《哈啤時(shí)間管理》PPT課件

如何幫助員工有效地進(jìn)行時(shí)間管理,“可惜，我沒有足夠的時(shí)間！”“一天有35小時(shí)就好了！”以上的話，你曾聽到過多少次？自己又講過多少次呢？每天有24小時(shí)，每周有168小時(shí)，每年有8,736小時(shí)，不多不少，絕對(duì)公平。無論你是富有或貧困，強(qiáng)或弱，總經(jīng)理或倉(cāng)管員，行政管家或樓層服務(wù)員，成功人士或家庭主婦，大家都有相同的時(shí)間。如果我們選擇一項(xiàng)富有挑戰(zhàn)性的職業(yè)，每周所耗由54小時(shí)增至64小時(shí)，時(shí)間哪里來？家庭、空閑還是睡眠？因此可以說，時(shí)間管理就是在每168小時(shí)內(nèi)完成所安排的工作之過程。為了使我們的討論更有效，在此之前不妨做一個(gè)如下的個(gè)人活動(dòng)耗時(shí)分析。,時(shí)間管理,75years=27,375days(1/3sleep)18,250days,時(shí)間管理,睡眠小時(shí)/天用膳小時(shí)/天穿衣小時(shí)/天交通小時(shí)/天家務(wù)小時(shí)/天工作時(shí)間小時(shí)/天個(gè)人成長(zhǎng),如:教育、閱讀、嗜好小時(shí)/天家庭小時(shí)/天空間小時(shí)/天總計(jì)168小時(shí)/每周,個(gè)人活動(dòng),有關(guān)資料表明，一個(gè)督導(dǎo)員要有效地使用時(shí)間，他應(yīng)該：1.養(yǎng)成寫記事簿的習(xí)慣2.將乏味且難度大的工作安排在精力最充沛的時(shí)間去做3.定期檢討自己的工作活動(dòng)，并自問“他人能否做出與我一般的水準(zhǔn)”？4.善于對(duì)工作進(jìn)行取舍或重新安排一個(gè)精明能干的管理者則應(yīng)該：1.有充足的時(shí)間去做他們想做的事情2.認(rèn)識(shí)到短期的工作滿足感亦是重要的3.很少認(rèn)為工作負(fù)擔(dān)過重4.明白有時(shí)小事情要給大目標(biāo)讓路的道理5.有將事情按輕重緩急安排的能力,而在日常生活中，總是存在著一些“偷時(shí)者”（TimeRobbers）。所謂“偷時(shí)者”就是某些令我們無法完成重大事情的瑣碎事。它們通常有兩類：（一）外來的（二）內(nèi)在的電話不善聆聽來訪者不予重視會(huì)議猶豫不決員工問題視而不見突發(fā)事件有求必應(yīng)資料不全需時(shí)失算缺乏溝通文件滿桌特別要求,人生中獨(dú)特且必要的資源。供給無彈性。無法租、買、借。無法儲(chǔ)蓄累積。無替代品。過了就不能重來。時(shí)間本身是無法管理的。,時(shí)間的特性,下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？,總結(jié)你的時(shí)間掌控,如何對(duì)付上述諸多“偷時(shí)者”？究竟怎樣進(jìn)行時(shí)間管理？我們將從以下九個(gè)方面進(jìn)行討論：（一）如何擬定計(jì)劃以避免時(shí)間之浪費(fèi)？（二）如何拒絕他人之請(qǐng)托以避免時(shí)間之浪費(fèi)？（三）如何對(duì)付不速之客以避免時(shí)間之浪費(fèi)？（四）如何對(duì)付電話干擾以避免時(shí)間之浪費(fèi)？（五）如何治療會(huì)議病以減少時(shí)間之浪費(fèi)？,對(duì)策,（六）如何治療“文件滿桌病”以避免時(shí)間之浪費(fèi)？（七）如何減少上下班交通所引起的時(shí)間浪費(fèi)？（八）如何減少“事必躬親”所引起的時(shí)間浪費(fèi)？（九）如何清除上司所引起的時(shí)間浪費(fèi)？,對(duì)策,如何擬定計(jì)劃以避免時(shí)間之浪費(fèi)？,重要又緊迫的事情重要但不緊迫的事情緊迫但不重要的事情例行性的事情,第二優(yōu)先,第三優(yōu)先,第一優(yōu)先,第四優(yōu)先,請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí),輕重緩急層次表,Important重要Notimportant不重要,PRIORITY2乙,PRIORITY1甲,PRIORITY3丙,PRIORITY4丁,UrgentNoturgent急不急,如何拒絕他人之請(qǐng)托以避免時(shí)間之浪費(fèi)？,管理者之所以不好意思拒絕他人之請(qǐng)托，可能是基于以下的原因：,時(shí)間,不知如何拒絕他人之請(qǐng)托,不了解拒絕他人請(qǐng)托的重要性,想做一位廣受愛戴的好人,擔(dān)心拒絕接納請(qǐng)托后會(huì)觸怒請(qǐng)托者,接納請(qǐng)托比拒絕請(qǐng)托更為容易,如何對(duì)付不速之客以避免時(shí)間之浪費(fèi)？,不要采用無條件的“門戶開放政策”,在辦公室外接見外界不速之客,站立會(huì)客,利用隱蔽的辦公室,定期和部屬或同一階層的同事見面,時(shí)間,如何對(duì)付電話之干擾以避免時(shí)間之浪費(fèi)？,外來電話應(yīng)先由秘書接聽,事后回復(fù)電話的辦法比較值得采納,盡量將須打出去的電話集中在一起,時(shí)間,如何治療會(huì)議病以避免時(shí)間之浪費(fèi)？,A.思考是否有必要以會(huì)議的形式進(jìn)行商討？B.盡量減少與會(huì)人員。C.當(dāng)關(guān)鍵性人物無法與會(huì)時(shí)，原則上不應(yīng)開會(huì)。D.為避免會(huì)議過長(zhǎng)，可將會(huì)議安排在午餐前、下班前或另一個(gè)活動(dòng)之前。E.計(jì)算會(huì)議成本：例：(1)與會(huì)者有10位；(2)每位月薪4,000元,享有的福利計(jì)有1,000元(薪金的25%)；(3)每位每月工作時(shí)間為10,000分鐘，一個(gè)會(huì)議長(zhǎng)達(dá)一小時(shí)，則耗資300元。