外協(xié)跟單崗位職責(zé)

外協(xié)跟單崗位職責(zé)崗位職責(zé) 全面準(zhǔn)備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認(rèn)所掌握的所有資料之間制作工藝細(xì)節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細(xì)反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時確認(rèn)。 務(wù)必保證該公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細(xì)并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明） 事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對工廠的優(yōu)/劣勢進行充分評估，做到知根知底。 跟單員言行、態(tài)度均代表該公司，因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能隨意越權(quán)表態(tài)，有問題及時請示公司決定。 預(yù)先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強工作力度，完善細(xì)化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預(yù)先充分防范、工作中重復(fù)發(fā)掘、及時處理問題并總結(jié)經(jīng)驗，對以后的工作方式和細(xì)則進一步完善方為根本之道。 訂單跟單員與訂單負(fù)責(zé)人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對方溝通，將問題降到最低限度。跟單介紹具體步驟第1步：當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進行溝通，確定初步意向后?？蛻敉ㄟ^快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。此時，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經(jīng)過業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復(fù)印一份，正本留自己保存。）給打樣室進行打樣。第2步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。第3步：客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同時下單。第4步：根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。第5步：之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復(fù)印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復(fù)印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。第6步：將合同復(fù)印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負(fù)責(zé)人。第7步：及時反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達成協(xié)議后，將結(jié)果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。第8步：快出貨時，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導(dǎo)致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復(fù)印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。第1步：即使做好議付單據(jù)連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務(wù)部到銀行進行相關(guān)事項。第11步：到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財務(wù)部進行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)。以上所有自己保存的單據(jù)按合同和客戶編號先后順序進行分檔管理。舉例以服裝跟單為例，跟單過程如下：一般程序如下：接受客戶指示單，分析產(chǎn)品材料，采購材料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品要求，緊抓生產(chǎn)進度滿足交貨日期），發(fā)樣品給客戶認(rèn)可，大貨投產(chǎn)。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準(zhǔn)備。一、 工藝單先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。對著工藝單進行逐項檢查：首先是主料，如面料的品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布（應(yīng)注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。對照工藝單認(rèn)真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關(guān)HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細(xì)的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權(quán)利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態(tài)，自己要主動去創(chuàng)新設(shè)計一些東西。在這點上，應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種要求）。二、 核價認(rèn)真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認(rèn)真，經(jīng)過誰手該把關(guān)的沒把好關(guān)的要負(fù)首要責(zé)任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關(guān)資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。工藝室人員進行有關(guān)工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異）進行詳細(xì)解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。生產(chǎn)車間對照工藝單，進行生產(chǎn)量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細(xì)告知（最好是書面）生產(chǎn)部門，以便盡可能核算準(zhǔn)確。匯總資料，核算價格。由于核價員習(xí)慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關(guān)提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切，都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價資料或者是工藝單里，以便以后備查。