗： 1、 對輸入計算機憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機制憑證的一致性； 2、 對已錄入的憑證及時復核，最遲不得超過次日復核完畢； 3、 發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析責任原因，通知有關(guān)崗位人員進行修改，復核人員不得擅自修改； 4、 填好上機操作及其有關(guān)事項登記表，發(fā)現(xiàn)問題通知有關(guān)人員協(xié)調(diào)處理； 5、 按日整理復核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進行匯總、打印匯總憑證； 6、 復核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對審核結(jié)果負責。 （七） 數(shù)據(jù)稽核： 1、 審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗收人、主管領(lǐng)導簽字； 2、 審核記帳憑證是否符合會計制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，各種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，保證帳帳相符、帳表相符； 3、 發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時，退回業(yè)務經(jīng)辦人員進行協(xié)調(diào)處理； 4、 每周對所有原始憑證、機制憑證、報表進行一次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無誤； 5、 稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對所有因人為因素造成而未及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問題負責。 （八） 數(shù)據(jù)管理崗： 1、 執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求； 2、 根據(jù)復核后的計算機憑證，按本匯總、打印、輸出機制憑證匯總表，粘貼在機制憑證上，保證機制憑證在內(nèi)容、編號、金額上的正確性。 3、 對存貯在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會計文件、憑證、帳表等要及時備份，備份軟盤要編號及蓋章歸檔； 4、 根據(jù)帳務管理制度有關(guān)規(guī)定，進行及時對帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年； 5、 對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不允許任何人進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作； 6、 注意保管、查看計算機操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報告并負責操作記錄的整理、裝訂及歸檔； 7、 按檔案管理要求移交檔案，填寫檔案移交單； 8、 對本崗位負責，在檔案移交單上蓋章。 （九） 檔案管理崗： 1、 嚴格按照檔案管理制度要求進行日常工作； 2、 對會計核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分別存放在不同地點； 3、 對購置或自制開發(fā)的會計軟件，要作為會計檔案妥善保管，并負責督促計算機憑證、帳薄、報表的裝訂歸檔； 4、 注意查看檔案移交登記表，對接收的計算機檔案資料負責。 各崗位嚴格執(zhí)行制度要求，相互協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展的建議，保證我公司財務數(shù)字化向著健康有效的方向發(fā)展。 三、監(jiān)督、落實 本規(guī)定由財務主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。 帳務系統(tǒng)管理制度為保證帳務系統(tǒng)安全、正常、可靠的運行，根據(jù)天心軟件的實際要求及我公司的實際情況，特制定帳務系統(tǒng)管理制度。 本制度包括帳務系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務管理工作標準等內(nèi)容。 一、 人員的組織 系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護員、錄入員、操作員、復核員、稽核員、數(shù)據(jù)管理員，從業(yè)務管理及財務處理流程來分，系統(tǒng)配備系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)維護員，數(shù)據(jù)管理員，財務主管，主辦會計，出納，往來會計，存貨會計，銷售管理員，具體配備見下表： 編號 崗 位 姓 名 1 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管理 閻勇 2 系統(tǒng)維護員 系統(tǒng)維護 閻勇 3 數(shù)據(jù)管理員 數(shù)據(jù)管理 閻勇 4 財務主管 稽核員 張經(jīng)理 5 主辦會計 復核、錄入、操作 張經(jīng)理 6 出納 錄入、操作 張文靜 7 往來會計 錄入、操作 張文靜 8 存貨會計 錄入、操作 吳寶剛、梅沖 9 銷售管理員 錄入、操作 張淑京 具體職責參看數(shù)字化系統(tǒng)崗位責任制。 