會務工作PPT課件

1 10 1會議概述10 2會務工作流程10 3會務工作10 4常用會議的組織程序 第10章會務工作 2 學習目的通過本章學習 了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序 學會擬定會議方案 掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作 3 10 1 1會議的涵義會議是有組織 有目的地召集人們商議事情 溝通信息 表達意愿的行為過程 10 1 2會議的要素 形式要素 名稱 時間 地點 與會人員 會議方式 內(nèi)容要素 指導思想 議題 目的 任務 作用 程序要素 會議準備 會議開始 會議進行 會議結(jié)束 會議決定的貫徹落實 財務要素 會議經(jīng)費 會議設(shè)備 會議服務設(shè)施 10 1會議概述 4 10 1 3會議的作用及缺陷1 會議作用 交流信息 互通情報 發(fā)揚民主 科學決策 組織領(lǐng)導 推動工作 帶動消費 促進經(jīng)濟 聯(lián)絡感情 塑造形象2 會議缺陷 造成時間 精力的浪費 造成經(jīng)濟的浪費 造成信息的重復 浪費 滋長不正之風 5 10 1 4會議的種類1 按規(guī)模分 特大型 萬人以上 大型 上千人 中型 數(shù)百人上下 小型 數(shù)十人或數(shù)人 2 按性質(zhì)分 法定性 決策性 專業(yè)性 動員性 紀念性 外事性 專題性 綜合性 3 按時間分 定期和非定期 4 按出席對象分 聯(lián)席會 內(nèi)部會 代表會 群眾會 5 按召開方式分 電話會 電視會 廣播會 網(wǎng)絡會 6 6 公司常見會議類型經(jīng)理例會與特別會議 員工大會 公司年會 股東大會和董事會 客戶咨詢會 展覽會 訂貨會 業(yè)務洽談會 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會 聯(lián)誼會 表彰會 7 10 1 4會議的申報與審批1 申報與審批的形式口頭申報 書面申報 會議申報 2 會議申批的原則精簡從嚴原則10 1 5會議成本意識會議成本 2ABT式中A 平均工資的3倍 以小時計 B 參加會議的人數(shù) T 會議的時間 以小時為單位 8 10 2會務工作流程圖 會前 9 10 2會務工作流程圖 會中 10 10 2會務工作流程圖 會后 11 10 3會務工作 10 3 1指導會務工作的原則1 準備充分 組織嚴密 服務周到 確保安全 10 3 2會前準備工作1 確定會議主題與議題確定主題的主要方法 一是要有切實的依據(jù) 二是必須要結(jié)合本單位的實際 三是要有明確的目的 議題是對會議主題的細化 12 2 確定會議名稱會議名稱一般由 單位 內(nèi)容 類型 構(gòu)成 應根據(jù)會議的議題或主題來確定 3 確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題 同時本著精簡效能的原則 會議的規(guī)模有大型 中型 小型 會議的規(guī)格有高檔次 中檔次和低檔次 4 確定會議時間 會期會議的最佳時間 要考慮主要領(lǐng)導是否能出席 確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系 13 5 確定會議所需用品和設(shè)備 1 必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備 包括文具 桌椅 茶具 擴音設(shè)備 照明設(shè)備 空調(diào)設(shè)備 投影和音像設(shè)備等 2 特殊用品是指一些特殊類型的會議 例如談判會議 慶典會議 展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備 14 6 建立會議組織機構(gòu)會務組 宣傳組 秘書組 文件組 接待組 保衛(wèi)組 7 確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關(guān)人員 應根據(jù)會議的性質(zhì) 議題 任務來確定與會人員 8 確定會議地點要根據(jù)會議的規(guī)模 規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定 有時也考慮政治 經(jīng)濟 環(huán)境等因素 15 9 安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件 所要解決的問題的概略安排 并冠以序號將其清晰地表達出來 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排 某公司銷售會議議程表1 推選銷售部經(jīng)理的人選 2 年度銷售活動的總結(jié) 3 有關(guān)銷售問題的發(fā)言 4 下年度銷售目標 5 銷售人員的招聘和重組 16 