報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經(jīng)常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標(biāo)注，跟單員要負(fù)主要責(zé)任；所有擔(dān)當(dāng)學(xué)會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。我做單證做到心力交瘁三、備樣一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要準(zhǔn)確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認(rèn)，避免重復(fù)返工）：（一）樣品款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當(dāng)有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。確認(rèn)樣：作為確認(rèn)樣，客戶看重的是，顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認(rèn)樣是給設(shè)計師看的，所以一定是好的和準(zhǔn)確的，符合設(shè)計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。產(chǎn)前樣：一般來說是在大貨面料出來以后，為了保證大貨的準(zhǔn)確性，在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大伙的檢驗。為了生產(chǎn)的方便，要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失，安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認(rèn)后，進行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打印、繡花樣。廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。齊色樣：此項要求的客戶比較少，可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價、報價，然后等客戶確認(rèn)意見。水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。船樣：大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。（二）色樣色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認(rèn)。紗樣。布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認(rèn)。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門購紗。（三）印、繡花樣首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準(zhǔn)確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認(rèn)周期（印、繡花打確認(rèn)樣時間：原則上從業(yè)務(wù)員將印、繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員，外協(xié)員要注意打確認(rèn)樣布料的顏色一定要正確，確認(rèn)樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認(rèn)樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后的確認(rèn)樣要及時轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠，并做好交接記錄）。外協(xié)員要對以前及以后外加工的印、繡花價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時方便查詢。（四）輔料由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢，重點是快！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認(rèn)銷售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應(yīng)在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據(jù)可查。輔料打確認(rèn)樣時間：原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認(rèn)樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)。作贏外貿(mào)單證必會的18步流程四、合同的執(zhí)行在征得客戶同意或簽定合同并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后（如開L/C、電匯、預(yù)付款等），以L/C結(jié)算的，要盡快催信用證，以預(yù)付款結(jié)算的，款要及時催，以電匯結(jié)算的，風(fēng)險較大，通常適用于老客戶。下達生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關(guān)部門在合理的時間內(nèi)接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關(guān)部門和客戶進行溝通和調(diào)解，做出最合理的生產(chǎn)計劃。五、確認(rèn)在合同簽定后，對于擔(dān)當(dāng)來說，確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時，要掌握以下幾條原則：a) 首先排列生產(chǎn)計劃，盤查確認(rèn)點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開始。b) 監(jiān)督和督促生產(chǎn)計劃，確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進行的有關(guān)指示，書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的責(zé)任人心中，并已得到認(rèn)真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認(rèn)意見或修改意見要及時傳達，對生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題進行監(jiān)督、反饋，對于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題要及時和客戶進行溝通和處理。c) 核對所有來物，與客戶確認(rèn)意見相符一致。d) 要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如出現(xiàn)變更，要在第一時間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。