二、操作管理制度 （一） 日常事務管理 1、 必須嚴格按照FAS2000天心企業(yè)管理軟件操作流程完成各項工作；各操作人員及財務主管須按照天心FAS2000業(yè)務流程管理規(guī)范及日上 FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范完成自己的工作，詳細操作流程及方法可參照FAS2000天心企業(yè)管理全能系統(tǒng)操作手冊（黃皮書）。 2、 必須以自己的名稱、密碼進入本系統(tǒng)，工作完畢后應及時退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進行其他操作； 3、 不得將口令泄漏給他人，并定期修改自己的口令； 4、 各操作員必須準確輸入屬于自己的工作范圍內(nèi)的單據(jù)內(nèi)容，同時，必須輸入本系統(tǒng)中起主要作用的號碼，如：單據(jù)號、訂單號（即大號）、制令單號、憑證號等。 （二） 日常業(yè)務管理 各操作員必須按照日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范中業(yè)務分工一覽表中的步驟單據(jù)及主營業(yè)務操作流程來操作。 一般操作流程如下： 月初：輸出上月財務報表，報稅，上繳利潤。 月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表 步驟及單據(jù) 操作員 審核 有關(guān)帳表 1進貨單 存貨會計 存貨會計 采購明細表采購統(tǒng)計表進銷存統(tǒng)計表存貨明細表現(xiàn)存量明細表 2進貨退回單 存貨會計 存貨會計 3進貨折讓單 存貨會計 存貨會計 4銷售訂單 銷售管理 存貨會計 受訂明細/統(tǒng)計表 5制令單 存貨會計 6領(lǐng)/退料單 存貨會計 存貨會計 領(lǐng)料/退料明細表進銷存統(tǒng)計表存貨明細表現(xiàn)存量明細表銷貨明細表銷貨統(tǒng)計表銷貨年度統(tǒng)計表銷貨毛利分析表借入還出明細表借入租金明細表借出還入明細表借出租金明細表調(diào)撥明細表, 調(diào)整明細表 7成品繳庫單 存貨會計 存貨會計 8銷貨單 存貨會計 存貨會計 9銷貨退回單 存貨會計 存貨會計 10銷貨折讓單 存貨會計 存貨會計 11借入單 存貨會計 存貨會計 12借入還出單 存貨會計 存貨會計 13借出單 存貨會計 存貨會計 14借出還入單 存貨會計 存貨會計 15庫存調(diào)撥單 存貨會計 存貨會計 16庫存調(diào)整單 存貨會計 存貨會計 17單/多廠商付款單 出納 主管會計 付款明細表，應付帳款明細表/統(tǒng)計表/匯總表/帳齡分析表廠商帳戶變動表 18單/多客戶收款單 出納 主管會計 收款明細表，應收帳款明細表/統(tǒng)計表/匯總表/帳齡分析表客戶帳戶變動表 19其他費用收入/支出單 出納 主管會計 其他費用收入明細表/其他費用支出明細表 20帳戶收支單 出納 主管會計 帳戶收支明細表，帳戶收支匯總表 21帳戶調(diào)撥單 出納 帳戶收支明細表，帳戶收支匯總表 22票據(jù)異動 出納 23審核憑證 主管會計 科目總帳，科目明細帳，日記帳，現(xiàn)金帳，分錄帳，銷貨帳，進貨帳，匯總表，對象別帳 24過帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證調(diào)整憑證 主辦會計 月末： 1、 存貨會計監(jiān)督倉庫盤點，將實際庫存數(shù)量經(jīng)過盤點處理，有誤差時調(diào)整實際庫存數(shù)量及金額。 2、 存貨會計進行材料出庫成本計算，并結(jié)轉(zhuǎn)生成會計分錄傳遞給總帳系統(tǒng)。 3、 出納根據(jù)銀行送來的對帳單生成銀行余額調(diào)節(jié)表。 4、 主辦會計審核完所有的會計憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費用、成本，形成本月利潤，輸出內(nèi)部報表（如：費用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。制作財務報表。 要求：能由系統(tǒng)自動生成的會計憑證不能直接存總帳中輸入，一般性非主營業(yè)務的收付款在銀行帳戶收支單中進行處理，不能直接在總帳中輸入憑證。 附錄六： 業(yè)務處理工作標準 現(xiàn)金： 1、 核對手工憑證與輸入計算機憑證的正確性； 2、 要求日清月結(jié)（啟動現(xiàn)金日報表，每日打印，現(xiàn)金日報表，核對無誤后打兩份，一份上交主管負責人簽字，一份自己保存，并隨時接受不定期檢查）； 3、 現(xiàn)金日記帳滿頁打印； 4、 出納員每天五點必須結(jié)帳，與庫存現(xiàn)金核對，打印日報表； 5、 出納員應每天核查原始憑證與記帳憑證； 6、 嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，庫存限額按要求存儲； 支票管理： 1、 發(fā)放及填寫支票，隨時進行錄入，新購入支票首先按整本、分帳戶一次性錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途，使用部門及個人； 2、 報帳時及時核銷支票； 3、 月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細，催交報銷； 4、 作廢支票應隨正式支票作為憑證的附件。 預付帳款、應付帳款、其它應付款：（收付款系統(tǒng)） 1、 按制定的標準摘要正確錄入； 2、 隨時對新增單位進行目錄維護，并每整理一次，每月28日前交部門目錄管理員； 3、 記帳完畢后，定期（每月一次）對單位往來帳進行核銷； 4、 根據(jù)管理的需要，對欠帳單位，用款部門，金額大小，提供有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)常通知公司內(nèi)有關(guān)部門和人員清理債權(quán)債務。 5、 根據(jù)業(yè)務量大小，隨時與對方單位進行核清帳目； 6、 必須進行參照錄入，嚴格控制往來單位分戶； 7、 屬普通帳，統(tǒng)一打印； 預提費用、待攤費用： 嚴格劃清業(yè)務內(nèi)容，做到及時沖銷預提及攤銷費用。 