會計電算化PPT課件

第一章會計電算化概論 第一章概論 本章主要內(nèi)容會計電算化的概念會計數(shù)據(jù)及其處理會計信息系統(tǒng)會計電算化的演變與發(fā)展 會計電算化的概念 1954年美國通用電器公司的工資核算系統(tǒng)應用開創(chuàng)了會計數(shù)據(jù)處理的新紀元 引起了會計數(shù)據(jù)處理的革命性變革1981年8月 在財政部 第一機械工業(yè)部 中國會計學會的支持下 由中國人民大學和長春第一汽車制造廠聯(lián)合召開了 財務 會計 成本應用計算機問題討論會 在會上首次提出了 會計電算化 的概念 狹義會計電算化 用計算機代替人工進行記帳 算帳和報賬 部分代替人腦完成對會計信息的分析 預測 決策的過程 工作程序 內(nèi)容不變 只是工具的變化 由操作員輸入憑證 輸出賬簿 確定報表方案 中間過程由計算機完成 會計電算化的概念 廣義的會計電算化 則是與會計工作電算化有關的所有工作 主要包括會計電算化理論研究 會計軟件的開發(fā)和應用 會計電算化人才的培訓 會計電算化的宏觀規(guī)劃 會計電算化制度建設等等 會計電算化是一個人機相結(jié)合的系統(tǒng) 主要包括會計人員 計算機硬件軟件資源以及會計操作規(guī)范 會計信息化的概念 1999年4月 深圳市財政局與深圳金堞軟件科技有限公司在深圳舉辦的 新形勢下會計軟件市場管理研討會暨會計信息化理論專家座談會 上提出 會計信息化 這一概念 所謂會計信息化 是指將會計信息作為管理信息資源 全面運用以計算機 網(wǎng)絡和通信等信息技術對其進行獲取 加工 傳輸 存儲 應用等處理 為企業(yè)經(jīng)營管理 控制決策和社會經(jīng)濟運行 管理提供充足與適時的信息 會計信息化的概念 本小節(jié)主要內(nèi)容 數(shù)據(jù) 是反映客觀事物的性質(zhì) 形態(tài) 結(jié)構(gòu)和特征的符號 是對客觀事物屬性的描述 會計數(shù)據(jù) 則是用以描述會計事項 反映會計業(yè)務發(fā)生和完成情況 作為會計加工處理對象的數(shù)據(jù) 主要包括生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的引起會計要素增減變動的原始數(shù)據(jù) 進入會計信息系統(tǒng)的各種原始憑證則是會計數(shù)據(jù)的載體 信息 是經(jīng)過加工 處理后的有用的數(shù)據(jù) 是對數(shù)據(jù)的綜合和解釋 是數(shù)據(jù)加工的 產(chǎn)品 會計信息 是指經(jīng)過記錄 計算 分類 匯總而形成的有用的會計數(shù)據(jù) 會計數(shù)據(jù)與會計信息并無嚴格界限 在會計處理過程中 經(jīng)過加工處理的會計信息 往往又成為后續(xù)處理的數(shù)據(jù) 會計數(shù)據(jù)和信息的這種交替過程 存在于會計處理的各個環(huán)節(jié)之中 原始憑證記賬憑證科目匯總表賬簿報表 會計數(shù)據(jù)與會計信息 1 數(shù)據(jù)來源廣 信息處理量大2 數(shù)據(jù)關系復雜3 綜合性強4 規(guī)范性要求嚴格 5 準確性要求高6 可追溯性及可驗證性強7 周期性重復 及時性要求高8 會計信息輸出層次多 會計信息處理的特點 系統(tǒng) 是由相互作用 相互聯(lián)系的若干組成部分構(gòu)成的 具有特定目標的統(tǒng)一體或有機整體 作為一個系統(tǒng) 必須滿足以下條件 1 由兩個或兩個以上的組成部分構(gòu)成 2 各組成部分之間相互聯(lián)系 相互作用 3 各組成部分之間的聯(lián)系和作用能產(chǎn)生整體功能 系統(tǒng)的基本特征 1 整體性2 相關性3 層次性4 動態(tài)性5 目的性6 環(huán)境適應性 信息系統(tǒng) 是指以信息為處理對象的系統(tǒng) 其主要任務是進行信息的收集 傳輸 存貯 加工 并在需要時向用戶提供信息 包括 MIS CRM DSS等 會計信息系統(tǒng) 是管理信息系統(tǒng)的子系統(tǒng) 在企業(yè)中是企業(yè)資源計劃系統(tǒng) ERP 的子系統(tǒng) 是專門用于收集 存貯 傳輸和加工會計數(shù)據(jù) 輸出會計信息的信息系統(tǒng) 