六、合同的跟蹤在合同的執(zhí)行過程中，要準(zhǔn)時填報跟單表，及時給客戶報告生產(chǎn)進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現(xiàn)疏漏的地方，并及時與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對出現(xiàn)的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補救措施等。在臨近交期時，如生產(chǎn)過程中如有妨礙大貨交期無法按合同順利執(zhí)行時，必須事先通知客戶；當(dāng)大貨生產(chǎn)過程中，縫制、印花、繡花等出現(xiàn)妨礙生產(chǎn)順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發(fā)樣給客戶）采取有關(guān)補救措施。為了大貨生產(chǎn)能夠順利進行，首先要及時去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。對于客戶確認(rèn)遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應(yīng)有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產(chǎn)品進行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發(fā)現(xiàn)的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄。七、出貨根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結(jié)果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應(yīng)當(dāng)引起注意，并以書面形式下達給車間）。出貨時間、數(shù)量、入貨時間，及時通知相關(guān)部門（根據(jù)入貨通知時間及時安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協(xié)商處理）。訂艙、報關(guān)。辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。船樣及相關(guān)事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據(jù)遺失，如何處理?八、發(fā)票的開具及貨款回收國際業(yè)務(wù)部單證員負(fù)責(zé)外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，并負(fù)責(zé)填寫開具外銷發(fā)票的相關(guān)表格；國際業(yè)務(wù)部核算員負(fù)責(zé)內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，由跟單員負(fù)責(zé)填寫開具內(nèi)銷跟單員負(fù)責(zé)內(nèi)銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉(zhuǎn)。對于外銷產(chǎn)品貨款的結(jié)算方面，信用證結(jié)算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負(fù)責(zé)對信用證的內(nèi)容進行審核；電匯方式結(jié)算的，要在發(fā)貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。九、報帳對于我部門負(fù)責(zé)的采購及加工業(yè)務(wù)，要及時與生產(chǎn)廠進行對帳，在業(yè)務(wù)結(jié)束確認(rèn)無誤后，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發(fā)票，并按我司相關(guān)文件規(guī)定進行及時報帳。對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執(zhí)行；其他費用的報帳，力求在費用發(fā)生的當(dāng)月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。十、資料的整理與歸檔本部門所有人員對于自己負(fù)責(zé)的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準(zhǔn)亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準(zhǔn)隨意亂放，如發(fā)現(xiàn)隨意亂放者，將對責(zé)任人進行處罰。十一、產(chǎn)品的售后服務(wù)發(fā)票的相關(guān)表格。分類1.按業(yè)務(wù)進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。a)前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止；b)中程跟單是指跟到裝船清關(guān)為止；c)全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。2.按商品類別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。3.按企業(yè)性質(zhì)可分為生產(chǎn)型企業(yè)的跟單和貿(mào)易型企業(yè)的跟單。4.按具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分，可以分為運輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產(chǎn)跟單、樣品跟單。5.根據(jù)貨物的流向，可以分為出口跟單和進口跟單。詳細(xì)流程1.客戶下訂單。2.電傳工廠安排貨物確定產(chǎn)裝時間。3.安排船期訂艙：（如果是送貨要寫送貨通知書）。4.電傳標(biāo)簽到工廠。5.訂艙，托書傳真貨代。6.核銷單備案：（電子口岸備案）7.將報關(guān)單據(jù)在合理日期寄送給貨代：（一般先郵寄報關(guān)委托書和核銷單，記下核銷單號碼，其余 資料可以傳真）（合同，核銷單一式三聯(lián)，發(fā)票，裝箱單，報關(guān)委托書1份，報關(guān)單2份；自己填寫1份，空白1份）。8.辦理保險并審核確認(rèn)：（開船之前；投保金額不留小數(shù)，有小數(shù)的均進一位。）9.提單審核確認(rèn)：（臨近裝船時；非正式的，要顯示集裝箱號，得知船名航次，審?fù)陠魏笠蟪稣?。?.辦產(chǎn)地證：（開船之前；產(chǎn)地證打印）在貿(mào)促會辦理登記蓋章。所需資料：一般原產(chǎn)地證書/加工裝配證明書申請書，原產(chǎn)地證，商業(yè)發(fā)票。產(chǎn)地證日期應(yīng)與發(fā)票簽發(fā)日期一致。11.包裝申明繕制。12.提單寄到后做客戶單據(jù)：發(fā)票，裝箱單，B/L，原產(chǎn)地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書，包裝申明。13.催款。14.外匯申報：（銀行通知有外匯進賬，填寫涉外收入申請表到銀行國際結(jié)算中心辦理，根據(jù)貸記通知單補填單號，拿貸記通知單。）15.核銷：（先到銀行國際結(jié)算中心水單，補填相應(yīng)的核銷單號碼后經(jīng)銀行蓋章。）