生產(chǎn)成本： 1、 根據(jù)設(shè)置的明細科目，按標準摘要正確填制； 2、 利用總帳表進行成本核算（包括匯集費用、分配費用、成本計算）； 3、 根據(jù)管理的需要，提供成本核算的有關(guān)數(shù)據(jù)； 4、 定期進行成本分析；及時向領(lǐng)導提供成本核算資料，對帶有傾向性的成本變化要及時反映，以便于改進； 5、 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 6、 按時核對明細帳，記帳憑證審核，當日業(yè)務不超過次日。 其他應收款、應收帳款： 1、 按制定的標準摘要正確錄入； 2、 隨時進行目錄維護，并每月整理一次，于月終28日前交部門目錄管理員； 3、 輸入單據(jù)時或在一定時期內(nèi)對應收帳款余額進行核銷； 4、 根據(jù)管理的需要，每月進行一次帳齡分析，關(guān)及時交部門領(lǐng)導（包括清理欠款單位的及時核銷）； 5、 隨時與銷售部門核對應收及預收貨款，及時、準確提供欠款單位及金額； 6、 必須進行參照錄入，嚴格控制往來單位分戶； 7、 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 管理費用： 1、 根據(jù)設(shè)置的明細科目，按標準摘要正確錄入； 2、 及時進行部門目錄維護，每月整理一次，并于月終28日前交部門內(nèi)目錄管理員； 3、 根據(jù)管理需要，及時進行費用預算分析，按部門分項目列出節(jié)約與超支數(shù)額； 4、 結(jié)合報表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門； 5、 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 銀行存款： 1、 錄入銀行對帳單，隨時錄入銀行對帳單； 2、 審核銀行帳，審核未記帳銀行明細帳，（根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款的標準摘要）； 3、 打帳要求月清，月結(jié)，月打帳； 4、 對帳，要求根據(jù)計算機產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對帳單進行對帳，對帳后打印出余額調(diào)節(jié)表及單位未達帳和銀行未達帳； 5、 銀行帳業(yè)務分析，對于單位未達帳要求按部門，經(jīng)辦人等明細打印，送交各部門催辦，銀行未達帳，送開戶銀行辦理； 產(chǎn)品銷售收入： 1、 根據(jù)已制定的標準摘要制票； 2、 每月登記銷售收入明細帳； 3、 根據(jù)管理需要及時提供銷售收入及應交稅金的金額； 4、 屬普通帳，統(tǒng)一打印； 5、 按規(guī)定正確計算利潤及應交稅金； 材料核算： 1、 原材料、低值易耗： 1） 錄入依照標準摘要輸入； 2） 結(jié)合總帳報表提供內(nèi)部報表； 3） 明細帳和總帳進行核對，與庫存材料明細帳進行核對； 4） 按一般帳統(tǒng)一打?。?2、應付帳款： 1） 按標準摘要制票錄入； 2） 屬普通帳統(tǒng)一打??； 3、其他業(yè)務收入： 1） 按標準摘要正確錄入； 2） 正確提供其他銷售業(yè)務的有關(guān)數(shù)據(jù)（包括銷貨單位、內(nèi)容及金額）； 3） 屬普通帳，統(tǒng)一打印； 固定資產(chǎn)： 1、 固定資產(chǎn)清理，輸入： 1） 按制定的標準摘要及資產(chǎn)名稱逐筆制票； 2） 隨時與固定資產(chǎn)明細帳進行核對沖銷并結(jié)轉(zhuǎn)盈余； 3） 帳簿打印一般明細帳打?。?2、 固定資產(chǎn)原值、折舊： 1） 充分利用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)實現(xiàn)其功能； 2） 隨時利用帳務系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進行核實與調(diào)整； 3） 定期與實物行核對，做到及時清理； 4） 定期與使用部門進行實物核對及時處理； 在建工程： 1、 憑證依照標準摘要及時進行填制； 2、 根據(jù)工程項目的增減及時修改項目目錄； 3、 按資金來源及用途與有關(guān)部門進行核對； 4、 根據(jù)管理需要，結(jié)合總帳報表建立專項管理報表，反映專項資金情況； 5、 提供各項工程的完工程度及支款情況； 6、 及時進行工程結(jié)轉(zhuǎn)； 7、 帳簿統(tǒng)一打?。?總帳、會計報表、應交稅金、應付工資、其他應交款、本年利潤、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出、長期投資、短期投資、長期借款。 1、 嚴格執(zhí)行會計制度、稅務制度，正確設(shè)置會計科目； 2、 按標準摘要正確錄入，能準確反映各科目的業(yè)務內(nèi)容； 3、 及時核對總帳與明細帳，做到帳帳相符； 4、 按規(guī)定正確填制報表，按時報送； 5、 準確反映企業(yè)應交及已交款數(shù)額； 6、 隨時提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時間、支付利息等情況； 7、 按單位、投資構(gòu)成掌握“長期投資”科目內(nèi)容及投資收回情況； 8、 屬普通帳，一般打??； 9、 核對明細帳； 10、 負責所有會計帳務的總稽核，并對會計憑證、帳簿經(jīng)常性的審核； 數(shù)字化管理報表管理制度 一、根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一設(shè)計和布置的格式來編制上報的會計報表。 二、內(nèi)部管理的會計報表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會計審核設(shè)定。