某股份有限責任公司股東大會日程安排 17 10 制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容包括名稱 時間 地點 與會人員 議題及要求等 會議通知的種類有書信式和柬帖式 會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知 會議通知的方式有書面 口頭 電話 郵件 18 12 準備會議文件資料主要有議程表和日程表 會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表 主題報告 領(lǐng)導講話稿 其他發(fā)言材料 開幕詞和閉幕詞 其他會議材料等 13 安排食住行會議飲食管理本著 衛(wèi)生第一 保證營養(yǎng) 適合口味 方便節(jié)約 的原則 做好伙食預算和伙食搭配與烹調(diào)工作 會議住宿安排 根據(jù)實際情況 按照規(guī)定標準 盡可能地滿足與會人員住宿上的要求 安排好會議用車 為會議提供完備的交通服務 19 14 制定會議預算方案文件資料費 郵電通訊費 會議設(shè)備和用品費 會議場所租用費 會議辦公費 宣傳交際費 食宿費 交通費 其他費用 15 布置會場 1 會場的風格特點莊嚴 肅穆 輕松 簡潔 喜慶 儒雅 簡單樸素 20 2 會場的類型及布局 小型會議室 橢圓形 回字形 T字形 馬蹄 型 長方形 21 中型會議室 而 字型 半圓型 課堂型 大型會議室 禮堂型 眾星拱月型 3 會場的布置 主席臺主席臺的布置一是對稱 二是要簡化 主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中 然后先左后右 由前至后的順序依次排列 場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法 豎排法 左右排列法 22 主席臺坐次 23 禮堂型 24 教室型會場 25 會場內(nèi)外的布置 會標 會徽 臺幕 標語 桌簽 坐簽 色調(diào) 燈光 氣味 旗幟 花卉 26 會標 會徽 27 16 檢查會場 1 方式一種是聽取會議籌備人的匯報 一種是現(xiàn)場檢查 2 檢查的內(nèi)容A 文件的材料準備情況 B 會場布置情況 C 會議保衛(wèi)工作情況 D 其他內(nèi)容 28 問題討論 1 會議議程與日程的區(qū)別 2 簡述擬訂會議議程與日程表的方法 3 選擇會議地點應綜合考慮哪些因素 4 應如何做好會場的布置工作 5 怎樣制定會議籌備方案 6 怎樣發(fā)放會議通知 10 怎樣才能做好會議的食宿工作 8 會前檢查工作包括哪些內(nèi)容 29 10 2 3會中服務工作1 報到及接待工作 1 與會人員的接送 2 會議交通工具的安排 3 與會人員返回時 車 船和飛機票的預訂及購買 4 會議文娛活動的安排和組織 5 其他屬于招待方面的工作 2 組織簽到 1 秘書人員代簽到 2 簿式簽到 3 電子計算機簽到 30 3 做好會議記錄 1 會議記錄的格式 記錄頭 記錄主體 記錄尾部1 記錄頭 會議名稱 會議時間 會議地點 會議主席 主持人 會議出席 列席和缺席情況 會議記錄人 會議主要議題 31 2 記錄主體與會者的發(fā)言 議定事項 3 記錄尾部散會 主持人 記錄人簽字 2 會議記錄的要求準確 完整 簡潔 明確 3 會議記錄的重點會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動 會議討論 爭論的焦點及其各方的主要見解 權(quán)威人士或代表人物的言論 會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論 會議已議決的或議而未決的事項 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動 32 4 會議記錄方法1 記錄的重點是將主要討論的觀點 決議 決定 重要聲明 修正案內(nèi)容 結(jié)論全記下來 其他的可簡要記錄 2 漏記的內(nèi)容先作記號 然后對照錄音帶修改 或請發(fā)言者重復 3 與會者提的意見 建議 要記人名 5 會議記錄的修改1 定稿打印前 請主席簽字批準 2 與會者指出錯誤 主席或秘書可改 3 會議記錄一經(jīng)簽名 不能再改動 33 4 確保會議期間信息的溝通1 做好會議期間信息的收集 傳遞 反饋工作 1 秘書要多聽 多記 多想 多算 多跑 全面搜集信息 2 深入會議 掌握第一手資料 3 注重對會議信息加工提煉 方便各方利用 4 注重實效 并收集反饋信息 34 2 會議期間的對外宣傳 1 妥善處理與新聞媒體的關(guān)系 2 注意內(nèi)外有別 嚴守單位秘密 3 選擇宣傳內(nèi)容應堅持對象 效果 時效 費用的原則 4 收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導 5 為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料 