收匯核銷所需資料：核銷單報關(guān)單（核銷專用聯(lián)）（已蓋章）銀行結(jié)匯水單出口收匯核銷報告表（一式兩份）到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯(lián)出口收匯核銷報告表（已蓋章），核銷單（已蓋章），在相應(yīng)的核銷單核銷專用聯(lián)，退稅專用聯(lián)上加蓋“已核銷”印章，將正常核銷資料退還并由經(jīng)辦人在（出口收匯核銷報告表）上簽收。16.叫工廠開增票：（開過的增票要去稅務(wù)局認(rèn)證，蓋已認(rèn)證印章。）17.出口退稅：所需資料一份：申報出口退稅資料交接表 2份外貿(mào)企業(yè)出口退稅匯總申請表注意事項在外貿(mào)跟單過程中，要做到“認(rèn)真”和“多走一步”。做到“認(rèn)真”明確“認(rèn)真”的必要性。今天的工作是明天的結(jié)果，不認(rèn)真跟進客戶是對公司資源的浪費。全面熟悉公司產(chǎn)品，報價，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗貨，出貨流程，信用證風(fēng)險。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。每一天上班時明確當(dāng)天的工作，下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話式的回復(fù)（完全無商務(wù)信函的格式）。在收到客戶信函時第一時間進行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時，發(fā)送“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶提供明確回復(fù)的時間。即保證溝通的雙向性。最少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對產(chǎn)品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。給客戶的承諾必須全力來實現(xiàn)。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認(rèn)給客戶，以保證每一個承諾的實現(xiàn)。并與上級溝通處理結(jié)果的原因。了解訂單生產(chǎn)排程，定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量進行跟進。公司只有“我們”，沒有他們?？蛻籼岢龅乃袉栴}就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。必須了解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機；客戶的快遞帳號的每一次使用都必須經(jīng)過客戶的允許；對產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。在服務(wù)上“多走一步”宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過網(wǎng)站來了解公司，會節(jié)省很多時間。做到十一個“主動”，主動介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品，主動（定期）與客戶保持聯(lián)系，主動索取客戶快遞帳號，主動提供快遞單號，主動提供樣品產(chǎn)品圖片，主動索取及確認(rèn)外箱嘜頭，主動提供訂單生產(chǎn)進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，主動要求客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋，主動向客戶推薦公司新產(chǎn)品。“主動”表現(xiàn)在行動比客戶早。從每一個微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)，降低公司與客戶的貿(mào)易風(fēng)險。在與每一個客戶溝通過程中，維護公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發(fā)。完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應(yīng)記錄。組成互愛互助的業(yè)務(wù)團隊。在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。細(xì)節(jié)決定成敗：這個產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎？這個產(chǎn)品您提供給客戶的質(zhì)量和價格只有您企業(yè)可以做到嗎？肯定還有許多企業(yè)可以做到。但產(chǎn)品和服務(wù)上的細(xì)節(jié)每個企業(yè)是不同的，處理問題的方式每個企業(yè)也是不同的。注重細(xì)節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。產(chǎn)生原因中國加入WTO以來，對外貿(mào)易發(fā)展迅速，外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應(yīng)運而生。作為對外貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物，外貿(mào)跟單崗位工作目標(biāo)明確，任務(wù)具體，成為外貿(mào)業(yè)務(wù)工作不可分割的組成部分。外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)不是偶然的，它是外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)有效調(diào)整，外貿(mào)經(jīng)營管理規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)不但進一步劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的責(zé)任界限，而且充分調(diào)動了企業(yè)跟單人員的積極性和創(chuàng)造性，對提高對外貿(mào)易企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率，避免外貿(mào)業(yè)務(wù)操作失誤和風(fēng)險具有重要的意義。首先，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合系統(tǒng)論的原理和要求。系統(tǒng)論認(rèn)為，系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系的基本要素構(gòu)成的，它是具有確定的特性和功能的有機整體。系統(tǒng)中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統(tǒng)中都處于一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個不可分割的整體。由于世界上的具體系統(tǒng)是紛繁復(fù)雜的，必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，將千差萬別的系統(tǒng)分門別類，以便分析、研究和管理。如機械系統(tǒng)的主機、零件、配件的分工；行政系統(tǒng)的科、處、局、部、委的分工；軍事系統(tǒng)的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關(guān)聯(lián)性的存在才保證了這些系統(tǒng)的正常運作。