對于內(nèi)部期層單位需要上報的會計報表格式也要由財務部、主管會計統(tǒng)一規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動。 三、根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確填制或由機器自動生成會計報表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。 四、內(nèi)部基層單位上報的會計報表應將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，保證表與表之間的勾稽嚴密，數(shù)據(jù)一致。 五、每月的會計報表必須軟盤和書面兩種形式保存。軟盤報表和書面報表的數(shù)據(jù)必須一致。 六、存貯在硬盤上的會計報表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。備份次每月不得少于一次。要做雙備份，做備份前要填寫備份數(shù)據(jù)登記表（附錄八）。 七、每月的會計報表必須以書面的形式打印出來統(tǒng)一整理，并經(jīng)會計主管領(lǐng)導審閱簽字或蓋章。 九、 每年年終時，必須將一年會計報表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤和打印書面報表）統(tǒng)一整理并與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見數(shù)字化管理檔案管理制度說明。 附錄七： 會計報表系統(tǒng)業(yè)務流程圖 填制記帳憑證 錄入 記帳（記帳憑證） 帳中取數(shù) 取損益表的數(shù)據(jù) 填制轉(zhuǎn)帳憑證 錄入 記帳（轉(zhuǎn)帳憑證） 帳中取數(shù) 資產(chǎn)負債表 資產(chǎn)負債表（續(xù)） 應上交及應彌補表 表中取數(shù) 財務狀況變動表 工業(yè)企業(yè)指標表 附錄八： 備份數(shù)據(jù)登記簿 備份日期 備份內(nèi)容 備份盤序號和盤數(shù) 備份狀態(tài) 操作員 ERP系統(tǒng)的維護制度 目前ERP系統(tǒng)已投入運行，為及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，滿足財務管理適應工作的變動，進一步增進系統(tǒng)的功能等，必須加強對系統(tǒng)的維護。 系統(tǒng)的維護包括：維護任務、人員配備、維護人員的權(quán)限及軟硬件的維護。 一、系統(tǒng)維護的任務： 1、 實施對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行； 2、 在系統(tǒng)發(fā)生故障時，及時排除故障和恢復運行； 3、 根據(jù)數(shù)字化工作實際需要提出系統(tǒng)擴充報行，報財務主管； 4、 在系統(tǒng)擴充時負責安裝、調(diào)試，直至運行正常； 5、 在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應性的維護工作； 二、人員配備： 1、 配系統(tǒng)維護員一名，完成以上工作； 三、系統(tǒng)維護人員的權(quán)限： 1、 系統(tǒng)維護只能由系統(tǒng)維護人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不能實施； 2、 必須按規(guī)定的程序進行軟件的修改操作； 3、 不得進行任何未作登記的軟硬件維護操作； 4、 維護人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。 四、硬件設(shè)備的維護是指對主算機硬件進行檢查，修復。 一） 硬件設(shè)備配置 數(shù)字化管理設(shè)備是指專門用于計算機及其配套設(shè)備，包括計算機主機、顯示器、打印機等。 二） 硬件設(shè)備的管理： 會計電算專用硬件設(shè)備由財務統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下，不得使用，確需使用時必須經(jīng)財務部負責人批準，并確認不影響數(shù)字化管理的正常工作，操作時必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名、批準時間。 會計電算硬件設(shè)備專門用于運行帳務處理系統(tǒng)，報表處理系統(tǒng)及其他會計事務處理軟件。任何人不得用于游戲，不得用于對外服務。 為了避免計算機染上病毒，所有軟盤必須進行病毒檢測，若有病毒殺毒后才可進行其他操作。為保證硬件的安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等。 三） 硬件設(shè)備的維護會計電算硬件設(shè)備的維護工作由系統(tǒng)維護人員負責進行，一般維護人員工作需登記系統(tǒng)維護登記表即可，大的硬件維護需做系統(tǒng)維護報告，報財務負責人及系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)維護登記表見附錄。 四） 硬件系統(tǒng)的安全與保護 1、 組織操作人員對計算機，鍵盤和打印定期進行全面的檢查，清洗計算機和打印機。 2、 為了保障計算機安全正常運行，機房應裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持適當溫度。 3、 機房內(nèi)不準抽煙，杜絕一切火源。為防意外事故的發(fā)生，機房內(nèi)應配備滅火設(shè)備。 4、 機房內(nèi)的一切電器設(shè)備必須經(jīng)過用電技術(shù)管理部門同意后能安裝。 5、 工作中突然停電時必須及時關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。 6、 操作人員離開機房時應關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時必須關(guān)閉電源開關(guān)。 