會計信息系統(tǒng)的目標 是為各級管理人員提供管理和決策依據(jù) 其首要目標是正確 及時 完整 全面地記錄和反映會計主體經(jīng)濟活動的客觀情況 在此基礎上 增加分析 預測 和決策支持等目標 會計信息系統(tǒng)的組成要素 1 系統(tǒng)人員 會計信息系統(tǒng)的主體 包括 財會人員 系統(tǒng)管理人員 系統(tǒng)開發(fā)與維護人員等2 計算機硬件 是進行會計數(shù)據(jù)輸入 處理 存貯 傳輸和輸出的各種電子與機械設備 3 計算機軟件 計算機軟件包括系統(tǒng)軟件和應用軟件 系統(tǒng)軟件包括操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等 應用軟件如用友 金蝶財務軟件等4 系統(tǒng)運行制度 指保證會計信息系統(tǒng)正常運行的各種制度和控制程序 會計信息化與手工處理的異同p11 1 相同點 1 系統(tǒng)目標基本相同 2 遵守相同的會計規(guī)范及各項政策制度 3 遵守相同的會計理論和會計方法 4 基本功能相同 5 檔案的保存 2 不同點 1 運算工具不同算盤或計算器計算機 2 信息載體不同紙張磁性介質(zhì) 3 信息的表示方法不同 信息系統(tǒng)的代碼化 4 信息處理方式不同 5 內(nèi)部控制制度和控制方法不同人為控制改為系統(tǒng)控制 6 信息輸出的內(nèi)容和方式不同 7 會計檔案的保管形式不同 8 系統(tǒng)運行環(huán)境要求不同 9 簿記規(guī)則 手工會計中更正賬簿時用劃線更正或紅字更正法 電算化中直接在計算機上修改 會計信息化既有加強內(nèi)部控制 成本 費用 資金 風險等控制精細化 的方面 又有削弱內(nèi)部控制 某些職責分離和相互牽制失去效用 磁質(zhì)載體容易不留痕跡的刪改 的方面 這就需要把內(nèi)部控制內(nèi)容和控制點設計在信息化系統(tǒng)之中 3 科學合理設計代碼的原則 第一 科學性 在確保位數(shù)足夠的前提下 最好采用毫無意義的自然順序編碼方案 第二 唯一性 編碼不唯一將導致信息冗余 信息無法共享 系統(tǒng)無法集成等問題 第三 穩(wěn)定性 信息編碼經(jīng)常變化就會使計算機無法識別 造成數(shù)據(jù)混亂 締造數(shù)據(jù)垃圾 甚至會導致系統(tǒng)癱瘓 4 信息處理方式不同 手工處理 由許多人分工協(xié)作共同完成記賬 算賬 編表的工作方式 通過賬證 賬賬 賬表核來保證數(shù)據(jù)正確性 計算機處理 由計算機自動完成記賬 算賬 編表及分析工作 賬 證 表間的勾稽關系核對在計算過程中由程序自動給予保證 財會工作也由原來的核算型向管理型轉(zhuǎn)化 第三節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 本節(jié)主要內(nèi)容一 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分二 會計信息系統(tǒng)的功能簡介三 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng) 具有狹義和廣義之分 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 1 會計信息系統(tǒng)是任何會計軟件所必需的 而其他業(yè)務管理系統(tǒng)是否需要 則取決于各單位業(yè)務特點 2 會計信息系統(tǒng)是企業(yè)中任何其他管理信息系統(tǒng)所無法替代的 而各業(yè)務管理系統(tǒng)的功能 與管理信息系統(tǒng)中的設備管理 人力資源管理 生產(chǎn)管理等子系統(tǒng)則存在著大量的重復與交叉 3 會計信息系統(tǒng)具有統(tǒng)一性高 規(guī)范性強 容易實現(xiàn)通用化的特點 其他業(yè)務管理系統(tǒng)統(tǒng)一性和規(guī)范性較差 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 1 系統(tǒng)管理的主要功能其主要作用是將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為某一單位的專用會計軟件 其功能包括 1 