項(xiàng)目部費(fèi)用及報(bào)銷管理制度

XXXXX有限公司運(yùn)營項(xiàng)目部管理文件XXXXX有限公司運(yùn)營項(xiàng)目部費(fèi)用及報(bào)銷管理制度 批 準(zhǔn)： 審 核： 編 寫：2016年09月01日頒布實(shí)施費(fèi)用及報(bào)銷管理制度 一、 編制目的為規(guī)范運(yùn)營項(xiàng)目部的資金管理、費(fèi)用管理、報(bào)銷管理，確保資金安全，控制費(fèi)用合理支出，理順費(fèi)用報(bào)銷流程；根據(jù)XXXXX有限公司有關(guān)規(guī)定結(jié)合項(xiàng)目部實(shí)際情況，特制定本制度。二、 適用范圍本制度適用于XXXXX有限公司運(yùn)營項(xiàng)目部的資金管理、費(fèi)用管理、報(bào)銷管理。三、資金管理制度3.1項(xiàng)目部使用資金采用備用金制度。3.2運(yùn)營項(xiàng)目部備用金按月度申請(qǐng)，月度備用金額度原則上不超過5萬元，具體各項(xiàng)目月度備用金額度由公司計(jì)劃經(jīng)營部根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際確定，遇特殊情況可單獨(dú)申請(qǐng)。3.3.運(yùn)營項(xiàng)目部備用金由項(xiàng)目部填報(bào)備用金申請(qǐng)單，報(bào)公司計(jì)劃經(jīng)營部審核，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)付款；備用金申請(qǐng)單作為財(cái)務(wù)留存項(xiàng)目借款依據(jù)。3.4運(yùn)營項(xiàng)目備用金欠款由項(xiàng)目部月度報(bào)銷費(fèi)用沖抵，項(xiàng)目部對(duì)已發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)及時(shí)匯總報(bào)銷；對(duì)月度報(bào)銷不能沖抵的部分作為項(xiàng)目欠款累計(jì)，累計(jì)欠款達(dá)15萬元時(shí)公司將停止向項(xiàng)目提供備用金。3.5運(yùn)營項(xiàng)目部的資金管理由項(xiàng)目副經(jīng)理負(fù)責(zé)，項(xiàng)目副經(jīng)理開設(shè)專用項(xiàng)目資金賬戶。項(xiàng)目的備用金由公司財(cái)務(wù)打入項(xiàng)目部專用資金賬戶。3.6項(xiàng)目部計(jì)劃員兼任項(xiàng)目出納，必須建立現(xiàn)金日記帳，每筆收支款必須及時(shí)登記，必須核對(duì)現(xiàn)金帳面余額及庫存余額，保證帳款相符。四、借款管理制度4.1項(xiàng)目部應(yīng)嚴(yán)格控制借支現(xiàn)金，因公事務(wù)需借款的應(yīng)先填寫借款單，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可支付。4.2項(xiàng)目借支現(xiàn)金，單筆上限額度不得超過1萬元。個(gè)人累計(jì)未還欠款總額不得超過3萬元。4.3項(xiàng)目部現(xiàn)金借款的償還，可采用現(xiàn)金還賬方式，亦可采用報(bào)銷沖抵方式，對(duì)報(bào)銷不能沖抵的應(yīng)采用現(xiàn)金方式補(bǔ)齊。4.4單筆借款單的沖抵或還款日期最長不得超過3個(gè)月，超過3個(gè)月仍不能償還的在薪資中扣還。4.5原則上不允許私人借支現(xiàn)金，特殊情況，必須制定還款計(jì)劃，嚴(yán)格按還款計(jì)劃還款，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借款，逾期還款的每月從薪金中扣款。4.6項(xiàng)目應(yīng)做好借款的記賬工作，每月由計(jì)劃員統(tǒng)計(jì)匯總項(xiàng)目部借款及欠賬情況，及時(shí)清欠。五、付款管理制度5.1運(yùn)營項(xiàng)目部的付款分現(xiàn)場(chǎng)付款和申請(qǐng)公司付款兩種方式。5.2申請(qǐng)公司付款：5.2.1申請(qǐng)公司付款的需填報(bào)付款申請(qǐng)單，每月25日前集中郵寄至公司，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)直接付款至指定賬戶。5.2.2申請(qǐng)公司付款的費(fèi)用項(xiàng)目如下：l 原材料付款l 房租付款l 通過簽訂合同采購的或能單獨(dú)開具增值稅發(fā)票的備品備件的付款l 鋼球、潤滑油、油漆等通過簽訂合同采購的或能夠單獨(dú)開具增值稅發(fā)票的消耗性材料的付款l 外委工程的付款l 固定采購地點(diǎn)且能夠集中統(tǒng)一開具增值稅發(fā)票的其他物品的付款。5.2.3原材料申請(qǐng)公司付款按月度申請(qǐng)，同時(shí)隨單提供發(fā)票、月度進(jìn)料清單（按天統(tǒng)計(jì)），月度進(jìn)料清單需項(xiàng)目經(jīng)理簽字。5.2.4其他申請(qǐng)公司付款的應(yīng)隨單提供發(fā)票、合同或復(fù)印件、入庫單等。