從系統(tǒng)論的角度看，外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態(tài)過程。在生產(chǎn)性跟單中，生產(chǎn)企業(yè)的選擇與原料的采購、工藝流程與技術(shù)、生產(chǎn)進度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出；在業(yè)務(wù)性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯的操作與監(jiān)控，都涉及到系統(tǒng)的層次性和有機聯(lián)系。外貿(mào)跟單是外貿(mào)企業(yè)維護產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)鏈和供應(yīng)鏈的完整，反映外貿(mào)企業(yè)運行系統(tǒng)意志、促進外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化，保證企業(yè)經(jīng)營機制和風(fēng)險防范機制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生是外貿(mào)企業(yè)為了取得最佳經(jīng)濟效益，對外貿(mào)合同履行進行系統(tǒng)化分工與管理的必然產(chǎn)物。系統(tǒng)論的基本原理要求系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)的功能充分發(fā)揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統(tǒng)的順利運行。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生適應(yīng)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區(qū)別，外貿(mào)跟單崗位既體現(xiàn)了本崗位的特性與規(guī)律，又體現(xiàn)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性。忽視外貿(mào)跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的破壞；而只強調(diào)外貿(mào)跟單的重要性，將外貿(mào)跟單功能孤立起來，忽略其他環(huán)節(jié)的功能，外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)同樣難以有效運轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生較好地解決了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)層次性和關(guān)聯(lián)性的關(guān)系。其次，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合控制論的原理和要求?？刂普撌茄芯扛黝愊到y(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制規(guī)律的科學(xué)?？刂普撏ㄟ^對系統(tǒng)運動規(guī)律的認(rèn)識，能動地運用有關(guān)的信息并施加控制作用以影響系統(tǒng)運行行為，使之達到人類預(yù)定的目標(biāo)。任何事物都有其既定的發(fā)展趨勢或偏離正常發(fā)展的趨勢，控制論的關(guān)鍵之處就在于其能夠控制事物的這種發(fā)展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預(yù)期的目標(biāo)，滿足人類的決策和需求。外貿(mào)跟單功能與國內(nèi)貿(mào)易跟單功能相比，其涉外性、復(fù)雜性和風(fēng)險性的特點更為突出，因為任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區(qū)，涉及眾多的環(huán)節(jié)；產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律體系復(fù)雜；市場波動、行情變化、外匯風(fēng)險等不測風(fēng)云時常出現(xiàn)。盡管從形式上看，外貿(mào)跟單的任務(wù)是落實合同或信用證條款、對生產(chǎn)安排、組織貨源、質(zhì)量管理、報關(guān)報驗、裝運結(jié)匯等過程進行全程監(jiān)控，但從性質(zhì)上看，外貿(mào)跟單的所有任務(wù)集中到一點，就是對業(yè)務(wù)進程中現(xiàn)實的或潛在的風(fēng)險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環(huán)節(jié)的問題處理不當(dāng)均可能釀成風(fēng)險或損失。跟單員不可能只是被動地執(zhí)行合同條款，而要面對客觀現(xiàn)實，主動地、積極地、迅速地解決可能產(chǎn)生的問題，規(guī)避業(yè)務(wù)進程中的各種風(fēng)險。外貿(mào)企業(yè)的風(fēng)險控制可分為高級風(fēng)險控制涉及企業(yè)長遠利益和根本利益的風(fēng)險控制；中級風(fēng)險控制涉及企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略中的決策風(fēng)險控制；初級風(fēng)險控制涉及企業(yè)業(yè)務(wù)工作效率的風(fēng)險控制。三種風(fēng)險可以相互影響和轉(zhuǎn)化，其風(fēng)險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿(mào)跟單的風(fēng)險控制主要是業(yè)務(wù)性風(fēng)險控制。如：產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險控制及時發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品；交貨期風(fēng)險控制為避免錯過裝運期督促生產(chǎn)企業(yè)按期交貨；結(jié)匯風(fēng)險及時改變結(jié)算方式和更新不合格的業(yè)務(wù)單證等，但如果這些風(fēng)險不能有效控制，或風(fēng)險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業(yè)中級或高級風(fēng)險的控制，導(dǎo)致企業(yè)喪失防范或規(guī)避風(fēng)險的有利時機，進而破壞整個企業(yè)的風(fēng)險防范機制。因此，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上防止失誤與漏洞，對外貿(mào)企業(yè)有效進行風(fēng)險控制，保證風(fēng)險防范機制的正常運行具有重要意義。第三，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合信息論的原理和要求。信息論是關(guān)于信息的本質(zhì)和傳輸規(guī)律的科學(xué)的理論，是研究信息的計量、發(fā)送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學(xué)科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應(yīng)，而且還需要與周圍的人群溝通關(guān)系才能協(xié)調(diào)地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信