賬套管理 2 權(quán)限管理 3 基礎數(shù)據(jù)管理 4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 2 憑證管理的主要功能主要功能包括憑證的錄入 修改 查詢 匯總 審核 記賬等 還包括常用摘要維護 常用憑證管理 期末機制憑證的定義與生成等 3 出納管理的主要功能主要功能包括現(xiàn)金日記賬 銀行存款日記賬 資金日報 支票登記簿 期末銀行對賬等 該子系統(tǒng)應由出納員運行 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 4 賬簿管理的主要功能賬簿管理的主要功能包括總賬 明細賬 科目發(fā)生額與余額表 部門賬 客戶往來賬 供應商往來賬 個人往來賬 項目賬等 5 報表管理的主要功能報表管理的主要功能包括標準財務報表模板 報表格式定義 報表公式定義 報表數(shù)據(jù)管理 圖形處理 報表匯總與合并等 是一個通用子系統(tǒng) 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 1 手工核算方式下會計數(shù)據(jù)處理流程的缺陷 1 受會計人員所能完成工作量的限制 對于某一特定單位來說 選擇了一種核算形式 就不能同時使用其他核算形式 2 必須將大部分工作量分散到日常工作中完成 因此需要將從憑證到報表的數(shù)據(jù)處理過程分解為若干工作步驟 每一步驟都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù) 如科目匯總表 匯總記賬憑證 日記賬 明細賬 總賬等 3 逐步轉(zhuǎn)抄 重復存儲 不僅浪費資源 而且極易導致數(shù)據(jù)的不一致性 總之 手工會計核算不僅勞動強度大 重復數(shù)據(jù)多 而且信息輸出的及時性和準確性都很差 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 2 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程主要指導思想是 第一 利用計算機快速處理數(shù)據(jù)的特點 將大部分數(shù)據(jù)存儲改為數(shù)據(jù)流 即以快速的數(shù)據(jù)加工取代中間數(shù)據(jù)的大量存儲 第二 變分散處理為實時處理 即利用計算機的快速處理能力 將手工核算長時間 分步驟的核算過程視為可瞬間完成的計算機程序運行的過程 第三 變分工協(xié)作為集中處理 即不需要考慮采用分工協(xié)作方式來分散工作量的問題 P7圖1 2 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程 會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)劃分 本小節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)的功能簡介 會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 3 手工數(shù)據(jù)處理流程與計算機數(shù)據(jù)處理流程的主要區(qū)別在手工方式下 日記賬 明細賬 總賬及報表等主要表現(xiàn)為會計數(shù)據(jù)的存儲 在計算機處理方式下 日記賬 明細賬 總賬和報表等并不需要形成數(shù)據(jù)存儲 而主要表現(xiàn)為賬表生成程序的輸出數(shù)據(jù)流 詳見P6 歐美 日本等西方會計信息化概況 1 1946年計算機在美國誕生2 1954年美國通用電氣第一次利用計算機計算職工工資 3 隨著計算機的發(fā)展 會計電算化從單項工資到會計綜合數(shù)據(jù)處理 主要完成賬務處理和報表編制工作 4 隨著網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的應用 會計電算化系統(tǒng)向管理信息系統(tǒng)發(fā)展 5 西方很多國家特別是日本 美國及西歐各國在上世紀80年代就普遍實現(xiàn)了會計電算化 6 目前國外的會計電算化正朝著會計專用機 商品化軟件 代理記賬等方向發(fā)展 我國會計信息化的發(fā)展歷程及現(xiàn)狀 1 