帶合同的付款應(yīng)注明付款比例。預(yù)付款、未開發(fā)票的在發(fā)票欄應(yīng)注明“待開”。5.3項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)付款：5.3.1項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)采購的不具備申請(qǐng)公司付款的貨款由項(xiàng)目部采購員負(fù)責(zé)付款。5.3.2項(xiàng)目部招待費(fèi)的付款一般由經(jīng)辦人先行墊付，然后報(bào)銷；較大數(shù)額的招待費(fèi)也可先行辦理借款然后結(jié)付報(bào)銷。5.3.3項(xiàng)目部臨時(shí)用工的工人工資由項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)支付。5.3.4其他項(xiàng)目部零星付款由經(jīng)辦人先行墊付，然后報(bào)銷。5.4項(xiàng)目部車輛的油費(fèi)由公司總部統(tǒng)一充卡付款。六、報(bào)銷管理制度6.1基本要求：6.1.1項(xiàng)目部的費(fèi)用報(bào)銷采取月度報(bào)銷制，每月25日前項(xiàng)目部將當(dāng)月應(yīng)報(bào)費(fèi)用的發(fā)票粘貼清楚郵寄至公司報(bào)銷。6.1.2項(xiàng)目部費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)填寫公司費(fèi)用報(bào)銷單，費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷費(fèi)用分類標(biāo)準(zhǔn)分類填寫并分類貼報(bào)發(fā)票。開在同一張發(fā)票的幾類費(fèi)用可按較高額度費(fèi)用類別貼報(bào)，但統(tǒng)計(jì)必須按分類標(biāo)準(zhǔn)分開統(tǒng)計(jì)。6.1.3項(xiàng)目部費(fèi)用的發(fā)票粘貼由項(xiàng)目計(jì)劃員負(fù)責(zé)，費(fèi)用報(bào)銷單需項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字后方可郵寄回公司報(bào)銷。6.1.4費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間：以發(fā)票開具日期為依據(jù)，報(bào)銷時(shí)不得超過發(fā)票開具日期60日。6.1.5項(xiàng)目部個(gè)人報(bào)銷不需粘貼發(fā)票。個(gè)人費(fèi)用的報(bào)銷需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核并在發(fā)票上簽字后至項(xiàng)目計(jì)劃員處報(bào)銷。6.1.6項(xiàng)目計(jì)劃員對(duì)項(xiàng)目部個(gè)人的報(bào)銷費(fèi)用應(yīng)做好記賬并保管好發(fā)票。6.1.7費(fèi)用的報(bào)銷應(yīng)盡量取得正規(guī)發(fā)票，對(duì)于確實(shí)不能取得發(fā)票的應(yīng)開具正規(guī)收據(jù)；對(duì)于確實(shí)無發(fā)取得票據(jù)的應(yīng)出具費(fèi)用的詳細(xì)說明，并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)報(bào)公司審核。6.2差旅費(fèi)報(bào)銷6.2.1出差是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地辦理業(yè)務(wù)、開發(fā)市場(chǎng)，協(xié)調(diào)關(guān)系或處理公司事務(wù)，開會(huì)、學(xué)習(xí)等活動(dòng)。6.2.2差旅費(fèi)包括出差發(fā)生的城際交通費(fèi)、住宿費(fèi)、出差地市內(nèi)交通費(fèi)等費(fèi)用；員工定期的回家路費(fèi)；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務(wù)、聯(lián)絡(luò)關(guān)系所需的招待費(fèi)及購買禮品的費(fèi)用。6.2.3出差期間的洗衣費(fèi)、健身保健費(fèi)及住宿房間內(nèi)的有價(jià)商品等，不予報(bào)銷。6.2.4項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理以下人員出差由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。6.2.5項(xiàng)目經(jīng)理出差由公司總部批準(zhǔn)。