7、 上機必須遵照以下順序： 首先開UPS電源，其次開打印機、第三開顯示器、第四開主機；下機順序相反。 五、軟件的維護制度 會計軟件的維護，提指保證會計軟件原設(shè)計功能的正常實現(xiàn)所能實施的程序修正，會計軟件參數(shù)調(diào)整和會計數(shù)據(jù)的更正與恢復等工作。 一） 會計軟件配置情況 按照分步實施的方針，財務部配備了天心軟件。 二） 會計軟件的維護與管理 1、 由于財務部用天心公司的商品軟件，程序修正和會計軟件的參數(shù)調(diào)整一般由天心公司實施，會計數(shù)據(jù)的更正與恢復一般由系統(tǒng)維護人員負責，其他操作人員一律不得進行維護操作。維護人員實施數(shù)據(jù)更正與恢復必須作好詳細記錄。 2、 程序修正與會計軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù) 操作使用人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)天心軟件的原設(shè)計功能未能 正?，F(xiàn)時，立即作詳細記錄后報告系統(tǒng)管理員； 系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會計軟件參數(shù)調(diào)整要求； 財務部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時，應 由系統(tǒng)管理員進安裝和運行，測試后才能交操作人員使用運行。 軟件維護后進行系統(tǒng)維護登記。 3、 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復操作必須由系統(tǒng)維護人員或天心公司專 職維護人員負責，其他人員均不得進行維護操作。 由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑 證更正方法進行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護操作給予修正。 下述情況下只有維護人員才能實施數(shù)據(jù)的修正操作： A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； B、記帳時中斷； C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤； 一般情況下不允許實施數(shù)據(jù)恢復操作，只有當硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 并無法修正或更換硬件設(shè)備時才能實施數(shù)據(jù)的恢復操作。 A、 數(shù)據(jù)修正與恢復的程序 B、 系統(tǒng)管理員對維護人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復要求； C、 系統(tǒng)維護人員在系統(tǒng)管理員和會計人員的指導下修正或恢復會計數(shù)據(jù)； D、 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復后的數(shù)據(jù)，確定準確無誤后通知操作使用人員。 4、會計科目的維護： 會計科目不得隨意改動、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計主 管批準后并授權(quán)有關(guān)人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、 增刪會計科目。確需增刪改的，需報批準，并做相應的并帳、分 帳、撤帳等處理。 5、會計軟件的升級： 應由系統(tǒng)管理維護人員報財務主管批準，由系統(tǒng)管理員組 織，維護人員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。 6、會計軟件的管理： 財務部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。 運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。 三、軟件系統(tǒng)的安全與保護 操作人員運行的會計軟件必須是經(jīng)過編譯的程序；會計數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。 根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密，不得泄露。 系統(tǒng)維護登記表 時間 報請人 審批人 維護人 維護類型 一、維護原因： 二、維護操作： 三、結(jié)果： 四、備注： 數(shù)字化管理檔案管理制度 數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。 數(shù)字化管理檔案是ERP活動的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。 一、檔案管理的任務： 收集和整理應入檔的會計資料； 保管和利用好會計檔案； 遵守會計檔案的保存期限。 二、檔案管理制度的內(nèi)容： 1、會計憑證的收集和整理： 會計憑證是會計檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟活動的書面證明，是會計核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計檔案范圍和不必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。 其次，與主要負責憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)； 第三，根據(jù)適當厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