試驗探索階段 1983年以前 2 自發(fā)無法發(fā)展階段 1983 1987 3 有序發(fā)展階段 1988至今 1983年 出現(xiàn)了計算機應用的熱潮 1987年 中國會計學會成立了 會計電算化研究小組 1982年 微型計算機市場風起云涌 個人電腦第一次登上了TIME 時代 雜志評選的 年度風云人物 封面 當然 這一次是叫做 年度風云機器 會計信息化的未來發(fā)展 1 會計信息化的縱向延伸 1 由核算型向管理型發(fā)展 2 由封閉型向開放式網(wǎng)絡型發(fā)展 3 將建立ASP商務服務 4 向決策支持型發(fā)展 2 網(wǎng)絡化應注意 一般是輸入和輸出數(shù)據(jù)需要支持網(wǎng)絡化傳輸和處理 而中間處理過程則不需要網(wǎng)絡化 這有利于確保企業(yè)財務數(shù)據(jù)的安全 財務管理從空間 時間和效率三個方面發(fā)生了根本性的改變 從財務部門延伸到業(yè)務部門 并實現(xiàn)財務和業(yè)務一體化管理 3 ASP ApplicationServiceProvider應用服務提供商 是透過因特網(wǎng)提供企業(yè)所需的各種應用軟件服務 ASP以租賃方式與軟件商達成契約性協(xié)議 獲得對軟件的使用許可 企業(yè)只需支付少量成本 租金 就可進行信息化管理 ASP的實質(zhì)在于因特網(wǎng)的發(fā)展 把應用功能和實體剝離開來 使用戶有條件在不購買實體的前提下 享受各種應用功能服務 目前 ASP運營還存在許多問題 其一 網(wǎng)絡故障和網(wǎng)絡速度還不能滿足要求 網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡安全措施還有待提高 其二 ASP只對中小企業(yè)實用 而對大型企業(yè)和特殊行業(yè)則不可行 圖1 1會計信息化的發(fā)展層次結(jié)構(gòu) 財務決策支持系統(tǒng) 2 會計信息化的橫向拓展 1 將融入ERP系統(tǒng)中 2 ERP系統(tǒng)的未來發(fā)展 3 計算機集成制造系統(tǒng)CIMS 2 會計信息化的橫向拓展 1 將融入ERP系統(tǒng)中目前 國外的ERP系統(tǒng)不適合中國國情 國內(nèi)的ERP系統(tǒng)缺乏成熟性 應用效果不佳 ERP系統(tǒng)是一個以銷售管理為龍頭 以生產(chǎn)和計劃系統(tǒng)為核心 整合供應鏈系統(tǒng)和物料需求計劃系統(tǒng)為一體的綜合企業(yè)管理系統(tǒng) 其典型且合理的系統(tǒng)功能劃分如圖1 2所示 圖1 2ERP系統(tǒng)功能圖 2 ERP系統(tǒng)的未來發(fā)展包括橫向拓展和縱向延伸 其結(jié)構(gòu)如圖1 3所示 3 計算機集成制造系統(tǒng)CIMS結(jié)合本企業(yè)的特點 將生產(chǎn)工藝 生產(chǎn)線 上實時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)立即傳送到企業(yè)管理層 再轉(zhuǎn)入企業(yè)決策支持層 從而使企業(yè)構(gòu)成一個實用的CIMS信息集成系統(tǒng) 在一個成功的大型企業(yè)集團信息資源管理中 從生產(chǎn)工藝的數(shù)據(jù)采集 到數(shù)據(jù)的加工處理 再到企業(yè)ERP CRM SCM等管理信息系統(tǒng) 最后到企業(yè)決策支持系統(tǒng) 全部是自行設計 自行開發(fā) 自行實施與應用 網(wǎng)絡會計軟件的發(fā)展對會計理論與實務的影響 1 提出了會計理論的新課題隨著會計信息化的普及和網(wǎng)絡的國際化 傳統(tǒng)會計理論將面臨嚴峻的挑戰(zhàn) 2 賬簿形式的變革 1 賬簿載體形式的改造 紙質(zhì)到磁質(zhì) 確立電子賬簿的主導地位 2 賬簿格式的改造 傳統(tǒng)賬簿格式有三欄式 多欄式 數(shù)量金額式 外幣式等 并且要求在明細賬中列示合計數(shù)和累計數(shù) 計算機會計軟件不僅做到了這些 而且可以對任何數(shù)據(jù)進行分組 組合 遠遠超出了傳統(tǒng)的賬簿格式 3 取消不必要的中間數(shù)據(jù)存儲 所謂中間數(shù)據(jù)是指 科目匯總表 匯總記賬憑證 科目