A.會(huì)議中如等候遲到者，則等于懲罰準(zhǔn)時(shí)者。B.不要令與會(huì)者太過舒服。C.避免受電話或訪客之干擾。D.根據(jù)實(shí)際需要，可讓部分與會(huì)者只參加會(huì)議的一部分。E.會(huì)議結(jié)束時(shí)，總結(jié)達(dá)成的結(jié)論及定下工作的時(shí)限。A.會(huì)議記錄應(yīng)盡快作成。B.迅速解決會(huì)議中的決議及待辦事項(xiàng)。C.為杜絕與會(huì)者的無故缺席/遲到或早退，可考慮在會(huì)議記錄上注明。,會(huì)議前,會(huì)議中,會(huì)議后,時(shí)間,如何治療“文件滿桌病”以避免時(shí)間之浪費(fèi)？,培養(yǎng)“只處理來往文件一次”的習(xí)慣,閱讀后立即在文件上注明要采取之行動(dòng),避免把文件列入“General”或“Miscellaneous”檔案內(nèi),時(shí)間,如何減少上下班交通所引起的時(shí)間浪費(fèi)？,避免交通擁擠的高峰時(shí)間上下班,選擇班次穩(wěn)定的交通工具,利用上班的時(shí)間構(gòu)思當(dāng)天的工作細(xì)節(jié),利用下班的時(shí)間檢討當(dāng)天的工作得失,時(shí)間,如何減少“事必躬親”所引起的時(shí)間浪費(fèi)？,適當(dāng)?shù)胤謾?quán)授責(zé)（Delegation）,采取Managementbyexception的管理方法,時(shí)間,授權(quán),Who?計(jì)劃人物What?具體數(shù)字化Why?重要性When?何時(shí)開始、完成時(shí)間需時(shí)多少進(jìn)度Where?地點(diǎn)How?方法資源HowMuch?費(fèi)用,如何清除上司所引起的時(shí)間浪費(fèi)？,A.應(yīng)開門見山、單刀直入。B.技巧地指明你與他談?wù)摰氖露藢?duì)他可能產(chǎn)生的利害關(guān)系。A.當(dāng)他指派工作給你時(shí)，多作詢問。B.如你的工作繁多，請(qǐng)他為你決定完成工作的優(yōu)先次序。C.詢問他完成工作的時(shí)限。A.若你能一邊聽他說話一邊繼續(xù)工作，則采取這種聽話方式。B.盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評(píng)論。,應(yīng)付“聽而不聞”的上司,對(duì)付見異思遷的上司,對(duì)付以你為聽眾的上司,時(shí)間,運(yùn)用管理工具提升工作效率,萬用手冊(cè)行事歷與日程表便條與備忘錄通訊簿名片簿提醒自己的方法小紙條鬧鐘數(shù)碼科技的運(yùn)用電腦PDA,我們有這些好習(xí)慣嗎?自我管理=好習(xí)慣=效率,事先要有安排排定優(yōu)先順序臨事要集中精神溝通要徹底避免雜亂無章不苛求盡善盡美不要怕說“不”不要拖延要能當(dāng)機(jī)立斷善用零碎時(shí)間養(yǎng)成“過手一次”的處理原則,問題/回答,Recommendations：Thesecuritycontractshouldbeconsideredforreevaluationandtheworkingconditionsfortheguardforcemodified.Itappearstheprerequisitehousingandrequiredhoursatthebreweryarelimitingtheguardpersonneltohaveampletimeoff.CORRECTIVEACTION:Reviewandreevaluatedthesecuritycontractincluding:1.Reviewandupdatethestandingbyprogram.Reducethememberofstandingbytosixsecurityguards(firetruckoperator).Othersecurityguardscangohomeafterjob.2.Consideringtoincreasesecurityguardheadcounttoincreasedayofffrom4daysto8dayseachmonth.Itwillincreasethecostof145706.4RMB.3.Replacethesecurityguardswithmiddle-agedpersonneltodecreasetheturnover.4.Replacetheuniform.,Audit,Recommendations：BWIBhasminimalCCTVs(orrecordingdevices)andnomail/packagescreeningx-rayequipment.SuggestconsiderationbegiventoupgradingthetechnicalsecurityattheplantwithCCTVs(andrecorders)andx-rayequipment.CORRECTIVEACTION:Installmail/packagescreeningx-rayequipmentatgateNo.3,Audit,Recommendations：Itissuggestedthatthefencingontopofthewallbeupgradedtoahigherprofiletohinderscalingfromtheroofsofthehousingarea.Additionally,itissuggestedBWIBnotstorematerialsorobjectssoclosetothewallthatenablestheclimbingoverthewall/fencefrominsidetheproperty.CORRECTIVEACTION:Checkandremovethematerialsorobjectsclosetothewall.,Audit,Recomm