6.2.5交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：項(xiàng) 目級(jí)（職）別交 通火 車輪船飛 機(jī)客車副總經(jīng)理以上軟臥/硬臥/高鐵二等二等經(jīng)濟(jì)艙普通部門負(fù)責(zé)人 /高工/項(xiàng)目經(jīng)理硬臥/高鐵二等三等無(特殊情況需申請(qǐng))普通員工硬臥/高鐵二等三等無(特殊情況需申請(qǐng))普通備注：?jiǎn)T工級(jí)別車程超過4個(gè)小時(shí)的，火車方可乘坐“硬臥”席別。6.2.6住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：住宿費(fèi)包括房費(fèi)、地方政府收取的保險(xiǎn)等費(fèi)用。以如家、漢庭為標(biāo)準(zhǔn)（應(yīng)酬除外） 。 項(xiàng) 目級(jí)（職）別住勤補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（元）縣級(jí)及以下一般城市省會(huì)級(jí)城市直轄市特區(qū)城市副總經(jīng)理以上300300400500部門負(fù)責(zé)人 /高工/項(xiàng)目經(jīng)理160200260360員工1201502002606.2.7無特殊情況，員工出差旅程嚴(yán)禁繞道中轉(zhuǎn)，出差期間因工作需要或生病等原因需延長出差時(shí)間或改變差旅路線，應(yīng)立即請(qǐng)示出差主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)許可擅自延長出差時(shí)間或改變差旅路線的，不予報(bào)銷差旅費(fèi)。6.2.8市內(nèi)交通費(fèi)指出差期間的市內(nèi)交通費(fèi)，包括公共汽車、地鐵、中巴、出租車等，以及因此產(chǎn)生的相應(yīng)的過橋、停車等費(fèi)用。市內(nèi)交通以公共交通為主。如需打出租車的在報(bào)銷出租車票背面上注明打車起點(diǎn)、終點(diǎn)及打車時(shí)間。 6.2.9員工家距項(xiàng)目部所在地方圓200公里范圍外的員工，享受回家路費(fèi)的報(bào)銷：專工以上人員（含專工）每隔2個(gè)月報(bào)銷一次，專工以下人員的每隔3個(gè)月報(bào)銷一次。6.2.10員工回家路費(fèi)僅報(bào)銷正常的交通費(fèi)，期間發(fā)生的出租車費(fèi)用、食宿費(fèi)用不予報(bào)銷。6.2.11員工回家過程中不得繞道、繞程、惡意中轉(zhuǎn)；不得已繞道、繞程的在報(bào)銷時(shí)應(yīng)予以主動(dòng)說明，并按正常行程應(yīng)產(chǎn)生的費(fèi)用報(bào)銷，超出部分自理。6.2.12員工回家乘用交通工具應(yīng)按交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)乘坐，回家路費(fèi)中如有超過標(biāo)準(zhǔn)的交通費(fèi)，員工應(yīng)主動(dòng)說明并按乘坐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)發(fā)生的費(fèi)用予以報(bào)銷，超出部分自理。6.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷6.3.1業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指在項(xiàng)目運(yùn)營生產(chǎn)過程中需要對(duì)外進(jìn)行的招待類費(fèi)用，具體項(xiàng)目見報(bào)銷費(fèi)用分類標(biāo)準(zhǔn)。6.3.2業(yè)務(wù)招待經(jīng)辦人員須填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)單提出申請(qǐng)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；如因時(shí)間原因招待前未能申請(qǐng)的，在招待后3日內(nèi)補(bǔ)辦申請(qǐng)單。6.3.3無申請(qǐng)單的招待費(fèi)用項(xiàng)目計(jì)劃員不予報(bào)銷。6.4報(bào)銷單填制及發(fā)票要求。6.4.1報(bào)銷單的填制要求6.4.1.1發(fā)票類單據(jù)按報(bào)銷費(fèi)用分類標(biāo)準(zhǔn)分類、分次、分頁粘貼填制；所有報(bào)銷單據(jù)的張數(shù)和合計(jì)金額必須準(zhǔn)確無誤填寫，粘貼要求整齊、美觀。6.4.1.2費(fèi)用報(bào)銷單后按票據(jù)順序詳細(xì)附上各單據(jù)明細(xì)（詳見費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表），隨附在費(fèi)用報(bào)銷單后一同郵寄至公司。6.4.1.3收據(jù)類單據(jù)盡量用發(fā)票抵用報(bào)銷，確實(shí)沒有，按順序依次粘貼并在費(fèi)用明細(xì)清單里詳細(xì)說明（即費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表）。