35 5 編發(fā)會議簡報 1 類型綜合型 專題型 實錄型 2 格式報頭 報核 報尾 3 要求簡練 快捷 準確 6 值班保衛(wèi)工作 1 值班工作秘書人員要堅守值班崗位 以保證會議順利結(jié)束 并隨時應付各種突發(fā)事件 36 2 保衛(wèi)工作 重要與會者人身安全保衛(wèi) 重要文件的保衛(wèi) 會場和駐地的保衛(wèi) 會議設(shè)備的保衛(wèi) 與會者貴重物品的保衛(wèi) 37 10 會議保密工作1 會前保密工作 1 涉及秘密的會議 嚴格確定出席 列席人員及會議服務人員 2 召開比較大型的或秘密性較強的會議 秘書部門要與保衛(wèi) 保密部門取得聯(lián)系 共同采取保密措施 3 根據(jù)實際需要 確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量 文件要標明密級 統(tǒng)一編號 按照規(guī)定的范圍印發(fā) 4 選擇會址要注意保密 會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴音 錄音設(shè)施 電話進行防竊密 泄密檢測 38 2 會中保密工作 1 加強保密教育 2 加強文件管理 3 加強重要涉密會議管理 3 會后保密工作 1 做好保密文件的回收工作 2 秘密文件通過機要通信部門遞送 3 對會議駐地 房間 會議室進行保密檢查 39 8 會議的后勤保障工作 1 做好食宿管理工作 2 做好迎送交通工作 3 做好會議車輛管理工作 4 做好財務管理工作 5 安排好會議的文化生活 6 做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作 40 問題討論1 會議記錄的內(nèi)容有哪些 2 如何做好會議記錄 3 如何做好會議期間的信息溝通 4 會議期間值班 保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容 5 會議后勤保障工作包括哪些 41 10 3 3會后整理工作 1 安排與會人員離會2 撰寫會議紀要3 會議的宣傳報道4 會議文書的立卷歸檔5 會議總結(jié)工作6 會后催辦和反饋工作 42 相關(guān)知識發(fā)通知應注意的事項 一般的會議只發(fā)一次正式通知 有些會議需要發(fā)預備性通知 然后再發(fā)正式通知 其常用于與會人需做大量會前準備工作 如 準備發(fā)言材料或方案的會議 對于一些區(qū)域性 全國性乃至國際性會議 需要安排與會人員食宿和回程的 還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí) 以便會務人員安排接站和訂購車 機票 發(fā)會議邀請函和請柬的方法 與發(fā)送會議通知基本相同 43 10 4常用會議的組織程序 10 4 1行政辦公會議是各級領(lǐng)導為研究和處理日常工作 協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議 在企業(yè)中也稱領(lǐng)導 廠長 辦公會 議題安排 發(fā)送會議通知 做好會議記錄 撰寫辦公會議紀要 議定事項的貫徹執(zhí)行 搜集信息 進行反饋 44 10 4 2職工代表大會 職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù) 職工代表大會條例 召開的具有法律效力的會議 其組織程序如下 1 籌備會議確定大會議題 做好宣傳發(fā)動工作 征集和處理提案 準備會議文件 準備會議文件 45 2 預備會議 1 由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況 2 醞釀大會主席團人選 民主選舉主席團成員 3 確定大會議程 主席團審議通過大會議程 然后向全體職工代表宣布 4 醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單 5 聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告 46 3 召開會議 1 聽取主要行政領(lǐng)導工作報告 組織討論 提出意見 在修改和補充的基礎(chǔ)上 大會通過 2 聽取各專門小組的報告 3 民主評議行政領(lǐng)導 4 選舉通過各專門小組人員名單 5 討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度 6 通過大會決議 47 4 會后整理及大會決議事項的落實 1 整理現(xiàn)場 歡送代表離會 2 整理會議文件 搞好立卷歸檔 3 落實大會決定協(xié)議 督辦落實情況 48 10 4 3慶典活動 開業(yè)慶典1 準備工作1 擬定邀請賓客的名單2 擬定程序表3 擬好致辭和答辭4 布置場地5 安排接待工作6 準備貴賓留言冊7 準備饋贈禮品8 提前調(diào)試音響 49 2 儀式過程 1 簽到2 接待