6.4.1.4單次出差任務(wù)的差旅費(fèi)集中一次報(bào)銷，所有票據(jù)粘貼在一張費(fèi)用報(bào)銷單中；員工回家路費(fèi)的報(bào)銷按月度集中粘貼報(bào)銷。6.4.1.5員工出差期間發(fā)生的訂票費(fèi)、行李托運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用可憑發(fā)票報(bào)銷，訂票費(fèi)收據(jù)不能做為報(bào)銷依據(jù)的，訂票時(shí)一定要取得正式發(fā)票。6.4.1.6所有報(bào)銷內(nèi)容填寫完畢后，需要核算總數(shù)，并將合計(jì)金額大小寫填寫完整，金額應(yīng)頂格寫，前面不能留有空隙，在涉及金額的地方不得涂改。6.4.2發(fā)票取得的注意事項(xiàng)6.4.2.1費(fèi)用報(bào)銷時(shí)原則上要取得正規(guī)真實(shí)發(fā)票，票據(jù)完整、內(nèi)容清晰，定額發(fā)票票面加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，機(jī)打發(fā)票必須寫清發(fā)票抬頭（XXXXX有限公司）且不能簡(jiǎn)寫，對(duì)于虛假不完整發(fā)票公司有權(quán)退回個(gè)人或不予報(bào)銷。6.4.2.2經(jīng)辦人在索取發(fā)票時(shí)如能索取增值稅專用發(fā)票盡量索要增值稅專用發(fā)票。 6.4.2.3在不能取得發(fā)票時(shí)盡量取得收據(jù)（加蓋單位章），所有購銷、花費(fèi)必須有票有據(jù)。在發(fā)票和收據(jù)都沒有的情況下必須注明事情原由由經(jīng)各級(jí)負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)后方可報(bào)銷。6.4.2.3對(duì)于員工提供的發(fā)票、車票不符合報(bào)銷要求的，超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)且無合理解釋的，計(jì)劃員有權(quán)拒絕接收票據(jù)。6.4.2.4需憑票報(bào)銷的項(xiàng)目，若報(bào)銷單據(jù)丟失，除火車票，飛機(jī)票外，一律不報(bào)銷；飛機(jī)票，火車票報(bào)銷按實(shí)際金額的50%給予報(bào)銷。6.4.2.5員工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)應(yīng)以誠信為原則，如從中弄虛作假，一經(jīng)查出就按虛報(bào)金額的25倍處罰；對(duì)于出具偽證的員工及審核人包庇作假的行為,按違紀(jì)人處罰金額的50%處以罰款。七、解釋權(quán)限該規(guī)定的解釋權(quán)屬于公司計(jì)劃經(jīng)營部。八、批準(zhǔn)執(zhí)行該制度自頒布之日起生效、執(zhí)行。九、費(fèi)用報(bào)銷流程項(xiàng)目計(jì)劃員公司財(cái)務(wù)部專業(yè)提報(bào)人項(xiàng)目經(jīng)理分管副總開始提供發(fā)票；招待費(fèi)同時(shí)提供業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)單；物資采購?fù)瑫r(shí)提供項(xiàng)目物資采購申請(qǐng)單審核、在發(fā)票上簽字確認(rèn)。發(fā)票統(tǒng)計(jì)、分類、貼票、填制費(fèi)用報(bào)銷單或差旅費(fèi)報(bào)銷單。審核填制好的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)并簽字確認(rèn)。審核、批準(zhǔn)審核、入賬、沖抵項(xiàng)目備用金借款。附表：備用金申請(qǐng)單 XXXXX有限公司運(yùn)營項(xiàng)目備用金申請(qǐng)單項(xiàng)目： 申請(qǐng)時(shí)間： 年 月 日申請(qǐng)金額：大 寫收款賬號(hào)申請(qǐng)說明申 請(qǐng) 人項(xiàng)目經(jīng)理分管副總計(jì)劃經(jīng)營部總 經(jīng) 理財(cái) 務(wù)借款單借 款 單 有限公司 年 月 日項(xiàng)目名稱借 款 人借 款 金 額大寫：小寫：借 款 用 途備 注總經(jīng)理： 財(cái)務(wù)： 工程部/計(jì)劃經(jīng)營部： 部門負(fù)責(zé)人：付款申請(qǐng)單XXXXX有限公司付款申請(qǐng)單日期：申請(qǐng)人收款單位開戶行賬 號(hào)合同編號(hào)付款金額人 民 幣：人民幣大寫:付款比例用 途發(fā)票編號(hào)采購申請(qǐng)編號(hào)備 注項(xiàng)目負(fù)責(zé)人工程部計(jì)劃經(jīng)營部財(cái) 務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)單XXXXX有限公司運(yùn)營項(xiàng)目部業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)經(jīng)辦人姓名部 門時(shí) 間 年 月 日招待地點(diǎn)客戶名單